FAQ

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Wichtigste FAQ zur Videokonferenzsoftware Zoom

Wenn Probleme bei der Verwendung des Zoom-Clients auftreten, dann können Sie übergangsweise auf die Browser-Version von Zoom ausweichen. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:

  1. Möglichkeit
    1. Klicken Sie den Link aus der Mail/dem Termin an und klicken Sie dann auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
      Das Bild zeigt in der ersten Zeile den Text "Haben Sie Zoom-Client installiert? - Jetzt herunterladen" und in der zweiten Zeile den Text "Haben Sie Probleme mit Zoom-Client? - Mit ihrem Browser anmelden". "Mit ihrem Browser anmelden" ist rot umkreist.
  2. Möglichkeit
    – Rufen Sie in einem Browser (z. B. Firefox) die Adresse https://fau.zoom.us/join auf.
    – Geben Sie Ihre Meeting ID ein
    – Klicken Sie auf „Beitreten“
    – Ignorieren Sie den Start des „Zoom Meeting“-Clients und klicken Sie stattdessen auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
    Das Bild zeigt in der ersten Zeile den Text "Haben Sie Zoom-Client installiert? - Jetzt herunterladen" und in der zweiten Zeile den Text "Haben Sie Probleme mit Zoom-Client? - Mit ihrem Browser anmelden". "Mit ihrem Browser anmelden" ist rot umkreist.

Sie können Zoom grundsätzlich in eingeschränktem Umfang mit einem aktuellen Browser durch Aufruf der Seite https://fau.zoom.us/ nutzen.

Zoom-Clients sind verfügbar für Mac, Windows oder Linux sowie iOS und Android. Die jeweils aktuelle Software für Ihr Betriebssystem finden Sie unter:
https://fau.zoom.us/download

  • Als Mitarbeiter der FAU mit einem vom RRZE betreuten Gerät: Sie können sich den Zoom-Client direkt über das Softwarecenter ohne Administrator-Rechte installieren.
    • Bei einem Windows-Rechner: Installieren Sie sich „Zoom“ über den Warenkorb. Eine Anleitung zum Warenkorb finden Sie unter https://www.anleitungen.rrze.fau.de/software/warenkorb/
    • Bei einem Mac: Wählen Sie über den FAUmac Self Service „Zoom“ aus und klicken Sie auf „Installieren“.
  • Als Mitarbeiter der FAU mit einem nicht vom RRZE betreuten Gerät: Wenden Sie sich bitte für die Installation der Software an Ihren lokalen IT-Administrator.
  • Als Beschäftigter der FAU mit ihrem privaten Endgerät oder als Studierender der FAU:
    Bitte installieren Sie sich die Software für Ihr Gerät nach folgender Anleitung

    oder nutzen Sie Zoom über die Adresse https://fau.zoom.us/.

Informationen zur Unterstützung von Betriebssystemen und Browsern erhalten Sie auf der Supportseite von Zoom.

Das Ziel einer Pseudonymisierung ist ja das Verschleiern von Nutzerdaten gegenüber Zoom. Daher wird bei einem pseudonymisierten Nutzer nicht der richtige Name angezeigt, sondern ein zufällig generierter Name. Seit Februar 2021 wird zusätzlich auch noch eine pseudonymisierte E-Mail-Adresse erzeugt. Sie hat ungefähr folgendes Format:

Um als pseudonymisierter Nutzer herauszufinden, welche E-Mail-Adresse Sie in Zoom haben, loggen Sie sich über SSO unter fau.zoom.us ein und klicken Sie auf „Profil“. Dort wird Ihnen Ihre E-Mail-Adresse angezeigt:

Auf diesem Bild ist zu sehen, wie unter "Profil" und unter "Anmelde-E-Mail" eine pseudonymisierte E-Mail-Adresse angezeigt wird. Dieser Bereich ist rot umkreist.

Wichtig: Diese E-Mail-Adresse ist nicht zustellbar. Sie können weder unter dieser Adresse E-Mails versenden, noch E-Mails empfangen. Sie dient einzig und allein für die Funktionen in Zoom, die eine E-Mail-Adresse voraussetzen (z. B. Eintragen als Alternativer Moderator).

Die folgenden Nutzterypen im Identity-Management-System der FAU können die Zoom-Lizenzen der FAU nutzen:

  • Abgeordnete/r Lehrer/in
  • Beauftragte Personen
  • Beschäftigte/r
  • Beschäftigte/r (vorab)
  • Ehrenamtlich Tätige/r
  • Entsandte Personen
  • Frühstudierende/r
  • Gastdozent/in
  • Gaststudierende/r
  • Gastwissenschaftler/in
  • Habilitand/in
  • Honorarprofessor/in
  • Kooperationsstudierende(r)
  • Lehrbeauftragte/r
  • Praktikant/in
  • Privatdozent/in
  • Promovierende/r
  • Stipendiat/in
  • Studentische Hilfskraft
  • Studierende/r
  • Wissenschaftler/in (UK)
  • Wissenschaftliche Hilfskraft

Nutzertypen, die nicht in dieser Liste auftauchen können keine Zoom-Lizenzen der FAU nutzen.

Für die Teilnahme an Meetings ist keine separate Lizenz notwendig.

Nur für die Veranstaltung von Webinaren und Live-Vorlesungen sind entsprechende Lizenzen notwendig. Die FAU hat davon eine begrenzte Anzahl beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu.

Webinare mit bis zu 300 Teilnehmern können in der Regel mit der Standard-Zoom-Lizenz „Meeting“ durchgeführt werden, die für alle Beschäftigte der FAU zur Verfügung steht. Informationen zu den entsprechenden Einstellungen finden Sie hier bei den Anleitungen zu Zoom.

Wenn mehr als 300 Teilnehmer zu erwarten sind, oder spezielle Anforderungen an die Veranstaltungen vorliegen (z.B. Live-Streaming, u.a.) dann wird die Zoom-Lizenz „Webinar“ benötigt, die Ihnen auf Anfrage zugewiesen wird. Rufen Sie dazu bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“.

Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (engl. End-to-End-Encryption, E2EE) bedeutet, dass die Inhalte (Töne, Bildschirminhalte, Video) des Zoom-Meetings nur von den Teilnehmern des Meetings gesehen und gehört werden können. Die Zoom-Server können diese Datenströme dagegen nicht entschlüsseln. Bitte beachten Sie: Auch bei einem E2EE-Meeting fallen sog. „Metadaten“ (Zeitpunkt, Teilnehmer, Dauer, Name des Meetings etc.) an, die in der Zoom-Cloud bekannt sind.

Um E2EE für ein geplantes Meeting zu aktivieren, legen Sie wie gewohnt unter „Meeting planen“ ein Meeting an und aktivieren Sie „Durchgehende Verschlüsselung“:

Hier wird gezeigt, dass unter "Meetings" und beim Punkt "Verschlüsselung" einerseits das Wort "Erweiterte Verschlüsselung" und andererseits das Wort "Durchgehende Verschlüsselung" steht. "Durchgehende Verschlüsselung" hat der Autor rot umkreist.

Um E2EE für von Ihnen gehostete Meetings zum Standard zu machen, legen Sie in Ihren Profileinstellungen unter „Sicherheit“ die Option „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ fest:

Hier wird gezeigt, dass unter der Kategorie "Sicherheit" einerseits "Erweiterte Verschlüsselung", andererseits "End-to-End-Verschlüsselung" steht. Der Autor hat "End-to-End-Verschlüsselung" rot umkreist.

Einige Features von Zoom Meetings sind nach aktuellem Stand nicht nutzbar, wenn E2EE aktiviert ist. Dazu zählen aktuell z. B. Beitritt vor Host, Streaming, Live-Transkription, Breakout-Räume, Umfragen, private Einzelchats, Telefon/SIP/H.323-Einwahl und Meeting-Reaktionen.

