FAU archive

*** Attention: THE SYSTEM AND THE DOCUMENTATION ARE STILL IN EARLY BETA TEST !!! ***

Applying for space

In order to use the FAU archive you need to fill out the application form.

The archived data will (by default) have a retention time of 10 years (i.e. be kept 10 years on tape). Chose the retention period with care, because it cannot be altered afterwards and data will be deleted without further notice once the retention period expired! Checking the expiration date of your archived files (see below on how to do that) – it’s your responsibility!
The default of 10 years was chosen because that usually is what e.g. DFG requires.
There are also archive classes to keep data only 1, 2, or 5 years.
There are also archive classes with 25 and 99 years which are much more expensive. However, please be aware that RRZE can not really guarantee such long periods – in fact it is pretty unrealistic that the data will be kept for that long without a system change. This is merely intended as a marker that you probably want to or have to keep this data for a very long time.

Using the Archive

The archive can only be accessed from a specific server.

Log onto fundusa1.rrze.uni-erlangen.de using SSH. This frontend can only be reached from the university network (including VPN).

Your RRZE-Linux-$Home as well as the HPC-NFS filesystems are (auto)mounted on fundusa1. The RRZE-Windows-Home can also be found at /home/rzwin/$USER. Group ids on the HPC file systems may not resolve correctly on fundusa1.

If you are logged into fundusa1 for a long time (at the time of writing this, more than 1 day), your Kerberos ticket will expire, and access to the RRZE-Homes will no longer work, resulting in „Permission denied“ errors when trying to access it. To solve this issue, just log in again. Advanced users may also extend their kerberos tickets a few times (maximum 1 week) – the tool you might want to google for that is ‚krenew‘.

Local storage is available on fundusa1 in case you have to transfer („stage“) the data before (e.g. using rsync, scp, etc.). To allocate temporary, local disk space for staging files, use
ws_allocate SOMENAME 7
The generated directory will be displayed. The directory name will consist of your user name and the name you give as SOMENAME.

The directory will automatically be removed after the specified duration (7 days – the last argument of the command above).

Transfer/Copy your data into your staging directory /staging/$USER-SOMENAME

For optimal use of the archive, tar/zip small files before archiving them!

The archive is optimised to handle a small number of large files.
Archiving a large number of files (several ten) at once, is a good indication that you should pack these together into a .zip/.tar.gz/.7z-archive first and store that one instead. Of course this does not apply if the resulting zipfile would be way too large, e.g. far exceed 100 GB.

Both commands, dsmc and dsmj (see below) tend to write log files to the current directory. Thus, remember to start them from a directory where you have write permissions, otherwise the commands will fail with Permission denied.

Using the GUI

There is a X11-based Grafical User Interface (GUI).
In order to be able to use it you must add the option -X or -Y to your ssh call and have an X-Server running locally. Microsoft Windows users may use MobaXterm which is a SSH-client with a builtin X-Server.

The GUI can be started by dsmj.
The most important actions:

  • Archive/Archive (main panel)
  • Archive/Retrieve (main panel)
  • Utilities/Delete Archive Data (top panel)

To select a specific archive class (e.g. with only 1, 2 or 5 years retention:
on the archive plane -> Options -> Override incl/excl list => Mgmt Class.)

Checking retention of archived data

There is no expiry date shown in the GUI, however you can find the archive class and the archive date and calculate it from there. To see this information select a file in the Retrieve window.

Using the commandline

Archiving data using command line

To create an archive use dsmc archive with suitable arguments.
The most important options are:

  • -desc="your project description is here; max 256 characters"
  • -archmc=RRZEARCHIV_##J with ##=01, 02, 05, 10; if not selected the archive will be stored for 10years
  • -deletefiles delete files from your staging directory after archiving
  • -subdir=yes subdirectories are included in the archive

A full command could look like this dsmc archive -desc="projet_A Partial archive #1" [-deletefiles] -subdir=yes /staging/$USER-archiv/projA-a1/

Retrieving data using command line

To query your archive on the command line use dsmc query archive /staging/$USER-SOMENAME/project/
You need to specify at least parts of the path and the slash at the end is important!,
You can adding -subdir=yes (will show subdirectories as well) or -desc="your archive description" (will only show archives with matching description) for additional selection in the output list.
Using dsmc query archive is the only way to display the expiration date of your archives!

