S/MIME-Zertifikat in Thunderbird einbinden

Für das Einbinden eines S/MIME-Nutzerzertifikats in Thunderbird benötigen Sie zunächst Ihr Zertifikat, welches Sie zuvor wie unter Nutzerzertifikate beschrieben beantragt haben.

Nachdem Sie Ihr Nutzerzertifikat erfolgreich beantragt und aus Ihrem Browser exportiert haben, befindet sich auf Ihrem Rechner das fertige Zertifikat als Datei.

Zuerst wählen Sie Ihre E-Mail-Adresse und anschließend die Einstellungen aus.

Über den Punkt S/MIME-Sicherheit können Sie in den Einstellungen Zertifikate verwalten auswählen.

Gehen Sie im Fenster Zertifikatsverwaltung auf Importieren.

Geben Sie nun das Passwort ein, das zur Verschlüsselung dieses Zertifikatsbackups verwendet wurde und fahren Sie mit OK fort.

Daraufhin wird Ihr Zertifikat in der Zertifikatsverwaltung angezeigt. Bestätigen Sie das Fenster mit OK.

Gehen Sie als nächstes bei Digitale Unterschrift auf Auswählen.

Wählen Sie Ihr Zertifikat aus und bestätigen Sie mit OK.

Als nächstes werden Sie gefragt, ob Sie das gleiche Zertifikat auch für das Ver- und Entschlüsseln verwenden möchten. Wählen Sie hier Ja aus (Optional).

Ihr Zertifikat wird nun auch in den Konto-Einstellungen angezeigt. Setzen Sie den Punkt bei Nachrichten digital unterschrieben (als Standard) und bestätigen Sie den Vorgang mit OK.

Ihr Zertifikat ist somit in Ihrem Thunderbird eingebunden und Ihre Nachrichten werden signiert.

Aufbewahrungsrichtlinien für persönliche Ordner richtig einrichten

Aufbewahrungsrichtlinien (engl. „retention policies“) sind Exchange-Regelsets, welche in Outlook und in der Outlook Web App (OWA) auf persönliche Ordner angewandt werden können.

Damit können E-Mails automatisch nach einer vom Benutzer vorgegebenen Zeit gelöscht werden. Auch eine automatisierte Archivierung von E-Mails in das persönliche Online-Archiv kann nach einer festgelegten Zeitspanne erfolgen.

Um die Vergabe von Aufbewahrungsrichtlinien für persönliche Ordner für ein Postfach aktiv zu schalten, müssen Sie diese im IdM-Portal im Bereich „Meine E-Mail-Dienstleistungen“ aktivieren. Bei Beantragung eines Online-Archivs wird die Funktion „Aufbewahrungsrichtlinien“ automatisch für ihr Postfach aktiviert.

Bitte klicken Sie dazu auf folgende rot markierte Schaltfläche („Aufräumregeln“), um die Aufbewahrungsrichtlinien-Einstellungen anzuzeigen.

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Aufbewahrungsrichtlinien für Ihr persönliches Exchange-Postfach aktivieren können. Dort können Sie auch die Regeln sehen, welche Sie gegebenenfalls bereits für Ihre Postfach- oder Archiv-Ordner angelegt haben.

Wichtig: Aufbewahrungsrichtlinien können nur in Microsoft Outlook oder in der Outlook Web App (OWA) auf Ordner vergeben werden. Die Ansicht im idM-Portal dient nur Ihrer Übersicht:

Bitte beachten Sie zudem folgende Sachverhalte:

  • Aufbewahrungsrichtlinien können nur auf persönliche Ordner (=selbst erstellte Ordner) angewandt werden.
  • Beim automatisierten Verschieben von E-Mails in das Online-Archiv wird durch Exchange im Online-Archiv die gleiche Ordnerstruktur wie im Postfach angelegt. Die für persönliche Ordner hinterlegten individuellen Regeln werden ebenfalls für die entsprechenden Archiv-Ordner hinterlegt. Dies bedeutet, dass eventuell vorhandene Löschregeln im Postfach auf persönliche Ordner auch im Archiv angewandt werden. Die vergebenen Regeln werden zudem täglich automatisch vom Postfach zum Online-Archiv synchronisiert.