Weitere Details dazu hat Zoom unter dem folgenden Link bereitgestellt:

https://support.zoom.us/hc/de/articles/360048660871-End-to-End-Verschl%C3%BCsselung-E2E-f%C3%BCr-Meetings

Für eine pseudonymisierte Nutzung kann über das IdM-Portal der FAU eine Anmeldung ohne Übermittlung von Name und E-Mail-Adresse an Zoom festgelegt werden.

Loggen Sie sich dazu bitte unter https://www.idm.fau.de/ mit Ihrer IdM-Kennung ein und wählen Sie unter „Self-Service“ den Menüpunkt „Einstellungen und Anträge“ und dort den Punkt „Allgemeine Einstellungen“ aus. Dort können Sie die Pseudonymisierung aktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Umstellung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und bei der Aktivierung der Pseudonymisierung alle ggf. bei Zoom gespeicherten Benutzerdaten unwiderruflich gelöscht werden.

Falls Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, die Pseudonymisierung wieder rückgängig zu machen, können Sie das an gleicher Stelle (s. o.) tun.

Bitte beachten Sie, dass manche Funktionen von Zoom mit einer pseudonymisierten Kennung nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Dazu zählt u. a.:

    • Pseudonymisierte Nutzer können nicht als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden.
    • Pseudonymisierte Nutzer können nicht vorab als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Sie können nur innerhalb eines Meetings manuell zum Co-Host gemacht werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden.
    • Wenn ein Zoom-Meeting oder Webinar vom Host mit den Optionen „Registrierung erforderlich“ und „Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen“ gesetzt sind, müssen die Hosts den pseudonymisierten Nutzern die Links zur Veranstaltung auf einem anderen Weg zukommen lassen.
    • Pseudonymisierte Nutzer können keine E-Mails von Zoom empfangen, da ihre pseudonymisierte E-Mail-Adresse nicht zustellbar ist.

Um sich am Zoom Client anzumelden, lesen Sie bitte folgende Anleitung.

Was kann ich tun, wenn Zoom die Verbindung zu einem Meeting nicht aufbaut?
Wenn Probleme bei der Verwendung des Zoom-Clients auftreten, dann können Sie übergangsweise auf die Browser-Version von Zoom ausweichen. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten: Möglichkeit Klicken Sie den Link aus der Mail/dem Termin an und klicken Sie dann auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“. Möglichkeit – Rufen Sie in einem Browser (z. B. Firefox) die Adresse https://fau.zoom.us/join auf. – Geben Sie Ihre Meeting ID ein – Klicken Sie auf „Beitreten“ – Ignorieren Sie den Start des „Zoom Meeting“-Clients und klicken Sie stattdessen auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
Was muss ich installieren, um Zoom nutzen zu können und wer installiert das für mich?
Sie können Zoom grundsätzlich in eingeschränktem Umfang mit einem aktuellen Browser durch Aufruf der Seite https://fau.zoom.us/ nutzen. Zoom-Clients sind verfügbar für Mac, Windows oder Linux sowie iOS und Android. Die jeweils aktuelle Software für Ihr Betriebssystem finden Sie unter: https://fau.zoom.us/download Als Mitarbeiter der FAU mit einem vom RRZE betreuten Gerät: Sie können sich den Zoom-Client direkt über das Softwarecenter ohne Administrator-Rechte installieren. Bei einem Windows-Rechner: Installieren Sie sich „Zoom“ über den Warenkorb. Eine Anleitung zum Warenkorb finden Sie unter https://www.anleitungen.rrze.fau.de/software/warenkorb/ Bei einem Mac: Wählen Sie über den FAUmac Self Service „Zoom“ aus und klicken Sie auf „Installieren“. Als Mitarbeiter der FAU mit einem nicht vom RRZE betreuten Gerät: Wenden Sie sich bitte für die Installation der Software an Ihren lokalen IT-Administrator. Als Beschäftigter der FAU mit ihrem privaten Endgerät oder als Studierender der FAU: Bitte installieren Sie sich die Software für Ihr Gerät nach folgender Anleitung Installation des Zoom-Client oder nutzen Sie Zoom über die Adresse https://fau.zoom.us/. Informationen zur Unterstützung von Betriebssystemen und Browsern erhalten Sie auf der Supportseite von Zoom.
Welche E-Mail-Adresse haben pseudonymisierte Nutzer in Zoom?
Das Ziel einer Pseudonymisierung ist ja das Verschleiern von Nutzerdaten gegenüber Zoom. Daher wird bei einem pseudonymisierten Nutzer nicht der richtige Name angezeigt, sondern ein zufällig generierter Name. Seit Februar 2021 wird zusätzlich auch noch eine pseudonymisierte E-Mail-Adresse erzeugt. Sie hat ungefähr folgendes Format: pseudonym-ccaf46d36543b79558530000003c59dd00000@fau.de Um als pseudonymisierter Nutzer herauszufinden, welche E-Mail-Adresse Sie in Zoom haben, loggen Sie sich über SSO unter fau.zoom.us ein und klicken Sie auf „Profil“. Dort wird Ihnen Ihre E-Mail-Adresse angezeigt: Wichtig: Diese E-Mail-Adresse ist nicht zustellbar. Sie können weder unter dieser Adresse E-Mails versenden, noch E-Mails empfangen. Sie dient einzig und allein für die Funktionen in Zoom, die eine E-Mail-Adresse voraussetzen (z. B. Eintragen als Alternativer Moderator).
Welche IdM-Nutzertypen können die Zoom-Lizenzen der FAU nutzen?
Die folgenden Nutzterypen im Identity-Management-System der FAU können die Zoom-Lizenzen der FAU nutzen: Abgeordnete/r Lehrer/in Beauftragte Personen Beschäftigte/r Beschäftigte/r (vorab) Ehrenamtlich Tätige/r Entsandte Personen Frühstudierende/r Gastdozent/in Gaststudierende/r Gastwissenschaftler/in Habilitand/in Honorarprofessor/in Kooperationsstudierende(r) Lehrbeauftragte/r Praktikant/in Privatdozent/in Promovierende/r Stipendiat/in Studentische Hilfskraft Studierende/r Wissenschaftler/in (UK) Wissenschaftliche Hilfskraft Nutzertypen, die nicht in dieser Liste auftauchen können keine Zoom-Lizenzen der FAU nutzen.
Wie erhalte ich eine Zoom-Lizenz mit der ich ein Webinar veranstalten kann?
Für die Teilnahme an Meetings ist keine separate Lizenz notwendig. Nur für die Veranstaltung von Webinaren und Live-Vorlesungen sind entsprechende Lizenzen notwendig. Die FAU hat davon eine begrenzte Anzahl beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu. Webinare mit bis zu 300 Teilnehmern können in der Regel mit der Standard-Zoom-Lizenz „Meeting“ durchgeführt werden, die für alle Beschäftigte der FAU zur Verfügung steht. Informationen zu den entsprechenden Einstellungen finden Sie hier bei den Anleitungen zu Zoom. Wenn mehr als 300 Teilnehmer zu erwarten sind, oder spezielle Anforderungen an die Veranstaltungen vorliegen (z.B. Live-Streaming, u.a.) dann wird die Zoom-Lizenz „Webinar“ benötigt, die Ihnen auf Anfrage zugewiesen wird. Rufen Sie dazu bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“.
Wie kann ich ein Zoom Meeting Ende-zu-Ende (E2EE) verschlüsseln und welche Einschränkungen bedeutet das?
Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (engl. End-to-End-Encryption, E2EE) bedeutet, dass die Inhalte (Töne, Bildschirminhalte, Video) des Zoom-Meetings nur von den Teilnehmern des Meetings gesehen und gehört werden können. Die Zoom-Server können diese Datenströme dagegen nicht entschlüsseln. Bitte beachten Sie: Auch bei einem E2EE-Meeting fallen sog. „Metadaten“ (Zeitpunkt, Teilnehmer, Dauer, Name des Meetings etc.) an, die in der Zoom-Cloud bekannt sind. Um E2EE für ein geplantes Meeting zu aktivieren, legen Sie wie gewohnt unter „Meeting planen“ ein Meeting an und aktivieren Sie „Durchgehende Verschlüsselung“: Um E2EE für von Ihnen gehostete Meetings zum Standard zu machen, legen Sie in Ihren Profileinstellungen unter „Sicherheit“ die Option „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ fest: Einige Features von Zoom Meetings sind nach aktuellem Stand nicht nutzbar, wenn E2EE aktiviert ist. Dazu zählen aktuell z. B. Beitritt vor Host, Streaming, Live-Transkription, Breakout-Räume, Umfragen, private Einzelchats, Telefon/SIP/H.323-Einwahl und Meeting-Reaktionen. Weitere Details dazu hat Zoom unter dem folgenden Link bereitgestellt: https://support.zoom.us/hc/de/articles/360048660871-End-to-End-Verschl%C3%BCsselung-E2E-f%C3%BCr-Meetings
Wie kann ich Zoom ohne meinen Klarnamen nutzen (Möglichkeit zur pseudonymisierten Nutzung)
Für eine pseudonymisierte Nutzung kann über das IdM-Portal der FAU eine Anmeldung ohne Übermittlung von Name und E-Mail-Adresse an Zoom festgelegt werden. Loggen Sie sich dazu bitte unter https://www.idm.fau.de/ mit Ihrer IdM-Kennung ein und wählen Sie unter „Self-Service“ den Menüpunkt „Einstellungen und Anträge“ und dort den Punkt „Allgemeine Einstellungen“ aus. Dort können Sie die Pseudonymisierung aktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Umstellung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und bei der Aktivierung der Pseudonymisierung alle ggf. bei Zoom gespeicherten Benutzerdaten unwiderruflich gelöscht werden. Falls Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, die Pseudonymisierung wieder rückgängig zu machen, können Sie das an gleicher Stelle (s. o.) tun. Bitte beachten Sie, dass manche Funktionen von Zoom mit einer pseudonymisierten Kennung nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Dazu zählt u. a.: Pseudonymisierte Nutzer können nicht als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Pseudonymisierte Nutzer können nicht vorab als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Sie können nur innerhalb eines Meetings manuell zum Co-Host gemacht werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Wenn ein Zoom-Meeting oder Webinar vom Host mit den Optionen „Registrierung erforderlich“ und „Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen“ gesetzt sind, müssen die Hosts den pseudonymisierten Nutzern die Links zur Veranstaltung auf einem anderen Weg zukommen lassen. Pseudonymisierte Nutzer können keine E-Mails von Zoom empfangen, da ihre pseudonymisierte E-Mail-Adresse nicht zustellbar ist.
Wie melde ich mich am Zoom Client an?
Um sich am Zoom Client anzumelden, lesen Sie bitte folgende Anleitung. SSO-Anmeldung_Zoom_Client

