Exchange

Das Passwort für Ihr persönliches Exchange-Postfach ist identisch mit dem Ihres IdM-Accounts. Das bedeutet, wenn Sie dieses ändern möchten, müssen Sie das IdM-Passwort ändern.
Eine Anleitung dazu finden Sie weiter unten unter IdM-Passwort ändern.

Exchange-Funktionspostfächer haben kein dediziertes Passwort, sondern arbeiten mit expliziten Zugriffsberechtigungen für berechtigte Personen.

FAUMail (Dovecot)

Das Passwort für Ihr persönliches FAUMail-Postfach ist standardmäßig identisch mit dem Ihres IdM-Accounts. Sollte dies der Fall sein, müssen Sie das IdM-Passwort ändern.
Eine Anleitung dazu finden Sie weiter unten unter IdM-Passwort ändern.

Falls Sie für Ihr persönliches FAUMail-Postfach ein anderes Passwort hinterlegt haben, können Sie dies im IdM unter E-Mail ändern, indem Sie auf die Lupe neben Ihrer FAU-Adresse im Bereich „E-Mail-Postfächer“ bei „FAUMail (Dovecot)“ klicken. Dort haben Sie die Möglichkeit, ein neues Passwort zu setzen, indem Sie auf „Passwort ändern“ gehen.

Im IdM unter E-Mail können Sie das Passwort eines FAUMail-Funktionspostfachs ändern, indem Sie auf das Zahnrad gehen und „Passwort ändern“ auswählen.

IdM-Passwort ändern

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse zur Kontowiederherstellung hinterlegt haben, können Sie auf der IdM-Anmeldemaske auf „Passwort vergessen?“ klicken. Geben Sie dort Ihre IdM-Kennung ein und lösen Sie die angezeigte Aufgabe. Anschließend erhalten Sie eine E-Mail an Ihre private E-Mail-Adresse, mit der Sie ein neues Passwort setzen können.

Sollten Sie keine E-Mail-Adresse zur Kontowiederherstellung hinterlegt haben, ist jetzt der beste Zeitpunkt, dies nachzuholen. Sie können diese im IdM unter E-Mail-Adresse zur Kontowiederherstellung hinterlegen.

Falls dies bereits zu spät ist, können Sie Ihr IdM-Passwort bei einem RRZE-Helpdesk vor Ort mit Vorlage Ihres Personalausweises zurücksetzen.
Bitte beachten Sie die Öffnungszeiten der jeweiligen Theken. Diese finden Sie unter Service-Theken.

Um mehrere S/MIME-Zertifikate in Outlook zu installieren, müssen die Zertifikate zuerst normal hinzugefügt werden (vgl. https://www.anleitungen.rrze.fau.de/e-mail/e2ee/smime/s-mime-zertifikat-in-outlook-2016-2019-einbinden/)

Dafür im Outlook über „Datei“ in die Optionen gehen. Im Anschluss öffnen sich die Outlook-Optionen, dort öffnen Sie dann den Eintrag „Trust Center„ und damit die „Einstellungen für das Trust Center„.

Dann muss der Reiter „E-Mail-Sicherheit“ geöffnet werden. In diesem Fenster müssen zunächst alle Zertifikate importiert werden.

Um nun mehrere Zertifikate gleichzeitig zu verwenden, erstellen Sie weitere Zertifikatsprofile:

1. Nachdem alle Zertifikate importiert sind, klicken Sie auf Einstellungen:
2. Klicken Sie auf „Neu“ um ein weiteres Profil anzulegen
3. Geben Sie dem Profil einen aussagekräftigen Namen der das zusätzliche Zertifikat gut beschreibt
4. Wählen Sie das vorher importierte neue Zertifikat aus.

Damit sollte für jedes Zertifikat ein Profil vorhanden sein. Diese werden dann automatisch passend zur Mailbox bzw. Absende-E-Mail-Adresse ausgewählt, wenn Sie eine Mail versenden.

