Kalenderberechtigungen

Sie können die Kalenderberechtigungen Ihres Kalenders einsehen oder bearbeiten, indem Sie in der Kalenderansicht mit Rechtsklick auf den entsprechenden Kalender gehen und anschließend die Einstellungen öffnen. Wechseln Sie hier zum Reiter Berechtigungen.

Die standardmäßige und gleichzeitig empfohlene Einstellung der Kalenderberechtigung für „Standard“ ist „Frei/Gebucht-Zeiten“ und für „Anonym“ ist diese „Keine“.

Bei „Standard“ handelt es sich um authentifizierte Benutzer (andere Exchange-Benutzer). Mit „Frei/Gebucht-Zeiten“ erlauben Sie diesen, Ihren Kalender zu öffnen und anzeigen zu lassen, wann Sie einen Termin haben. Betreff, Ort oder andere Informationen werden nicht angezeigt. Dadurch können andere Benutzer einfacher einen Termin mit Ihnen vereinbaren, da diese sehen können, zu welchen Zeitpunkt Sie aktuell keinen Termin haben. Gleichzeitig bleiben vertrauliche Informationen geheim.

Hinter „Anonym“ verbergen sich alle anderen Benutzer. Diese können standardmäßig keine Informationen aus dem Kalender einsehen.

Sie können auch bei „Standard“ die Berechtigung „Keine“ setzen. Dafür markieren Sie diesen und wählen bei Berechtigungsstufe Keine aus. Bestätigen Sie die Konfiguration mit OK.

Für „Standard“ und „Anonym“ empfehlen wir, keinesfalls eine höhere Berechtigungsstufe zu erteilen, da Sie sonst mehreren (teilweise unbekannten) Personen Zugriff auf Ihren Kalender geben und diesen ggf. sogar die Möglichkeit bieten, ihn zu bearbeiten.

Um Kalenderberechtigungen für bestimmte Personen zu vergeben, finden Sie dazu einen FAQ-Artikel unter Kalender für andere Nutzer freigeben.

Wenn Sie Ihren Kalender veröffentlichen möchten, z.B. um Termine (Veranstaltungen, Prüfungstermine, etc.) auf Ihrer Webseite einzubinden, finden Sie auch dazu ein FAQ-Artikel unter Kalender veröffentlichen (ICS-Feed).

Inhalte aus öffentlichen Ordnern in Shared Mailbox migrieren

Inhalte aus öffentlichen Ordnern (Public Folders) können einfach in Shared Mailboxen migriert werden, indem man Sie einfach per Drag and Drop verschiebt.

Wechseln Sie hierfür in Ihrem Outlook-Client zum Reiter Ordner.

Klappen Sie den Listeneintrag Öffentliche Ordner auf und navigieren zum jeweiligen Ordner. Außerdem müssen Sie auch die gewünschte Ziel-„SharedMailbox“ aufklappen.

Wählen Sie den zu migrierenden Ordner und halten Sie diesen gedrückt. Verschieben Sie den Ordner nun zum entsprechenden Zielort, z.B. zum Posteingang.

Sie können selbstverständlich auch einzelne E-Mails aus den öffentlichen Ordnern in eine Shared Mailbox verschieben.

Bestätigen Sie die Meldung, ob Sie den Ordner wirklich verschieben möchten, mit Ja.

Dasselbe können Sie auch mit Adressbüchern durchführen. Verschieben Sie Adressbücher bitte immer in den Ordner Kontakte.

Alle Personen, die für die SharedMailbox zugriffsberechtigt sind, können nun unter dem Reiter Kontakte alle Adressbucheinträge als Kontakt finden.

Header (Kopf) einer E-Mail anzeigen

Microsoft Outlook

Öffnen Sie die Mail mit einem Doppelklick und gehen Sie anschließend wie in der Abbildung über den Reiter Nachricht auf Markierungen.

Dabei öffnet sich ein weiteres Fenster mit dem E-Mail-Header bei Internetkopfzeile. Diesen Teil können Sie markieren (Strg. + A), kopieren (Strg. + C) und in einem beliebigen Editor (Editor, Wordpad, Notepad++) einfügen (Strg. + V).

Internetkopfzeile einfügen

Mozilla Thunderbird

Wählen Sie die E-Mail aus und geben Strg. + U in der Tastatur ein. Dadurch wir der Quelltext der gesamten Mail geöffnet (u.a. des Headers). Diesen können Sie ebenfalls mit Strg. + A markieren, kopieren und anschließend in einem beliebigen Editor einfügen.

