fau.tv auf dem Heimfernseher

Wenn Sie zuhause einen AirPlay-fähigen Fernseher / Smart Display oder ein AppleTV haben, so wird Ihnen beim Abspielen eines Videos auf fau.tv das AirPlay Symbol angezeigt.

Zeigt Abbildung mit Fokus auf Airplay-Symbol

Fahren Sie mit der Maus über das Airplay-Symbol und sehen Sie die verfügbaren Displays in Ihrer Nähe.

Zeigt Abbildung mit Fokus auf verfügbare Airplay-fähige Displays

Sobald Sie Ihr Display ausgewählt haben, wird ein vierstelliger Gerätecode abgefragt den Sie vom Fernseher ablesen und übertragen.

Zeigt Abbildung mit Abfragedialog einer PIN Nummer

Danach wird die Darstellung des Videos auf den Fernseher verlagert. Auf Ihrem Rechner können Sie weiterhin im Video navigieren – oder auch einen weiteren Tab im Browser öffnen. Oder Sie öffnen ein anderes Programm um sich Notizen für den Lernfortschritt zu machen.

Zeigt Abbildung mit umgelenkter Bildschirmausgabe

Hinweis: Diese Feature funktioniert daheim nur dann, wenn Sie auf Ihrem Notebook keinen (!) VPN-Client aktiv einsetzen. Oder andersrum: sobald Sie den VPN-Client starten um z.B. nebenbei in der Bibliothek zu recherchieren, wird die AirPlay Verbindung zum Display abbrechen.

Livestreaming

Livestreams sind aktuell aus folgenden Hörsälen möglich:

H7, H8, H9, H11, H12, H13, HA, HE, HG, HH (more to come …)

Um den Zuschauern einen kontrollierten Zugang zum Livestream zu geben, werden die Mechanismen und Möglichkeiten des Videoportals genutzt. Dies impliziert, dass Sie genau so wie bei einem normalen Video, ein Clip-Objekt nutzen können und dabei auch die bekannten Kontrollmechanismen (Frei, geschützt über IdM-Anmeldung, Passwort, StudOn) einsetzen können.

Die notwendigen Schritte bis zu einem Livestream:

Bitte buchen Sie einen Hörsaal mit den üblichen Gepflogenheiten im UnivIS, ggf. in Absprache mit dem Multimediazentrum um die Verfügbarkeit der Technik zu gewährleisten – längst nicht alle Hörsäle sind mit adäquater Technik ausgestattet!

Sobald der Hörsaal und die Termine stehen, vereinbaren Sie den Livestream und / oder die Aufzeichnung mit dem Multimediazentrum (MMZ). In den meisten Hörsälen bieten wir einen Full Service an, d.h. das MMZ steht zu jedem Termin mit Personal bereit, startet die Aufzeichnung und/oder den Livestream und lädt bei einer Aufzeichnung auch die Videos automatisch in Ihren Kurs im Videoportal hoch.

Wenn Sie die Technik selber steuern wie z.B. in der NatFak/Physik, sollten die Details trotzdem einmal kurz mit dem MMZ kommuniziert werden.

Hier finden Sie eine Übersicht über die schon bestehenden Livestream Clipobjekte – vielleicht existiert für Ihre Lehrveranstaltung / Ihren Kurs schon ein zugehöriges Clipobjekt.

Voraussetzung für die Einrichtung eines Clips für einen Livestreams ist der Zugang zum Videoportal als Lehrende*r.

Clips sind meist Teil eines Kurses. Sofern Sie noch keinen Kurs im Videoportal haben, sollten Sie jetzt einen Kurs anlegen.

Jetzt einen Clip für den Livestream anlegen:

  1. Scrollen Sie an das Ende der Seite Kurs-Übersicht und klicken Sie auf Neuer Kurs-Clip
    Videoportal neuen Kursclip anlegen

    Um einen Clip für das Livestreaming zu bekommen muss im Titel des Clip das Wort „Livestream“ enthalten sein. Nur dadurch werden notwendige weitere Eigenschaften freigeschaltet!