To retrieve data on the command line use dsmc retrieve
An example could look like:
dsmc retrieve -replace=no -subdir=yes -desc="projet_A Partial archive #1" /staging/$USER-archiv/projA-a1/ [DESTDIR]
the -replace=no prevents accidental overwriting of existing files in [DESTDIR].

Querying your archive / finding your archived data

Proper organization of your data before archiving is mandatory.

Checking retention of archived data

You can check the retention of archived files using the dsmc query archive command. The expiry date will be listed in the output (see screenshot below).

The trailing slash when specifying directory for the query is important. dsmc query archive -subdir=yes /staging will not find anything!

Further usage of the command line

To delete archived data in the archive before the retention period expired, use dsmc del
e.g., dsmc del archive -desc="projet_A Partial archive #1" /staging/$USER-archiv/\*.zip [-pick]

Get help on the dsmc command
dsmc help

Note

If no description is specified, the current date is used by default.
If the same file is achieved with different descriptions, it will be multiple times in the archive (and also accounted multiple times)

Aufbewahrungsrichtlinien für persönliche Ordner richtig einrichten

Aufbewahrungsrichtlinien (engl. „retention policies“) sind Exchange-Regelsets, welche in Outlook und in der Outlook Web App (OWA) auf persönliche Ordner angewandt werden können.

Damit können E-Mails automatisch nach einer vom Benutzer vorgegebenen Zeit gelöscht werden. Auch eine automatisierte Archivierung von E-Mails in das persönliche Online-Archiv kann nach einer festgelegten Zeitspanne erfolgen.

Um die Vergabe von Aufbewahrungsrichtlinien für persönliche Ordner für ein Postfach aktiv zu schalten, müssen Sie diese im IdM-Portal im Bereich „Meine E-Mail-Dienstleistungen“ aktivieren. Bei Beantragung eines Online-Archivs wird die Funktion „Aufbewahrungsrichtlinien“ automatisch für ihr Postfach aktiviert.

Bitte klicken Sie dazu auf folgende rot markierte Schaltfläche („Aufräumregeln“), um die Aufbewahrungsrichtlinien-Einstellungen anzuzeigen.

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Aufbewahrungsrichtlinien für Ihr persönliches Exchange-Postfach aktivieren können. Dort können Sie auch die Regeln sehen, welche Sie gegebenenfalls bereits für Ihre Postfach- oder Archiv-Ordner angelegt haben.

Wichtig: Aufbewahrungsrichtlinien können nur in Microsoft Outlook oder in der Outlook Web App (OWA) auf Ordner vergeben werden. Die Ansicht im idM-Portal dient nur Ihrer Übersicht:

Bitte beachten Sie zudem folgende Sachverhalte:

  • Aufbewahrungsrichtlinien können nur auf persönliche Ordner (=selbst erstellte Ordner) angewandt werden.
  • Beim automatisierten Verschieben von E-Mails in das Online-Archiv wird durch Exchange im Online-Archiv die gleiche Ordnerstruktur wie im Postfach angelegt. Die für persönliche Ordner hinterlegten individuellen Regeln werden ebenfalls für die entsprechenden Archiv-Ordner hinterlegt. Dies bedeutet, dass eventuell vorhandene Löschregeln im Postfach auf persönliche Ordner auch im Archiv angewandt werden. Die vergebenen Regeln werden zudem täglich automatisch vom Postfach zum Online-Archiv synchronisiert.

