S/MIME-Zertifikate in Outlook für mehrere Adressen

S/MIME-Zertifikate in Outlook für mehrere Adressen

Um mehrere S/MIME-Zertifikate in Outlook zu installieren, müssen die Zertifikate zuerst normal hinzugefügt werden (vgl. https://www.anleitungen.rrze.fau.de/e-mail/e2ee/smime/s-mime-zertifikat-in-outlook-2016-2019-einbinden/)

Dafür im Outlook über „Datei“ in die Optionen gehen. Im Anschluss öffnen sich die Outlook-Optionen, dort öffnen Sie dann den Eintrag Trust Center und damit die „Einstellungen für das Trust Center.

Dann muss der Reiter „E-Mail-Sicherheit“ geöffnet werden. In diesem Fenster müssen zunächst alle Zertifikate importiert werden.

Um nun mehrere Zertifikate gleichzeitig zu verwenden, erstellen Sie weitere Zertifikatsprofile:

  1. Nachdem alle Zertifikate importiert sind, klicken Sie auf Einstellungen:
  2. Klicken Sie auf „Neu“ um ein weiteres Profil anzulegen
  3. Geben Sie dem Profil einen aussagekräftigen Namen der das zusätzliche Zertifikat gut beschreibt
  4. Wählen Sie das vorher importierte neue Zertifikat aus.

Damit sollte für jedes Zertifikat ein Profil vorhanden sein. Diese werden dann automatisch passend zur Mailbox bzw. Absende-E-Mail-Adresse ausgewählt, wenn Sie eine Mail versenden.

Serienbrief versenden

Wie versende ich einen Serienbrief?

In diesem FAQ zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Serienbrief mithilfe von Excel und Word versenden können.

Sollten Sie den Serienbrief nicht von Ihrem persönlichen Postfach aus versenden, sondern stattdessen ein Funktionspostfach dafür nutzen wollen, ist es erforderlich, ein Outlook-Profil zu haben, bei dem dieses Funktionspostfach als primäres Konto konfiguriert ist. Eine Anleitung, um das Funktionspostfach als Hauptkonto einzurichten, finden Sie unter Shared Mailbox als primäre Absendeadresse konfigurieren.

Alle unten abgebildeten Namen sind zufällig und basieren nicht auf realen Personen. Dabei handelt es sich um eine zufällige Zusammenstellung der beliebtesten Vornamen und der häufigsten Nachnamen in Deutschland. Die E-Mail-Adressen sind ebenfalls fiktiv.

1. Erstellen Sie zuerst eine Excel-Tabelle mit den Spalten und Informationen, die Sie benötigen, und speichern die Datei anschließend ab. Wir empfehlen folgende Spalten zu verwenden: Vorname, Nachname, E-Mail, Geschlecht, Titel

Excel-Tabelle mit persönlichen Beispielinformationen für den Serienbrief

2. Öffnen Sie Word und verfassen Sie Ihre gewünschte E-Mail. Gehen Sie danach über den Reiter Sendungen und den Punkt Seriendruck starten auf E-Mail-Nachrichten. Im Anschluss können Sie mit Empfänger auswählen und Vorhandene Liste verwenden die Excel-Datei und daraufhin die richtige Tabelle auswählen.

3. Überprüfen Sie mithilfe von Empfängerliste bearbeiten, ob die Spalten korrekt übertragen worden sind.

Serienbrief Spalten überprüfen

4a. Wählen Sie als nächstes Grußzeile aus, um die Anrede einzufügen. Optional können Sie die Anrede anpassen, um bspw. statt „Sehr geehrte(r)“ ein  „Guten Tag“ einzufügen.

Wenn Sie keine geschlechterbezogene Ansprache möchten, können Sie zu Punkt 7 springen.