Allgemeine FAQ zur Videokonferenzsoftware Zoom

Für besonders vertrauenswürdige Kommunikation gibt es eine spezielle Zoom On-Premise Lösung. Dabei erfolgt lediglich die Kontaktaufnahme über Server der Firma Zoom, die eigentlichen Sprach- und Video-Daten laufen nur über Systeme der FAU. Da diese Lösung in Bezug auf die Bandbreite beschränkt ist, können nicht alle Zoom-Meetings dafür freigeschaltet werden. Keinesfalls ist diese Lösung für große Meetings oder Vorlesungen geeignet.

Alle Beschäftigten der FAU sowie Gastdozenten, Gastwissenschaftler, Entsandte Personen und Beauftragte Personen können direkt im Self Service „Zoom On-Premise“ aktivieren oder deaktivieren:

  • Loggen Sie sich im IdM-Portal unter www.idm.fau.de ein
  • Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Self Service“
  • Klicken Sie in der linken Menüleiste auf „Einstellungen & Anträge“->“Allgemeine Einstellungen“
  • Im unteren Bereich der Seite gibt es einen Menüpunkt „FAU Zoom On-Premise“. Klicken Sie hier auf „Aktivieren“ (bzw. auf „Deaktivieren“) und folgen Sie den weiteren Anweisungen.

Für alle Personen, die diese Einstellungsmöglichkeit nicht haben, findet eine Einzelfallprüfung durch den CIO statt, ob eine Freischaltung „Zoom On-Premise“ möglich ist.  Bitte schreiben Sie daher an zoom@fau.de mit dem Betreff „Zoom On-Premise“ und geben Sie an:

  • für welchen Zweck Sie Zoom On-Premise nutzen möchten
  • mit wie vielen Teilnehmern Sie in den Meetings rechnen

Das RRZE leitet diese Informationen dann zur Entscheidung weiter und informiert Sie über die weitere Vorgehensweise.

Aufgrund von Datenschutzüberlegungen ist die FAU-weite Suche nach Kontakten in Zoom deaktiviert. Da für alle Nutzer von Zoom an der FAU die Möglichkeit zu einer pseudonymisierten Nutzung von Zoom besteht, würde diese Suche auch immer nur einen Teil der Personen anzeigen können.

Um Personen zu einem Meeting einzuladen, müssen diese daher über deren E-Mail-Adresse eingeladen werden. Wenn Sie einmal einen Teilnehmer eingeladen haben, finden Sie diesen unter Ihren Kontakten in Zukunft wieder.

Wenn Probleme bei der Verwendung des Zoom-Clients auftreten, dann können Sie übergangsweise auf die Browser-Version von Zoom ausweichen. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:

  1. Möglichkeit
    1. Klicken Sie den Link aus der Mail/dem Termin an und klicken Sie dann auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
      Das Bild zeigt in der ersten Zeile den Text "Haben Sie Zoom-Client installiert? - Jetzt herunterladen" und in der zweiten Zeile den Text "Haben Sie Probleme mit Zoom-Client? - Mit ihrem Browser anmelden". "Mit ihrem Browser anmelden" ist rot umkreist.
  2. Möglichkeit
    – Rufen Sie in einem Browser (z. B. Firefox) die Adresse https://fau.zoom.us/join auf.
    – Geben Sie Ihre Meeting ID ein
    – Klicken Sie auf „Beitreten“
    – Ignorieren Sie den Start des „Zoom Meeting“-Clients und klicken Sie stattdessen auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
    Das Bild zeigt in der ersten Zeile den Text "Haben Sie Zoom-Client installiert? - Jetzt herunterladen" und in der zweiten Zeile den Text "Haben Sie Probleme mit Zoom-Client? - Mit ihrem Browser anmelden". "Mit ihrem Browser anmelden" ist rot umkreist.

Auf der Dienstbeschreibung zu Zoom haben wir den aktuellen Stand zu den Themen Sicherheit und Datenschutz bei Zoom zusammengestellt.
Dort finden Sie auch eine Stellungnahme des CIO der FAU zur Entscheidung der Universitätsleitung für Zoom.

Alternativen zu Zoom und eine Entscheidungshilfe, für welchen Anwendungsfall welches Tool empfohlen wird, haben wir Ihnen unter der folgenden Seite zusammengestellt:
Entscheidungshilfe zu Videokonferenztools

Für einen möglichst datensparsamen Betrieb von Zoom an der FAU wurden u. a. die folgenden Maßnahmen getroffen:

  • Es besteht die Möglichkeit, Zoom pseudonymisiert zu nutzen.
  • Die Cloud-Funktionalitäten von Zoom sind deaktiviert.
  • Der Austausch von Dateien in Zoom ist deaktiviert.
  • Die Suche nach FAU-weiten Kontakten in Zoom ist deaktiviert.

Ob ein Meeting On-Premise stattfindet oder nicht, hängt von den Einstellungen des Hosts ab, der das Meeting startet. Dabei sind Einschränkungen zu berücksichtigen. Einige davon sind im Folgenden aufgeführt. Diese Liste ist nicht abschließend:

Findet ein Meeting über Zoom On-Premise statt und wird statt des Zoom-Clients der Webclient von Zoom verwendet, wird das Signal einmal von Zoom geöffnet und umkodiert.