    Einen Clip für den Livestream anlegen
    Einen Clip für den Livestream anlegen
  2. Klicken Sie auf Clip anlegen. Nun sehen Sie oben rechts ein neues Feld mit den Eigenschaften für den Livestream.
    Einen Livestream reservieren
  3. Überprüfen Sie Ihre Eingaben und bestätigen Sie diese mit Speichern.

Wenn Sie den Zugang zum Livestream auf die Mitglieder in Ihrem StudOn-Kurs einschränken wollen, so müssen Sie analog zu „geschützten Videos“ im StudOn-Kurs einen „Externen Inhalt“ anlegen. Siehe hierzu auch die StudOn-Hilfe 5.2. Dies ist eine Aufgabe für Sie als Lehrende. Die notwendigen Informationen bekommen Sie wieder vom MMZ oder lesen die Information Clip-Id und Passwort aus Ihrem unter 3. angelegten Clip direkt ab.

Bei wiederkehrenden Vorlesung aktivieren Sie bitte am Tag der Vorlesung 15 Minuten vor dem Start das Clip-Objekt erneut und reservieren damit den Livestream aus dem o.a. gebuchten Hörsaal.

Für die Aufnahmen / Streaming sind in den Hörsälen meist Standard-PCs mit der Software Galicaster Pro installiert, in Einzelfällen auch Geräte der Fa. Extron : SMP 351.

Damit der Stream auch wirklich läuft, muss zusätzlich das Streaminggerät im Hörsaal gestartet werden. In aller Regel geschieht auch dies durch Mitarbeiter des Multimediazentrums, ggf. aber auch direkt durch eingewiesene Mitarbeiter vor Ort, z.B. NatFak -> Physik.

Die Kamerasteuerung erfolgt i.d.R. (Full service) durch Mitarbeiter und Hiwis des RRZE. Dazu stehen in den Räumen des Multimediazentrums mehrere Bedienstationen bereit. In einzelnen Hörsälen (NatFak : Physik / Biologie / Chemicum) existieren auch vor Ort Bedienpanels. Der Zugriff auf diese Panels wird dezentral vor Ort geregelt.

Um unauthorisierten Zugriff auf einen Livestream zu verhindern, wird die Gültigkeit einer Reservierung auf genau 2 Stunden festgelegt.  Idealerweise reservieren Sie also Ihren Zeitslot um z.B. 10:00 Uhr s.t. und starten die Vorlesung um 10:15 Uhr (also c.t.). Die Vorlesung dauert bis 11:45 Uhr (oder auch ein wenig darüber hinaus), aber um 12:00 Uhr verliert Ihre Reservierung die Gültigkeit. Um 12:01 Uhr kann dann der nächste Lehrende seinen Zeitslot für diesen Hörsaal reservieren. Dies beinhaltet, dass ihr Stream aus einem Hörsaal nach 2 Stunden automatisch beendet wird. Dies bedeutet auch, dass Sie bei wiederkehrenden Veranstaltungen Woche für Woche die Reservierung des Stream erneuern müssen. Das bedeutet nicht, dass Sie wieder einen neuen Clip anlegen müssen, sondern nur, dass Sie im bestehenden Clip die Reservierung des Hörsaals erneut anwählen müssen. Falls Ihre Veranstaltung schon früher endet, ist auch eine vorzeigte Deaktivierung des Clips angezeigt.

 

 

Videoportal – fau.tv

fau.tv ist das Videoportal der FAU.

 

Für die Vorlesungsaufzeichnung in Hörsälen setzen wir auf die Software Galicaster / Galicaster PRO. In den Hörsälen der NatFak / Physik (HE, HG, HH) können Sie auch kooperativ selber Vorlesungen aufzeichnen. Wie das geht beschreibt Galicaster-Aufzeichnungen für Lehrende.

Haben Sie selbstproduzierte Videos und möchten diese den Studierenden oder der Öffentlichkeit zur Verfügung stellen, so nutzen Sie bitte den Upload für Lehrende.

