DFNConf Video-, Telefonkonferenzen und Chat

Um Besprechungen über Video- und Telefonkonferenzen durchzuführen, können Sie den Dienst DFNconf nutzen. Jeder Mitarbeiter der FAU kann diesen Dienst kostenlos nutzen und eigene Video- und Konferenzräume einrichten.
Der Dienst ist für etwa 20 Teilnehmer gedacht, die sich vom Büro aus, von daheim aus oder aus einem der 16 an der FAU vorhandenen Videokonferenzräume beteiligen können. Um diesen Dienst zu nutzen gehen Sie wie folgt vor:

1. Veranstalten und erstellen Sie eine Video -oder Telefonkonferenz

Schritt 1: DFNConf Webseite aufrufen

Rufen Sie die Seite https://www.conf.dfn.de/ auf
und wählen Sie den Button „Veranstalter-Login“

DFN-Config-Startseite-1
DFNConf Startseite

Schritt 2: Anmelden

Wählen Sie als Einrichtung „Universität Erlangen-Nürnberg“ aus und melden Sie sich anschließend mit Ihrer IdM-Kennung an.

DFN-Config Einrichtung waehlen

Schritt 3: Veranstaltungsraum erstellen

Nach der erfolgreichen Anmeldung befinden Sie sich im Veranstalterportal. Hier erstellen Sie nun entweder

  • einen neuen Meeting-Raum für Videokonferenzen oder
  • eine neue Telefonkonferenz

DFN-Config Meetingraum anlegen

Legen Sie nun einen Namen und eine Zugangs-PIN für ihren Raum fest.

DFN-Config Meetingraum anlegen-2

Schritt 4: Teilnehmer einladen

Nachdem Sie ihren Veranstaltungsraum erstellt haben können Sie den Teilnehmern  eine Einladung mit den Zugangsdaten zu Ihrem Raum zukommen lassen. Dazu kopieren Sie die Textvorlage unter Einladung oder Invitation mit den Zugangsdaten und fügen diese zum Beispiel in eine EMail für die Teilnehmer ein.

DFN-Config Meetingraum anlegen-5

2.A Teilnahme an einer Telefonkonferenz

Wählen Sie über Festnetz oder Mobiltelefon folgende Telefon-Nummer 0049 (0)30 200 979 – (X)XXXXX – setzen Sie die letzten 5 oder 6 Ziffern des Veranstaltungsraumes hier ein. Die Nummer erhalten Sie vom Veranstalter in einer Einladung.

Warten Sie auf eine automatische Ansage (in englischer Sprache).

Geben Sie auf Verlangen die Veranstaltungs-PIN auf ihrem Ziffernfeld ein und bestätigen Sie mit # .

2.B Teilnahme an einer Videokonferenz

Empfehlung Konferenztechnik

  • Nutzen Sie eine Freisprecheinrichtung oder ein Headset für bessere Sprachverständlichkeit.
  • Nutzen Sie eine externe Kamera bei mehr als 2 Personen.
  • Nutzen Sie eine kabelgebundene Verbindung zum Internet.

Sie benötigen keine zusätzliche Software, Sie können den Dienst über einen aktuellen Internet-Browser in einer WebApp nutzen.

Empfehlung Internet-Browser

Vom DFN werden die aktuellen Browser Chrome, Firefox, Edge oder Safari empfohlen (nicht unterstützt wird Microsoft Internet Explorer) weitere Informationen: https://www.conf.dfn.de/anleitungen-und-dokumentation/pexip/zugangswege/web-zugang/

Verwendung der Web-App

Schauen Sie sich die Videoanleitung an:

  • Öffnen Sie in einem Internet-Browser die Seite: https://conf.dfn.de/webapp/home
  • Geben Sie Ihren Namen ein.
  • Geben Sie im Browser die Kamera und das Mikrofon frei.
  • Öffnen Sie die Einstellungen und maximieren Sie die Bandbreite.
  • Treten Sie dem Veranstaltungsraum bei indem Sie die Raumnummer und die Zugangs-PIN eingeben.

Eine englische Dokumentation zur weiteren Verwendung der WebApp finden sie unter folgendem Link: https://docs.pexip.com/clients/using_webapp.htm

Benutzen Sie einen unserer dezentralen Videokonferenzräume  https://www.rrze.fau.de/medien-entwicklung/mmz/audio-und-videokonferenzen/#collapse_0

Vor Ort befinden sich Kurz-Anleitungen zur Verwendung der Anlage:

  • Schalten Sie die Videokonferenz-Anlage mit dem Fußschalter ein.
  • Wählen Sie am Monitor die Quelle aus.
  • Geben Sie die Zugangsdaten für den Veranstaltungsraum auf dem Touchpanel oder mit der Fernbedienung ein.

Tipp

Führen Sie vor der eigentlichen Konferenz einen Test mit den Teilnehmern durch: Sehen, Hören, Freigeben funktioniert auf beiden Seiten?  – Benötigen Sie Hilfe: videokonferenz@fau.de

Weitere Hinweise zur Nutzung

  • Die Teilnahme an einer Videokonferenz erfordert ständig Vorsicht und gegenseitige Rücksichtnahme.
  • Um Störgeräusche gering zu halten, empfiehlt sich die Nutzung der „Mute“-Funktion, wenn nicht gesprochen wird.
  • Die Nutzung von Lautsprechern sollte unbedingt vermieden werden:
    • Sie kann zu einem unangenehmen Echo-Effekt führen
    • Standard-Mikrofone im Laptop oder Smartphone sind nicht geeignet für die Aufnahme von Raumklang und führen daher zu einer sehr schlechten Tonqualität mit starkem Hall und unangenehmen Störgeräuschen
  • Es sollte unbedingt ein Headset verwendet werden.
    Damit ist mindestens ein Kopfhörer, idealerweise eine Hör-Sprech-Kombination gemeint, wie sie jedem handelsüblichen Smartphone beiliegt. Selbstverständlich funktionieren auch Bluetooth-Kopfhörer – alles ist besser als das Standard-Mikrofon und Lautsprecher!
  • Auch die Kamera kann zum Einsparen von Bandbreite deaktiviert werden, aber natürlich will man sich in einer Videokonferenz auch sehen. Für Klienten mit kleiner Internetanbindungsind Mehrfach-Video-Konferenzen ist dies jedoch problematisch. Durch Abschalten der Kamera lassen sich sehr viele Ressourcen einsparen, aber auch gewinnen, wie z.B. Batterielaufzeit bei mobilen Geräten. Nach Möglichkeit also die Konferenzen auf „Audio-Only“ setzten und auf Video verzichten.
  • Bitte die Dienste nicht über VPN verwenden! VPN ist in diesem Fall ein Nadelöhr!