 

Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Outlook einrichten:

Nach Einrichtung der Aufbewahrungsrichtlinien im IdM-Portal erscheint nach einem Neustart von Outlook ein neuer Reiter „Richtlinie“ bei den Eigenschaften persönlicher Ordner (Rechtsklick auf den Ordner):

Aufbewahrungsrichtlinien im Outlook
Aufbewahrungsrichtlinien im Outlook

Im Dropdown-Menü „Ordnerrichtlinie“ können Sie nun die gewünschte Verwahrdauer der E-Mails in diesem Ordner bis zur Löschung angeben. Besitzen Sie ein Onlinearchiv, so erscheint weiter unten beim Reiter „Richtlinie“ der Bereich „Onlinearchiv“. Hier können Sie die Verwahrdauer der E-Mails einstellen, also den Zeitraum, bis diese ins Onlinearchiv verschoben werden.

 

Aufbewahrungsrichtlinien in der Outlook Web App (OWA) einrichten:

Personen, die nicht mit dem „Microsoft Outlook“-Client arbeiten, können Regelsets auch über die Outlook Web App (OWA) verwalten.

Hier erfolgt die Zuweisung eines Regelsets für einen Ordner folgendermaßen: Bei Rechtsklick auf einen persönlichen Ordner erscheint die Auswahl „Richtlinie zuweisen“.

Wenn Sie auf diese Auswahl mit ihrer Maus fokussieren, erscheinen die Richtlinien, welche dem persönlichen Ordner zugewiesen werden können.

Aufbewahrungsrichtlinien im OWA
Aufbewahrungsrichtlinien im OWA

 

FAUMail-Postfach (Dovecot) in einem Microsoft Outlook Client einrichten

Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für ein FAUMail-Postfach (Dovecot) in Microsoft Outlook. Alternativ haben FAUMail-Benutzer auch die Möglichkeit, Ihre E-Mails über die FAUMail-Weboberfläche https://faumail.fau.de abzurufen. Als lokalen E-Mail-Client für FAUMail-Postfächer (Dovecot) unterstützt das RRZE aber ausschließlich Mozilla Thundbird.

Microsoft Outlook 2016

Beim Anlegen eines Outlook-Profil müssen Sie zuerst Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen auswählen und mit Weiter vorran schreiten.

Wählen Sie hier POP oder IMAP aus und gehen erneut auf Weiter.

Geben Sie nun folgendene Server-Konfigurationen ein:

  • Ihr Name: <Ihr Name>
  • E-Mail-Adresse: <Ihre FAU-Adresse>
  • Kontotyp: IMAP
  • Posteingangsserver: faumail.fau.de
  • Postausgangsserver: smtp-auth.fau.de
  • Benutzername: <Ihre IdM-Kennung>
  • Kennwort: <Ihr IdM-Kennwort>

Der der Einfachheit halber können Sie das Kennwort speichern. Sobald Sie alle Konfigurationen eingetragen haben gehen Sie weiter auf Weitere Einstellungen.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Wechseln Sie den Reiter zu Posteingangsserver und setzen Sie den Haken bei Der Postausgangserver (SMTP) erfordert Authentifizierung. Geben Sie bei Anmelden mit Ihren Benutzernamen (IdM-Kennung) und das entsprechende Kennwort an.

Wechseln Sie anschließend erneut den Reiter zu Erweitert und geben dort als Port für den Posteingangsserver (IMAP) 143 und für den Postausgangsserver (SMTP) den Port 587 an. Um die Auswahl zu bestätigen gehen Sie auf OK.

Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf Weiter und zum Schluss auf Fertig stellen gehen.

Somit ist Ihr FAUMail-Postfach (Dovecot) in Ihrem Microsoft Outlook 2016 Client eingerichtet.

 

Microsoft Outlook 2019

Beim Anlegen eines Outlook-Profil müssen Sie zuerst Ihre FAU-Mail-Adresse angeben und anschließend auf Verbinden gehen.

Wählen Sie daraufhin als Kontotyp IMAP aus.

Als nächstes müssen Sie folgende IMAP-Kontoeinstellungen eintragen:

  • Eingehende E-Mail
    • Server: faumail.fau.de
    • Port 143
    • Verschlüsselungsmethode: STARTTLS
  • Ausgehende E-Mail
    • Server: smtp-auth.fau.de
    • Port: 587
    • Verschlüsselungsmethode: STARTTLS

Abschließend müssen Sie noch Ihre Konfigurationen mit Weiter bestätigen.

Somit ist Ihr FAUMail-Postfach (Dovecot) in Microsoft Outlook 2019 eingerichtet.

S/MIME-Zertifikat in Outlook 2016/2019 einbinden

Für das Einbinden eines S/MIME-Nutzerzertifikats in Outlook benötigen Sie zunächst Ihr Zertifikat, welches Sie zuvor wie unter Nutzerzertifikate beschrieben beantragt haben.

Nachdem Sie Ihr Nutzerzertifikat erfolgreich beantragt und aus Ihrem Browser exportiert haben, befindet sich auf Ihrem Rechner das fertige Zertifikat als Datei.

Um es in Outlook 2016/2019 einzubinden, öffnen Sie das Sicherheitscenter in Outlook.

Sie erreichen es unter dem Reiter Datei und dem Punkt Optionen.

  Outlook Orpionen

Wählen Sie an der linken Spalte Trust Center und danach Einstellungen für das Trust Center aus.

Trust Center

Wechseln Sie zum Punkt E-Mail-Sicherheit und gehen im Anschluss auf Importieren/Exportieren.

Outlook Importieren vom Zertifikat

In diesem Fenster können Sie über Durchsuchen, die entsprechende Zertifikats-Datei auswählen, die Sie vorher aus dem Browser gesichert haben.

Ergänzen Sie das Formular mit dem beim Sichern vergebenen Passwort des Zertifikatseigners und klicken Sie anschließend OK.

Outlook Zertifikat auswählen

Klicken Sie erneut auf OK, um den Schlüsselimport abzuschließen.

Import des privaten Austauschschlüssels

Aktivieren Sie die digitale Signatur, indem Sie den Haken bei Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen setzen. Wählen Sie zudem unter Standardeinstellungen Ihre S/Mime-Einstellung aus. Das Auswählen von In GAL veröffentlichen erleichter anderen, Ihnen verschlüsselte E-Mails zu versenden.

Outlook Zertifikat veröffentlichen

Falls Sie im Sicherheitscenter den Haken bei Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen nicht gesetzt haben, können Sie eine E-Mail signieren, indem Sie in der Karteikarte Optionen auf Signieren klicken.

Outlook Mail

Kurzbeschreibung zur Outlook Web App

Diese Anleitung soll als Hilfe für die Benutzung der Outlook Web App (OWA) dienen.

Um sich an der Weboberfläche anmelden zu können, müssen Sie in Ihrem Browser in der URL-Leiste die Seite https://groupware.fau.de aufrufen. Geben Sie bei Benutzername Ihre IdM-Kennung und bei Kennwort das dazugehörige Passwort ein und gehen danach auf Anmelden. In diesem Beispiel wird die IdM-Kennung ex56hgaf von Max Mustermann verwendet.

Nun befinden Sie sich in der Outlook Web App (OWA).

Für das Erstellen einer neuen E-Mail müssen Sie auf Neu gehen.

