Kategorie: E-Mail

Exchange-Postfach in Outlook for Mac einrichten

Wie richtige ich ein Exchange-Postfach in Outlook for Mac ein?

Persönliches Exchange-Postfach einrichten

Für die Einrichtung benötigen Sie:

  • Exchange-Benutzerkennung aus IdM
  • Kennwort der Exchange-Benutzerkennung

In der Regel ist die IdM-Benutzerkennung auch die Exchange-Benutzerkennung. Es gibt aber auch Ausnahmen. Sollten Sie sich nicht sicher sein, so fragen Sie ihren EDV-Betreuer vor Ort.

In dieser Dokumentation wird ein Konto für Helga Mustermann mit der E-Mail-Adresse helga.mustermann@fau.de und der Exchange-Benutzerkennung helgam eingerichtet.

  1. Starten Sie Outlook for Mac und gehen über Outlook in der Menüleiste auf Einstellungen und daraufhin auf Konten. Wählen Sie im Konten-Fenster auf das Plus-Symbol und Konto hinzufügen.
  2. Tragen Sie im neuen Fenster Ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen diese mit Weiter.

Anmeldung an Outlook for Mac

3. Geben Sie die Konfigurationen wie folgt ein und bestätigen Sie diese mit Konto hinzufügen:

      • Methode: Benutzername und Kennwort
      • E-Mail-Adresse: <Ihre E-Mail-Adresse>
      • Domäne\Benutzername: fauad\<Ihre IdM-Kennung>
      • Kennwort: <Ihr IdM-Kennwort>
      • Server: groupware.fau.de

Konfiguration von Outlook for Mac

4. Mit Weiteres Konto hinzufügen können Sie weitere Postfächer einrichten, andernfalls können Sie mit Fertig die Einrichtung abschließen.

Shared Mailbox einrichten

1. Nachdem Sie Ihr persönliches Postfach in Outlook for Mac eingerichtet haben, können Sie über Outlook in der Menüleiste auf Einstellungen und daraufhin auf Konten gehen.

Konto in Outlook for Mac

2. Wählen Sie als nächstes unten rechts Erweitert aus. Wechseln Sie im folgenden Fenster zum Reiter Stellvertretungen und gehen auf das Plus-Symbol im unteren Bereich Zusätzlich diese Postfächer öffnen.

Shared Mailbox in Outlook for Mac öffnen

3. Suchen Sie nun nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse des gewünschten Postfaches und bestätigen Sie dieses mit Hinzufügen.

4. Vergessen Sie nicht zuletzt nochmal mit OK die Einrichtung abzuschließen. Das Postfach erscheint anschließend in Ihrem Profil.

Serienbrief versenden

Wie versende ich einen Serienbrief?

In diesem FAQ zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Serienbrief mithilfe von Excel und Word versenden können.

Sollten Sie den Serienbrief nicht von Ihrem persönlichen Postfach aus versenden, sondern stattdessen ein Funktionspostfach dafür nutzen wollen, ist es erforderlich, ein Outlook-Profil zu haben, bei dem dieses Funktionspostfach als primäres Konto konfiguriert ist. Eine Anleitung, um das Funktionspostfach als Hauptkonto einzurichten, finden Sie unter Shared Mailbox als primäre Absendeadresse konfigurieren.

Alle unten abgebildeten Namen sind zufällig und basieren nicht auf realen Personen. Dabei handelt es sich um eine zufällige Zusammenstellung der beliebtesten Vornamen und der häufigsten Nachnamen in Deutschland. Die E-Mail-Adressen sind ebenfalls fiktiv.

1. Erstellen Sie zuerst eine Excel-Tabelle mit den Spalten und Informationen, die Sie benötigen, und speichern die Datei anschließend ab. Wir empfehlen folgende Spalten zu verwenden: Vorname, Nachname, E-Mail, Geschlecht, Titel

Excel-Tabelle mit persönlichen Beispielinformationen für den Serienbrief

2. Öffnen Sie Word und verfassen Sie Ihre gewünschte E-Mail. Gehen Sie danach über den Reiter Sendungen und den Punkt Seriendruck starten auf E-Mail-Nachrichten. Im Anschluss können Sie mit Empfänger auswählen und Vorhandene Liste verwenden die Excel-Datei und daraufhin die richtige Tabelle auswählen.