E-Mail-Adresse von Absender überprüfen

In Outlook wird statt der E-Mail-Adresse des Absenders der Anzeigename angezeigt. Das ist dann der Fall, wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger im selben Exchange-System sind. Das Problem dabei ist, dass sich viele Spammer das zu ihrem Nutzen machen, indem sie personalisierten Spam verschicken.  Meist scheinen diese E-Mails auf den ersten Blick von bekannten Kontakten wie z.B. Mitarbeitern der FAU zu stammen, indem die Namen solcher Kontakte als Anzeigename im Absender verwendet werden. Viele E-Mail-Programme zeigen dem Empfänger, zumindest in der Standardeinstellung, lediglich den Anzeigenamen an und verbergen die eigentliche Absenderadresse. Bei genauerem Hinsehen lässt sich jedoch erkennen, dass besagte Spam-Mails meist von externen, unbekannten Absendern stammen.

Um die E-Mail-Adresse vom Absender im Outlook-Client zu überprüfen müssen Sie in der E-Mail mit dem Mauszeiger über den Absender schweben und anschließend auf den kleinen Pfeil klicken um das Kontaktfeld zu öffnen.

Kontaktfeld öffnen

Hier wird die E-Mail-Adresse angezeigt, von wo die E-Mail tatsächlich kam. Sollte die E-Mail nicht vom erwarteten Absender stammen, handelt es sich um eine Scam-Mail.

Absender prüfen

In der Outlook Web App (OWA) genügt es auf den Absender zu klicken, um das Kontaktfeld zu öffnen.

Kontaktfeld öffnen

Das Feld <E-Mail-Adresse> alleine hinter dem Anzeigenamen ist kein zuverlässiges Mittel zum überprüfen des wahren Absenders. Bitte gehen Sie die obigen Schritte durch, um sicher zu gehen, dass Sie keine Scam-Mail erhalten haben.

Shared-Mailbox als zusätzliches Postfach in Outlook öffnen

Falls Berechtigungen auf eine Shared-Mailbox über eine Distribution List (DL) vergeben werden, dann tauchen die Shared-Mailboxen nicht automatisch im Outlook-Profil der Mitglieder dieser DL auf.

Daher muss folgende Konfiguration im Outlook-Profil getätigt werden, damit diese im Outlook zusammen mit dem persönlichen Postfach auftaucht:

Wechseln Sie im Outlook-Client zum Reiter Datei.

Reiter Datei

Öffnen Sie im Menü Informationen, die Kontoeinstellungen und anschließend erneut Kontoeinstellungen.

Kontoeinstellungen

Wählen Sie in den Kontoeinstellungen Ihre E-Mail-Adresse und anschließend Ändern aus.

E-Mail einrichten: Ändern auswählen

Danach wählen Sie Weitere Einstellungen aus.

Fenster "Konto ändern"

Wechseln Sie zum Reiter Erweitert und wählen Sie Hinzufügen.

Fenster "Microsoft Exchange"

Es öffnet sich ein kleines Fenster. Hier geben Sie bitte die E-Mail-Adresse der Shared-Mailbox ein bestätigen mit OK.

Fenster "Postfach hinzufügen"

Im folgenden Fenster wird nun die Shared-Mailbox gelistet. Sie müssen nur noch mit OK bestätigen. Schließen Sie danach die Masken wie im Folgenden gezeigt.

Fenster "Microsoft Exchange"

Servereinstellungen

Erfolgsmeldung Einstellungen abgeschlossen

Jetzt sollte in der Mailbox-Ansicht in der linken Leiste von Outlook zusätzlich die Shared-Mailbox anwählbar sein.

Gelöschte Elemente aus dem Dumpster wiederherstellen

Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie gelöschte Elemente eines bestimmten Postfachs in der Outlook Web App (OWA) und in Microsoft Outlook aus dem „Dumpster“ wiederherstellen können.

Elemente wie z.B. E-Mails, Aufgaben, Kontakte und Termine landen nach der Löschung zunächst für 14 Tage im sogenannten „Dumpster“. Erst nach Ablauf dieser Zeit werden diese Elemente endgültig von den Servern gelöscht. Sollten Sie innerhalb dieser Zeitspanne etwas versehentlich gelöscht haben und nicht mehr im Ordner „Gelöschte Elemente“ finden, so können Sie versuchen, diese Elemente im sogenannten „Dumpster“ zu finden und daraus wiederherzustellen.