 

Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Outlook einrichten:

Nach Einrichtung der Aufbewahrungsrichtlinien im IdM-Portal erscheint nach einem Neustart von Outlook ein neuer Reiter „Richtlinie“ bei den Eigenschaften persönlicher Ordner (Rechtsklick auf den Ordner):

Aufbewahrungsrichtlinien im Outlook
Aufbewahrungsrichtlinien im Outlook

Im Dropdown-Menü „Ordnerrichtlinie“ können Sie nun die gewünschte Verwahrdauer der E-Mails in diesem Ordner bis zur Löschung angeben. Besitzen Sie ein Onlinearchiv, so erscheint weiter unten beim Reiter „Richtlinie“ der Bereich „Onlinearchiv“. Hier können Sie die Verwahrdauer der E-Mails einstellen, also den Zeitraum, bis diese ins Onlinearchiv verschoben werden.

 

Aufbewahrungsrichtlinien in der Outlook Web App (OWA) einrichten:

Personen, die nicht mit dem „Microsoft Outlook“-Client arbeiten, können Regelsets auch über die Outlook Web App (OWA) verwalten.

Hier erfolgt die Zuweisung eines Regelsets für einen Ordner folgendermaßen: Bei Rechtsklick auf einen persönlichen Ordner erscheint die Auswahl „Richtlinie zuweisen“.

Wenn Sie auf diese Auswahl mit ihrer Maus fokussieren, erscheinen die Richtlinien, welche dem persönlichen Ordner zugewiesen werden können.

Aufbewahrungsrichtlinien im OWA
Aufbewahrungsrichtlinien im OWA

 

FAUMail-Postfach (Dovecot) in einem Microsoft Outlook Client einrichten

Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für ein FAUMail-Postfach (Dovecot) in Microsoft Outlook. Alternativ haben FAUMail-Benutzer auch die Möglichkeit, Ihre E-Mails über die FAUMail-Weboberfläche https://faumail.fau.de abzurufen. Als lokalen E-Mail-Client für FAUMail-Postfächer (Dovecot) unterstützt das RRZE aber ausschließlich Mozilla Thundbird.

Microsoft Outlook 2016

Beim Anlegen eines Outlook-Profil müssen Sie zuerst Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen auswählen und mit Weiter vorran schreiten.

Wählen Sie hier POP oder IMAP aus und gehen erneut auf Weiter.

Geben Sie nun folgendene Server-Konfigurationen ein:

  • Ihr Name: <Ihr Name>
  • E-Mail-Adresse: <Ihre FAU-Adresse>
  • Kontotyp: IMAP
  • Posteingangsserver: faumail.fau.de
  • Postausgangsserver: smtp-auth.fau.de
  • Benutzername: <Ihre IdM-Kennung>
  • Kennwort: <Ihr IdM-Kennwort>

Der der Einfachheit halber können Sie das Kennwort speichern. Sobald Sie alle Konfigurationen eingetragen haben gehen Sie weiter auf Weitere Einstellungen.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Wechseln Sie den Reiter zu Posteingangsserver und setzen Sie den Haken bei Der Postausgangserver (SMTP) erfordert Authentifizierung. Geben Sie bei Anmelden mit Ihren Benutzernamen (IdM-Kennung) und das entsprechende Kennwort an.

Wechseln Sie anschließend erneut den Reiter zu Erweitert und geben dort als Port für den Posteingangsserver (IMAP) 143 und für den Postausgangsserver (SMTP) den Port 587 an. Um die Auswahl zu bestätigen gehen Sie auf OK.

Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf Weiter und zum Schluss auf Fertig stellen gehen.

Somit ist Ihr FAUMail-Postfach (Dovecot) in Ihrem Microsoft Outlook 2016 Client eingerichtet.

 

Microsoft Outlook 2019

Beim Anlegen eines Outlook-Profil müssen Sie zuerst Ihre FAU-Mail-Adresse angeben und anschließend auf Verbinden gehen.

Wählen Sie daraufhin als Kontotyp IMAP aus.

Als nächstes müssen Sie folgende IMAP-Kontoeinstellungen eintragen:

  • Eingehende E-Mail
    • Server: faumail.fau.de
    • Port 143
    • Verschlüsselungsmethode: STARTTLS
  • Ausgehende E-Mail
    • Server: smtp-auth.fau.de
    • Port: 587
    • Verschlüsselungsmethode: STARTTLS

Abschließend müssen Sie noch Ihre Konfigurationen mit Weiter bestätigen.