Es erscheint ein Fenster auf der rechten Seite, in welchem Sie Ihre E-Mail verfassen können.
Die wichtigsten Punkte dabei sind:

1. Hier geben Sie die Adresse des Adressaten ein. Darunter können Sie noch eine Kopie (CC) oder Blindkopie (BCC) der E-Mail an andere Empfänger vorsehen.

2. Diese Zeile ist für den Betreff vorhergesehen.

3. Dieses Feld ist das Eingabefeld für den eigentlichen Nachrichteninhalt.

4. Wenn Sie zusätzlich noch eine Datei versenden möchten, können Sie das über das Anfügen-Feld tun.

5. Sobald Ihre Nachricht fertig zum Abschicken ist, können Sie diese über die Schaltfläche Senden am oberen oder unteren Rand der Eingabemaske versenden.

6. Falls Sie die E-Mail lieber in einem eigenen Fenster bearbeiten möchten, können Sie den Entwurf auch abdocken. Dabei öffnet sich dann ein neues Fenster.

Gehen Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen Optionen aus.

In den Optionen wählen Sie unter dem Bereich Layout den Punkt E-Mail-Signatur. Sie können nun die gewünschte Signatur ins Eingabefeld eintragen. Wenn Sie die Signatur automatisch beim Erstellen einer neuen E-Mail angefügt haben möchten, setzen Sie den Haken bei der oberen Auswahloption. Vergessen Sie nicht die Eingaben zu speichern, sonst gehen die Änderungen verloren.

Um wieder in Ihren Posteingang zu gelangen, gehen Sie links oben auf den linksgerichteten Pfeil bei Optionen.

Selbstverständlich können Sie über die Weboberfläche auch auf den Kalender, das Adressbuch (Personen), Ihre Kontakte (Personen) oder Aufgaben zugreifen.  Über die neun Kacheln oben links kommen Sie ins Menü. Wählen Sie anschließend das gewünschte Feld aus, um in den entsprechenden Bereich zu gelangen.

 

Hinweis: Auf Mobilgeräten gehen Sie bitte vor wie weiter unten im Abschnitt „Mobilgerät“ beschrieben.

Klicken Sie oben rechts auf das Profilbild-Symbol und wählen Weiteres Postfach öffnen aus.

Es erscheint nun ein kleines Fenster. Geben Sie hier den Namen oder die E-Mail-Adresse der Shared Mailbox ein (im Beispiel hier ZZZ Muster SMB), wählen diese aus und klicken nach der Eingabe auf Öffnen.

Sie haben nun Zugriff auf das gewählte Postfach. Um erneut zu Ihrem persönlichen Postfach zu wechseln, wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte. Geben Sie statt der Shared Mailbox nun Ihren Namen ein.

In der Regel wird die Shared Mailbox dann in einem separaten Tab Ihres Browsers geöffnet. In der aktuellen OWA-Version gibt es allerdings die Möglichkeit, sich die Shared Mailbox im Bereich Mail einzubinden. Man klickt auf die oberste Ebene (Displayname) seines eigenen Postfachs, öffnet dann mit Rechtsklick das Kontextmenü, wählt Add shared folder … bzw. Freigegebenen Ordner hinzufügen … und kann so das freigegebene Postfach einbinden. Dabei werden alle Ordner des Postfachs eingebunden. Falls Sie weitere Elemente der Shared Mailbox (Kalender und Kontakte) benötigen, dann müssen Sie die Shared Mailbox über den weiter oben beschriebenen Weg öffnen.

Mobilgerät

Auf einem Mobilgerät wird die oben beschriebene Funktion nicht angeboten. Um dort das Postfach zu wechseln, geben Sie, wie in der folgenden Abbildung gezeigt, in der Suchleiste Ihres Browsers die E-Mail-Adresse des entsprechendem Postfachs hinter der URL an.