Grußzeile für de Serienbrief

4b. Falls Sie eine geschlechterbezogene Ansprache bevorzugen, können Sie eine Wenn-Dann-Sonst-Regel bauen. Hierfür müssen Sie über Regeln auf Wenn… Dann… Sonst… gehen. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste vom Feldname Geschlecht aus und Vergleichen mit dem entsprechenden Wert. Geben Sie im oberen Textfeld „Sehr geehrte Frau“ und im unteren Textfeld „Sehr geehrter Herr“ ein.

5. Fügen Sie nun über die Option Seriendruckfeld einfügen die gewünschten Anrede-Bausteine wie z.B. Titel, Vorname und Nachname ein. Vergessen Sie nicht, ein Komma am Ende der Anrede zu setzen!

Wenn Sie den Titel in der Anrede verwenden, dann verwenden Sie kein Leerzeichen zwischen Titel und nächstem Wert, da ansonsten bei Personen ohne akademischem Grad zwei Leerzeichen vorhanden sind. Dieses Problem beheben wir im nächsten Schritt.

Serienbrief Anrede

6. Damit bei Personen mit einem akademischen Grad der Titel nicht am nächsten Wert „klebt“, benötigen wir dort ein Leerzeichen. Dieses können Sie hinzufügen, indem Sie mit Rechtsklick auf Titel (bzw. Ihrer Datenquelle) gehen und dann auf Feld bearbeiten. Im neuen Fenster setzen Sie den Haken rechts bei Danach einzufügender Text und fügen im Textfeld rechts daneben ein Leerzeichen ein. Bestätigen Sie die Einstellung mit OK.

Serienbrief Leerzeichen einfügen

7. Überprüfen Sie nun mit Vorschau Ergebnisse, ob Anrede und Serienbrief korrekt sind.

8. Zuletzt können Sie mit Fertig stellen und zusammenführen und E-Mail-Nachrichten versenden den Serienbrief für den Versand vorbereiten. Im Zu-Feld sollte bereits die Spalte E-Mail ausgewählt sein. Geben Sie noch einen Betreff in die Betreffzeile ein und bestätigen Sie den Versand an alle Empfänger mit OK.

Outlook sollte nun die E-Mails einzeln an alle Empfänger versenden.

Bitte beachten Sie, dass die Anzahl adressierter Empfänger pro Zeiteinheit (max. 450 pro 15 min) sowie die Anzahl der adressierten Empfänger pro einzelner E-Mail (max. 100) begrenzt sind. Überschreitung dieser Limits führt zu temporären Ablehnungen der Einlieferungen.

E-Mail Konto aus neuem Outlook löschen

Sollten Sie Ihr FAU Postfach via IMAP-Konto in das „neue Outlook“ unter Windows eingebunden haben, erfahren Sie nachfolgend, wie Sie dies wieder entfernen können.
Starten Sie hierzu das „neue Outlook“

Wechseln Sie daraufhin in die „Einstellungen“ (Zahnradsymbol) und klicken auf „Verwalten“ / „Manage“


Im Anschluss wählen Sie das zu löschende Konto aus, entfernen dies von allen Geräten und Bestätigen den Vorgang


Sollten Sie dann kein E-Mail-Konto mehr in dem „neuen Outlook“ eingebunden haben, sieht das Programm wie folgt aus

E-Mail als Anhang weiterleiten

Wie kann ich eine E-Mail als Anhang weiterleiten?

Bei einigen E-Mail-Problemen werden wichtige Informationen einer E-Mail benötigt, welche beim gewöhnlichen Weiterleiten verloren gehen. Deshalb werden Sie manchmal vom RRZE gebeten, eine E-Mail als Anhang bzw. als Anlage weiterzuleiten.

Wählen Sie die E-Mail aus und gehen Sie über den Reiter Start auf Weitere Antwortaktionen, welches sich in der Gruppierung Antworten neben Weiterleiten befindet. Hier können Sie die E-Mail als Anlage weiterleiten. Nun befindet sich die E-Mail als Outlook-Element im Anhang der neuen Nachricht.