Somit ist Ihr FAUMail-Postfach (Dovecot) in Microsoft Outlook 2019 eingerichtet.

CIP-Pool Remote Zugriff über VNC

Im RRZE-Betreuten CIP-Pool EEIWW kann mittels VNC die CIP-Pool Maschinen zugegriffen werden.
Hierzu wird folgende Software benötigt:

  • VPN Client – Empfohlen wird der CISO VPN Client im Splittunnel Betrieb
  • SSH Client – für Windows wird PuTTY empfohlen
  • TurboVNC Client – Clients für alle gängigen Betriebssysteme (Windows, Linux, MacOS) vorhanden

Nach der Installation der Programme sind folgende Schritte zum Starten des VNC Servers und Aufbau der Verbindung notwendig.

  1. Verbindung zum FAU-VPN (VPN Client im Splittunnel)
  2. Anmeldung per SSH und starten des VNC-Servers
  3. Starten des TurboVNC Clients und Aufbau der VNC Verbindung

Es muss zunächst eine Verbindung zum FAU-VPN bestehen, da die CIP-Pool Maschinen ohne VPN nicht von außerhalb des UNI-Netzes erreichbar sind. Mit vorhandener VPN-Verbindung kann nun mittels des SSH-Clients eine Verbindung zu einer CIP-Pool Maschine hergestellt werden. Die Anmeldung erfolgt den CIP-Anmeldedaten. Nach erfolgreichen Login kann mit „start_vnc“ der VPN Server gestartet werden. Zunächst muss einmalig ein Passwort für den Zugriff gesetzt werden (bitte nicht das IdM-Passwort). Nachdem der VNC Server erfolgreich gestartet wurde ist eine Ausgabe wie folgt zu sehen:

Desktop 'TurboVNC: cip114-23:1 (<kennung>)' started on display cip114-23:1

Starting applications specified in /home/eeiww/<kennung>/.vnc/xstartup.turbovnc
(Enabling VirtualGL)
Log file is /home/eeiww/<kennung>/.vnc/cip114-23:1.log

 

Jetzt kann mit dem TurboVNC Client die Verbindung zum Server aufgebaut werden. Hier sind Hostname und Display (siehe VNC-Server Log) notwendig. Z. B. cip114-23.ww.uni-erlangen.de:1. Daraufhin erfolgt die Authentifizierung mit dem vorher gesetzten Passwort.

Falls bereits eine VNC Session durch einen anderen Benutzer gestartet wurde, wird der nächste verfügbare Display z.B. :2 genutzt. Es wird emfohlen auf einer Maschine maximal 3 VNC Sessions zu nutzen. Falls ein Display größer :3 zugewiesen wird, sollte eine andere CIP-Pool Maschine genutzt werden.

Zum Schließen der Verbindung sollte ein Terminal geöffnet werden und der Befehl „stop_vnc“ abgesetzt werden.

Adressen der FAUMail-Server im Überblick

Der E-Mail-Dienst an der FAU wird vom RRZE sowie von institutseigenen E-Mail-Servern erbracht.

Informationen für FAUMail-Nutzer

Siehe auch Zugangsdaten

Postausgangsserver: Versenden von E-Mails

Protokoll  SMTP
Server smtp-auth.fau.de
Server erfordert Authentifizierung Ja
Sichere Verbindung (Verbindungsverschlüsselung) aktiviert
Sichere (Passwort-)Authentifizierung deaktiviert
Authentifizierungsmethode Klartext-Passwort
Port 587, TLS bzw. STARTTLS aktiviert
465, SSL aktiviert (alternativ)
Benutzername E-Mail-Adresse
Passwort IdM-Passwort

Posteingangsserver: Abrufen von E-Mails

Protokoll IMAP
Webmail
Server faumail.fau.de https://faumail.fau.de
Port 143 TLS bzw. STARTTLS aktiviert
993, SSL aktiviert (alternativ)
Benutzername E-Mail-Adresse E-Mail-Adresse
Passwort E-Mail-Passwort E-Mail-Passwort

Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, in den Einstellungen eines E-Mail-Programms das E-Mail-Passwort nicht zu speichern. Das E-Mail-Passwort sollte erst beim Starten des Programms eingegeben werden. Für E-Mail-Programme wird das Zugriffsprotokoll IMAP unterstützt.