Sie benötigen ein (gutes) Mikrofon, Kopfhörer, sowie eine geeignete Webcam. Um eine optimale Tonqualität zu erzielen, empfiehlt das RRZE den Einsatz eines Headsets. Aufgrund der aktuellen Situation ist es leider sehr schwierig, geeignete Hardware zu bekommen, da der Markt praktisch leer gekauft wurde. Weiterhin sind diese Geräte derzeit über keinen der IT-Rahmenverträge beschaffbar.

Unter Einhaltung der IT-Beschaffungsrichtlinien der FAU, können Einrichtungen daher geeignete Geräte bei einem Lieferanten ihrer Wahl beschaffen. Hierzu ist allerdings vorher die Stellungnahme des RRZE einzuholen. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte gerne direkt an das RRZE:
rrze-hardware@fau.de stellen.

Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (engl. End-to-End-Encryption, E2EE) bedeutet, dass die Inhalte (Töne, Bildschirminhalte, Video) des Zoom-Meetings nur von den Teilnehmern des Meetings gesehen und gehört werden können. Die Zoom-Server können diese Datenströme dagegen nicht entschlüsseln. Bitte beachten Sie: Auch bei einem E2EE-Meeting fallen sog. „Metadaten“ (Zeitpunkt, Teilnehmer, Dauer, Name des Meetings etc.) an, die in der Zoom-Cloud bekannt sind.

Um E2EE für ein geplantes Meeting zu aktivieren, legen Sie wie gewohnt unter „Meeting planen“ ein Meeting an und aktivieren Sie „Durchgehende Verschlüsselung“:

Hier wird gezeigt, dass unter "Meetings" und beim Punkt "Verschlüsselung" einerseits das Wort "Erweiterte Verschlüsselung" und andererseits das Wort "Durchgehende Verschlüsselung" steht. "Durchgehende Verschlüsselung" hat der Autor rot umkreist.

Um E2EE für von Ihnen gehostete Meetings zum Standard zu machen, legen Sie in Ihren Profileinstellungen unter „Sicherheit“ die Option „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ fest:

Hier wird gezeigt, dass unter der Kategorie "Sicherheit" einerseits "Erweiterte Verschlüsselung", andererseits "End-to-End-Verschlüsselung" steht. Der Autor hat "End-to-End-Verschlüsselung" rot umkreist.

Einige Features von Zoom Meetings sind nach aktuellem Stand nicht nutzbar, wenn E2EE aktiviert ist. Dazu zählen aktuell z. B. Beitritt vor Host, Streaming, Live-Transkription, Breakout-Räume, Umfragen, private Einzelchats, Telefon/SIP/H.323-Einwahl und Meeting-Reaktionen.

Weitere Details dazu hat Zoom unter dem folgenden Link bereitgestellt:

https://support.zoom.us/hc/de/articles/360048660871-End-to-End-Verschl%C3%BCsselung-E2E-f%C3%BCr-Meetings

Generell gilt: Je nachdem ob der Host des Meetings Zoom „On-Premise“ in seinen IdM-Einstellungen aktiviert hat oder nicht, läuft das gesamte Meeting „On-Premise“ oder in der Cloud ab.

Jeder Teilnehmer eines Meetings kann während des Meetings überprüfen, ob das Meeting in der Cloud oder „On-Premise“ stattfindet. Klicken Sie dazu einfach auf das grüne Schild-Symbol links oben und schauen Sie auf die Information in der letzten Zeile. Steht dort „Sie sind mit einem betriebsinternen Rechenzentrum verbunden“, findet das Meeting „On-Premise“ statt:

Zoom via Cloud

Steht an dieser Stelle etwas anderes, dann findet das Meeting über die Cloud statt:

