Seitenkategorie: Multimedia

Aufzeichnungen in Hörsälen

Automatisierte Aufzeichnungen in mehr als 35 Hörsälen

Das MultimediaZentrum der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU) bietet Studierenden und Lehrenden die Möglichkeit, Vorlesungen und Veranstaltungen in mehr als 35 Hörsälen automatisiert aufzuzeichnen. Diese innovative Technik ermöglicht es, Vorlesungen zeit- und ortsunabhängig nachzuholen und die Inhalte effizient zu wiederholen.

Über die Navigation links finden Sie zu jedem dieser Hörsäle Informationen zu den technischen Gegebenheiten und Möglichkeiten.
Die Hörsaal-Liste ist außerdem hier abrufbar: fau.tv Hörsaal-Liste.

Die automatisierte Aufzeichnung stellt eine erhebliche Erleichterung für den universitären Alltag dar. Studierende profitieren von der Möglichkeit, sich Lehrveranstaltungen erneut anzusehen, um schwierige Konzepte besser zu verstehen oder verpasste Inhalte nachzuholen. Auch für Lehrende bietet das System eine wertvolle Ergänzung, indem es die Nachbereitung von Vorlesungen und Seminaren unterstützt.

Mit diesem Service leistet das MultimediaZentrum der FAU einen wichtigen Beitrag zur digitalen Lehre und zur Flexibilisierung des Studiums. Die Vorlesungsaufzeichnungen werden aus Studienzuschüssen finanziert. Für die Dozenten/Lehrstühle entstehen keine Kosten.

Haben Sie als Studierende Interesse an einer Vorlesungsaufzeichnung?

Falls Sie sich eine bestimmte Vorlesung als Aufzeichnung wünschen, senden Sie bitte eine E-Mail mit den folgenden Informationen an videoportal@fau.de (optional mit einer CC-Kopie an die/den verantwortliche/n Dozent/in):

  • Titel der Vorlesung
  • Semester, Wochentag und Uhrzeit
  • Hörsaal

Das Team des Videoportals wird versuchen, die Lehrenden zu kontaktieren und eine Aufzeichnung der Vorlesung zu ermöglichen.

Informationen für Lehrende

Falls Sie als Lehrende Interesse daran haben, Ihre Lehrveranstaltung aufzeichnen zu lassen, können Sie sich direkt an das MultimediaZentrum der FAU wenden. Bitte füllen Sie folgendes Formular aus und senden es an videoportal@fau.de.

https://www.rrze.fau.de/files/2020/02/Einversta%CC%88ndniserkla%CC%88rung-Aufzeichnung-MMZ.pdf

Das Team des Videoportals wird die technische Umsetzung koordinieren und sicherstellen, dass die Aufzeichnung reibungslos durchgeführt wird.

 

 

Öffentliche Medien auf eigene Webseite einbinden / Sprungmarken

Sie können öffentliche / frei zugängliche Medien natürlich auch auf Ihrer eigenen Webseite einbinden.

 

Wenn Sie eine WordPress-Instanz am RRZE besitzen, so beachten Sie bitte das WordPress Video Plugin des RRZE Webteam.

 

Wenn Sie eine eigene Webpräsenz (ohne WordPress) pflegen, so können Sie ebenfalls Videos einbinden. Dazu rufen Sie bitte das gewünschte Video auf und wählen unterhalb des Videos das Linksymbol.

 

Anzeige zum Einbinden der iFrame Information

 

Sie erhalten dann die notwendigen Informationen:

Darstellung für Angaben zum einem iFrame

 

 

Sprungmarken / Sprungziele:

Sie können auch direkt zu einer definierten Stelle im Video springen:

Entweder unter der Angabe von

  • Stunden (h) / Minuten (m) / Sekunden (s) mit
    /#offset=Xh Ym Zs (natürlich ohne Leerzeichen)
    Um also z.B. im Video vom Dies Academicus 2020 den Beitrag von Prof. P. Dabrock direkt anzuspringen:
    https://www.fau.tv/clip/id/22862/#offset=54m30s

oder

Beide Beispiele führen zum gleichen Ergebnis : 3270 Sekunden = 54:30 min.

 

Aber wichtig :
Die Videos starten sofort an der aufgerufenen Stelle, sind aber erst einmal immer stummgeschaltet. Das sind Vorgaben der Browserhersteller, wir können das nicht umgehen!

Siehe hierzu:

https://developers.google.com/web/updates/2017/09/autoplay-policy-changes

fau.tv auf dem Heimfernseher

Wenn Sie zuhause einen AirPlay-fähigen Fernseher / Smart Display oder ein AppleTV haben, so wird Ihnen beim Abspielen eines Videos auf fau.tv das AirPlay Symbol angezeigt.