Topaktuell ist die Möglichkeit, über das Videoportal auch einen Livestream aus bestimmten Hörsaal der FAU anzubieten.

 

Auf den Webseiten des Multimediazentrums finden Sie allgemeinere Informationen zum Videoportal.

 

Videokonferenzen

Hier erhalten Sie Hinweise über die verschiedenen an der FAU bereitgestellten Videokonferenzsysteme.

Der DFN-Verein bietet mit dem Dienst DFNconf seinen Nutzern im Wissenschaftsbereich die Möglichkeit, Video-, Audio- und Webkonferenzen durchzuführen. Zwei Dienstkomponenten stehen Ihnen zur Verfügung:

Mit der neuen Plattform Pexip können Sie Videokonferenzen mit exzellenten Video- und Audioeigenschaften durchführen. Die Plattform Pexip wird häufig synonym als DFNconf bezeichnet.

Wenn Sie E-Learning-Veranstaltungen oder Webinare bis zu 200 Teilnehmer planen, dann steht ihnen nach wie vor der Webkonferenzdienst unter Adobe Connect zur Verfügung.

Das RRZE stellt eine eigene Installation von JITSI On-Prem bereit.

Auch MS Teams ist nutzbar.

Seit April 2020 haben alle Mitarbeiter der FAU Zugang zum Videokonferenzdienst Zoom.

Cisco Videokonferenzsysteme und Zoom

Sie können die Cisco Videokonferenzsysteme an der FAU auch in einer Zoom-Konferenz benutzen. Die nachfolgende Information trifft auch bei der Nutzung der Software Cisco Jabber zu!

 

In jeder Zoom-Einladung steht üblicherweise der Passus:

Über SIP beitreten:
123456789@zoomcrc.com

Diese Information muss am Touchpanel des Cisco Videokonferenzgerät eingegeben werden.

Nach dem ANRUF werden Sie aufgefordert, den 6-stelligen Meeting Passcode einzugeben und mit einem # Zeichen am Ende abzuschliessen. Wenn Sie zu einem Zoom-Meeting eingeladen wurden bzw. das Zoom-Meeting schon von jemand anderen eröffnet wurde, so sind Sie jetzt schon „drin“.

Wenn Sie selber der Veranstalter / Host sind, so müssen Sie auch noch Ihren eigenen 6-stelligen Host Key eingeben. Diesen finden Sie wieder mit dem Browser unter https://fau.zoom.us  —> Profile —> ganz unten bei „Host key“
Hinweis: Wenn Sie selber der Veranstalter / Host eines Zoom-Meetings ist, können Sie also mit den o.a. Hinweisen das Zoom-Meeting auch mit einem Cisco System starten. Jedoch haben Sie am VC-Endgerät nicht alle Bedienelemente von Zoom zur Verfügung. Hier gibt es durchaus Einschränkungen. Ein gangbarer Weg ist es, sich mit einem Laptop zunächst selber als Host in das Meeting einzuwählen, dann aber unbedingt Mikro und Lautsprecher am Laptop stumm- bzw. abschalten. Danach können Sie am Laptop in der Zoom-Software das neben Ihnen stehende Cisco-System zur Konferenz hinzunehmen:
„Teilnehmer“ –> Einladen
–> Raumsystem –> Extern anrufen –> Im Auswahlfeld „IP-Adresse oder E.164-Nummer“ den Pfeil nach unten wählen
–> z.B. FAU-RRZE VC klein“ auswählen –> anrufen.

„Manchmal“ erhält man eine Fehlermeldung: Encryption Required

Dazu gibt es in Zoom das FAU-weite (globale) Setting „Require encryption for 3rd party endpoints (SIP/H.323)“ welches von den Zoom-Admins administrativ auf ON gesetzt wurde. Dadurch wurde auch Ihr persönliches Setting für diese Option auf ON gesetzt. Sie finden Ihr persönliches Setting über einen Browser mit https://fau.zoom.us —> Settings —> In Meeting (Basic)

Um der obigen Encryption – Fehlermeldung zu entgehen, müssen Sie diese Option auf OFF stellen, erst dann geht es.