Zoom via Cloud Zoom On-Premise

Von wem und wie kann Zoom „On-Premise“ verwendet werden?
Für besonders vertrauenswürdige Kommunikation gibt es eine spezielle Zoom On-Premise Lösung. Dabei erfolgt lediglich die Kontaktaufnahme über Server der Firma Zoom, die eigentlichen Sprach- und Video-Daten laufen nur über Systeme der FAU. Da diese Lösung in Bezug auf die Bandbreite beschränkt ist, können nicht alle Zoom-Meetings dafür freigeschaltet werden. Keinesfalls ist diese Lösung für große Meetings oder Vorlesungen geeignet. Alle Beschäftigten der FAU sowie Gastdozenten, Gastwissenschaftler, Entsandte Personen und Beauftragte Personen können direkt im Self Service „Zoom On-Premise“ aktivieren oder deaktivieren: Loggen Sie sich im IdM-Portal unter www.idm.fau.de ein Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Self Service“ Klicken Sie in der linken Menüleiste auf „Einstellungen & Anträge“->“Allgemeine Einstellungen“ Im unteren Bereich der Seite gibt es einen Menüpunkt „FAU Zoom On-Premise“. Klicken Sie hier auf „Aktivieren“ (bzw. auf „Deaktivieren“) und folgen Sie den weiteren Anweisungen. Für alle Personen, die diese Einstellungsmöglichkeit nicht haben, findet eine Einzelfallprüfung durch den CIO statt, ob eine Freischaltung „Zoom On-Premise“ möglich ist.  Bitte schreiben Sie daher an zoom@fau.de mit dem Betreff „Zoom On-Premise“ und geben Sie an: für welchen Zweck Sie Zoom On-Premise nutzen möchten mit wie vielen Teilnehmern Sie in den Meetings rechnen Das RRZE leitet diese Informationen dann zur Entscheidung weiter und informiert Sie über die weitere Vorgehensweise.
Warum werden mir in Zoom keine oder nur ausgewählte Kontakte angezeigt?
Aufgrund von Datenschutzüberlegungen ist die FAU-weite Suche nach Kontakten in Zoom deaktiviert. Da für alle Nutzer von Zoom an der FAU die Möglichkeit zu einer pseudonymisierten Nutzung von Zoom besteht, würde diese Suche auch immer nur einen Teil der Personen anzeigen können. Um Personen zu einem Meeting einzuladen, müssen diese daher über deren E-Mail-Adresse eingeladen werden. Wenn Sie einmal einen Teilnehmer eingeladen haben, finden Sie diesen unter Ihren Kontakten in Zukunft wieder.
Was kann ich tun, wenn Zoom die Verbindung zu einem Meeting nicht aufbaut?
Wenn Probleme bei der Verwendung des Zoom-Clients auftreten, dann können Sie übergangsweise auf die Browser-Version von Zoom ausweichen. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten: Möglichkeit Klicken Sie den Link aus der Mail/dem Termin an und klicken Sie dann auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“. Möglichkeit – Rufen Sie in einem Browser (z. B. Firefox) die Adresse https://fau.zoom.us/join auf. – Geben Sie Ihre Meeting ID ein – Klicken Sie auf „Beitreten“ – Ignorieren Sie den Start des „Zoom Meeting“-Clients und klicken Sie stattdessen auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
Was lässt sich über die Themen Sicherheit und Datenschutz bei Zoom sagen?
Auf der Dienstbeschreibung zu Zoom haben wir den aktuellen Stand zu den Themen Sicherheit und Datenschutz bei Zoom zusammengestellt. Dort finden Sie auch eine Stellungnahme des CIO der FAU zur Entscheidung der Universitätsleitung für Zoom. Alternativen zu Zoom und eine Entscheidungshilfe, für welchen Anwendungsfall welches Tool empfohlen wird, haben wir Ihnen unter der folgenden Seite zusammengestellt: Entscheidungshilfe zu Videokonferenztools Für einen möglichst datensparsamen Betrieb von Zoom an der FAU wurden u. a. die folgenden Maßnahmen getroffen: Es besteht die Möglichkeit, Zoom pseudonymisiert zu nutzen. Die Cloud-Funktionalitäten von Zoom sind deaktiviert. Der Austausch von Dateien in Zoom ist deaktiviert. Die Suche nach FAU-weiten Kontakten in Zoom ist deaktiviert.
Welche Einschränkungen gelten bei der Verwendung von Zoom „On-Premise“?
Ob ein Meeting On-Premise stattfindet oder nicht, hängt von den Einstellungen des Hosts ab, der das Meeting startet. Dabei sind Einschränkungen zu berücksichtigen. Einige davon sind im Folgenden aufgeführt. Diese Liste ist nicht abschließend: On-Premise darf nicht ohne Rücksprache für große Veranstaltungen (50 Teilnehmer oder mehr) genutzt werden. Es kann kein Co-Host benannt werden. Stattdessen können sog. „Alternative Hosts“ bei der Planung des Treffens festgelegt werden (s. https://support.zoom.us/hc/de/articles/360040324512-Rollen-bei-einem-Meeting) oder während des Meetings Berechtigungen vergeben werden. Es kann keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) genutzt werden (s. https://blog.zoom.us/de/zoom-rolling-out-end-to-end-encryption-offering/). Findet ein Meeting über Zoom On-Premise statt und wird statt des Zoom-Clients der Webclient von Zoom verwendet, wird das Signal einmal von Zoom geöffnet und umkodiert.
Welche Hardware wird zur Durchführung von Videokonferenzen benötigt?
Sie benötigen ein (gutes) Mikrofon, Kopfhörer, sowie eine geeignete Webcam. Um eine optimale Tonqualität zu erzielen, empfiehlt das RRZE den Einsatz eines Headsets. Aufgrund der aktuellen Situation ist es leider sehr schwierig, geeignete Hardware zu bekommen, da der Markt praktisch leer gekauft wurde. Weiterhin sind diese Geräte derzeit über keinen der IT-Rahmenverträge beschaffbar. Unter Einhaltung der IT-Beschaffungsrichtlinien der FAU, können Einrichtungen daher geeignete Geräte bei einem Lieferanten ihrer Wahl beschaffen. Hierzu ist allerdings vorher die Stellungnahme des RRZE einzuholen. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte gerne direkt an das RRZE: rrze-hardware@fau.de stellen.
Wie kann ich ein Zoom Meeting Ende-zu-Ende (E2EE) verschlüsseln und welche Einschränkungen bedeutet das?
Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (engl. End-to-End-Encryption, E2EE) bedeutet, dass die Inhalte (Töne, Bildschirminhalte, Video) des Zoom-Meetings nur von den Teilnehmern des Meetings gesehen und gehört werden können. Die Zoom-Server können diese Datenströme dagegen nicht entschlüsseln. Bitte beachten Sie: Auch bei einem E2EE-Meeting fallen sog. „Metadaten“ (Zeitpunkt, Teilnehmer, Dauer, Name des Meetings etc.) an, die in der Zoom-Cloud bekannt sind. Um E2EE für ein geplantes Meeting zu aktivieren, legen Sie wie gewohnt unter „Meeting planen“ ein Meeting an und aktivieren Sie „Durchgehende Verschlüsselung“: Um E2EE für von Ihnen gehostete Meetings zum Standard zu machen, legen Sie in Ihren Profileinstellungen unter „Sicherheit“ die Option „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ fest: Einige Features von Zoom Meetings sind nach aktuellem Stand nicht nutzbar, wenn E2EE aktiviert ist. Dazu zählen aktuell z. B. Beitritt vor Host, Streaming, Live-Transkription, Breakout-Räume, Umfragen, private Einzelchats, Telefon/SIP/H.323-Einwahl und Meeting-Reaktionen. Weitere Details dazu hat Zoom unter dem folgenden Link bereitgestellt: https://support.zoom.us/hc/de/articles/360048660871-End-to-End-Verschl%C3%BCsselung-E2E-f%C3%BCr-Meetings
Wie kann ich sehen, ob ein Zoom-Meeting „On-Premise“ ist?
Generell gilt: Je nachdem ob der Host des Meetings Zoom „On-Premise“ in seinen IdM-Einstellungen aktiviert hat oder nicht, läuft das gesamte Meeting „On-Premise“ oder in der Cloud ab. Jeder Teilnehmer eines Meetings kann während des Meetings überprüfen, ob das Meeting in der Cloud oder „On-Premise“ stattfindet. Klicken Sie dazu einfach auf das grüne Schild-Symbol links oben und schauen Sie auf die Information in der letzten Zeile. Steht dort „Sie sind mit einem betriebsinternen Rechenzentrum verbunden“, findet das Meeting „On-Premise“ statt: Steht an dieser Stelle etwas anderes, dann findet das Meeting über die Cloud statt:

Technische FAQ zur Videokonferenzsoftware Zoom

Aktuell rät das RRZE vom Einsatz des Outlook-Plugins für Zoom ab, da die Auswirkungen (u. a. auch in Bezug auf den Datenschutz) nicht abschätzbar sind und zudem der Basis-Betrieb des Systems Vorrang vor Komfortfunktionen hat.

Bitte haben Sie daher dafür Verständnis, dass wir diese Funktion aktuell auf vom RRZE betreuten Rechnern nicht unterstützen können.

Versuchen Sie bitte zunächst, sich mit ihrem Zoom-Konto via SSO bei fau.zoom.us anzumelden. Nur wenn es dabei zu Problemen kommt müssen Sie etwas unternehmen:
Wenn Ihre privat beschaffte Zoom-Lizenz noch gültig ist, wenden Sie sich bitte direkt an den Zoom-Support und bitten Sie diesen um eine Zusammenführung der beiden Accounts.
Wenn ihre privat beschaffte Zoom-Lizenz nicht mehr gültig ist, gehen Sie bitte wie folgt vor:
  • Nehmen Sie in Ihrem IDM-Konto die Pseudonymisierung Ihres Zoom-Accounts vor (s. https://www.anleitungen.rrze.fau.de/multimedia/zoom/faq/). Achtung: Damit stimmen Sie auch der Löschung aller ihrer bisherigen ZOOM-Einstellungen und Daten (Zoom-Gruppen, usw.) zu.
  • Danach sollten Sie in der Lage sein, sich auf der Seite fau.zoom.us auch ein neues ZOOM-Konto innerhalb der FAU einzurichten.

Aktuell wird die Installation *jeder* Drittanbieter-Software in Zoom unterbunden. Das hat folgende Gründe:

  • Unser Fokus liegt darauf,  das System mit seinen Basisfunktionen möglichst zuverlässig bereitzustellen und FAU-weit nutzbar zu machen.
  • Jedes Add-On kann die Wartbarkeit und Funktionsfähigkeit des Gesamtsystems für einzelne oder alle beeinträchtigen.
  • Add-Ons tauschen üblicherweise Daten mit Zoom aus, was eine aufwendige Überprüfung (und regelmäßige Anpassung) der Implikationen auf den Datenschutz bedeuten würde. Auch separate Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung könnten notwendig werden.

Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass das RRZE diesen Mehraufwand nicht leisten kann, wenn der Nutzen für alle Anwender im System dies nicht ausdrücklich rechtfertigt.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie einen bereits vorhandenen ZOOM-Account, den Sie mit der @fau.de E-Mail-Adresse direkt bei ZOOM registriert haben, mit einem IdM-Account der FAU zusammenführen.

Standardmäßig ist die Möglichkeit für Umfragen in Zoom deaktiviert. Bitte beachten Sie, dass Sie für Umfragen ggfs. datenschutzrechtliche und/oder personalvertretungsrechtliche Belange beachten müssen.

Um die Aufzeichnungsmöglichkeit zu aktivieren, loggen Sie sich in Ihr Zoom-Account unter https://fau.zoom.us via SSO ein.

Wählen Sie links den Bereich „Einstellungen“ aus. Wählen Sie anschließend rechts oben „Meeting“ aus.