Outlook

Zum „Dumpster“ gelangen Sie hierbei über die folgenden Schaltflächen:

Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen

 

Outlook Web App

In der Outlook Web App gelangen Sie über folgende Schaltflächen zum „Dumpster“:

Gelöschte Elemente wiederherstellen

Anschließend können Sie die Elemente wählen, welche Sie wiederherstellen möchten.

S/MIME-Zertifikat in Thunderbird einbinden

Für das Einbinden eines S/MIME-Nutzerzertifikats in Thunderbird benötigen Sie zunächst Ihr Zertifikat, welches Sie zuvor wie unter Nutzerzertifikate beschrieben beantragt haben.

Nachdem Sie Ihr Nutzerzertifikat erfolgreich beantragt und aus Ihrem Browser exportiert haben, befindet sich auf Ihrem Rechner das fertige Zertifikat als Datei.

Zuerst wählen Sie Ihre E-Mail-Adresse und anschließend die Einstellungen aus.

Einstellungen Mozilla Thunderbird

Über den Punkt S/MIME-Sicherheit können Sie in den Einstellungen Zertifikate verwalten auswählen.

S/MIME-Sicherheit und Zertifikate verwalten

Gehen Sie im Fenster Zertifikatsverwaltung auf Importieren.

Importieren

Geben Sie nun das Passwort ein, das zur Verschlüsselung dieses Zertifikatsbackups verwendet wurde und fahren Sie mit OK fort.

Passwort eingeben

Daraufhin wird Ihr Zertifikat in der Zertifikatsverwaltung angezeigt. Bestätigen Sie das Fenster mit OK.

Mit OK bestätigen

Gehen Sie als nächstes bei Digitale Unterschrift auf Auswählen.

Digitale Unterschrift über "Auswählen"

Wählen Sie Ihr Zertifikat aus und bestätigen Sie mit OK.

Mit OK bestätigen

Als nächstes werden Sie gefragt, ob Sie das gleiche Zertifikat auch für das Ver- und Entschlüsseln verwenden möchten. Wählen Sie hier Ja aus (Optional).

"Ja" auswählen

Ihr Zertifikat wird nun auch in den Konto-Einstellungen angezeigt. Setzen Sie den Punkt bei Nachrichten digital unterschreiben (als Standard) und bestätigen Sie den Vorgang mit OK.

Nachrichten digital unterschreiben (als Standard) wählen und OK klicken

Ihr Zertifikat ist somit in Ihrem Thunderbird eingebunden und Ihre Nachrichten werden signiert.

Aufbewahrungsrichtlinien für persönliche Ordner richtig einrichten

Aufbewahrungsrichtlinien (engl. „retention policies“) sind Exchange-Regelsets, welche in Outlook und in der Outlook Web App (OWA) auf persönliche Ordner angewandt werden können.

Damit können E-Mails automatisch nach einer vom Benutzer vorgegebenen Zeit gelöscht werden. Auch eine automatisierte Archivierung von E-Mails in das persönliche Online-Archiv kann nach einer festgelegten Zeitspanne erfolgen.

Um die Vergabe von Aufbewahrungsrichtlinien für persönliche Ordner für ein Postfach aktiv zu schalten, müssen Sie diese im IdM-Portal im Bereich „Meine E-Mail-Dienstleistungen“ aktivieren. Bei Beantragung eines Online-Archivs wird die Funktion „Aufbewahrungsrichtlinien“ automatisch für ihr Postfach aktiviert.

Bitte klicken Sie dazu auf folgende rot markierte Schaltfläche („Aufräumregeln“), um die Aufbewahrungsrichtlinien-Einstellungen anzuzeigen.

"Persönliches Exchange-Postfach"

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Aufbewahrungsrichtlinien für Ihr persönliches Exchange-Postfach aktivieren können. Dort können Sie auch die Regeln sehen, welche Sie gegebenenfalls bereits für Ihre Postfach- oder Archiv-Ordner angelegt haben.

Wichtig: Aufbewahrungsrichtlinien können nur in Microsoft Outlook oder in der Outlook Web App (OWA) auf Ordner vergeben werden. Die Ansicht im IdM-Portal dient nur Ihrer Übersicht:

"Aufräumregeln"

Bitte beachten Sie zudem folgende Sachverhalte:

  • Aufbewahrungsrichtlinien können nur auf persönliche Ordner (=selbst erstellte Ordner) angewandt werden.
  • Beim automatisierten Verschieben von E-Mails in das Online-Archiv wird durch Exchange im Online-Archiv die gleiche Ordnerstruktur wie im Postfach angelegt. Die für persönliche Ordner hinterlegten individuellen Regeln werden ebenfalls für die entsprechenden Archiv-Ordner hinterlegt. Dies bedeutet, dass eventuell vorhandene Löschregeln im Postfach auf persönliche Ordner auch im Archiv angewandt werden. Die vergebenen Regeln werden zudem täglich automatisch vom Postfach zum Online-Archiv synchronisiert.