Zoom (english)

Zur deutschsprachigen Version: Zoom Anleitung

The FAU offers Zoom video conferencing service as an alternative to DFNconf. You can use this tool to conduct video conference
calls, organize online workshops or provide live online classes.
The webpage with frequently asked questions offers various questions and answers on how to use Zoom. Additional information about Zoom can also be found on the general webpage for zoom (german)

General information

Joining meetings does not require a separate license.

Only for organizing webinars and conducting live classes it is necessary to have appropriate licenses. The FAU obtained a limited number of such licenses and will distribute the licenses as needed.

For webinars with up to 300 members you can use the standard zoom licence „Meeting“.
If there are more than 300 members or the webinar needs special requirements (like streaming), you need to use the „webinar“ licence.
In this case contact the Institut for Lern-Innovation (ILI) at schnell-digital@ili.fau.de with the subject „Zoomwebinar“.

Zoom-Clients are available for Mac, Windows or Linux, and also for iOS and Android. It is also possible to use Zoom in a limited fashion via a current browser. You can find information on operating system support and browsers on the support web page of Zoom

You will need a (good) microphone, headphones and a suitable web cam. For optimal audio quality the RRZE recommends the use of a headset.
Due to the current situation it is unfortunately very difficult to obtain suitable hardware, because supplies cannot meet demands.

In addition, these devices are currently also not available via IT-procurement frameworks.
For this reason, institutes may obtain suitable devices from a supplier of their choice, provided the IT procurement guidelines of the FAU are being followed.
It is necessary, however, to first seek approval from the RRZE. In case of further questions please contact the RRZE directly at rrze-hardware@fau.de.

For computers maintained by the RRZE the relevant IT-Support Center will help you.
If your computer is not maintained by the RRZE, then please contact your local system administrator or install the client yourself: Download Zoom.

How do I obtain a Zoom license that I can use for organizing a webinar?
Joining meetings does not require a separate license. Only for organizing webinars and conducting live classes it is necessary to have appropriate licenses. The FAU obtained a limited number of such licenses and will distribute the licenses as needed. For webinars with up to 300 members you can use the standard zoom licence „Meeting“. If there are more than 300 members or the webinar needs special requirements (like streaming), you need to use the „webinar“ licence. In this case contact the Institut for Lern-Innovation (ILI) at schnell-digital@ili.fau.de with the subject „Zoomwebinar“.
What do I need to install in order to be able to use Zoom?
Zoom-Clients are available for Mac, Windows or Linux, and also for iOS and Android. It is also possible to use Zoom in a limited fashion via a current browser. You can find information on operating system support and browsers on the support web page of Zoom
Which hardware is required for video calls?
You will need a (good) microphone, headphones and a suitable web cam. For optimal audio quality the RRZE recommends the use of a headset. Due to the current situation it is unfortunately very difficult to obtain suitable hardware, because supplies cannot meet demands. In addition, these devices are currently also not available via IT-procurement frameworks. For this reason, institutes may obtain suitable devices from a supplier of their choice, provided the IT procurement guidelines of the FAU are being followed. It is necessary, however, to first seek approval from the RRZE. In case of further questions please contact the RRZE directly at rrze-hardware@fau.de.
Who will install the Zoom client for me?
For computers maintained by the RRZE the relevant IT-Support Center will help you. If your computer is not maintained by the RRZE, then please contact your local system administrator or install the client yourself: Download Zoom.

Please refere to the complete list of all frequently asked questions.

Zoom settings

Open the page fau.zoom.us/ via a web browser and click on the button LOGIN.
Once you have signed in with your IdM-ID you will get to the settings of your account.

