Microsoft Office 365 Lizenz ändern (Kurzanleitung)

Kurzanleitung für Studierende, die Office 365 bereits über StudiSoft bezogen haben

Die Bereitstellung von Microsoft 365 hat sich am 1. April 2022 geändert.

Die ab sofort für Microsoft-Software einheitlich zu verwendende Kennung setzt sich aus der persönlichen IdM-Kennung gefolgt von @fauad.fau.de zusammen:
Ihre Idm-Kennung@fauad.fau.de

Umstieg auf die neue Kennung @fauad.fau.de

Die bisher über StudiSoft bereitgestellte Extra-Kennung zur Nutzung von Office 365 (@FAUERLNUE.onmicrosoft.com) entfällt ab 31.08.2022,

  • alle Benutzerkonten werden durch Microsoft unwiederbringlich gelöscht,
  • die Programme sind nicht mehr nutzbar und
  • gegebenenfalls zu diesem Benutzerkonto gehörende Daten in der Microsoft-Cloud werden ebenso gelöscht.

Schritt 1: Wie beantrage ich die neue Kennung für Microsoft Office 365 (und Microsoft Teams)

Falls noch nicht geschehen, müssen Sie im IdM-Portal > SELF SERVICE > Allgemeine Einstellungen die „Zustimmung zur Datenübertragung an Cloud-Dienste“ erteilen, sonst ist keine weitere Nutzung möglich.

  • Mit dem über Microsoft Azure angelegten Benutzerkonto sind Studierende und Promovierende automatisch berechtigt, die M365 A3-Lizenz in der Form von lokalen Desktop-Anwendungen (on premise) zu nutzen (Word, Excel, PowerPoint etc.).
  • Bei Wahl der Microsoft 365 Cloud-Dienstleistungen können u. a. Microsoft Teams und Office365 Web-Anwendungen genutzt werden.

Erst nach der Zustimmung wird das Microsoft-Benutzerkonto angelegt.

Es ist mit ca. 2 Stunden Wartezeit zu rechnen, bis die Kennung aktiv wird und Sie Microsoft Office 365 oder Microsoft Teams nutzen können.

Zustimmung zur Datenübertragung an Cloud-Dienste

Schritt 2: Wie kann ich die Lizenzierung von Office 365 auf den neuen Account umstellen? (Windows)

  1. Achtung: Es dauert ca. 2 Stunden bis die Kennung aktiv wird, nachdem Sie die Zustimmung zur Datenübertragung für „Microsoft Azure“ erteilt haben.
  2. Anschließend können Sie sich mit der neuen Kennung (Ihre Idm-Kennung@fauad.fau.de) an Office anmelden.

  • Öffnen Sie eine Office Anwendung, z.B. Word:
    • Datei
    • Konto
    • Produktinformationen
    • Lizenz ändern

3. Überprüfen Sie, ob Sie noch Zugriff auf Ihre Dateien haben, insbesondere Ihre OneNote-Notizbücher! Öffnen Sie dazu die Dateien und prüfen Sie die Inhalte und die Funktionalität.

Schritt 2: Wie kann ich die Lizenzierung von Office 365 auf den neuen Account umstellen? (macOS)

  1. Achtung: Es dauert ca. 2 Stunden bis die Kennung aktiv wird, nachdem Sie die Zustimmung zur Datenübertragung für „Microsoft Azure“ erteilt haben.
  2. Anschließend können Sie sich mit der neuen Kennung (Ihre Idm-Kennung@fauad.fau.de) an Office anmelden.
  • Öffnen Sie eine Office Anwendung, z.B. Word:
    • Datei -> Neu aus Vorlage
    • Links oben auf das Konto klicken -> Abmelden
    • Anmelden mit der neuen Kennung

3. Überprüfen Sie, ob Sie noch Zugriff auf Ihre Dateien haben, insbesondere Ihre OneNote-Notizbücher! Öffnen Sie dazu die Dateien und prüfen Sie die Inhalte und die Funktionalität.