3. Überprüfen Sie mithilfe von Empfängerliste bearbeiten, ob die Spalten korrekt übertragen worden sind.

Serienbrief Spalten überprüfen

4a. Wählen Sie als nächstes Grußzeile aus, um die Anrede einzufügen. Optional können Sie die Anrede anpassen, um bspw. statt „Sehr geehrte(r)“ ein  „Guten Tag“ einzufügen.

Wenn Sie keine geschlechterbezogene Ansprache möchten, können Sie zu Punkt 7 springen.

Grußzeile für de Serienbrief

4b. Falls Sie eine geschlechterbezogene Ansprache bevorzugen, können Sie eine Wenn-Dann-Sonst-Regel bauen. Hierfür müssen Sie über Regeln auf Wenn… Dann… Sonst… gehen. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste vom Feldname Geschlecht aus und Vergleichen mit dem entsprechenden Wert. Geben Sie im oberen Textfeld „Sehr geehrte Frau“ und im unteren Textfeld „Sehr geehrter Herr“ ein.

5. Fügen Sie nun über die Option Seriendruckfeld einfügen die gewünschten Anrede-Bausteine wie z.B. Titel, Vorname und Nachname ein. Vergessen Sie nicht, ein Komma am Ende der Anrede zu setzen!

Wenn Sie den Titel in der Anrede verwenden, dann verwenden Sie kein Leerzeichen zwischen Titel und nächstem Wert, da ansonsten bei Personen ohne akademischem Grad zwei Leerzeichen vorhanden sind. Dieses Problem beheben wir im nächsten Schritt.

Serienbrief Anrede

6. Damit bei Personen mit einem akademischen Grad der Titel nicht am nächsten Wert „klebt“, benötigen wir dort ein Leerzeichen. Dieses können Sie hinzufügen, indem Sie mit Rechtsklick auf Titel (bzw. Ihrer Datenquelle) gehen und dann auf Feld bearbeiten. Im neuen Fenster setzen Sie den Haken rechts bei Danach einzufügender Text und fügen im Textfeld rechts daneben ein Leerzeichen ein. Bestätigen Sie die Einstellung mit OK.

Serienbrief Leerzeichen einfügen

7. Überprüfen Sie nun mit Vorschau Ergebnisse, ob Anrede und Serienbrief korrekt sind.

8. Zuletzt können Sie mit Fertig stellen und zusammenführen und E-Mail-Nachrichten versenden den Serienbrief für den Versand vorbereiten. Im Zu-Feld sollte bereits die Spalte E-Mail ausgewählt sein. Geben Sie noch einen Betreff in die Betreffzeile ein und bestätigen Sie den Versand an alle Empfänger mit OK.

Outlook sollte nun die E-Mails einzeln an alle Empfänger versenden.

Bitte beachten Sie, dass die Anzahl adressierter Empfänger pro Zeiteinheit (max. 450 pro 15 min) sowie die Anzahl der adressierten Empfänger pro einzelner E-Mail (max. 100) begrenzt sind. Überschreitung dieser Limits führt zu temporären Ablehnungen der Einlieferungen.

E-Mail Konto aus neuem Outlook löschen

Sollten Sie Ihr FAU Postfach via IMAP-Konto in das „neue Outlook“ unter Windows eingebunden haben, erfahren Sie nachfolgend, wie Sie dies wieder entfernen können.
Starten Sie hierzu das „neue Outlook“

Wechseln Sie daraufhin in die „Einstellungen“ (Zahnradsymbol) und klicken auf „Verwalten“ / „Manage“


Im Anschluss wählen Sie das zu löschende Konto aus, entfernen dies von allen Geräten und Bestätigen den Vorgang


Sollten Sie dann kein E-Mail-Konto mehr in dem „neuen Outlook“ eingebunden haben, sieht das Programm wie folgt aus

