Shared Mailbox als primäre Absendeadresse konfigurieren

Wenn Sie zu einem bestehenden Exchange-Konto in Outlook eine Shared Mailbox hinzufügen möchten, wählt der Outlook-Client beim Versenden einer Mail immer die persönliche E-Mail-Adresse als Absenderadresse. Wenn Sie öfter mit einer Shared Mailbox arbeiten (z.B. als SekretärIn), kann das nach einer Weile lästig werden. In diesem Artikel wird ein Weg aufgezeigt, wie Sie den Spieß umdrehen und die Shared Mailbox als Standard-Absenderadresse verwenden können.

In diesen Beispiel wird als primäre Adresse die Shared Mailbox ZZZ Muster SMB mit der Adresse zzz-muster-smb@fau.de.

Zunächst erstellen Sie ein Profil für die Shared Mailbox. In der Systemsteuerung wählen Sie E-Mail (32-Bit).

Das Bild zeigt, dass Sie im Menü der Systemsteuerung auf "E-Mail (32-Bit)" klicken sollen.

Es öffnet sich ein Fenster. Wählen Sie hier Profile anzeigen aus.

Das Bild zeigt das geöffnete Fenster "Mail-Setup - Outlook". Unter "Profile" sollen Sie hier auf "Profile anzeigen" klicken.

In der nun erscheinenden Maske klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn Sie mehrere Profile haben, können Sie die Option Zu verwendendes Profil bestätigen wählen. Das bedeutet, dass Outlook bei jedem Start nachfragt, welches Postfach geöffnet werden soll. Geben Sie als Profilnamen etwas Aussagekräftiges ein.

Das Bild zeigt das offene Fenster "E-Mail". Sie sollen "Outlook" wählen, auf "Hinzufügen" klicken und dann auf "Zu verwendendes Profil bestätigen".

Es startet der Assistent zur automatischen Einrichtung eines E-Mail-Kontos in Outlook. Die E-Mail-Adresse Ihrer persönlichen Benutzerkennung wird automatisch gewählt. Wenn Sie hier die E-Mail-Adresse der Shared Mailbox eintragen, können Sie dem Konto einen besseren Namen geben.

Sie müssen jetzt auch die Zugangsdaten für die Shared Mailbox angeben. Bitte beachten Sie, dass Sie die Shared Mailbox mit den Zugangsdaten für Ihren persönlichen Account erreichen. So müssen Sie also die gleichen Zugangsdaten eingeben, mit denen Sie sich auch für Ihr persönliches E-Mail-Konto anmelden.

Das Bild zeigt das Fenster "Konto hinzufügen". Sie sollen "E-Mail-Konto" auswählen und können dort Name, E-Mailadresse und Ihr Kennwort (inkl. Kennwort bestätigen) eingeben. Abschließend sollen Sie auf "Weiter" klicken.

Sollten Sie nach einer Authentifizierung gefragt werden, geben Sie als Zugangsdaten Ihre persönlichen Anmeldedaten ein. In diesem Beispiel die IdM-Kennung ex56hgaf von Max Mustermann.

In diesem Bild wird gezeigt, dass Sie im geöffneten Fenster "Windows Security" für Ihr Konto Ihren Benutzernamen sowie Ihr Passwort eingeben sollen und "Remember my credentials" aktivieren sollen.

Manchmal erscheint folgende Meldung. Hier empfehlen wir den Zugriff auf diese Adressen zuzulassen und diese Antwort zu speichern, indem Sie das Häkchen bei Zukünftig nicht mehr zu dieser Website fragen setzen.

In diesem Bild sehen Sie das geöffnete Fenster "Microsoft Outlook" und die Frage, ob Sie das Konfigurieren der Servereinstellungen für die Website zulassen möchten. Hier aktivieren Sie "Zukünftig nicht mehr zu dieser Website fragen" und klicken dann auf "Zulassen".

Über diesen Service wird die initiale Einrichtung der Exchange Mailbox durchgeführt und einige selbstverständliche Angaben bei der Einrichtung den Benutzer abgenommen. Darüber werden weiterhin die zusätzliche Postfächer, worauf Sie inzwischen Zugriffsrechte Erhalten haben, auch automatisch verbunden. Sollten Sie die Antwort nicht speichern, werden Sie erneut gefragt, sobald Outlook automatisch eine Anfrage an dem Autodiscover Service stellt.

Manche Outlook Clients beziehen die Konfiguration vom https://autodiscover.fau.de/autodiscover/autodiscover.xml und manche vom https://groupware.fau.de/autodiscover/autodiscover.xml. Beide Adressen sind gültig und vollkommen gleichwertig.

Der Server sucht jetzt nach den passenden Einstellungen für den Server. Sobald der Server die Einstellungen gefunden hat, beenden Sie den Assistenten, indem Sie auf Fertig stellen klicken.