Zeigt Abbildung mit Fokus auf Airplay-Symbol

Fahren Sie mit der Maus über das Airplay-Symbol und sehen Sie die verfügbaren Displays in Ihrer Nähe.

Zeigt Abbildung mit Fokus auf verfügbare Airplay-fähige Displays

Sobald Sie Ihr Display ausgewählt haben, wird ein vierstelliger Gerätecode abgefragt den Sie vom Fernseher ablesen und übertragen.

Zeigt Abbildung mit Abfragedialog einer PIN Nummer

Danach wird die Darstellung des Videos auf den Fernseher verlagert. Auf Ihrem Rechner können Sie weiterhin im Video navigieren – oder auch einen weiteren Tab im Browser öffnen. Oder Sie öffnen ein anderes Programm um sich Notizen für den Lernfortschritt zu machen.

Zeigt Abbildung mit umgelenkter Bildschirmausgabe

Hinweis: Diese Feature funktioniert daheim nur dann, wenn Sie auf Ihrem Notebook keinen (!) VPN-Client aktiv einsetzen. Oder andersrum: sobald Sie den VPN-Client starten um z.B. nebenbei in der Bibliothek zu recherchieren, wird die AirPlay Verbindung zum Display abbrechen.

Livestreaming

Livestreams sind aus diesen Hörsälen möglich.

Um den Zuschauern einen kontrollierten Zugang zum Livestream zu geben, werden die Mechanismen und Möglichkeiten des Videoportals genutzt. Dies impliziert, dass Sie genau so wie bei einem normalen Video, ein Clip-Objekt nutzen können und dabei auch die bekannten Kontrollmechanismen (Frei, geschützt über IdM-Anmeldung, Passwort, StudOn) einsetzen können.

Anleitung Schritt für Schritt

Die notwendigen Schritte bis zu einem Livestream:

Bitte buchen Sie einen Hörsaal mit den üblichen Gepflogenheiten über CAMPO, ggf. in Absprache mit dem Multimediazentrum um die Verfügbarkeit der Technik zu gewährleisten – längst nicht alle Hörsäle sind mit adäquater Technik ausgestattet!

Schauen Sie hier nach buchbaren Hörsälen. Kommen Sie hier gerne auch alle Semester einmal vorbei, da wir stets bemüht sind, weitere Hörsäle zu erschliessen.

Sobald der Hörsaal und die Termine stehen, vereinbaren Sie den Livestream und / oder die Aufzeichnung mit dem Multimediazentrum (MMZ). In den meisten Hörsälen bieten wir einen Full Service an, d.h. das MMZ steht zu jedem Termin mit Personal bereit, startet die Aufzeichnung und/oder den Livestream und lädt bei einer Aufzeichnung auch die Videos automatisch in Ihren Kurs im Videoportal hoch. Durch eine hohe Automation und Fernsteuermöglichkeiten, kommt i.d.R. kein MMZ-Mitarbeiter zur Aufzeichnung in den Hörsaal. Wenn Sie vorab eine Einweisung wünschen, melden Sie sich bitte – wir finden einen Weg.

Wenn Sie die Technik selber steuern wie z.B. in der NatFak/Physik, sollten die Details trotzdem einmal kurz mit dem MMZ kommuniziert werden.

Hier finden Sie eine Übersicht über die schon bestehenden Livestream Clipobjekte – vielleicht existiert für Ihre Lehrveranstaltung / Ihren Kurs schon ein zugehöriges Clipobjekt.

Voraussetzung für die Einrichtung eines Clips für einen Livestreams ist der Zugang zum Videoportal als Lehrende*r.

Clips sind meist Teil eines Kurses. Sofern Sie noch keinen Kurs im Videoportal haben, sollten Sie jetzt einen Kurs anlegen.

Jetzt einen Clip für den Livestream anlegen:

  1. Scrollen Sie an das Ende der Seite Kurs-Übersicht und klicken Sie auf Neuer Kurs-Clip
    Videoportal neuen Kursclip anlegen
    Videoportal neuen Kursclip anlegen

    Um einen Clip für das Livestreaming zu bekommen muss im Titel des Clip das Wort „Livestream“ enthalten sein. Nur dadurch werden notwendige weitere Eigenschaften freigeschaltet!

    Einen Clip für den Livestream anlegen
    Einen Clip für den Livestream anlegen

    Einen Clip für den Livestream anlegen
    Einen Clip für den Livestream anlegen
  2. Klicken Sie auf Clip anlegen. Nun sehen Sie oben rechts ein neues Feld mit den Eigenschaften für den Livestream.

    Einen Livestream reservieren
    Einen Livestream reservieren
  3. Überprüfen Sie Ihre Eingaben und bestätigen Sie diese mit Speichern.