FAUMail-Konto aus neuem Outlook löschen

Sollten Sie Ihr FAU Postfach via IMAP-Konto in das „neue Outlook“ unter Windows eingebunden haben, erfahren Sie nachfolgend, wie Sie dies wieder entfernen können.
Starten Sie hierzu das „neue Outlook“

Wechseln Sie daraufhin in die „Einstellungen“ (Zahnradsymbol) und klicken auf „Verwalten“ / „Manage“


Im Anschluss wählen Sie das zu löschende Konto aus, entfernen dies von allen Geräten und Bestätigen den Vorgang


Sollten Sie dann kein E-Mail-Konto mehr in dem „neuen Outlook“ eingebunden haben, sieht das Programm wie folgt aus

Wiederholte Passwortabfrage im Outlook

Wieso erhalte ich im Outlook ständig eine Passwortabfrage?

Einige haben das Problem, dass Outlook das Passwort nicht akzeptiert und wiederholt die Anmeldemaske anzeigt. Auf dieser Seite werden die häufigsten Ursachen vorgestellt und die entsprechende Lösung präsentiert.

1. Falsche Anmeldung

Die häufigste Ursache ist eine falsche Anmeldung an dem Outlook-Client. Viele tragen fälschlicherweise die E-Mail-Adresse als Benutzername ein. Stattdessen muss die Domäne und IdM-Kennung (fauad\<IdM-Kennung>) angegeben werden. In der unteren Abbildung finden Sie ein Beispiel mit der Kennung ex56hgaf. Wenn Sie den Benutzername nicht mehr ändern können, müssen Sie zuvor über Weitere Optionen ein Anderes Konto verwenden. Damit können Sie den Benutzername wieder anpassen.

2. Antivirenprogramm

Einige Antivirenprogramme blockieren auch Verbindungen zu sicheren Webseiten unter Anderem auch die Verbindung zu groupware.fau.de, wodurch die Einrichtung nicht möglich ist. Um das Problem zu umgehen müssen Sie in Ihrem Antivirenprogramm die Website groupware.fau.de als Ausnahme hinterlegen, damit eine Verbindung ermöglicht wird.

Eine der häufigsten Antivirenprogramme, die dieses Problem verursachen, ist der Bitdefender. Eine Anleitung wie Sie eine Ausnahme hinzufügen können finden Sie auf der Seite von Bitdefender unter So verhindern Sie, dass Bitdefender Internet-Schutz eine sichere Website blockiert. Wir empfehlen Methode 3 So können Sie eine Website zu den Ausnahmen hinzufügen – unter Windows.

Eine Anleitung für das Antivirenprogramm Sophos finden Sie unter SSL/TLS-Entschlüsselung von HTTPS-Websites. Auf der verlinkten Seite ganz unten finden Sie den entsprechenden Punkt Websites von Entschlüsselung ausschließen dazu. Dort bitte groupware.fau.de als Ausnahme einrichten.

3. NTLM-Authentifizierung

Eine Änderung der Registry geschieht auf eigene Gefahr. Folgen Sie der Anleitung und passen Sie nichts anderes als beschrieben an. Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie bitte Ihren IT-Administrator.

Vor allem für Rechner die sich nicht in der FAUAD befinden, haben das Problem das die Authentifizierung nicht ordnungsgemäß funktioniert. Prüfen Sie dann bitte welche NTLM-Authentifizierung verwendet wird. Suchen Sie hierfür im Startmenü nach Regedit und starten den Registrierungs-Editor. Geben Sie in der oberen Suchleiste den Pfad HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Lsa ein und navigieren dorthin. Der LmCompatibilityLevel sollte auf 3 gesetzt sein. Fügen Sie den Parameter LmCompatibilityLevel als DWORD an und setzen diesen auf 3, falls dieser nicht vorhanden ist. Diese Konfiguration zwingt den Client die NTLMv2-Authentifizierung zu erzwingen. Bestätigen Sie anschließend mit OK und starten den Rechners gegebenenfalls neu.

Synchronisierungsprotokoll (Fehlermeldung)

Warum erhalte ich Synchronisierungsprotokoll-Fehlermeldungen?