Galicaster-Aufzeichnungen fau.tv – Videoportal für Lehrende

Führen Sie selbst Galicaster-Aufzeichnungen mit einem Assistenten in den Hörsälen HE, HG oder HH durch, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Vor der Aufzeichnung

Melden Sie sich vor Ihrer Aufzeichnung auf fau.tv an und beantragen einen Zugang als Lehrende*r

  1. Öffnen Sie einen Browser und melden Sie sich auf der Webseite fau.tv über SSO an.
  2. Wählen Sie in der Navigation mein fau.tv
  3. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen zum Speichern der von Ihnen getätigten folgenden Einstellungen.
  4. Beantragen Sie einen Zugang als Lehrende*r
    1. Hinweis : Diese Funktion ist im Videoportal aktuell nur für „Mitarbeiter“ freigeschaltet.
    2. Hinweis: Für Hiwis & Studierende geht das im Moment leider nicht.
  5. Melden Sie sich wieder ab und nach Erhalt der Bestätigungsemail wieder auf fau.tv an.

Haben Sie bereits einen Kurs für ihre Vorlesungsreihe erstellt, brauchen Sie nicht für jede Lerneinheit einen neuen Kurs erstellen. Wechseln Sie zu Ihrem erstellten Kurs und erstellen einen weiteren Clip.

Falls Sie bereits ein Kurs zu Ihrer Vorlesungsreihe existiert und Sie diesen für Ihre jetzigen Aufzeichnungen nutzen möchten, schreiben Sie bitte ein Email an videoportal@fau.de Um einen bereits bestehenden Kurs Ihnen zuzuweisen ist es notwendig, dass Sie bereits einen Zugang als Lehrende*r besitzen.

Momentan ist es leider noch nicht möglich, mehrere Personen einem Kurs zuzuweisen.

  1. Öffnen Sie einen Browser und melden Sie sich auf der Webseite fau.tv über SSO an.
  2. Wählen Sie in der Navigation Administration.
  3. Wählen Sie im linken Seitenmenü Kurse → Kurs anlegen
  4. Füllen Sie Eingabefelder aus.

    Hinweis

      1. Bitte legen Sie keine „Test“-Objekte an – wir haben schon so viele davon !!
      2. Alles was Sie hier tun geht in den Livebetrieb und wird sichtbar!

  • Klicken Sie auf Kurs anlegen.
  • Überprüfen Sie Ihre Eingaben, wenn Sie Änderungen durchführen, bestätigen Sie diese am Ende mit Speichern.
    1. Wählen Sie Ihren Kurs und wechseln Sie in die Kursübersicht
    2. Scrollen Sie an das Ende der Seite Kurs-Übersicht und  klicken Sie auf Neuer Kurs-Clip
    3. Füllen Sie Eingabefelder aus.
    4. Klicken Sie auf Kurs-Clip anlegen.
    5. Überprüfen Sie Ihre Eingaben, wenn Sie Änderungen durchführen, bestätigen Sie diese am Ende mit Speichern.

    Sie können bereits im Vorfeld mehrere Clips (Lerneinheiten) erstellen. Nach der Aufzeichnung werden diese dann mit den Medien verknüpft.

    Während der Aufzeichnung

    Die Lehrenden werden während ihrer Aufzeichnung von einem Assistenten betreut. Der Assistent zeichnet mit dem Galicaster auf, trägt die Metadaten ein und übernimmt die Kamerasteuerung. Bei Aufzeichnungen einzelner Lehreinheiten zu festen Terminen, können die Aufnahmen im Vorfeld von den Kollegen im Multimediazentrum programmiert werden.

