Shared Mailbox richtig einrichten

Eine von den Exchange-Administratoren für eine Person freigegebene Shared MailBox erscheint in der Regel bei der Person als neues Postfach in Outlook. In unserem Beispiel ist dies „ZZZ Muster SMB“.

Standardmäßig wird eine Shared MailBox, wie das User-Postfach, im „Caching-Modus“ eingebunden. Caching-Modus bedeutet, das Postfach wird am lokalen PC zwischengespeichert und die Daten in regelmäßigen Abständen mit dem Server synchronisiert.

Solange nur eine Person mit der Shared MailBox arbeitet, ist dies kein Problem. Arbeiten aber mehrere Personen an einer Shared MailBox, werden Aktionen, wie E-Mail verschieben etc., sehr stark verzögert bei den anderen Personen angezeigt. Ein vernünftiges Arbeiten im Team ist somit mit einer Shared MailBox nicht möglich.

In diesem Fall müssen Sie die Shared MailBox vom Caching-Modus in den Online-Modus umschalten.

Dazu müssen Sie in Outlook folgende Maske aufrufen:

„Datei“ → „Kontoeinstellungen“ → „Kontoeinstellungen“

Dann „Ändern“ → „Weitere Einstellungen“ → „Erweitert“

Jetzt entfernen Sie das Häkchen bei „Freigegebene Ordner herunterladen“ und übernehmen dies.

Im Anschluss bestätigen Sie alles mit OK, beenden Outlook und starten Outlook neu. Nun betreiben Sie, wie empfohlen, Ihr persönliches Postfach im Caching-Modus und die Shared Mailbox im Online-Modus.