Wenn Sie den Zugang zum Livestream auf die Mitglieder in Ihrem StudOn-Kurs einschränken wollen, so müssen Sie analog zu „geschützten Videos“ im StudOn-Kurs einen „Externen Inhalt“ anlegen. Siehe hierzu auch die StudOn-Hilfe 5.2. Dies ist eine Aufgabe für Sie als Lehrende. Die notwendigen Informationen bekommen Sie wieder vom MMZ oder lesen die Information Clip-Id und Passwort aus Ihrem unter 3. angelegten Clip direkt ab.

Bei wiederkehrenden Vorlesung aktivieren Sie bitte am Tag der Vorlesung 15 Minuten vor dem Start das Clip-Objekt erneut und reservieren damit den Livestream aus dem o.a. gebuchten Hörsaal.

Für die Aufnahmen / Streaming sind in den Hörsälen meist Geräte der Fa. Extron : SMP 351 / 352 installiert.

Damit der Stream auch wirklich läuft, muss zusätzlich das Streaming-Gerät im Hörsaal gestartet werden. In aller Regel geschieht auch dies vollautomatisch durch MitarbeiterInnen des Multimediazentrums, ggf. aber auch direkt durch eingewiesene MitarbeiterInnen vor Ort, z.B. NatFak -> Physik.

Die Kamerasteuerung erfolgt i.d.R. (Full service) durch MitarbeiterInnen und Hiwis des RRZE. Dazu stehen in den Räumen des Multimediazentrums mehrere Bedienstationen bereit. In einzelnen Hörsälen (NatFak : Physik / Biologie / Chemicum) existieren auch vor Ort Bedienpanels. Der Zugriff auf diese Panels wird dezentral vor Ort geregelt.

Um unautorisierten Zugriff auf einen Livestream zu verhindern, wird die Gültigkeit einer Reservierung auf genau 2 Stunden festgelegt.  Idealerweise reservieren Sie also Ihren Zeitslot um z.B. 10:00 Uhr s.t. und starten die Vorlesung um 10:15 Uhr (also c.t.). Die Vorlesung dauert bis 11:45 Uhr (oder auch ein wenig darüber hinaus), aber um 12:00 Uhr verliert Ihre Reservierung die Gültigkeit. Um 12:01 Uhr kann dann der nächste Lehrende seinen Zeitslot für diesen Hörsaal reservieren. Dies beinhaltet, dass ihr Stream aus einem Hörsaal nach 2 Stunden automatisch beendet wird. Dies bedeutet auch, dass Sie bei wiederkehrenden Veranstaltungen Woche für Woche die Reservierung des Stream erneuern müssen. Das bedeutet nicht, dass Sie wieder einen neuen Clip anlegen müssen, sondern nur, dass Sie im bestehenden Clip die Reservierung des Hörsaals erneut anwählen müssen. Falls Ihre Veranstaltung schon früher endet, ist auch eine vorzeigte Deaktivierung des Clips angezeigt.

 

 

Videoportal – fau.tv

fau.tv ist das Videoportal der FAU.

Für die Vorlesungsaufzeichnung in Hörsälen setzen wir auf die SMP351 / 352 Rekorder der Fa. EXTRON. In den Hörsälen der NatFak / Physik (HE, HG, HH) können Sie auch kooperativ selber Vorlesungen aufzeichnen.

Haben Sie selbstproduzierte Videos und möchten diese den Studierenden oder der Öffentlichkeit zur Verfügung stellen, so nutzen Sie bitte den Upload für Lehrende.

In vielen Hörsälen besteht auch die Möglichkeit, über das Videoportal einen Livestream anzubieten.

Auf den Webseiten des Multimediazentrums finden Sie noch allgemeine Informationen zum Videoportal.

 

Videokonferenzen

Hier erhalten Sie Hinweise über die verschiedenen an der FAU bereitgestellten Videokonferenzsysteme.

Der DFN-Verein bietet mit dem Dienst DFNconf seinen Nutzern im Wissenschaftsbereich die Möglichkeit, Video-, Audio- und Webkonferenzen durchzuführen. Zwei Dienstkomponenten stehen Ihnen zur Verfügung:

Mit der neuen Plattform Pexip können Sie Videokonferenzen mit exzellenten Video- und Audioeigenschaften durchführen. Die Plattform Pexip wird häufig synonym als DFNconf bezeichnet.

Wenn Sie E-Learning-Veranstaltungen oder Webinare bis zu 200 Teilnehmer planen, dann steht Ihnen nach wie vor der Webkonferenzdienst unter Adobe Connect zur Verfügung.

Das RRZE stellt eine eigene Installation von JITSI On-Prem bereit.