Es erscheinen regelmäßig solche Fehlermeldungen in meinem Postfach:

12:14:52 Synchronisiererversion 16.0.16529
12:14:52 Postfach "Mustermann, Max" wird synchronisiert
12:14:52 Lokale Änderungen im Ordner "Posteingang" werden synchronisiert
12:14:54 Übermittlung an Server "https://groupware.fau.de/mapi/emsmdb/?MailboxId=j164r73s-5k6l-35"
12:14:54 Fehler bei der Synchronisierung der Nachricht "AW: Mein Betreff"
12:14:54                                 [80040119-20010C01-800408C4-1390]
12:14:54                                 Outlook-Datendatei
12:14:54                                 Weitere Informationen zu diesem Fehler erhalten Sie unter der folgenden URL:
12:14:54                                 https://www.microsoft.com/support/prodredirect/outlook2000_us.asp?err=80040119-20010c01-800408c4-1390
12:14:54 Eine Nachricht, die nicht synchronisiert werden konnte, wurde in die Datei "Lokale Fehler" verschoben. Betreff der Nachricht: "AW: Mein Betreff". Diese Nachricht ist nur im Offlineordner verfügbar.
12:14:55 Vorgang abgeschlossen

Problem:

Diese Meldungen sind gewissen Grenzen normal. Ein klassischer Grund ist, dass Änderungen an einem geteilten Ordner / freigegebenen Kalender etc. durchgeführt werden, während dieser gerade synchronisiert wird. Da die Synchronisation recht häufig läuft und viele Benutzer z.B. andere Kalender eingebunden haben, kann dies öfter vorkommen.

Lösung:

Grundsätzlich können diese Meldungen einfach ignoriert werden. Die nächste Synchronisierung wird die Daten i.d.R. korrekt übertragen. Zudem landen diese Fehlermeldungen nicht in den Posteingang, sondern in dem versteckten Ordner Synchronisierungsprobleme. Somit sollten die Fehlermeldung nicht stören.

Alternativ wäre eine Lösung, auf freigegebene Postfächer und Kalender nur online zuzugreifen und diese nicht zu synchronisieren. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Shared Mailbox in Outlook richtig einrichten.

Ich verlasse die FAU (Mail-Adresse & Postfach)

Ich verlasse die FAU, was muss ich mit meinem Exchange-Postfach tun?

Die @fau.de-E-Mail-Adresse ist eine persönliche E-Mail-Adresse und gilt auch nach dem Ausscheiden aus der Uni weiter. Sie können diese E-Mail-Adresse auch löschen lassen, dazu senden Sie einfach eine E-Mail an postmaster@fau.de mit der Bitte um Löschung der E-Mail-Adresse.

Wenn Sie die @fau.de-E-Mail-Adresse behalten wollen führen Sie folgende Schritte aus:

1. Setzen Sie im Exchange-Postfach eine Weiterleitung an Ihre private E-Mail-Adresse.
Eine Anleitung dazu finden Sie auf der RRZE-Seite unter Weiterleiten von E-Mails in der Outlook Web App (OWA).

2. Setzen Sie im IdM eine Weiterleitung an Ihre private E-Mail-Adresse.
Hierfür melden Sie sich bitte im IdM an und gehen über den Self Service zur Rubrik E-Mail. Wenn Sie die Lupe neben der entsprechenden E-Mail-Adresse wählen, gelangen Sie zu Dienstleistungen: E-Mail-Adresse. Geben Sie beim Punkt Weiterleitung an eine andere E-Mail-Adresse Ihre private E-Mail-Adresse ein.

Sobald die FAU Zugehörigkeit abgelaufen ist, wird der Empfang in der FAU Mailbox eingestellt. Somit ist auch die im Punkt 1. eingestellte Weiterleitung nicht mehr aktiv. Alle Nachrichten werden an der im Punkt 2 angegebene Adresse weitergeleitet. Ein Versand von Nachrichten mit der @fau.de-Adresse ist nicht mehr möglich. Die deaktivierte Mailbox wird nach eine Ruhezeit von 180 Tage automatisch vom System gelöscht.

E-Mails werden an falsches Postfach weitergeleitet

Wieso werden meine E-Mails an das falsche Postfach weitergeleitet?