For security reasons we recommend the following settings:

  • Activate waiting room for all your meetings.
    Settings → In Meeting (Advanced) → Waiting room → All participants
  • Require passwords.
    Settings → Schedule Meeting → Activate Require a password when scheduling new meetings
    Settings → Schedule Meeting → Activate Require a password for instant meetings
    Settings → Schedule Meeting → Activate Require password for participants joining by phone
  • Use mute control functions
    Settings → Schedule Meeting → deactivate Host video
    Settings → Schedule Meeting → deactivate Participants video
    Settings → Schedule Meeting → activate Mute participants upon entry
  • Use restrictions on screen sharing.
    Settings → In Meeting (Basic) → activate Screen sharing – Host Only
  • Use Only show default email.
    Settings → In Meeting (Advanced) → activate Only show default email when sending email invites

Hosting a Zoom-Meeting

Setting up a Zoom meeting requires a host with a Zoom account. The host invites participants to the meeting. The participants do not need to have a Zoom account.

For recurring meetings set up a meeting room once and then use this meeting room as often as you like:

  1. Define a topic for the meeting. Optionally you can also add a description.
  2. Select „Recurring meeting“ and under „recurrence“ select „No Fixed Time“. This way you can use the link that will be provided again and again.
  3. Video: Select „off“ for Host and Participant. During the meeting you can always set up video.
  4. Select „Mute participants upon entry“
  5. Optionally you can also select to record the meeting. For data protection it is recommended to only record locally.
  6. Save your settings; afterwards you will receive your Meeting-URL.
  7. Select „Copy invitation“ to copy all invitation details and send them to your participants. It is also possible to add this meeting to your calendar.

There are several different ways how to start a Zoom meeting:

  • To start an instant meeting go to fau.zoom.us/ in your browser. Select : Start a meeting. You are now in a meeting with a randomly generated ID. Invite participants from within the meeting.
  • Starting an instant meeting with the Zoom client. This way you also have the possibility to host a meeting with your personal Meeting-ID (PMI). For this simply click on the arrow next to the icon „New Meeting“.
    The PMI is your personal meeting room. Everyone who knows your PMI has access to your meeting room. Additional information on how to use the PMI is available on the zoom documentation.
  • Starting a scheduled meeting using your Zoom account. Select „Meetings“, set up a scheduled meeting or select an already existing meeting and click on „Start“.
  • Starting a scheduled meeting via the Zoom client. Select „Meetings“ in the navigation bar and then select an already existing meeting or click on the plus icon on the upper right of the navigation pane to schedule a new meeting.

Additional ways to start a meeting are also possible, for example from within your calendar. More information is available on the FAQ webpage of zoom.

  1. Select here the following desired background and save the image file locally → right click → Save Image As
  2. Start Zoom and click on the cogwheel icon on the upper right.
  3. On the left select „Virtual Background“ and then „Choose Virtual Background“. If you do not have any background to select we will show you how to add one in the next step.
  4. Click on the plus symbol and then on „Add Image“.
  5. Select the saved image file that you would like to add as background and click on „Open“.
  6. To change the background during a meeting, go to the little arrow next to „Stop Video“ and then click on „Choose Virtual Background“.
Zoom Virtueller Background Nr.1
Zoom Virtueller Background Nr.2
Zoom Virtueller Background Nr.3

Do you have problems with selecting your microphone or your camera? Then please check your settings at:

  • Windows 10: Settings → Privacy → Camera/Microphone → Allow access ON Zoom ON
  • MACOS: System Settings → Security → Privacy → Camera/Microphone → check box for Zoom

When using Zoom via browser it may also be necessary to allow access to the microphone and/or camera.

Joining a Zoom meeting

To join a Zoom meeting it is not necessary to sign in as a user. It is enough to simply follow the meeting-URL in the email invitation of the host.

  1. In a current web browser follow the Meeting -URL that you have received from the host.
  2. If you are using Zoom for the first time on your device you will be asked to install the Zoom software.
    1. If you cannot install or run the software you have the opportunity to run Zoom in your browser. Additional information can be obtained here.
    2. If the Zoom software is already installed the Zoom client will open.
  3. Depending on the settings you will be asked to select an option for audio. Choose „Computer Audio“.
  4. After this step you will be in your meeting. Now you are able to enable camera and microphone.
  5. During the meeting you are able to control the main functions using the control bar at the bottom. It becomes visible whenever the mouse is within the window or when you tap onto the window.