Auch MS Teams ist nutzbar.

Seit April 2020 haben alle Mitarbeiter der FAU Zugang zum Videokonferenzdienst Zoom.

Cisco Videokonferenzsysteme und Zoom

Allgemeine Informationen

Sie können die Cisco Videokonferenzsysteme an der FAU auch in einer Zoom-Konferenz benutzen. Die nachfolgende Information trifft auch bei der Nutzung der Software Cisco Jabber zu!

In jeder Zoom-Einladung steht üblicherweise der Passus:

Über SIP beitreten:
123456789@fr.zmeu.us

Diese Information muss am Touchpanel des Cisco Videokonferenzgerät eingegeben werden.

Fenster "RRZE kleiner Raum"

Adresse eingeben

Nach dem ANRUF werden Sie aufgefordert, den 6-stelligen Meeting Passcode einzugeben und mit einem # Zeichen am Ende abzuschließen. Wenn Sie zu einem Zoom-Meeting eingeladen wurden bzw. das Zoom-Meeting schon von jemand anderem eröffnet wurde, sind Sie jetzt schon „drin“.

Wenn Sie selber der Veranstalter/Host sind, müssen Sie auch noch Ihren eigenen 6-stelligen Host-Key eingeben. Diesen finden Sie wieder mit dem Browser unter https://fau.zoom.us  —> Profile —> ganz unten bei „Host-Key“
Browser - Zoom Einstellungen
Hinweis: Wenn Sie selber der Veranstalter/Host eines Zoom-Meetings sind, können Sie also mit den o. a. Hinweisen das Zoom-Meeting auch mit einem Cisco System starten. Jedoch haben Sie am VC-Endgerät nicht alle Bedienelemente von Zoom zur Verfügung. Hier gibt es durchaus Einschränkungen. Ein gangbarer Weg ist es, sich mit einem Laptop zunächst selber als Host in das Meeting einzuwählen, dann aber unbedingt Mikro und Lautsprecher am Laptop stumm- bzw. abzuschalten. Danach können Sie am Laptop in der Zoom-Software das neben Ihnen stehende Cisco-System zur Konferenz hinzunehmen:
„Teilnehmer“ –> Einladen
Zoom - Teilnehmer-Button klicken
–> Raumsystem –> Extern anrufen –> Im Auswahlfeld „IP-Adresse oder E.164-Nummer“ den Pfeil nach unten wählen
"Raumsystem", "Extern anrufen" und Pfeilsymbol (bei Feld "IP-Adresse oder E.164-Nummer") auswählen
–> z. B. „FAU-RRZE VC klein“ auswählen –> anrufen.
"FAU RRZE VC-klein" auswählen

 

Encryption Required

Manchmal erhält man eine Fehlermeldung: Encryption Required
Fenster "Encryption Required"

Dazu gibt es in Zoom das FAU-weite (globale) Setting „Require encryption for 3rd party endpoints (SIP/H.323)“ welches von den Zoom-Admins administrativ auf ON gesetzt wurde. Dadurch wurde auch Ihr persönliches Setting für diese Option auf ON gesetzt. Sie finden Ihr persönliches Setting über einen Browser mit https://fau.zoom.us —> Settings —> In Meeting (Basic).
Um der obigen Encryption – Fehlermeldung zu entgehen, müssen Sie diese Option auf OFF stellen, erst dann geht es.

Zoom (english)

Zur deutschsprachigen Version: Zoom Anleitung

The FAU offers Zoom video conferencing service as an alternative to DFNconf. You can use this tool to conduct video conference
calls, organize online workshops or provide live online classes.
The webpage with frequently asked questions offers various questions and answers on how to use Zoom. Additional information about Zoom can also be found on the general webpage for zoom (German)

General information

Zoom (english)

How do I obtain a Zoom license that I can use for organizing a webinar or a meeting with more than 300 participants?

For the organization of meetings with up to 300 participants no separate license is necessary.

Only for the organization of large meetings (>300 participants) or webinars with more than 300 participants, as well as generally for webinars (difference between webinar – meeting see here) appropriate licenses are necessary. FAU has procured a limited number of these and allocates licenses as needed.

If one of the above-mentioned special functions is required, please access the IdM portal and select the item „Request FAU Zoom options“ under „Requests/Tasks“ in the „Services“ section.

What do I need to install in order to be able to use Zoom?

Zoom-Clients are available for Mac, Windows or Linux, and also for iOS and Android. It is also possible to use Zoom in a limited fashion via a current browser. You can find information on operating system support and browsers on the support web page of Zoom

Which hardware is required for video calls?