In diesem Bild wird Ihnen die Erfolgsmeldung nach dem Hinzufügen eines Kontos angezeigt. Sie sollen abschließend auf "Fertig stellen" klicken.

Vergessen Sie nicht die Einstellungen mit OK zu speichern.

Das Bild zeigt, dass Sie im geöffneten Fenster "E-Mail" folgendes auswählen müssen: Erstens "SharedMailbox" und zweitens "Zu verwendendes Profil bestätigen". Dann klicken Sie auf "OK".

Ihr Profil für die Shared Mailbox ist nun fertig. Wenn Sie zusätzlich Ihr persönliches Exchange-Postfach in das Profil einrichten möchten, sind weitere Einstellungen nötig.

Starten Sie hierfür Ihren Outlook-Client und wählen Sie Ihr eben erstelltes Profil aus.

Hier wird gezeigt, dass Sie im Fenster "Profil auswählen" den Profilnamen "SharedMailbox" auswählen sollen. Dann sollen Sie auf "OK" klicken.

Wechseln Sie als Nächstes zum Reiter Datei.

Dieses Bild zeigt, dass Sie in Outlook links oben auf "Datei" klicken sollen.

Öffnen Sie im Menü Informationen, die Kontoeinstellungen und anschließend erneut Kontoeinstellungen.

Dieses Bild zeigt, dass Sie im Menü von Outlook erst auf die Kategorie "Informationen" klicken sollen und dann im Menüpunkt "Kontoinformationen" auf das Feld "Kontoeinstellungen". Im sich öffnenden Drop-Down-Feld klicken Sie nochmal auf "Kontoeinstellungen".

Wählen Sie in den Kontoeinstellungen Ihre E-Mail-Adresse und anschließend Ändern aus.

Dieses Bild zeigt, dass Sie im Fenster "Kontoeinstellungen" erst auf "Ändern" und dann auf das entsprechende Konto klicken sollen.

Shared Mailboxen eignen sich nicht für den Cache-Modus. Bitte überprüfen Sie, ob dieser deaktiviert ist (kein Haken) und klicken Sie ggf. den Haken weg. Danach wählen Sie Weitere Einstellungen aus.

Dieses Bild zeigt das Fenster "Konto öffnen". Sie sollen unter den Offlineeinstellungen das Feld "Exchange-Cache-Modus verwenden" aktivieren und dann auf "Weitere Einstellungen" klicken.

Wechseln Sie zum Reiter Erweitert und fügen nun Ihr persönliches Konto zu Ihrem Profil der Shared Mailbox hinzu. Geben Sie dafür Ihre IdM-Kennung ein.

Dieses Bild zeigt, dass Sie im geöffneten Fenster "Microsoft Exchange" auf "Erweitert" und dort dann auf "Hinzufügen" klicken sollen. Im Fenster "Postfach hinzufügen" geben Sie dann den Namen des Postfachs ein und drücken auf "OK".

Ihr persönliches Konto wird bereits als Standardwert eingetragen. Sie müssen nur mit OK bestätigen. Schließen Sie danach die Masken wie im Folgenden gezeigt.

In diesem Bild sehen Sie, dass Sie nochmals mit "OK" bestätigen sollen, nachdem Sie das Postfach im vorherigen Schritt hinzugefügt haben.

Das Bild zeigt, dass Sie im Fenster "Konto ändern" nun auf "Weiter" klicken sollen.

Das Bild zeigt die Erfolgsmeldung, dass alle Einstellungen abgeschlossen sind. Sie sollen dann auf "Fertig stellen" klicken.

Jetzt sehen Sie in Ihrer Mailbox-Ansicht in Outlook beide Konten, sowohl das der Shared Mailbox als auch die von Ihrem persönlichen Postfach.

Wenn Sie mit dem Absender Ihres persönlichen Kontos versenden möchten, können Sie beim Erstellen der E-Mail zum Reiter Optionen wechseln und anschließend Von auswählen, um das Von-Feld angezeigt zu bekommen. Klicken Sie auf das Von-Feld der Absenderadresse und wählen daraufhin Weitere E-Mail-Adresse.

Das Bild zeigt, dass Sie in Outlook unter dem Reiter "Optionen" und dem Feld "Von" zu "Weitere E-Mail-Adresse" gelangen.

Geben Sie Ihre IdM-Kennung oder E-Mail-Adresse ein und bestätigen dies mit OK. Alternativ können Sie auch über das Von das Adressbuch öffnen und sich im Adressbuch auswählen.

Das Bild zeigt, dass Sie im Fenster "Von anderer E-Mail-Adresse absenden" den entsprechenden Wert eingeben können und dann mit "OK" bestätigen sollen.

Nachdem Sie sich als Absenderadresse ausgewählt haben, bleibt diese dauerhaft unter Weitere E-Mail-Adresse direkt gespeichert.