Die Ursache hierfür ist die sogenannte Exchange-interne Zustellung. Nachdem ein persönliches Exchange-Postfach beantragt wurde, werden alle E-Mails, die von anderen Exchange-Benutzer der FAU an Ihre @fau.de-Adresse gesandt wurden, ausschließlich an dieses Postfach zugestellt. Dies gilt unabhängig davon, welche Zustelloptionen Sie für Ihre @fau.de-Adresse im IdM-Portal eingestellt haben.

Wenn Sie Ihre E-Mails nicht über zwei verschiedene Postfächer verwalten möchten, müssen Sie dafür die Weiterleitung im IdM-Portal entfernen und darauf achten, dass der Haken nur bei Microsoft-Exchange-Postfach aktiviert ist. Diese Einstellung können Sie ändern, indem Sie im IdM-Portal unter E-Mail auf die Lupe neben Ihrer FAU-Adresse gehen.

Eine konkrete Anleitung die Zustellung zu ändern finden Sie unter E-Mail-Zustellung ändern.

Alternativ können Sie auch bei uns beantragen das Exchange-Postfach löschen zu lassen. Eine andere Lösung wäre im Exchange-Postfach eine Posteingangsregel zu erstellen, welche die Mails weiterleitet.

Größenbeschränkung für E-Mail-Anhänge

Wie kann ich „große“ Dateien an den Empfänger übermitteln?

Beim Versuch, eine E-Mail mit „übergroßem“ Anhang zu versenden, wird die Mail vom Einlieferungsserver abgelehnt. Da E-Mail ein „Store-and-Forward“-Verfahren ist, bei dem die E-Mail bei allen Stationen zwischen Absender und Empfänger u.U. zwischengespeichert werden muss, nehmen Mailserver lediglich E-Mails bis zu einer Maximalgröße an.

Die  RRZE-Mailserver nehmen eingehend wie ausgehend maximal 20 MB große E-Mails an. Da für die Übertragung der E-Mail das Mailprogramm des Absenders den Anhang MIME-kodieren muss, wodurch die Größe um ca. ein Drittel erhöht wird, kann man effektiv maximal einen ca. 15 MB großen Anhang versenden.

Für größere Anhänge empfiehlt es sich, den Anhang zum Download zur Verfügung zu stellen und lediglich den entsprechenden Link darauf per E-Mail zu versenden.

Plattformen zum Austausch „großer“ Dateien ist z.B. https://faubox.rrze.fau.de.

Eine weitere Möglichkeit ist die Datei in einem ZIP-File zu komprimieren.

Exchange-Cache-Modus de-/aktivieren

Wieso werden mir im Outlook nicht alle E-Mails angezeigt?

Durch den Exchange-Cache-Modus wird die Verwendung von Exchange-Konten in Outlook optimiert. Dabei wird eine lokale Kopie des Postfachs auf dem Computer gespeichert, damit Sie zügig auf Ihre Daten zugreifen können, auch wenn Ihre Netzwerkverbindung langsam oder nicht verfügbar ist. Die Kopie wird regelmäßig über den Exchange-Server aktualisiert.

Wenn Sie den Outlook-Client im „Exchange-Cache-Modus“ verwenden, werden nur Nachrichten mit einem bestimmten Alter (standardmäßig zwölf Monate) im Client angezeigt. Die restlichen E-Mails sind ausschließlich auf dem Server verfügbar und können in der Weboberfläche https://groupware.fau.de/owa/ angezeigt werden.

Diesen Zeitraum können Sie über den Reiter Datei in den Kontoeinstellungen erweitern. Mit einem Doppelklick auf Ihre Adresse (oder diese auswählen und auf Ändern) haben Sie die Möglichkeit, die Einstellung für den Cache-Modus anpassen. Wenn Sie alle E-Mails im Outlook erscheinen lassen wollen, verschieben Sie den Regler ganz nach rechts (Alle). Wenn Sie den Haken bei Exchange-Cache-Modus verwenden entfernen, deaktivieren Sie den Modus und Ihr Outlook-Client ist dauerhaft im mit dem Exchange-Server verbunden. Zuletzt müssen Sie den Outlook-Client neu starten.