Wählen Sie dann in der Mitte „Meetings (Grundlagen)“ aus:

Scrollen Sie danach nach unten bis Sie den Schieberegler für „Umfragen“ sehen und aktivieren sie diesen:

Sie können danach Umfragen in Veranstaltungen vornehmen, die Sie selbst hosten.

Um festzustellen, welche Zoom Client-Version Sie verwenden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie bitte Zoom (z. B. über Start->Zoom)
  2. Falls Sie noch nicht angemeldet sind, melden Sie sich bitte über SSO an.
  3. Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild und anschließend im sich aufklappenden Menü auf „Einstellungen“:
  4. Klicken Sie auf „Statistiken“ und lesen Sie die Versionsnummer unter „Client-Version“:

Aufgrund von Datenschutzüberlegungen ist die Option zum Dateiversand über Zoom FAU-weit deaktiviert.

Eine alternative Möglichkeit, um Dateien auszutauschen ohne dass diese auf Servern von Fremdfirmen abgelegt werden müssen ist die FAUBox, zu der Sie Informationen unter dem folgenden Link finden: https://faubox.rrze.uni-erlangen.de.

Für eine pseudonymisierte Nutzung kann über das IdM-Portal der FAU eine Anmeldung ohne Übermittlung von Name und E-Mail-Adresse an Zoom festgelegt werden.

Loggen Sie sich dazu bitte unter https://www.idm.fau.de/ mit Ihrer IdM-Kennung ein und wählen Sie unter „Self-Service“ den Menüpunkt „Einstellungen und Anträge“ und dort den Punkt „Allgemeine Einstellungen“ aus. Dort können Sie die Pseudonymisierung aktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Umstellung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und bei der Aktivierung der Pseudonymisierung alle ggf. bei Zoom gespeicherten Benutzerdaten unwiderruflich gelöscht werden.

Falls Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, die Pseudonymisierung wieder rückgängig zu machen, können Sie das an gleicher Stelle (s. o.) tun.

Bitte beachten Sie, dass manche Funktionen von Zoom mit einer pseudonymisierten Kennung nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Dazu zählt u. a.:

    • Pseudonymisierte Nutzer können nicht als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden.
    • Pseudonymisierte Nutzer können nicht vorab als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Sie können nur innerhalb eines Meetings manuell zum Co-Host gemacht werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden.
    • Wenn ein Zoom-Meeting oder Webinar vom Host mit den Optionen „Registrierung erforderlich“ und „Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen“ gesetzt sind, müssen die Hosts den pseudonymisierten Nutzern die Links zur Veranstaltung auf einem anderen Weg zukommen lassen.
    • Pseudonymisierte Nutzer können keine E-Mails von Zoom empfangen, da ihre pseudonymisierte E-Mail-Adresse nicht zustellbar ist.

Auf der Seite https://fau.zoom.us/zoomconference listet Zoom auf, welche Einwahlnummern aus welchem Land genutzt werden können.

Bitte beachten Sie, dass die Einwahlnummern zwar aussehen wie reguläre Festnetznummern, aber nicht zwangsweise kostenlos im Rahmen von Festnetz-Flat-Tarifen nutzbar sind. Die FAU kann Ihnen dazu leider keine näheren Angaben machen, da das sowohl von Ihrem Telefontarif, als auch von den Einstellungen, die die Firma Zoom vornimmt abhängen kann.

Kann ich das Outlook-Plugin für Zoom zur Kalenderintegration nutzen?
Aktuell rät das RRZE vom Einsatz des Outlook-Plugins für Zoom ab, da die Auswirkungen (u. a. auch in Bezug auf den Datenschutz) nicht abschätzbar sind und zudem der Basis-Betrieb des Systems Vorrang vor Komfortfunktionen hat. Bitte haben Sie daher dafür Verständnis, dass wir diese Funktion aktuell auf vom RRZE betreuten Rechnern nicht unterstützen können.
Was muss ich tun, wenn ich bisher privat eine Zoom-Lizenz hatte und jetzt auf die FAU-Lizenz umsteigen möchte?
Versuchen Sie bitte zunächst, sich mit ihrem Zoom-Konto via SSO bei fau.zoom.us anzumelden. Nur wenn es dabei zu Problemen kommt müssen Sie etwas unternehmen: Wenn Ihre privat beschaffte Zoom-Lizenz noch gültig ist, wenden Sie sich bitte direkt an den Zoom-Support und bitten Sie diesen um eine Zusammenführung der beiden Accounts. Wenn ihre privat beschaffte Zoom-Lizenz nicht mehr gültig ist, gehen Sie bitte wie folgt vor: Nehmen Sie in Ihrem IDM-Konto die Pseudonymisierung Ihres Zoom-Accounts vor (s. https://www.anleitungen.rrze.fau.de/multimedia/zoom/faq/). Achtung: Damit stimmen Sie auch der Löschung aller ihrer bisherigen ZOOM-Einstellungen und Daten (Zoom-Gruppen, usw.) zu. Danach sollten Sie in der Lage sein, sich auf der Seite fau.zoom.us auch ein neues ZOOM-Konto innerhalb der FAU einzurichten.
Welche Add-Ons können in Zoom genutzt werden?
Aktuell wird die Installation *jeder* Drittanbieter-Software in Zoom unterbunden. Das hat folgende Gründe: Unser Fokus liegt darauf,  das System mit seinen Basisfunktionen möglichst zuverlässig bereitzustellen und FAU-weit nutzbar zu machen. Jedes Add-On kann die Wartbarkeit und Funktionsfähigkeit des Gesamtsystems für einzelne oder alle beeinträchtigen. Add-Ons tauschen üblicherweise Daten mit Zoom aus, was eine aufwendige Überprüfung (und regelmäßige Anpassung) der Implikationen auf den Datenschutz bedeuten würde. Auch separate Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung könnten notwendig werden. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass das RRZE diesen Mehraufwand nicht leisten kann, wenn der Nutzen für alle Anwender im System dies nicht ausdrücklich rechtfertigt.
Wie führe ich einen vorhandenen ZOOM-Account mit dem IdM-Account der FAU zusammen?
Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie einen bereits vorhandenen ZOOM-Account, den Sie mit der @fau.de E-Mail-Adresse direkt bei ZOOM registriert haben, mit einem IdM-Account der FAU zusammenführen. Zusammenfuehrung vorhandener ZOOM-Accounts
Wie kann ich in Zoom Umfragen aktivieren?
Standardmäßig ist die Möglichkeit für Umfragen in Zoom deaktiviert. Bitte beachten Sie, dass Sie für Umfragen ggfs. datenschutzrechtliche und/oder personalvertretungsrechtliche Belange beachten müssen. Um die Aufzeichnungsmöglichkeit zu aktivieren, loggen Sie sich in Ihr Zoom-Account unter https://fau.zoom.us via SSO ein. Wählen Sie links den Bereich „Einstellungen“ aus. Wählen Sie anschließend rechts oben „Meeting“ aus. Wählen Sie dann in der Mitte „Meetings (Grundlagen)“ aus: Scrollen Sie danach nach unten bis Sie den Schieberegler für „Umfragen“ sehen und aktivieren sie diesen: Sie können danach Umfragen in Veranstaltungen vornehmen, die Sie selbst hosten.
Wie kann ich sehen, welche Client-Version von Zoom ich verwende?
Um festzustellen, welche Zoom Client-Version Sie verwenden, gehen Sie bitte wie folgt vor: Öffnen Sie bitte Zoom (z. B. über Start->Zoom) Falls Sie noch nicht angemeldet sind, melden Sie sich bitte über SSO an. Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild und anschließend im sich aufklappenden Menü auf „Einstellungen“: Klicken Sie auf „Statistiken“ und lesen Sie die Versionsnummer unter „Client-Version“:
Wie kann ich über Zoom Dateien versenden?
Aufgrund von Datenschutzüberlegungen ist die Option zum Dateiversand über Zoom FAU-weit deaktiviert. Eine alternative Möglichkeit, um Dateien auszutauschen ohne dass diese auf Servern von Fremdfirmen abgelegt werden müssen ist die FAUBox, zu der Sie Informationen unter dem folgenden Link finden: https://faubox.rrze.uni-erlangen.de.
Wie kann ich Zoom ohne meinen Klarnamen nutzen (Möglichkeit zur pseudonymisierten Nutzung)
Für eine pseudonymisierte Nutzung kann über das IdM-Portal der FAU eine Anmeldung ohne Übermittlung von Name und E-Mail-Adresse an Zoom festgelegt werden. Loggen Sie sich dazu bitte unter https://www.idm.fau.de/ mit Ihrer IdM-Kennung ein und wählen Sie unter „Self-Service“ den Menüpunkt „Einstellungen und Anträge“ und dort den Punkt „Allgemeine Einstellungen“ aus. Dort können Sie die Pseudonymisierung aktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Umstellung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und bei der Aktivierung der Pseudonymisierung alle ggf. bei Zoom gespeicherten Benutzerdaten unwiderruflich gelöscht werden. Falls Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, die Pseudonymisierung wieder rückgängig zu machen, können Sie das an gleicher Stelle (s. o.) tun. Bitte beachten Sie, dass manche Funktionen von Zoom mit einer pseudonymisierten Kennung nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Dazu zählt u. a.: Pseudonymisierte Nutzer können nicht als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Pseudonymisierte Nutzer können nicht vorab als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Sie können nur innerhalb eines Meetings manuell zum Co-Host gemacht werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Wenn ein Zoom-Meeting oder Webinar vom Host mit den Optionen „Registrierung erforderlich“ und „Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen“ gesetzt sind, müssen die Hosts den pseudonymisierten Nutzern die Links zur Veranstaltung auf einem anderen Weg zukommen lassen. Pseudonymisierte Nutzer können keine E-Mails von Zoom empfangen, da ihre pseudonymisierte E-Mail-Adresse nicht zustellbar ist.
Wo finde ich Telefon-Einwahlnummern außerhalb der USA?
Auf der Seite https://fau.zoom.us/zoomconference listet Zoom auf, welche Einwahlnummern aus welchem Land genutzt werden können. Bitte beachten Sie, dass die Einwahlnummern zwar aussehen wie reguläre Festnetznummern, aber nicht zwangsweise kostenlos im Rahmen von Festnetz-Flat-Tarifen nutzbar sind. Die FAU kann Ihnen dazu leider keine näheren Angaben machen, da das sowohl von Ihrem Telefontarif, als auch von den Einstellungen, die die Firma Zoom vornimmt abhängen kann.