Hosting a Zoom Webinar

To schedule a Zoom Webinar a host with a Zoom account and webinar license is required. The host invites all participants and guest participants to the webinar. The participants can join the webinar with video and audio and do not need a Zoom account. In addition, guest participants may watch a webinar either with or without registration. They can participate in the webinar via Chat.

To obtain a webinar license, please contact schnell-digital@ili.fau.de.

You can currently find information on webinars on the zoom documentation for the first steps to a webinar.

Schedule your webinar with or without sign-in for participants and guest participants. You can currently find information here:

planning a webinar with sign-in

planning a webinar without sign-in

General guidance on how to use meetings and webinars

In order to keep acoustic interferences for all participants during a meeting at a minimum, it is recommended to mute the microphone when not being used.
Built-in laptop microphones are only partially suitable for use. They transmit room and contact-bourne sound from keyboards which can lead to decreased clarity and unpleasant interferences. For recurring scheduling of meetings and especially of webinars it is recommended to use an external USB-microphone.
The use of loud speakers should be avoided. It can lead to acoustic feedback. For this reason use a headset, or at least headphones; ideally use an audio-voice combination as it comes with every standard smartphone.
Do not use VPN access.

Outlook-Profil

SystemsteuerungUm Ihre Outlook-Profile zu verwalten, müssen Sie zuerst über die Systemsteuerung alle Profile auflisten.

Suchen Sie in der Windows-Suche nach der Systemsteuerung und starten diese.

Wählen Sie in der Systemsteuerung den Punkt E-Mail aus. Sollten Sie diesen Punkt nicht finden, ändern Sie die Ansicht auf Kleine Symbole, damit Sie alle Einstellungen übersichtlich sehen können.

Wenn Sie im nächsten Fenster Profile anzeigen auswählen, erscheint die Auflistung aller Outlook-Profile.E-Mail & Profile anzeigen

Neues Profil anlegen

Ein neues Profil können Sie erstellen, indem Sie Hinzufügen auswählen. Daraufhin müssen Sie einen Namen für das Outlook-Profil eingeben. Es wird empfohlen, einen passenden Namen einzutragen.

Neues Outlook-Profil

Im Anschluss können Sie Ihr Exchange-Postfach einrichten. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Exchange-Postfach in Outlook 2016 unter Windows 10 hinzufügen.

Anderes Profil auswählen

In diesem Fenster können Sie auch aussuchen, welches Profil nach dem Start von Outlook genutzt werden soll.

Sie haben die Möglichkeit, bei Beim Start von Microsoft Outlook dieses Profil verwenden auszuwählen, ob Sie jedes mal gefragt werden sollen, welches Profil Sie verwenden möchten (Abbildung links). Wenn immer dasselbe Profil gestartet werden soll, können Sie hier auch das entsprechende Profil auswählen. (Abbildung rechts).

Am Ende können Sie die Einstellung mit OK speichern.

Outlook-Profil verwenden    Outlook-Profil auswählen

Profil löschen

Ein Outlook-Profil können Sie löschen, indem Sie zuerst das entsprechende Profil und anschließend Entfernen auswählen. Wählen Sie bei der nächsten Abfrage Ja aus, wenn Sie sich sicher sind, das Profil löschen zu wollen.

Alle Inhalte aus dem Exchange-Postfach werden nicht gelöscht, da diese auf einem zentralen Server liegen und Sie auf Ihr Postfach auch über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) weiterhin zugreifen können.

Achtung: Alle Elemente, die nicht auf dem Exchange-Postfach sind, sondern nur im Outlook eingebunden wurden, wie z. B. ein Offline-Archiv (PST-Dateien), gehen hierbei verloren.

Outlook Profil entfernen

Exchange-Postfach als IMAP-Konto in Thunderbird einrichten

Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für ein persönliches Exchange-Postfach in Thunderbird. Alternativ haben Exchange-Nutzer auch die Möglichkeit, Ihre E-Mails über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) abzurufen.