OWA_Anleitung_Android

OWA stellt lediglich die Basis-Funktionalität zur Verfügung, d.h. es werden nicht alle Features eines vollwertigen E-Mail-Clients angeboten bzw. machen im Browser Sinn. In der Vorschau wird zwar angezeigt, ob eine Nachricht digital signiert ist, jedoch können die meisten Browser die weiteren Signatur-Informationen nicht anzeigen. Verschlüsselte Nachrichten können nicht angezeigt werden, da im Browser der private Schlüssel des Benutzerzertifikats nicht importiert ist. Zum einen möchte man nur in seltenen Fällen den privaten Schlüssel dem Browser überlassen. Zum anderen werden Nachrichten nicht umsonst verschlüsselt. Man will unter anderem das Lesen auf nicht autorisierten Geräten unterbinden. Man nutzt die OWA oft auf fremden Geräten und in diesen Browsern wäre das Zertifikat definitiv fehl am Platz.

Falls Sie vollwertig mit S/MIME-Zertifikaten arbeiten möchten, empfehlen wir den Einsatz eines E-Mail-Clients. Manche Clients gibt es auch als portable Version (keine permanente Installation am Rechner und Möglichkeit, die Installation auf einem mobilen Datenträger ohne weiteres mitzunehmen), die ohne Administrator-Rechte installiert werden können.

Um eine Raumreservierung vorzunehmen, gehen Sie in Outlook auf dem Feld Raum und wählen den Raum aus dem globalen Adressbuch aus. In der OWA werden allerdings nur 100 Einträge angezeigt. Somit ist es gut möglich, dass der gewünschte Raum nicht angezeigt wird. Dieses Verhalten basiert auf einer Design-Entscheidung von Microsoft. Die Lösung hierfür ist, den Raum direkt als Teilnehmer hinzuzufügen.

Manchmal ist es erwünscht, eine Nachricht mit Absender der Shared Mailbox zu verschicken, aber es wird als zu umständlich empfunden, in die Shared Mailbox zu wechseln.

Hierzu können Sie bei der OWA im Eingabefenster für eine neue Nachricht in der Menüleiste rechts oben auf „…“ klicken und haben dann die Möglichkeit, den Absender zu ändern. Erst beim Versenden wird geprüft, ob Sie tatsächlich über die Rechte zum Versand mit dieser E-Mail-Adresse verfügen. Sollte dies nicht der Fall sein, dann bekommen Sie die Nachricht mit einer Fehlermeldung (Non-Delivery Report, NDR) zurück.

Um sich vom Postfach abzumelden, gehen Sie erneut oben rechts auf das Profilbild-Symbol und anschließend auf Abmelden.

Sollten Sie weitere Fragen zur Outlook Web App (OWA) haben, können Sie sich jederzeit an exchange@fau.de wenden.

Adressen der FAUMail-Server im Überblick

Der E-Mail-Dienst an der FAU wird vom RRZE sowie von institutseigenen E-Mail-Servern erbracht.

Informationen für FAUMail-Nutzer

Siehe auch Zugangsdaten

Postausgangsserver: Versenden von E-Mails

Protokoll  SMTP
Server smtp-auth.fau.de
Server erfordert Authentifizierung Ja
Sichere Verbindung (Verbindungsverschlüsselung) aktiviert
Sichere (Passwort-)Authentifizierung deaktiviert
Authentifizierungsmethode Klartext-Passwort
Port 587, TLS bzw. STARTTLS aktiviert
465, SSL aktiviert (alternativ)
Benutzername E-Mail-Adresse
Passwort IdM-Passwort

Posteingangsserver: Abrufen von E-Mails

Protokoll IMAP
Webmail
Server faumail.fau.de https://faumail.fau.de
Port 143 TLS bzw. STARTTLS aktiviert
993, SSL aktiviert (alternativ)
Benutzername E-Mail-Adresse E-Mail-Adresse
Passwort E-Mail-Passwort E-Mail-Passwort

Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, in den Einstellungen eines E-Mail-Programms das E-Mail-Passwort nicht zu speichern. Das E-Mail-Passwort sollte erst beim Starten des Programms eingegeben werden. Für E-Mail-Programme wird das Zugriffsprotokoll IMAP unterstützt.