Die Pressestelle der FAU hat im Februar 2021 einen Artikel zum Thema „Tipps vom RRZE gegen Trolle in Zoom-Meetings“ veröffentlicht.

FAQ zur Videokonferenzsoftware Zoom für Lehrende

Zoom-Meetings für:

  • Vorlesungen, Seminare, Tutorien und Übungen
  • Arbeits- oder Gruppenmeetings
  • Online-Tagungen und -Konferenzen

mit

  • bis zu 300 Teilnehmern in einem Raum
  • Audio + Video + Chat + Bildschirmfreigabe
  • Breakout Rooms für Gruppenarbeit
Zoom-Webinar für:

  • Vorlesungen und Seminare
  • Online-Konferenzen

mit

  • bis zu 500 oder 1000 Zuschauern
  • Audio + Video + Chat + Bildschirmfreigabe

Für die Teilnahme an Meetings ist keine separate Lizenz notwendig.

Nur für die Veranstaltung von Webinaren und Live-Vorlesungen sind entsprechende Lizenzen notwendig. Die FAU hat davon eine begrenzte Anzahl beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu.

Webinare mit bis zu 300 Teilnehmern können in der Regel mit der Standard-Zoom-Lizenz „Meeting“ durchgeführt werden, die für alle Beschäftigte der FAU zur Verfügung steht. Informationen zu den entsprechenden Einstellungen finden Sie hier bei den Anleitungen zu Zoom.

Wenn mehr als 300 Teilnehmer zu erwarten sind, oder spezielle Anforderungen an die Veranstaltungen vorliegen (z.B. Live-Streaming, u.a.) dann wird die Zoom-Lizenz „Webinar“ benötigt, die Ihnen auf Anfrage zugewiesen wird. Rufen Sie dazu bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“.

Beim Erstellen eines Meetings kann angegeben werden, dass nur authentifizierte Nutzer dem Meeting beitreten können:

Wenn der Haken gesetzt ist, gibt es noch weitere Möglichkeiten:

Wird hier ausgewählt „Bei Zoom anmelden“, dann kann jeder Nutzer mit einem Account bei Zoom teilnehmen.

Wird hier ausgewählt „FAU Users“, dann können nur Nutzer teilnehmen, die sich via SSO mit Ihrem FAU-Account angemeldet haben.

Da seit Februar 2021 auch pseudonymisierte Nutzer in Zoom eine E-Mail-Adresse haben, sind auch diese Nutzer hier nicht mehr außen vor.

Seit Februar 2021 können auch pseudonymisierte Nutzer vorab als alternative Hosts/alternative Moderatoren eingetragen werden. Dafür muss ihre pseudonymisierte E-Mail-Adresse angegeben werden, die im Nutzerprofil angezeigt wird und dieses Format hat:

Wichtig: Diese E-Mail-Adresse kann keine E-Mails empfangen.

Pseudonymisierte Nutzer können (wie alle anderen Nutzer auch) auch während eines laufenden Meetings zum Co-Host oder Host ernannt werden, indem der Host den Teilnehmer anklickt (3-Punkte-Menü) und die entsprechende Funktion auswählt.

Standardmäßig ist die Aufzeichnungsmöglichkeit in Zoom deaktiviert. Bitte beachten Sie, dass Sie für eine Aufzeichnung das Einverständnis aller Teilnehmer benötigen.

Um die Aufzeichnungsmöglichkeit zu aktivieren, loggen Sie sich in Ihr Zoom-Account unter https://fau.zoom.us via SSO ein.

Wählen Sie links den Bereich „Einstellungen“ aus. Wählen Sie anschließend rechts oben „Aufzeichnungen“ aus. Danach können Sie den Schieberegler für „Lokale Aufzeichnungen“ aktivieren:

Sie können danach Aufzeichnungen von Veranstaltungen vornehmen, die Sie selbst hosten, bzw. in von Ihnen gehosteten Veranstaltungen Teilnehmern die Aufzeichnung erlauben.

Der Host eines Zoom-Meetings kann festlegen, dass sich Teilnehmer vorab registrieren müssen. Das RRZE empfiehlt eine Registrierung nicht innerhalb von Zoom zu aktivieren, sondern diese durch ein vorgelagertes System, wie z. B. StudOn zu realisieren und den dort angemeldeten Teilnehmern einen Link zur Veranstaltung zukommen zu lassen, mit dem sie teilnehmen können.

Für die (nicht empfohlene!) Registrierung über Zoom gibt es für den Host zwei Varianten:

1. „Registrierung erforderlich“

und

2. „Nur berechtigte Nutzer können teilnehmen“

In beiden Fällen wird eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse verschickt, die einen Link enthält, der zur Teilnahme notwendig ist. Dieser Link ist jedoch nicht mit dem Account verknüpft, so dass jeder, der den Link kennt, diesen für die Teilnahme nutzen kann.

Wenn Option 1 vom Host aktiviert wurde, können die Teilnehmer eine beliebige E-Mail-Adresse angeben. Also z. B. auch von einem Dienstleister für temporäre E-Mail-Adressen wie z. B. https://temp-mail.org/de/ oder https://spamgourmet.com. Auf keinen Fall sollten pseudonymisierte Nutzer eine üblicherweise von Ihnen genutzte E-Mail-Adresse angegeben werden, da sonst die Idee der Pseudonymisierung unterlaufen wird.