Beim erstmaligen Starten von Thunderbird wird gefragt, ob eine neue E-Mail-Adresse erstellt werden soll. Hier klicken Sie auf Überspringen und meine existierende E-Mail-Adresse verwenden. Falls bereits ein E-Mail-Konto eingebunden ist, können Sie über Datei -> Neu -> Existierendes E-Mail-Konto… ein weiteres Konto hinzufügen.

Daraufhin werden Sie aufgefordert, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie das zugehörige Passwort einzugeben. Danach wählen Sie Manuell bearbeiten.

Die Servereinstellungen tragen Sie wie folgt ein:

  • Posteingangs-Server: IMAP; groupware.fau.de
  • Postausgangs-Server: SMTP; groupware.fau.de
  • Benutzername: fauad\ex56hgaf

In unserem Beispiel lautet die Exchange-Benutzerkennung von Max Mustermann ex56hgaf. Also trägt er als Benutzername fauad\ex56hgaf ein.

Anschließend klicken Sie auf Erneut testen.

Als Nächstes öffnen Sie über Erweiterte Einstellungen die Konten-Einstellungen. In diesem Fenster wählen Sie Postausgangs-Server (SMTP) aus und rechts Bearbeiten bzw. Hinzufügen aus.

Es erscheint ein weiteres Fenster. Hier geben Sie folgende Einstellungen ein:

  • Beschreibung: z.B. Ihre E-Mail-Adresse (optional, kann auch leer gelassen werden)
  • Server: groupware.fau.de
  • Port: 587
  • Verbindungssicherheit: STARTTLS
  • Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
  • Benutzername: fauad\ex56hgaf

Nachdem Sie die Angaben bestätigt haben, sind die restlichen Einstellungen automatisch richtig zugeordnet und Sie können auf Fertig klicken.

Nun ist Ihr Exchange-Postfach in Thunderbird eingerichtet.

Shared Mailbox als IMAP-Konto in Thunderbird einrichten

Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für eine Shared Mailbox in Thunderbird. Alternativ haben Exchange-Nutzer auch die Möglichkeit, die Shared Mailbox über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) abzurufen.

Sie können über Datei -> Neu -> Existierendes E-Mail-Konto… ein weiteres Konto hinzufügen.

Daraufhin werden Sie aufgefordert, Name, E-Mail-Adresse und Passwort (Ihr persönliches IdM-Kennwort) einzugeben. Danach wählen Sie Manuell bearbeiten.

Die Servereinstellungen tragen Sie wie folgt ein:

  • Posteingangs-Server: IMAP; groupware.fau.de
  • Postausgangs-Server: SMTP; groupware.fau.de
  • Benutzername:
    • Posteingangs-Server: fauad\ex56hgaf\ZZZ_SH_SMB
    • Postausgangs-Server: fauad\ex56hgaf

In unserem Beispiel lautet die Exchange-Benutzerkennung von Max Mustermann ex56hgaf. Beim Benutzernamen für den Posteingangs-Server müssen Sie zusätzlich den Alias der Shared Mailbox angeben. Falls Ihnen der Alias nicht bekannt ist, können Sie entweder im Adressbuch im Outlook nachsehen, indem Sie das Postfach auswählen oder wenden sich an den Manager des Postfachs.

Anschließend klicken Sie auf Erneut testen.

Als Nächstes öffnen Sie über Erweiterte Einstellungen die Konten-Einstellungen. In diesem Fenster wählen Sie Postausgangs-Server (SMTP) und rechts Bearbeiten bzw. Hinzufügen aus.

Es erscheint ein weiteres Fenster. Hier geben Sie folgende Einstellungen ein:

  • Beschreibung: z.B. Name der Shared Mailbox (optional, kann auch leer gelassen werden)
  • Server: groupware.fau.de
  • Port: 587
  • Verbindungssicherheit: STARTTLS
  • Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
  • Benutzername: fauad\ex56hgaf

Nach dem Sie die Angaben bestätigt haben, sind die restlichen Einstellungen automatisch richtig zugeordnet und Sie können auf Fertig klicken.

Nun ist Ihre Shared Mailbox in Thunderbird eingerichtet.