Massenantwort auf mehrere einzelne Nachrichten

Die jetzige Situation erfordert es manchmal, eine Antwort an mehrere Empfänger zu verfassen, die aus verschiedenen Rückmeldungen stammen. An dieser Stelle ist es irrelevant, ob die Nachricht an eine Mailingliste, einen Verteiler oder einfach eine Ansammlung von Einzeladressen ging.

In allen Fällen gilt:

Falls Sie diesen Personenkreis über Einzeladressen anschreiben, überlegen Sie sich bitte, ob es zwingend notwendig ist, dass die Adressaten Ihre E-Mail-Adressen gegenseitig sehen können (To/An oder Cc/Kopie an) oder ob dies definitiv unerwünscht ist (Bcc/Blindkopie an). Für große Adressatenkreise empfehlen wir aus Datenschutzgründen in jedem Fall die Bcc-Adressierung. Bitte beachten Sie auch die weiteren Hinweise auf unserer Seite E-Mail-Versand an große Adressatenkreise.

Falls Sie diesen Personenkreis öfter anschreiben müssen, empfehlen wir Ihnen, hierfür bei postmaster@fau.de eine Mailingliste einrichten zu lassen, welche Sie dann mit diesen Adressen über eine Weboberfläche befüllen können. Je nach Einstellung der Mailingliste kann den Personen die Möglichkeit eingeräumt werden, sich selbst aus der Liste wieder auszutragen oder auch an die Liste zu antworten.

Lösungsweg

Microsoft Outlook

Standardmäßig hat Outlook keine Lösung für dieses Problem. Jedoch scheint es Wege über VB Skripten, kostenpflichtige AddIns oder nicht triviale Agenten in Outlook zu geben. Wir werden auf diese Möglichkeiten hier nicht eingehen, da wir keine Unterstützung in diesen Bereichen leisten können.

Es gibt jedoch zwei Wege, die auf Outlook basieren und durchaus mit vertretbarem Aufwand verbunden sind.

1. Möglichkeit:

Wenn die Liste primär aus FAU-Mitarbeitern besteht und nicht sehr umfangreich ist, dann können Sie den schnellen Weg ausprobieren.  Dafür müssen Sie die gewünschten Nachrichten kopieren und anschließend diese Inhalte in eine Excel-Tabelle einfügen. Somit bekommen Sie den Anzeigenamen in eine Spalte und es kann diese wieder in eine Outlook-Nachricht eingefügt werden. Mittels der Funktion „Adressen prüfen“ (Alt+K) können Sie versuchen, die Adressen aufzulösen. Wenn die Adressen aus einem Exchange-Postfach stammen und die Empfänger keine Namensvetter haben, dann haben Sie gute Erfolgsaussichten. Wir reden über Namensvetter, wenn der Vorname, Nachname und eventueller Namenszusatz nicht eindeutig sind. Wenn zu viele solcher Fälle auftreten oder Ihnen der Aufwand zu groß erscheint, dann können Sie sich den weiteren Weg weiter unten ansehen.

2. Möglichkeit:

Für Fälle, bei den die Nachrichten von Personen, die nicht im Adressbuch stehen oder E-Mail-Clients ohne Unterstützung bei der Konto-Einrichtung kommen, dann müssen Sie diesen Weg gehen. Zunächst müssen sich alle Nachrichten, auf die Sie antworten möchten, in einem Verzeichnis befinden. Sie müssen zuerst über den Reiter Datei auf Importieren/Exportieren gehen.

Daraufhin In Datei exportieren auswählen.

In diesem Schritt wählen Sie bitte Durch Trennzeichen getrennte Werte aus.