You will need a (good) microphone, headphones and a suitable web cam. For optimal audio quality the RRZE recommends the use of a headset.
Due to the current situation it is unfortunately very difficult to obtain suitable hardware, because supplies cannot meet demands.

In addition, these devices are currently also not available via IT-procurement frameworks.
For this reason, institutes may obtain suitable devices from a supplier of their choice, provided the IT procurement guidelines of the FAU are being followed.
It is necessary, however, to first seek approval from the RRZE. In case of further questions please contact the RRZE directly at rrze-hardware@fau.de.

Who will install the Zoom client for me?

For computers maintained by the RRZE the relevant IT-Support Center will help you.
If your computer is not maintained by the RRZE, then please contact your local system administrator or install the client yourself: Download Zoom.

Please refere to the complete list of all frequently asked questions.

Zoom settings

Open the page fau.zoom.us/ via a web browser and click on the button LOGIN.
Once you have signed in with your IdM-ID you will get to the settings of your account.

For security reasons we recommend the following settings:

  • Activate waiting room for all your meetings.
    Settings → In Meeting (Advanced) → Waiting room → All participants
  • Require passwords.
    Settings → Schedule Meeting → Activate Require a password when scheduling new meetings
    Settings → Schedule Meeting → Activate Require a password for instant meetings
    Settings → Schedule Meeting → Activate Require password for participants joining by phone
  • Use mute control functions
    Settings → Schedule Meeting → deactivate Host video
    Settings → Schedule Meeting → deactivate Participants video
    Settings → Schedule Meeting → activate Mute participants upon entry
  • Use restrictions on screen sharing.
    Settings → In Meeting (Basic) → activate Screen sharing – Host Only
  • Use Only show default email.
    Settings → In Meeting (Advanced) → activate Only show default email when sending email invites

Hosting a Zoom-Meeting

Setting up a Zoom meeting requires a host with a Zoom account. The host invites participants to the meeting. The participants do not need to have a Zoom account.

For recurring meetings set up a meeting room once and then use this meeting room as often as you like:

  1. Define a topic for the meeting. Optionally you can also add a description.
  2. Select „Recurring meeting“ and under „recurrence“ select „No Fixed Time“. This way you can use the link that will be provided again and again.
  3. Video: Select „off“ for Host and Participant. During the meeting you can always set up video.
  4. Select „Mute participants upon entry“
  5. Optionally you can also select to record the meeting. For data protection it is recommended to only record locally.
  6. Save your settings; afterwards you will receive your Meeting-URL.
  7. Select „Copy invitation“ to copy all invitation details and send them to your participants. It is also possible to add this meeting to your calendar.

Setting up a Zoom meeting

There are several different ways how to start a Zoom meeting:

  • To start an instant meeting go to fau.zoom.us/ in your browser. Select : Start a meeting. You are now in a meeting with a randomly generated ID. Invite participants from within the meeting.
  • Starting an instant meeting with the Zoom client. This way you also have the possibility to host a meeting with your personal Meeting-ID (PMI). For this simply click on the arrow next to the icon „New Meeting“.
    The PMI is your personal meeting room. Everyone who knows your PMI has access to your meeting room. Additional information on how to use the PMI is available on the zoom documentation.
  • Starting a scheduled meeting using your Zoom account. Select „Meetings“, set up a scheduled meeting or select an already existing meeting and click on „Start“.
  • Starting a scheduled meeting via the Zoom client. Select „Meetings“ in the navigation bar and then select an already existing meeting or click on the plus icon on the upper right of the navigation pane to schedule a new meeting.

Additional ways to start a meeting are also possible, for example from within your calendar. More information is available on the FAQ webpage of zoom.

  1. Choose your desired FAU background and save the image file locally → right click → Save Image As
  2. Start Zoom and click on the cogwheel icon on the upper right.
  3. On the left select „Virtual Background“ and then „Choose Virtual Background“. If you do not have any background to select we will show you how to add one in the next step.
  4. Click on the plus symbol and then on „Add Image“.
  5. Select the saved image file that you would like to add as background and click on „Open“.
  6. To change the background during a meeting, go to the little arrow next to „Stop Video“ and then click on „Choose Virtual Background“.

Do you have problems with selecting your microphone or your camera? Then please check your settings at:

  • Windows 10: Settings → Privacy → Camera/Microphone → Allow access ON Zoom ON
  • MACOS: System Settings → Security → Privacy → Camera/Microphone → check box for Zoom

When using Zoom via browser it may also be necessary to allow access to the microphone and/or camera.

Joining a Zoom meeting

To join a Zoom meeting it is not necessary to sign in as a user. It is enough to simply follow the meeting-URL in the email invitation of the host.