Wenn zusätzlich zur Option 1 vom Host auch Option 2 aktiviert wurde, können nur E-Mail-Adressen bei der Registrierung angegeben werden, die zu einem bestehenden Zoom-Account (unabhängig ob von der FAU oder nicht) gehören. In diesem Fall müssen sich pseudonymisierte Nutzer an den Veranstalter wenden und diesen bitten, die Option zu deaktivieren oder Ihnen einen Link zuzusenden, der zu einer direkten Teilnahme berechtigt. Der Veranstalter kann diesen Link erzeugen, indem er eine Registrierung durch einen Dritten vornehmen lässt und den so erhaltenen Link weitergibt. Die seit Februar 2021 vorhandenen pseudonymisierten E-Mail-Adressen können hier zwar angegeben werden, erhalten aber keine E-Mail.

Um den Teilnehmerkreis eines Meetings rein auf FAU-Teilnehmer zu beschränken bietet es sich daher an, auf eine Registrierung zu verzichten (Option 1) und stattdessen wie in der folgenden FAQ „Wie kann ich ein Zoom-Meeting nur für Teilnehmer der FAU freigeben?“ beschrieben vorzugehen.

Welche Nutzungsarten von Zoom gibt es?
Zoom-Meetings für: Vorlesungen, Seminare, Tutorien und Übungen Arbeits- oder Gruppenmeetings Online-Tagungen und -Konferenzen mit bis zu 300 Teilnehmern in einem Raum Audio + Video + Chat + Bildschirmfreigabe Breakout Rooms für Gruppenarbeit Zoom-Webinar für: Vorlesungen und Seminare Online-Konferenzen mit bis zu 500 oder 1000 Zuschauern Audio + Video + Chat + Bildschirmfreigabe
Wie erhalte ich eine Zoom-Lizenz mit der ich ein Webinar veranstalten kann?
Für die Teilnahme an Meetings ist keine separate Lizenz notwendig. Nur für die Veranstaltung von Webinaren und Live-Vorlesungen sind entsprechende Lizenzen notwendig. Die FAU hat davon eine begrenzte Anzahl beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu. Webinare mit bis zu 300 Teilnehmern können in der Regel mit der Standard-Zoom-Lizenz „Meeting“ durchgeführt werden, die für alle Beschäftigte der FAU zur Verfügung steht. Informationen zu den entsprechenden Einstellungen finden Sie hier bei den Anleitungen zu Zoom. Wenn mehr als 300 Teilnehmer zu erwarten sind, oder spezielle Anforderungen an die Veranstaltungen vorliegen (z.B. Live-Streaming, u.a.) dann wird die Zoom-Lizenz „Webinar“ benötigt, die Ihnen auf Anfrage zugewiesen wird. Rufen Sie dazu bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“.
Wie kann ich ein Zoom-Meeting nur für Teilnehmer der FAU freigeben?
Beim Erstellen eines Meetings kann angegeben werden, dass nur authentifizierte Nutzer dem Meeting beitreten können: Wenn der Haken gesetzt ist, gibt es noch weitere Möglichkeiten: Wird hier ausgewählt „Bei Zoom anmelden“, dann kann jeder Nutzer mit einem Account bei Zoom teilnehmen. Wird hier ausgewählt „FAU Users“, dann können nur Nutzer teilnehmen, die sich via SSO mit Ihrem FAU-Account angemeldet haben. Da seit Februar 2021 auch pseudonymisierte Nutzer in Zoom eine E-Mail-Adresse haben, sind auch diese Nutzer hier nicht mehr außen vor.
Wie kann ich einen pseudonymisierten Zoom-Nutzer als Co-Host oder Alternative-Host zu einem Meeting hinzufügen?
Seit Februar 2021 können auch pseudonymisierte Nutzer vorab als alternative Hosts/alternative Moderatoren eingetragen werden. Dafür muss ihre pseudonymisierte E-Mail-Adresse angegeben werden, die im Nutzerprofil angezeigt wird und dieses Format hat: pseudonym-ccaf46d36543b7955853000000f3c59dd700000@fau.de Wichtig: Diese E-Mail-Adresse kann keine E-Mails empfangen. Pseudonymisierte Nutzer können (wie alle anderen Nutzer auch) auch während eines laufenden Meetings zum Co-Host oder Host ernannt werden, indem der Host den Teilnehmer anklickt (3-Punkte-Menü) und die entsprechende Funktion auswählt.
Wie kann ich in Zoom das Aufzeichnen von Veranstaltungen aktivieren?
Standardmäßig ist die Aufzeichnungsmöglichkeit in Zoom deaktiviert. Bitte beachten Sie, dass Sie für eine Aufzeichnung das Einverständnis aller Teilnehmer benötigen. Um die Aufzeichnungsmöglichkeit zu aktivieren, loggen Sie sich in Ihr Zoom-Account unter https://fau.zoom.us via SSO ein. Wählen Sie links den Bereich „Einstellungen“ aus. Wählen Sie anschließend rechts oben „Aufzeichnungen“ aus. Danach können Sie den Schieberegler für „Lokale Aufzeichnungen“ aktivieren: Sie können danach Aufzeichnungen von Veranstaltungen vornehmen, die Sie selbst hosten, bzw. in von Ihnen gehosteten Veranstaltungen Teilnehmern die Aufzeichnung erlauben.
Wie können sich pseudonymisierte Nutzer für ein Zoom-Meeting registrieren?
Der Host eines Zoom-Meetings kann festlegen, dass sich Teilnehmer vorab registrieren müssen. Das RRZE empfiehlt eine Registrierung nicht innerhalb von Zoom zu aktivieren, sondern diese durch ein vorgelagertes System, wie z. B. StudOn zu realisieren und den dort angemeldeten Teilnehmern einen Link zur Veranstaltung zukommen zu lassen, mit dem sie teilnehmen können. Für die (nicht empfohlene!) Registrierung über Zoom gibt es für den Host zwei Varianten: 1. „Registrierung erforderlich“ und 2. „Nur berechtigte Nutzer können teilnehmen“ In beiden Fällen wird eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse verschickt, die einen Link enthält, der zur Teilnahme notwendig ist. Dieser Link ist jedoch nicht mit dem Account verknüpft, so dass jeder, der den Link kennt, diesen für die Teilnahme nutzen kann. Wenn Option 1 vom Host aktiviert wurde, können die Teilnehmer eine beliebige E-Mail-Adresse angeben. Also z. B. auch von einem Dienstleister für temporäre E-Mail-Adressen wie z. B. https://temp-mail.org/de/ oder https://spamgourmet.com. Auf keinen Fall sollten pseudonymisierte Nutzer eine üblicherweise von Ihnen genutzte E-Mail-Adresse angegeben werden, da sonst die Idee der Pseudonymisierung unterlaufen wird. Wenn zusätzlich zur Option 1 vom Host auch Option 2 aktiviert wurde, können nur E-Mail-Adressen bei der Registrierung angegeben werden, die zu einem bestehenden Zoom-Account (unabhängig ob von der FAU oder nicht) gehören. In diesem Fall müssen sich pseudonymisierte Nutzer an den Veranstalter wenden und diesen bitten, die Option zu deaktivieren oder Ihnen einen Link zuzusenden, der zu einer direkten Teilnahme berechtigt. Der Veranstalter kann diesen Link erzeugen, indem er eine Registrierung durch einen Dritten vornehmen lässt und den so erhaltenen Link weitergibt. Die seit Februar 2021 vorhandenen pseudonymisierten E-Mail-Adressen können hier zwar angegeben werden, erhalten aber keine E-Mail. Um den Teilnehmerkreis eines Meetings rein auf FAU-Teilnehmer zu beschränken bietet es sich daher an, auf eine Registrierung zu verzichten (Option 1) und stattdessen wie in der folgenden FAQ „Wie kann ich ein Zoom-Meeting nur für Teilnehmer der FAU freigeben?“ beschrieben vorzugehen.