Zugriff auf eine Mailbox mit benutzerdefinierten Zugriffsrechten

Situation

Die Zugriffsrechte Shared Mailboxen werden in der Regel über den Self Service verwaltet. Dabei werden immer volle Zugriffsrechte (FullAccess und SendAs) verteilt. Aufgrund von dem Umfang der Rechte wird die Shared Mailbox bei den Berechtigten unter Outlook unter Windows automatisch verbunden, sofern die persönliche Exchange Mailbox als Exchange Mailbox verbunden ist (bei IMAP funktioniert es nicht!).

In manchen Fällen ist es nicht erwünscht bzw. der Anwendungsfall erfordert Einschränkung der Rechte auf eine Shared Mailbox. In diesem Fall dürfen keine Rechte über den Self Service erteilt werden, da diese die eventuell eingeschränktere Rechte auf Unterebenen übertrumpfen werden.

Bei eine persönliche Mailbox ist, dass der offizielle Weg Zugriffsrechte einen weiteren FAU Beschäftigten zu erteilen. Die Vergabe der Rechte wird ein Thema von einem anderen Artikel sein.

Die Einbindung im Outlook von so eine teils-freigegebene Mailbox ist in der Screenshots weiter unten veranschaulicht.

Einrichtung

"Datei" auswählen.

Über "Informationen" auf "Kontoeinstellungen" und dann nochmal auf selbige klicken

Das Bild zeigt das Fenster "Kontoeinstellungen". Dieses Bild zeigt das Fenster "Konto ändern".

Das Bild zeigt, dass Sie im Fenster "Microsoft Exchange" auf "Erweitert" und dann auf "Hinzufügen" klicken sollen.

"Postfach hinzufügen"

Das Bild zeigt, welche zusätzlichen Postfächer geöffnet werden.

Fenster "Konto ändern" Erfolgsmeldung

Nutzung

Jetzt erscheint die Shared Mailbox im Navigator auf der linke Seite.

Das Bild zeigt den Navigator.

Falls man die Mailbox nicht sieht, dann empfiehlt es sich zuerst die Verzeichnisstruktur von eventuell weiteren Mailboxen zu reduzieren („einklappen“). Wenn man mit dem Dreieck die Verzeichnisstruktur von der neu hinzugefügte Mailbox aufklappt, dann sieht man nur die Teile worauf man Zugriff hat.