Wählen Sie die entsprechende E-Mail mit Rechtsklick aus und gehen Sie auf Weiterleiten als Anlage. Dadurch öffnet sich eine neue Nachricht mit der gewünschten E-Mail als Anhang.

Wählen Sie die entsprechende E-Mail mit Rechtsklick aus und gehen über Weiterleiten als auf Anhang. Danach ist die E-Mail als eine EML-Datei im Anhang einer neuen Nachricht.

In der Weboberfläche Ihres Exchange-Postfachs können Sie eine E-Mail einfach per Drag & Drop in eine neue E-Mail ziehen. Dadurch wird die entsprechende E-Mail automatisch an die Nachricht angehängt.

Das geht übrigens auch in den meisten Mailprogrammen.

Nachdem Sie die E-Mail ausgewählt haben, können Sie über den Aufklapp-Pfeil von Weiterleiten die E-Mail als Anhang weiterleiten.

 

 

Kalenderberechtigungen

Wie kann ich Kalenderberechtigungen einsehen oder bearbeiten?

Sie können die Kalenderberechtigungen Ihres Kalenders einsehen oder bearbeiten, indem Sie in der Kalenderansicht mit Rechtsklick auf den entsprechenden Kalender gehen und anschließend die Einstellungen öffnen. Wechseln Sie hier zum Reiter Berechtigungen.

Die standardmäßige und gleichzeitig empfohlene Einstellung der Kalenderberechtigung für „Standard“ ist „Frei/Gebucht-Zeiten“ und für „Anonym“ ist diese „Keine“.

Bei „Standard“ handelt es sich um authentifizierte Benutzer (andere Exchange-Benutzer). Mit „Frei/Gebucht-Zeiten“ erlauben Sie diesen, Ihren Kalender zu öffnen und anzeigen zu lassen, wann Sie einen Termin haben. Betreff, Ort oder andere Informationen werden nicht angezeigt. Dadurch können andere Benutzer einfacher einen Termin mit Ihnen vereinbaren, da diese sehen können, zu welchen Zeitpunkt Sie aktuell keinen Termin haben. Gleichzeitig bleiben vertrauliche Informationen geheim.

Hinter „Anonym“ verbergen sich alle anderen Benutzer. Diese können standardmäßig keine Informationen aus dem Kalender einsehen.

Sie können auch bei „Standard“ die Berechtigung „Keine“ setzen. Dafür markieren Sie diesen und wählen bei Berechtigungsstufe Keine aus. Bestätigen Sie die Konfiguration mit OK.

Für „Standard“ und „Anonym“ empfehlen wir, keinesfalls eine höhere Berechtigungsstufe zu erteilen, da Sie sonst mehreren (teilweise unbekannten) Personen Zugriff auf Ihren Kalender geben und diesen ggf. sogar die Möglichkeit bieten, ihn zu bearbeiten.

Um Kalenderberechtigungen für bestimmte Personen zu vergeben, finden Sie dazu einen FAQ-Artikel unter Kalender für andere Personen freigeben.

Wenn Sie Ihren Kalender veröffentlichen möchten, z.B. um Termine (Veranstaltungen, Prüfungstermine, etc.) auf Ihrer Webseite einzubinden, finden Sie auch dazu ein FAQ-Artikel unter Kalender veröffentlichen (ICS-Feed).

Exchange-Postfach in Android einrichten

Wie kann ich Exchange-Postfach in Android einrichten?

Kurzanleitung zur Einrichtung eines Exchange-Postfachs unter Android.

Für diese Anleitung wurde der Mail-Client „Gmail“ in der Version 9 unter Android verwendet. Sie können jedoch jeden beliebigen anderen Mail-Client* verwenden. Das Aussehen könnte zwischen den verschiedenen Clients variieren, die Vorgehensweise ist jedoch in den meisten Fällen die gleiche.