 

Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Outlook einrichten:

Nach Einrichtung der Aufbewahrungsrichtlinien im IdM-Portal erscheint nach einem Neustart von Outlook ein neuer Reiter „Richtlinie“ bei den Eigenschaften persönlicher Ordner (Rechtsklick auf den Ordner):

Aufbewahrungsrichtlinien im Outlook
Aufbewahrungsrichtlinien im Outlook

Im Dropdown-Menü „Ordnerrichtlinie“ können Sie nun die gewünschte Verwahrdauer der E-Mails in diesem Ordner bis zur Löschung angeben. Besitzen Sie ein Onlinearchiv, so erscheint weiter unten beim Reiter „Richtlinie“ der Bereich „Onlinearchiv“. Hier können Sie die Verwahrdauer der E-Mails einstellen, also den Zeitraum, bis diese ins Onlinearchiv verschoben werden.

 

Aufbewahrungsrichtlinien in der Outlook Web App (OWA) einrichten:

Personen, die nicht mit dem „Microsoft Outlook“-Client arbeiten, können Regelsets auch über die Outlook Web App (OWA) verwalten.

Hier erfolgt die Zuweisung eines Regelsets für einen Ordner folgendermaßen: Bei Rechtsklick auf einen persönlichen Ordner erscheint die Auswahl „Richtlinie zuweisen“.

Wenn Sie auf diese Auswahl mit ihrer Maus fokussieren, erscheinen die Richtlinien, welche dem persönlichen Ordner zugewiesen werden können.

Aufbewahrungsrichtlinien im OWA
Aufbewahrungsrichtlinien im OWA

 

FAUMail-Postfach (Dovecot) in einem Microsoft Outlook Client einrichten

Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für ein FAUMail-Postfach (Dovecot) in Microsoft Outlook. Alternativ haben FAUMail-Benutzer auch die Möglichkeit, Ihre E-Mails über die FAUMail-Weboberfläche https://faumail.fau.de abzurufen. Als lokalen E-Mail-Client für FAUMail-Postfächer (Dovecot) unterstützt das RRZE aber ausschließlich Mozilla Thundbird.

Microsoft Outlook 2016

Beim Anlegen eines Outlook-Profil müssen Sie zuerst Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen auswählen und mit Weiter voran schreiten.

Auf dem Bild wird gezeigt, dass Sie "Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen" wählen und auf "Weiter" klicken sollen.

Wählen Sie hier POP oder IMAP aus und gehen erneut auf Weiter.

Auf dem Bild wird gezeigt, dass Sie "POP oder IMAP" wählen und dann "Weiter" klicken sollen.

Geben Sie nun folgende Server-Konfigurationen ein:

  • Ihr Name: <Ihr Name>
  • E-Mail-Adresse: <Ihre FAU-Adresse>
  • Kontotyp: IMAP
  • Posteingangsserver: faumail.fau.de
  • Postausgangsserver: smtp-auth.fau.de
  • Benutzername: <Ihre IdM-Kennung>
  • Kennwort: <Ihr IdM-Kennwort>

Der der Einfachheit halber können Sie das Kennwort speichern. Sobald Sie alle Konfigurationen eingetragen haben gehen Sie weiter auf Weitere Einstellungen.

Im Bild wird gezeigt, dass sie auf "Weitere Einstellungen" klicken sollen.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Wechseln Sie den Reiter zu Posteingangsserver und setzen Sie den Haken bei Der Postausgangserver (SMTP) erfordert Authentifizierung. Geben Sie bei Anmelden mit Ihren Benutzernamen (IdM-Kennung) und das entsprechende Kennwort an.

Dieses Bild zeigt, dass Sie den Reiter "Postausgangsserver" wählen sollen.

Wechseln Sie anschließend erneut den Reiter zu Erweitert und geben dort als Port für den Posteingangsserver (IMAP), anders als im folgenden Screenshot dargestellt, bevorzugt 993 und für den Postausgangsserver (SMTP) den Port 465 an, sowie als verschlüsselten Verbindungstyp SSL/TLS. Um die Auswahl zu bestätigen gehen Sie auf OK.