  1. In a current web browser follow the Meeting-URL that you have received from the host.
  2. If you are using Zoom for the first time on your device you will be asked to install the Zoom software.
    1. If you cannot install or run the software you have the opportunity to run Zoom in your browser. Additional information can be obtained here.
    2. If the Zoom software is already installed the Zoom client will open.
  3. Depending on the settings you will be asked to select an option for audio. Choose „Computer Audio“.
  4. After this step you will be in your meeting. Now you are able to enable camera and microphone.
  5. During the meeting you are able to control the main functions using the control bar at the bottom. It becomes visible whenever the mouse is within the window or when you tap onto the window.

Joining a Zoom meeting

Zoom meeting control elements

Hosting a Zoom Webinar

To create a Zoom webinar, a presenter with a Zoom account with a webinar license is required. The presenter invites participants and visitors to a webinar. Participants can join a webinar with video and audio and do not need a Zoom account. Additionally, visitors can watch a webinar either with or without registration. They have the option to join the webinar via chat.
FAU has purchased a limited number of webinar licenses and allocates licenses as needed. Webinar licenses are assigned by the Institute for Learning Innovation (ILI). If more than 300 attendees are expected, then the Zoom „Webinar“ license is required and will be assigned to you upon request. To do this, please access the IdM portal and select „Beantragung von Zoom-Optionen“ under „Requests/Tasks“ in the „Dienstleistung“ section.

You can currently find information on webinars on the zoom documentation for the first steps to a webinar.

Schedule your webinar with or without sign-in for participants and guest participants. You can currently find information here:

planning a webinar with sign-in

planning a webinar without sign-in

General guidance on how to use meetings and webinars

In order to keep acoustic interferences for all participants during a meeting at a minimum, it is recommended to mute the microphone when not being used.
Built-in laptop microphones are only partially suitable for use. They transmit room and contact-bourne sound from keyboards which can lead to decreased clarity and unpleasant interferences. For recurring scheduling of meetings and especially of webinars it is recommended to use an external USB-microphone.
The use of loud speakers should be avoided. It can lead to acoustic feedback. For this reason use a headset, or at least headphones; ideally use an audio-voice combination as it comes with every standard smartphone.
Do not use VPN access.

FAQ (english)

Zur deutschen Version der FAQ

General FAQ for Zoom

FAQ (english)

How do I merge an already existing Zoom account with the IdM account of the FAU?

This manual shows how you can merge an already existing Zoom-account previously registered with your @fau.de email address at
Zoom directly with your IdM account at the FAU.

Merging with already existing Zoom accounts

How do I obtain a Zoom license that I can use for organizing a webinar or a meeting with more than 300 participants?

For the organization of meetings with up to 300 participants no separate license is necessary.

Only for the organization of large meetings (>300 participants) or webinars with more than 300 participants, as well as generally for webinars (difference between webinar – meeting see here) appropriate licenses are necessary. FAU has procured a limited number of these and allocates licenses as needed.

If one of the above-mentioned special functions is required, please access the IdM portal and select the item „Request FAU Zoom options“ under „Requests/Tasks“ in the „Services“ section.

How do I sign in using the Zoom client?

To sign in via the Zoom client, please read the following guide:
SSO Registration with Zoom client

How to use zoom pseudonymous?

For pseudonymous use you can define registration without submission of name or email address to Zoom.
First log in at https//www.idm.fau.de using your IdM-ID and adjust the settings under „applications“ -> „apply for access“ – „FAU Zoom pseudonymization“
as desired.
Please note that activation of pseudonymization takes a certain amount of time and that this activation will remove all user data saved with Zoom irreversibly.
In case you decided to reverse this pseudonymization at a later point in time you can do so at the same location (see above).

What do I have to do if I currently have a private Zoom license and would now like to switch to the FAU license?

Please try first to regularly register via login with SSO on fau.zoom.us.

You only have to take additional steps if you encounter problems:
If your privately obtained Zoom license is still valid then please call the Zoom support hotline directly and ask for both accounts to be merged.

If your privately obtained Zoom license is no longer valid, then please proceed as follows:

  1. Perform the pseudonymization of your Zoom account in your IdM account
    Please note: By doing this you also agree that all your current Zoom settings and data (Zoom groups, etc.) will be deleted!
  2. After that it should be possible for you to also set up a new Zoom account within the FAU via the web page FAU.ZOOM.US.
What do I need to install in order to be able to use Zoom?

Zoom-Clients are available for Mac, Windows or Linux, and also for iOS and Android. It is also possible to use Zoom in a limited fashion via a current browser. You can find information on operating system support and browsers on the support web page of Zoom

Where do I find dial-in information outside of the USA?

On the webpage https://fau.zoom.us/ Zoom lists the dial-in numbers for each country.