Wählen Sie hier den entsprechenden Ordner aus, in dem die betroffenen Nachrichten sind.

Hier können Sie den Speicherort der CSV-Datei angeben. Sie können auch den Standardpfad belassen.

Im nächsten Schritt müssen Sie auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen oder falls es ausgegraut sein sollte, das Häkchen setzen.

Im letzten Schritt müssen Sie zuerst die bestehende Zuordnung löschen und den Eintrag „Von: (Adresse)“ in die rechte Spalte übertragen.

Im rechten Bereich sehen Sie, wie es aussehen soll. Anschließend müssen Sie den Vorgang noch bestätigen und fertig stellen.

Somit haben Sie alle Adressen in einer Excel-Tabelle. Diese Adressen können Sie dann für den Adressatenkreis Ihren Antwort nehmen. 

Outlook-Profil

SystemsteuerungUm Ihre Outlook-Profile zu verwalten, müssen Sie zuerst über die Systemsteuerung alle Profile auflisten.

Suchen Sie in der Windows-Suche nach der Systemsteuerung und starten diese.

Wählen Sie in der Systemsteuerung den Punkt E-Mail aus. Sollten Sie diesen Punkt nicht finden, ändern Sie die Ansicht auf Kleine Symbole, damit Sie alle Einstellungen übersichtlich sehen können.

Wenn Sie im nächsten Fenster Profile anzeigen auswählen, erscheint die Auflistung aller Outlook-Profile.E-Mail & Profile anzeigen

Neues Profil anlegen

Ein neues Profil können Sie erstellen, indem Sie Hinzufügen auswählen. Daraufhin müssen Sie einen Namen für das Outlook-Profil eingeben. Es wird empfohlen, einen passenden Namen einzutragen.

Neues Outlook-Profil

Im Anschluss können Sie Ihr Exchange-Postfach einrichten. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Exchange-Postfach in Outlook 2016 unter Windows 10 hinzufügen.

Anderes Profil auswählen

In diesem Fenster können Sie auch aussuchen, welches Profil nach dem Start von Outlook genutzt werden soll.

Sie haben die Möglichkeit, bei Beim Start von Microsoft Outlook dieses Profil verwenden auszuwählen, ob Sie jedes mal gefragt werden sollen, welches Profil Sie verwenden möchten (Abbildung links). Wenn immer dasselbe Profil gestartet werden soll, können Sie hier auch das entsprechende Profil auswählen. (Abbildung rechts).

Am Ende können Sie die Einstellung mit OK speichern.

Outlook-Profil verwenden    Outlook-Profil auswählen

Profil löschen

Ein Outlook-Profil können Sie löschen, indem Sie zuerst das entsprechende Profil und anschließend Entfernen auswählen. Wählen Sie bei der nächsten Abfrage Ja aus, wenn Sie sich sicher sind, das Profil löschen zu wollen.

Alle Inhalte aus dem Exchange-Postfach werden nicht gelöscht, da diese auf einem zentralen Server liegen und Sie auf Ihr Postfach auch über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) weiterhin zugreifen können.

Achtung: Alle Elemente, die nicht auf dem Exchange-Postfach sind, sondern nur im Outlook eingebunden wurden, wie z. B. ein Offline-Archiv (PST-Dateien), gehen hierbei verloren.

Outlook Profil entfernen

Exchange-Postfach als IMAP-Konto in Thunderbird einrichten

Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für ein persönliches Exchange-Postfach in Thunderbird. Alternativ haben Exchange-Nutzer auch die Möglichkeit, Ihre E-Mails über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) abzurufen.

Beim erstmaligen Starten von Thunderbird wird gefragt, ob eine neue E-Mail-Adresse erstellt werden soll. Hier klicken Sie auf Überspringen und meine existierende E-Mail-Adresse verwenden. Falls bereits ein E-Mail-Konto eingebunden ist, können Sie über Datei -> Neu -> Existierendes E-Mail-Konto… ein weiteres Konto hinzufügen.