    • Für jede Lehreinheit eine neue Aufnahme starten – Absprache zwischen Assistenten und Lehrenden
    • Eingabe der Metadaten beim Start der Aufnahme (Fenster öffnet sich beim drücken des Aufnahme-Buttons)
    Eingabemaske Metadaten Galicaster
      1. Titel: Name der Lehreinheit
      2. Presenter: Name des Lehrenden
      3. Description: muss nicht ausgrfüllt werden
      4. Language: optional
      5. Course/Series: Auswahl des richtigen Kurses des Dozenten
    • Die Kameraführung während der Lerneinheit
    • Nach Beendigung der Lehreinheit die Aufnahme stoppen

    Nach dem Stoppen der Aufzeichnung schickt der Galicaster die aufgezeichnete Videodatei zum Opencast Server, welche dort verarbeitet wird. Die Verarbeitung der Videodatei dauert je nach Auslastung der Server und kann im Dozenten-Portal in einer Fortschritts-Anzeige beobachtet werden.

    Nach der Aufzeichnung

    Nach Abschluss der Verarbeitung wird durch einen Mitarbeiter des Multimediazentrums die Lehreinheit getrimmt, dass bedeutet Anfang und Ende ihres Clips werden festgelegt. Anschließend werden diesem Video in einem weiteren automatisierten Verarbeitungsschritt Wasserzeichen, Vor- und Abspann hinzugefügt.

    Bis die fertige Aufzeichnung mit einem erstellten Clip in Ihrem Kurs verknüpft werden kann, vergehen je nach Serverauslastung bis zu acht Stunden. Sie haben die Möglichkeit den Verarbeitungsfortschritt im Dozentenportal zu beobachten. Wenn die Verarbeitung abgeschlossen wurde, können Sie Ihre Aufzeichnung mit dem Clip verknüpfen. Gehen Sie dazu bitte wie folgt vor:

    1. Öffnen Sie einen Browser und melden Sie sich auf der Webseite fau.tv über SSO an.
    2. Wählen Sie in der Navigation Administration.
    3. Wählen Sie im linken Seitenmenü Kurse → Meine Kurse
    4. Wählen Sie Ihren Kurs aus und öffnen Sie ihn
    5. Scrollen Sie zu den Clips und wählen den Clip aus, welcher mit einer Aufzeichnung verknüpft werden soll
    6. Scrollen Sie Nach unten zu den Clip Optionen und wählen hier „Bestehende Opencast Aufnahmen hochladen“ 
    7. Wählen Sie die Aufzeichnung im Auswahlfenster, welche mit dem Clip verknüpft werden soll – ist die Aufnahme nicht zu sehen, befindet sie sich noch in der Verarbeitung.
    8. Drücken sie „Auswählen“ und warten Sie bis Sie automatisch zur Clip-Übersicht zurückkehren.

    Nun sollten Sie in der Clip-Übersicht am Seitenende alle Mediendateien sehen, die mit Ihrem Clip verknüpft wurden.

    Wenn Sie in der Aufzeichnung Folien verwendet haben, können Sie jetzt automatisch erkannte Schlüsselwörter für Ihren Clip auswählen. Diese Schlüsselwörter helfen bei der Suche Ihres Clips zum Thema der Lerneinheit. Fügen Sie die Schlüsselworte wie folgt hinzu:

    1. Wählen Sie die Schlüsselwörter durch das Plus an der Seite aus
    2. Korrigieren Sie falls nötig das Schlüsselwort, indem sie es im Feld bearbeiten
    3. Speichern Sie ihren Clip
    4. Löschen Sie die nicht benötigten Schlüsselworte
    5. Speichern Sie Ihren Clip erneut

    Zoom (english)

    Zur deutschsprachigen Version: Zoom Anleitung

    The FAU offers Zoom video conferencing service as an alternative to DFNconf. You can use this tool to conduct video conference
    calls, organize online workshops or provide live online classes.
    The webpage with frequently asked questions offers various questions and answers on how to use Zoom. Additional information about Zoom can also be found on the general webpage for zoom (german)

    General information

    Joining meetings does not require a separate license.