Die Lizenz lässt sich nicht ändern?

Falls das ändern der Lizenz nicht funktioniert, unter

  • Windows -> Microsoft Edge starten
  • macOS -> Safari starten

und die Webseite portal.office.com aufrufen. Mit <Ihre Idm-Kennung@fauad.fau.de>

anmelden und „Office (drüber) installieren“.

Ihre Office-Einstellungen bleiben dabei erhalten.

Was ist mit meinen Daten in der Microsoft Cloud?

In Kontext von FAUERLNUE waren OneDrive, Sharepoint und andere Microsoft Cloud-Dienste nicht freigegeben. Jedoch lassen sich für die Gewährleistung der Funktionalität nicht alle Cloud-Komponenten bei der Bereitstellung von Office 365 deaktivieren. Auf diese Datenbereiche und die dort gespeicherten Dateien können Sie als Anwender nicht direkt zugreifen. Auch das RRZE als Plattformadministrator kann nicht ermitteln, ob Sie Daten in der Microsoft Cloud gespeichert haben und kann Ihnen beim Umzug der Daten nicht helfen!

  • Bislang sind nur Fälle bekannt geworden, in denen OneNote-Benutzende ihre Notizbücher in einem nicht direkt zugreifbaren Bereich von Sharepoint speichern konnten und nach der Umstellung der Kennung keinen Zugriff mehr auf die Notizbücher hatten.
Nur mit dem aktiven FAUERLNUE-Benutzeraccount und der zugehörigen Anwendung können Sie – und nur Sie selbst – Dokumente sichern.

Wie kann ich meine OneNote-Notizbücher umziehen?

Ein einfaches Kopieren oder Verschieben dieser Notizbücher als Ganzes ist nicht möglich. Sie müssen die Inhalte des Notizbuchs abschnittsweise auf einen neuen Speicherort umziehen.

Umziehen eines OneNote-Notizbuchs auf ein anderes Microsoft Konto

  1. Mit der @fauerlnue-Kennung an der OneNote App (macOS oder Windows) anmelden
  2. Das zu übertragende Notizbuch (Quelle) öffnen
  3. Ein zweites Microsoft-Konto (Ziel) über „verbundene Dienste“ einbinden
  4. Das Ziel-Notizbuch im zweiten Microsoft-Konto neu anlegen bzw. öffnen
  5. Mit der rechten Maustaste die einzelnen Abschnitte des Quell-Notizbuchs in das Ziel-Notizbuch kopieren
  6. mit der @FAUERLNUE Kennung abmelden und vom zweiten Microsoft Konto trennen
  7. mit dem zweiten Microsoft-Konto anmelden und prüfen, ob das neue Notizbuch vollständig und funktionsfähig ist
  8. Es ist empfehlenswert, das Quell-Notizbuch nach der zufriedenstellenden Übertragung  zu löschen.

Relevante Hilfen aus der Microsoft Community:

In gleicher Art und Weise:

Umziehen eines OneNote-Notizbuchs auf einen neuen Speicherort auf Ihrem Computer

Wenn Sie die Inhalte aus Ihrem Notizbuch beibehalten möchten, können Sie das Notizbuch in ein neues Notizbuch auf Ihren Computer verschieben. Ein Notizbuch kann jedoch nicht als Ganzes, sondern nur abschnittsweise an den neuen Speicherort übertragen werden.

  1. Dazu müssen Sie zuerst ein neues Notizbuch auf Ihrem Computer erstellen.
  2. Anschließend können Sie die Inhalte in das neue Notizbuch abschnittsweise kopieren und einfügen sowie
  3. danach das alte Notizbuch von OneDrive löschen.
Bitte prüfen Sie die verwendeten Benutzerkennungen, bevor Sie sich bei Fragen und Problemen an software@fau.de wenden.

Antworten auf weitere Fragen finden Sie in der vollständigen Microsoft (Office) 365 Anleitung.