Persönliches Exchange-Postfach einrichten

Für die Einrichtung benötigen Sie:

• Exchange-Benutzerkennung aus IdM
• Kennwort der Exchange-Benutzerkennung

In der Regel ist die IdM-Benutzerkennung auch die Exchange-Benutzerkennung. Es gibt aber auch Ausnahmen. Sollten Sie sich nicht sicher sein, so fragen Sie ihren EDV-Betreuer vor Ort.

In dieser Dokumentation wird ein Konto für Helga Mustermann mit der E-Mail-Adresse helga.mustermann@fau.de und der Exchange-Benutzerkennung helgam eingerichtet.

1. Starten Sie Outlook for Mac und gehen über Outlook in der Menüleiste auf Einstellungen und daraufhin auf Konten. Wählen Sie im Konten-Fenster auf das Plus-Symbol und Konto hinzufügen.
2. Tragen Sie im neuen Fenster Ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen diese mit Weiter.

3. Geben Sie die Konfigurationen wie folgt ein und bestätigen Sie diese mit Konto hinzufügen:

• • • Methode: Benutzername und Kennwort
    • E-Mail-Adresse: <Ihre E-Mail-Adresse>
    • Domäne\Benutzername: fauad\<Ihre IdM-Kennung>
    • Kennwort: <Ihr IdM-Kennwort>
    • Server: groupware.fau.de

4. Mit Weiteres Konto hinzufügen können Sie weitere Postfächer einrichten, andernfalls können Sie mit Fertig die Einrichtung abschließen.

Shared Mailbox einrichten

1. Nachdem Sie Ihr persönliches Postfach in Outlook for Mac eingerichtet haben, können Sie über Outlook in der Menüleiste auf Einstellungen und daraufhin auf Konten gehen.

2. Wählen Sie als nächstes unten rechts Erweitert aus. Wechseln Sie im folgenden Fenster zum Reiter Stellvertretungen und gehen auf das Plus-Symbol im unteren Bereich Zusätzlich diese Postfächer öffnen.

3. Suchen Sie nun nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse des gewünschten Postfaches und bestätigen Sie dieses mit Hinzufügen.

4. Vergessen Sie nicht zuletzt nochmal mit OK die Einrichtung abzuschließen. Das Postfach erscheint anschließend in Ihrem Profil.

In diesem FAQ zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Serienbrief mithilfe von Excel und Word versenden können.

Sollten Sie den Serienbrief nicht von Ihrem persönlichen Postfach aus versenden, sondern stattdessen ein Funktionspostfach dafür nutzen wollen, ist es erforderlich, ein Outlook-Profil zu haben, bei dem dieses Funktionspostfach als primäres Konto konfiguriert ist. Eine Anleitung, um das Funktionspostfach als Hauptkonto einzurichten, finden Sie unter Shared Mailbox als primäre Absendeadresse konfigurieren.

Alle unten abgebildeten Namen sind zufällig und basieren nicht auf realen Personen. Dabei handelt es sich um eine zufällige Zusammenstellung der beliebtesten Vornamen und der häufigsten Nachnamen in Deutschland. Die E-Mail-Adressen sind ebenfalls fiktiv.

1. Erstellen Sie zuerst eine Excel-Tabelle mit den Spalten und Informationen, die Sie benötigen, und speichern die Datei anschließend ab. Wir empfehlen folgende Spalten zu verwenden: Vorname, Nachname, E-Mail, Geschlecht, Titel

2. Öffnen Sie Word und verfassen Sie Ihre gewünschte E-Mail. Gehen Sie danach über den Reiter Sendungen und den Punkt Seriendruck starten auf E-Mail-Nachrichten. Im Anschluss können Sie mit Empfänger auswählen und Vorhandene Liste verwenden die Excel-Datei und daraufhin die richtige Tabelle auswählen.

3. Überprüfen Sie mithilfe von Empfängerliste bearbeiten, ob die Spalten korrekt übertragen worden sind.

