Shared Mailbox in Outlook richtig einrichten

Eine von den Exchange-Administratoren für eine Person freigegebene Shared MailBox erscheint in der Regel bei der Person als neues Postfach in Outlook.

Standardmäßig wird eine Shared Mailbox, wie das Benutzer-Postfach, im Caching-Modus eingebunden. Caching-Modus bedeutet, das Postfach wird am lokalen PC zwischengespeichert und die Daten in regelmäßigen Abständen mit dem Server synchronisiert.

Solange nur eine Person mit der Shared Mailbox arbeitet, ist dies kein Problem. Arbeiten aber mehrere Personen an einer Shared Mailbox, werden Aktionen, wie E-Mail verschieben etc., sehr stark verzögert bei den anderen Personen angezeigt. Ein vernünftiges Arbeiten im Team ist somit mit einer Shared Mailbox nicht möglich.

In diesem Fall müssen Sie die Shared Mailbox vom Caching-Modus in den Online-Modus umschalten.

Dazu müssen Sie in Outlook folgende Maske aufrufen:

Wählen Sie zu erst den Reiter Datei aus.

Das Bild zeigt, dass man in Outlook die Kategorie "Datei" auswählen soll.

Öffnen Sie im Menü Informationen, die Kontoeinstellungen und anschließend erneut Kontoeinstellungen.

Das Bild zeigt folgendes Vorgehen: In Outlook auf "Informationen" klicken, dann auf "Kontoeinstellungen" und dann im Drop-Down-Feld nochmals auf "Kontoeinstellungen".

Wählen Sie in den Kontoeinstellungen Ihre E-Mail-Adresse und anschließend Ändern aus.

Das Bild zeigt, dass sie im geöffneten Fenster ("Kontoeinstellungen") Ihre Mailadresse auswählen und dann auf "Ändern" klicken sollen.

Öffnen Sie als nächstes Weitere Einstellungen.

Das Bild zeigt, dass Sie auf "Weitere Einstellungen" klicken sollen.

 

Wechseln Sie zum Reiter Erweitert, entfernen den Haken bei Freigegebene Ordner herunterladen und übernehmen Sie die Einstellungen.

Das Bild zeigt, dass Sie zuerst auf den Reiter "Erweitert" klicken sollen und dann das Kästchen vor "Freigegebene Ordner herunterladen" aktivieren sollen.

Im Anschluss bestätigen Sie alles mit OK und starten Outlook neu. Nun betreiben Sie, wie empfohlen, Ihr persönliches Postfach im Caching-Modus und die Shared Mailbox im Online-Modus.