Please note that these dial-in numbers appear to look like regular landline numbers, but may not always be subject to flat rates and additional charges may apply. It is impossible for the FAU to provide more detailed information as this may be dependent on your phone rates and contract and also on settings that the Zoom organization may put in effect.

Which add-ons can be used under Zoom?

Currently the installation of any third party software is blocked. This is to ensure rapid availability of the system with all its basic functions and to enable FAU-wide use while safe guarding maintainability.
It has not been ruled out that add-ons will be able to be installed at a later point in time, but currently this is not possible.
We kindly ask for your understanding.

Which hardware is required for video calls?

You will need a (good) microphone, headphones and a suitable web cam. For optimal audio quality the RRZE recommends the use of a headset.
Due to the current situation it is unfortunately very difficult to obtain suitable hardware, because supplies cannot meet demands.

In addition, these devices are currently also not available via IT-procurement frameworks.
For this reason, institutes may obtain suitable devices from a supplier of their choice, provided the IT procurement guidelines of the FAU are being followed.
It is necessary, however, to first seek approval from the RRZE. In case of further questions please contact the RRZE directly at rrze-hardware@fau.de.

Who will install the Zoom client for me?

For computers maintained by the RRZE the relevant IT-Support Center will help you.
If your computer is not maintained by the RRZE, then please contact your local system administrator or install the client yourself: Download Zoom.

Upload – fau.tv Videoportal für Lehrende

Sie können das Videoportal der FAU fau.tv nutzen, um Ihre Videos den Studierenden zugänglich zu machen. Nachdem Sie einen Zugang als Lehrende*r haben, erhalten Sie im Videoportal einen Verwaltungsbereich für Ihre Medien inklusive einer Upload-Möglichkeit. Wer die Videos schließlich im Videoportal sehen darf, entscheiden Sie. Folgende Optionen bzgl. des Zugangsschutzes gibt es:

  • Freier Zugang für die Öffentlichkeit
  • Zugang via IdM-Anmeldung für alle Angehörigen der FAU
  • Zugang via StudOn für Studierende einer bestimmten Vorlesung
  • Zugang via StudOn für Teilnehmende von VHB-Kursen
  • Zugang via Passwort für eine ausgewählte Nutzergruppe, auch außerhalb der FAU

Um das Videoportal als Lehrende*r zu nutzen, müssen Sie als Erstes einen Zugang als Lehrende*r beantragen. Die Beantragung ist möglich für:

    • für alle Mitarbeiter/innen der FAU
    • UK-Erlangen Mitarbeiter/innen
    • Studierende mit aktivem Hiwi-Status
    • Sollten Sie diese Möglichkeit nicht angeboten bekommen – also z.B. bei Studierenden ohne aktiven Hiwi-Vertrag –  so melden Sie sich bitte per Email bei Multimediazentrum@fau.de. In diesem Fall benötigen wir aber auch eine kurze Email des tatsächlichen Dozenten/in, dass eine Unterstützung erwünscht ist.

Anschließend erstellen Sie im Videoportal einen neuen Kurs oder wählen einen bereits von Ihnen erstellten Kurs. Legen Sie in der Kurs-Übersicht einen neuen Kurs-Clip an. In der Clip-Übersicht können Sie anschließend Ihre lokal gespeicherten Dateien hochladen.

Für die nachfolgenden Schritte haben wir auch Videotutorials.

Einzelne Schritte

  1. Öffnen Sie Ihren Browser und melden Sie sich auf fau.tv über SSO an.

  2. Wählen Sie in der Navigation Konto → myPortal.

  3. Falls Sie das Videoportal bisher noch nicht genutzt haben, akzeptieren Sie bitte zunächst die Allgemeinen Nutzungsbedingungen.

  4. Navigieren Sie im Menü links zum Punkt „Admin-Portal beantragen“.

  5. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen für das Admin-Portal.

  6. Dadurch wird im Videoportal automatisch ein Ticket erstellt, das wir in der Regel zeitnah bearbeiten. Den Status Ihres Antrags finden Sie im linken Menü unter „Bewerbungsstatus“.

  7. Ihr Antrag wird vom Multimediateam geprüft. Anschließend erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail.

  8. Nach Erhalt dieser Bestätigung laden Sie bitte die Seite neu. Unter Konto sollte nun ein neuer Menüpunkt „Dashboard“ erscheinen.

Haben Sie bereits einen Kurs für eine Vorlesungsreihe erstellt, brauchen Sie nicht für jede Datei einen neuen Kurs erstellen. Wechseln Sie zu Ihrem erstellten Kurs und führen anschließend den Schritt 3 durch.