4a. Wählen Sie als nächstes Grußzeile aus, um die Anrede einzufügen. Optional können Sie die Anrede anpassen, um bspw. statt „Sehr geehrte(r)“ ein  „Guten Tag“ einzufügen.

Wenn Sie keine geschlechterbezogene Ansprache möchten, können Sie zu Punkt 7 springen.

4b. Falls Sie eine geschlechterbezogene Ansprache bevorzugen, können Sie eine Wenn-Dann-Sonst-Regel bauen. Hierfür müssen Sie über Regeln auf Wenn… Dann… Sonst… gehen. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste vom Feldname Geschlecht aus und Vergleichen mit dem entsprechenden Wert. Geben Sie im oberen Textfeld „Sehr geehrte Frau“ und im unteren Textfeld „Sehr geehrter Herr“ ein.

5. Fügen Sie nun über die Option Seriendruckfeld einfügen die gewünschten Anrede-Bausteine wie z.B. Titel, Vorname und Nachname ein. Vergessen Sie nicht, ein Komma am Ende der Anrede zu setzen!

Wenn Sie den Titel in der Anrede verwenden, dann verwenden Sie kein Leerzeichen zwischen Titel und nächstem Wert, da ansonsten bei Personen ohne akademischem Grad zwei Leerzeichen vorhanden sind. Dieses Problem beheben wir im nächsten Schritt.

6. Damit bei Personen mit einem akademischen Grad der Titel nicht am nächsten Wert „klebt“, benötigen wir dort ein Leerzeichen. Dieses können Sie hinzufügen, indem Sie mit Rechtsklick auf Titel (bzw. Ihrer Datenquelle) gehen und dann auf Feld bearbeiten. Im neuen Fenster setzen Sie den Haken rechts bei Danach einzufügender Text und fügen im Textfeld rechts daneben ein Leerzeichen ein. Bestätigen Sie die Einstellung mit OK.

7. Überprüfen Sie nun mit Vorschau Ergebnisse, ob Anrede und Serienbrief korrekt sind.

8. Zuletzt können Sie mit Fertig stellen und zusammenführen und E-Mail-Nachrichten versenden den Serienbrief für den Versand vorbereiten. Im Zu-Feld sollte bereits die Spalte E-Mail ausgewählt sein. Geben Sie noch einen Betreff in die Betreffzeile ein und bestätigen Sie den Versand an alle Empfänger mit OK.

Outlook sollte nun die E-Mails einzeln an alle Empfänger versenden.

Bitte beachten Sie, dass die Anzahl adressierter Empfänger pro Zeiteinheit (max. 450 pro 15 min) sowie die Anzahl der adressierten Empfänger pro einzelner E-Mail (max. 100) begrenzt sind. Überschreitung dieser Limits führt zu temporären Ablehnungen der Einlieferungen.

Einige haben das Problem, dass Outlook das Passwort nicht akzeptiert und wiederholt die Anmeldemaske anzeigt. Auf dieser Seite werden die häufigsten Ursachen vorgestellt und die entsprechende Lösung präsentiert.

1. Falsche Anmeldung

Die häufigste Ursache ist eine falsche Anmeldung an dem Outlook-Client. Viele tragen fälschlicherweise die E-Mail-Adresse als Benutzername ein. Stattdessen muss die Domäne und IdM-Kennung (fauad\<IdM-Kennung>) angegeben werden. In der unteren Abbildung finden Sie ein Beispiel mit der Kennung ex56hgaf. Wenn Sie den Benutzername nicht mehr ändern können, müssen Sie zuvor über Weitere Optionen ein Anderes Konto verwenden. Damit können Sie den Benutzername wieder anpassen.

2. Antivirenprogramm

Einige Antivirenprogramme blockieren auch Verbindungen zu sicheren Webseiten unter Anderem auch die Verbindung zu groupware.fau.de, wodurch die Einrichtung nicht möglich ist. Um das Problem zu umgehen müssen Sie in Ihrem Antivirenprogramm die Website groupware.fau.de als Ausnahme hinterlegen, damit eine Verbindung ermöglicht wird.