Dieses Bild zeigt Ihnen, dass Sie erst auf den Reiter "Erweitert" und dann auf "OK" klicken sollen.

Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf Weiter und zum Schluss auf Fertig stellen gehen.

Dieses Bild zeigt Ihnen, dass Sie auf "Weiter" klicken sollen, nachdem Sie alle Werte eingetragen haben.

Somit ist Ihr FAUMail-Postfach (Dovecot) in Ihrem Microsoft Outlook 2016 Client eingerichtet.

 

Microsoft Outlook 2019

Beim Anlegen eines Outlook-Profil müssen Sie zuerst Ihre FAU-Mail-Adresse angeben und anschließend auf Verbinden gehen.

Das Bild zeigt Ihnen, dass Sie im Fenster "Willkommen bei Outlook" Ihre E-Mail-Adresse eingeben.

Wählen Sie daraufhin als Kontotyp IMAP aus.

Das Bild zeigt Ihnen, dass Sie im Fenster "Kontotyp auswählen" den entsprechenden Typ auswählen.

Als nächstes müssen Sie, anders als im nachfolgenden Screenshot dargestellt, bevorzugt folgende IMAP-Kontoeinstellungen eintragen:

  • Eingehende E-Mail
    • Server: faumail.fau.de
    • Port 993
    • Verschlüsselungsmethode: SSL/TLS
  • Ausgehende E-Mail
    • Server: smtp-auth.fau.de
    • Port: 465
    • Verschlüsselungsmethode: SSL/TTLS

Abschließend müssen Sie noch Ihre Konfigurationen mit Weiter bestätigen.

Das Bild zeigt, dass Sie bei den Ihr Konto betreffenden IMAP-Kontoeinstellungen auf "Weiter" klicken sollen

Somit ist Ihr FAUMail-Postfach (Dovecot) in Microsoft Outlook 2019 eingerichtet.

S/MIME-Zertifikat in Outlook 2016/2019 einbinden

Für das Einbinden eines S/MIME-Nutzerzertifikats in Outlook benötigen Sie zunächst Ihr Zertifikat, welches Sie zuvor wie unter Nutzerzertifikate beschrieben beantragt haben.

Nachdem Sie Ihr Nutzerzertifikat erfolgreich beantragt und aus Ihrem Browser exportiert haben, befindet sich auf Ihrem Rechner das fertige Zertifikat als Datei.

Um es in Outlook 2016/2019 einzubinden, öffnen Sie das Sicherheitscenter in Outlook.

Sie erreichen es unter dem Reiter Datei und dem Punkt Optionen.

Auf diesem Bild wird gezeigt, dass in Outlook "Datei" eingekreist ist.   Auf diesem Bild ist gezeigt, dass "Optionen" rot eingekreist ist.

Wählen Sie an der linken Spalte Trust Center und danach Einstellungen für das Trust Center aus.

Trust Center

Wechseln Sie zum Punkt E-Mail-Sicherheit und gehen im Anschluss auf Importieren/Exportieren.

Outlook Importieren vom Zertifikat

In diesem Fenster können Sie über Durchsuchen, die entsprechende Zertifikats-Datei auswählen, die Sie vorher aus dem Browser gesichert haben.

Ergänzen Sie das Formular mit dem beim Sichern vergebenen Passwort des Zertifikatseigners und klicken Sie anschließend OK.

Outlook Zertifikat auswählen

Klicken Sie erneut auf OK, um den Schlüsselimport abzuschließen.

Import des privaten Austauschschlüssels

Aktivieren Sie die digitale Signatur, indem Sie den Haken bei Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen setzen. Wählen Sie zudem unter Standardeinstellungen Ihre S/Mime-Einstellung aus. Das Auswählen von In GAL veröffentlichen erleichtert anderen, Ihnen verschlüsselte E-Mails zu versenden.

Outlook Zertifikat veröffentlichen

Gehen Sie zusätzlich in den Einstellungen für Ihr S/MIME und wählen Sie hier als Hashalgorithmus SHA256. Bestätigen Sie zuletzt alle Einstellungen mit OK.

Auf diesem Bild ist gezeigt, dass "Hashalgorithmus" rot eingekreist ist.

Falls Sie im Sicherheitscenter den Haken bei Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen nicht gesetzt haben, können Sie eine E-Mail signieren, indem Sie in der Karteikarte Optionen auf Signieren klicken.

Outlook Mail