  1. Öffnen Sie einen Browser und melden Sie sich auf der Webseite fau.tv über SSO an.
  2. Wählen Sie in der Navigation Administration
  3. Wählen Sie im linken Seitenmenü Kurse → Kurs anlegen

    Kurs anlegen: 1. Schritt
    Kurs anlegen: 1. Schritt

    Füllen Sie bitte nach Möglichkeit alle Eingabefelder aus – je mehr „Metadaten“ Sie eingeben, desto leichter fällt den Nutzer die Orientierung. Auch  die Suchfunktion arbeitet besser. Beachten Sie hierbei bitte die Hilfetexte der einzelnen Datenfelder.

    Kurs anlegen: 2. Schritt
    Kurs anlegen: 2. Schritt
    Kurs anlegen: 3. Schritt
    Kurs anlegen: 3. Schritt
    Kurs anlegen: 4. Schritt
    Kurs anlegen: 4. Schritt

    Kurs anlegen: 5. Schritt
    Kurs anlegen: 5. Schritt

Überprüfen Sie Ihre Eingaben abschließend und bestätigen Sie diese am Ende mit Kurs anlegen.

Bitte laden Sie pro Clip nur eine Videoaufzeichnung hoch.

  1. Scrollen Sie an das Ende der Seite Kurs-Übersicht und  klicken Sie auf Neuer Kurs-Clip
  2. Füllen Sie die Eingabefelder aus.
  3. Klicken Sie auf Kurs-Clip anlegen.
  4. Überprüfen Sie Ihre Eingaben, wenn Sie Änderungen durchführen, bestätigen Sie diese am Ende mit Speichern.
  5. Um Ihre lokale Datei hochzuladen, wählen Sie Bestehende Datei(en) hinzufügen.
  6. Ein neues Fenster öffnet sich, Sie werden jetzt zur Video-Upload-Seite weiter geleitet → Melden Sie sich mit Ihrer IdM-Kennung an.
  7. Folgen Sie den Anweisungen auf der Video-Upload-Seite.
  8. Nach erfolgreichem Hochladen Ihrer Datei erscheint ein Button, mit dem Sie zum Videoportal zurückkehren können.

Nach erfolgreichem Upload wird ihr Video noch einmal transcodiert – dies kann je nach Größe Ihres Videos und der aktuellen Auslastung der Server einige Stunden in Anspruch nehmen. Nach erfolgter Bereitstellung auf dem Videoportal erhalten Sie eine Benachrichtigung per Email.

Bitte behalten Sie die hochgeladene Datei noch einige Zeit auf Ihrem Rechner als Backup!

Bitte beachten Sie: das von Ihnen erstellte Video wird von uns inhaltlich nicht mehr bearbeitet. Jedoch wird zur Einhaltung eines Corporate Designs ihrem Videoclip nach dem Hochladen automatisch ein Vor- und Abspann sowie ein Wasserzeichen hinzugefügt. Das Wasserzeichen wird per Default oben rechts eingefügt, kann aber auch anderweitig platziert werden (Vorspann Logo/Wasserzeichen Thumbnails).

Wenn Sie eine Aufzeichnung für das Videoportal der FAU machen, muss das hochzuladende Video folgende Eigenschaften haben:

  • kein Vor- und kein Abspann
  • kein Wasserzeichen – wir fügen ein Wasserzeichen ein. Oben rechts, oben links, unten links, unten rechts – Sie haben die Wahl.
  • Dateiformate: mp4, m4v, mov, mkv, avi, webm
  • Auflösung: 1920×1080 im Verhältnis 16:9  bei 25 Bildern pro Sekunde
  • Datenrate Video: 4-6 Mbit mit einem H.264 Codec
  • Datenrate Audio: 128 – 256kbps im Format aac, mp3

Haben Sie Fragen zu den Einstellungen, kontaktieren Sie uns bitte!

Für eine Aufzeichnung mit diesen Eigenschaften ergibt sich für ein 30minütiges Video mit Ton, eine Dateigröße von etwa 1,3GB. Bitte beachten Sie, dass ein vollständiger Upload ihrer Aufzeichnung, je nach Länge, mehrere Stunden dauern kann!

1 GB mit 1.024 Kbit/s 2 Stunden und 10 Minuten
1 GB mit 2.048 Kbit/s 1 Stunde und 5 Minuten durchschnittliche Upload-Geschwindigkeit bei DSL 16
1 GB mit 4.096 Kbit/s 32 Minuten und 33 Sekunden
1 GB mit 6 Mbit/s 22 Minuten und 13 Sekunden durchschnittliche Upload-Geschwindigkeit ab DSL 50
1 GB mit 10 Mbit/s 13 Minuten und 20 Sekunden
1 GB mit 40 Mbit/s 3 Minuten und 20 Sekunden durchschnittliche Upload-Geschwindigkeit ab DSL 100

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