Eine der häufigsten Antivirenprogramme, die dieses Problem verursachen, ist der Bitdefender. Eine Anleitung wie Sie eine Ausnahme hinzufügen können finden Sie auf der Seite von Bitdefender unter So verhindern Sie, dass Bitdefender Internet-Schutz eine sichere Website blockiert. Wir empfehlen Methode 3 So können Sie eine Website zu den Ausnahmen hinzufügen – unter Windows.

Eine Anleitung für das Antivirenprogramm Sophos finden Sie unter SSL/TLS-Entschlüsselung von HTTPS-Websites. Auf der verlinkten Seite ganz unten finden Sie den entsprechenden Punkt Websites von Entschlüsselung ausschließen dazu. Dort bitte groupware.fau.de als Ausnahme einrichten.

3. NTLM-Authentifizierung

Vor allem Rechner, die sich nicht in der FAUAD befinden, haben das Problem das die Authentifizierung nicht ordnungsgemäß funktioniert. Prüfen Sie dann bitte welche NTLM-Authentifizierung verwendet wird. Suchen Sie hierfür im Startmenü nach Regedit und starten den Registrierungs-Editor. Geben Sie in der oberen Suchleiste den Pfad HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Lsa ein und navigieren dorthin. Der LmCompatibilityLevel sollte auf 3 gesetzt sein. Fügen Sie den Parameter LmCompatibilityLevel als DWORD an und setzen diesen auf 3, falls dieser nicht vorhanden ist. Diese Konfiguration zwingt den Client die NTLMv2-Authentifizierung zu erzwingen. Bestätigen Sie anschließend mit OK und starten den Rechners gegebenenfalls neu.

Es erscheinen regelmäßig solche Fehlermeldungen in meinem Postfach:

12:14:52 Synchronisiererversion 16.0.16529
12:14:52 Postfach "Mustermann, Max" wird synchronisiert
12:14:52 Lokale Änderungen im Ordner "Posteingang" werden synchronisiert
12:14:54 Übermittlung an Server "https://groupware.fau.de/mapi/emsmdb/?MailboxId=j164r73s-5k6l-35"
12:14:54 Fehler bei der Synchronisierung der Nachricht "AW: Mein Betreff"
12:14:54                                 [80040119-20010C01-800408C4-1390]
12:14:54                                 Outlook-Datendatei
12:14:54                                 Weitere Informationen zu diesem Fehler erhalten Sie unter der folgenden URL:
12:14:54                                 https://www.microsoft.com/support/prodredirect/outlook2000_us.asp?err=80040119-20010c01-800408c4-1390
12:14:54 Eine Nachricht, die nicht synchronisiert werden konnte, wurde in die Datei "Lokale Fehler" verschoben. Betreff der Nachricht: "AW: Mein Betreff". Diese Nachricht ist nur im Offlineordner verfügbar.
12:14:55 Vorgang abgeschlossen

Problem:

Diese Meldungen sind gewissen Grenzen normal. Ein klassischer Grund ist, dass Änderungen an einem geteilten Ordner / freigegebenen Kalender etc. durchgeführt werden, während dieser gerade synchronisiert wird. Da die Synchronisation recht häufig läuft und viele Benutzer z.B. andere Kalender eingebunden haben, kann dies öfter vorkommen.

Lösung:

Grundsätzlich können diese Meldungen einfach ignoriert werden. Die nächste Synchronisierung wird die Daten i.d.R. korrekt übertragen. Zudem landen diese Fehlermeldungen nicht in den Posteingang, sondern in dem versteckten Ordner Synchronisierungsprobleme. Somit sollten die Fehlermeldung nicht stören.

Alternativ wäre eine Lösung, auf freigegebene Postfächer und Kalender nur online zuzugreifen und diese nicht zu synchronisieren. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Shared Mailbox in Outlook richtig einrichten.