Daraufhin werden Sie aufgefordert, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie das zugehörige Passwort einzugeben. Danach wählen Sie Manuell bearbeiten.

Die Servereinstellungen tragen Sie wie folgt ein:

  • Posteingangs-Server: IMAP; groupware.fau.de
  • Postausgangs-Server: SMTP; groupware.fau.de
  • Benutzername: fauad\ex56hgaf

In unserem Beispiel lautet die Exchange-Benutzerkennung von Max Mustermann ex56hgaf. Also trägt er als Benutzername fauad\ex56hgaf ein.

Anschließend klicken Sie auf Erneut testen.

Als Nächstes öffnen Sie über Erweiterte Einstellungen die Konten-Einstellungen. In diesem Fenster wählen Sie Postausgangs-Server (SMTP) aus und rechts Bearbeiten bzw. Hinzufügen aus.

Es erscheint ein weiteres Fenster. Hier geben Sie folgende Einstellungen ein:

  • Beschreibung: z.B. Ihre E-Mail-Adresse (optional, kann auch leer gelassen werden)
  • Server: groupware.fau.de
  • Port: 587
  • Verbindungssicherheit: STARTTLS
  • Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
  • Benutzername: fauad\ex56hgaf

Nachdem Sie die Angaben bestätigt haben, sind die restlichen Einstellungen automatisch richtig zugeordnet und Sie können auf Fertig klicken.

Nun ist Ihr Exchange-Postfach in Thunderbird eingerichtet.

Shared Mailbox als IMAP-Konto in Thunderbird einrichten

Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für eine Shared Mailbox in Thunderbird. Alternativ haben Exchange-Nutzer auch die Möglichkeit, die Shared Mailbox über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) abzurufen.

Sie können über Datei -> Neu -> Existierendes E-Mail-Konto… ein weiteres Konto hinzufügen.

Daraufhin werden Sie aufgefordert, Name, E-Mail-Adresse und Passwort (Ihr persönliches IdM-Kennwort) einzugeben. Danach wählen Sie Manuell bearbeiten.

Die Servereinstellungen tragen Sie wie folgt ein:

  • Posteingangs-Server: IMAP; groupware.fau.de
  • Postausgangs-Server: SMTP; groupware.fau.de
  • Benutzername:
    • Posteingangs-Server: fauad\ex56hgaf\ZZZ_SH_SMB
    • Postausgangs-Server: fauad\ex56hgaf

In unserem Beispiel lautet die Exchange-Benutzerkennung von Max Mustermann ex56hgaf. Beim Benutzernamen für den Posteingangs-Server müssen Sie zusätzlich den Alias der Shared Mailbox angeben. Falls Ihnen der Alias nicht bekannt ist, können Sie entweder im Adressbuch im Outlook nachsehen, indem Sie das Postfach auswählen oder wenden sich an den Manager des Postfachs.

Anschließend klicken Sie auf Erneut testen.

Als Nächstes öffnen Sie über Erweiterte Einstellungen die Konten-Einstellungen. In diesem Fenster wählen Sie Postausgangs-Server (SMTP) und rechts Bearbeiten bzw. Hinzufügen aus.

Es erscheint ein weiteres Fenster. Hier geben Sie folgende Einstellungen ein:

  • Beschreibung: z.B. Name der Shared Mailbox (optional, kann auch leer gelassen werden)
  • Server: groupware.fau.de
  • Port: 587
  • Verbindungssicherheit: STARTTLS
  • Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
  • Benutzername: fauad\ex56hgaf

Nach dem Sie die Angaben bestätigt haben, sind die restlichen Einstellungen automatisch richtig zugeordnet und Sie können auf Fertig klicken.

Nun ist Ihre Shared Mailbox in Thunderbird eingerichtet.