*Mit Ausnahme von der Microsoft-Outlook-App für iOS und Android. Die Nutzung der App führt zu einer Speicherung der vertraulichen Logindaten (IdM-Kennung und Passwort) auf einem fremden Server im Ausland und wird auf dem Exchange Server blockiert. Weitere Informationen finden Sie unter Meldungen des FAUmac-Teams / Blogbeitrag.

In dieser Anleitung wird das Exchange-Postfach von Max Mustermann mit der Exchange-Benutzerkennung ex56hgaf eingerichtet.

Zunächst werden Sie gefragt, welche Art von Konto Sie einrichten möchten. Wählen Sie hier bitte Exchange aus.

Das Bild zeigt, dass Sie unter "E-Mail einrichten" den jeweiligen Anbieter auswählen können.

Geben Sie als nächstes Ihre persönliche E-Mail-Adresse ein und gehen direkt auf Weiter.

Das Bild zeigt, dass Sie bei "E-Mail-Adresse hinzufügen" Ihre Mailadresse eingeben.

Anschließend geben Sie das zugehörige Exchange-Kennwort ein. Dies ist bei eingeschalteter Passwort-Synchronisation Ihr IdM-Passwort.

Hinweis: Sollte bei der Passwortabfrage eine Fehlermeldung erscheinen, müssen Sie im vorherigen Schritt auf Manuell einrichten gehen und diesen Punkt überspringen.

Das Bild zeigt, dass Sie anschließend Ihr Passwort eingeben müssen.

Im nächsten Schritt kommen Sie zu den Einstellungen des Eingangsservers. In der Regel erscheint bei Domain\Nutzername die E-Mail-Adresse. Diese müssen Sie entfernen und durch fauad\<IdM-Kennung> ersetzen. Nachdem Sie Ihr Passwort (erneut) eingegeben haben, müssen Sie als Server groupware.fau.de eintragen. Der Port sollte 443 und als Sicherheitstyp SSL/TLS ausgewählt sein. Sind alle Einstellungen angegeben, können Sie mit Weiter die Einrichtung fortsetzten.

Manchmal werden die Punkte Domain und Benutzername getrennt abgefragt. In solchen fällen als Domain fauad.fau.de und als Benutzername Ihre IdM-Kennung eintragen.

Das Bild zeigt, dass Sie die benannten Angaben in die jeweils zutreffenden Felder eingeben sollen.

Eventuell müssen Sie die Remote-Sicherheitsverwaltung* noch akzeptieren.

*Diese Steuerungsfunktionen sind Teil des ActiveSync-Protokolls und können von uns nicht beliebig beeinflußt werden. Da dieses Protokoll ursprünglich aus dem Firmenumfeld kommt, liegt der Fokus hierbei auf einer rudimentären Form von Mobile Device Management. Wir können Ihnen daher nur zusichern, dass wir nicht vorhaben, mit Ihrem Gerät irgendetwas zu tun. Wenn Sie den Zugang über das ActiveSync-Protokoll nutzen möchten, müssen Sie diese Anfrage bestätigen.

Alternativ können Sie Ihr Exchange-Postfach auch mit IMAP einbinden, jedoch müssen Sie dann auf die Zugriffe wie Kontakte oder Termine verzichten. Unter Konfiguration von IMAP und SMTP für Exchange finden Sie die entsprechenden Einstellungen, um das Postfach mit IMAP zu verbinden.

Das Bild zeigt, dass Sie bei der Meldung "Remote-Sicherheitsverwaltung" auf "OK" klicken sollen.

Sobald Sie dies akzeptiert haben, können Sie den Kontonamen benennen. Dieser ist optional und kann beliebig gewählt werden. Der Kontoname wird beim Empfänger angezeigt!

Das Bild zeigt, dass Sie einen optionalen Kontonamen für Ihr Konto eingeben können.

Mit Weiter schließen Sie die Einrichtung ab und können Ihr Exchange-Postfach auf Ihrem Mobilgerät verwenden.