    Only for organizing webinars and conducting live classes it is necessary to have appropriate licenses. The FAU obtained a limited number of such licenses and will distribute the licenses as needed.

    For webinars with up to 300 members you can use the standard zoom licence „Meeting“.
    If there are more than 300 members or the webinar needs special requirements (like streaming), you need to use the „webinar“ licence.
    In this case contact the Institut for Lern-Innovation (ILI) at schnell-digital@ili.fau.de with the subject „Zoomwebinar“.

    Zoom-Clients are available for Mac, Windows or Linux, and also for iOS and Android. It is also possible to use Zoom in a limited fashion via a current browser. You can find information on operating system support and browsers on the support web page of Zoom

    You will need a (good) microphone, headphones and a suitable web cam. For optimal audio quality the RRZE recommends the use of a headset.
    Due to the current situation it is unfortunately very difficult to obtain suitable hardware, because supplies cannot meet demands.

    In addition, these devices are currently also not available via IT-procurement frameworks.
    For this reason, institutes may obtain suitable devices from a supplier of their choice, provided the IT procurement guidelines of the FAU are being followed.
    It is necessary, however, to first seek approval from the RRZE. In case of further questions please contact the RRZE directly at rrze-hardware@fau.de.

    For computers maintained by the RRZE the relevant IT-Support Center will help you.
    If your computer is not maintained by the RRZE, then please contact your local system administrator or install the client yourself: Download Zoom.

    How do I obtain a Zoom license that I can use for organizing a webinar?
    Joining meetings does not require a separate license. Only for organizing webinars and conducting live classes it is necessary to have appropriate licenses. The FAU obtained a limited number of such licenses and will distribute the licenses as needed. For webinars with up to 300 members you can use the standard zoom licence „Meeting“. If there are more than 300 members or the webinar needs special requirements (like streaming), you need to use the „webinar“ licence. In this case contact the Institut for Lern-Innovation (ILI) at schnell-digital@ili.fau.de with the subject „Zoomwebinar“.
    What do I need to install in order to be able to use Zoom?
    Zoom-Clients are available for Mac, Windows or Linux, and also for iOS and Android. It is also possible to use Zoom in a limited fashion via a current browser. You can find information on operating system support and browsers on the support web page of Zoom
    Which hardware is required for video calls?
    You will need a (good) microphone, headphones and a suitable web cam. For optimal audio quality the RRZE recommends the use of a headset. Due to the current situation it is unfortunately very difficult to obtain suitable hardware, because supplies cannot meet demands. In addition, these devices are currently also not available via IT-procurement frameworks. For this reason, institutes may obtain suitable devices from a supplier of their choice, provided the IT procurement guidelines of the FAU are being followed. It is necessary, however, to first seek approval from the RRZE. In case of further questions please contact the RRZE directly at rrze-hardware@fau.de.
    Who will install the Zoom client for me?
    For computers maintained by the RRZE the relevant IT-Support Center will help you. If your computer is not maintained by the RRZE, then please contact your local system administrator or install the client yourself: Download Zoom.

    Please refere to the complete list of all frequently asked questions.

    Zoom settings

    Open the page fau.zoom.us/ via a web browser and click on the button LOGIN.
    Once you have signed in with your IdM-ID you will get to the settings of your account.

    For security reasons we recommend the following settings:

    • Activate waiting room for all your meetings.
      Settings → In Meeting (Advanced) → Waiting room → All participants
    • Require passwords.
      Settings → Schedule Meeting → Activate Require a password when scheduling new meetings
      Settings → Schedule Meeting → Activate Require a password for instant meetings
      Settings → Schedule Meeting → Activate Require password for participants joining by phone
    • Use mute control functions
      Settings → Schedule Meeting → deactivate Host video
      Settings → Schedule Meeting → deactivate Participants video
      Settings → Schedule Meeting → activate Mute participants upon entry
    • Use restrictions on screen sharing.
      Settings → In Meeting (Basic) → activate Screen sharing – Host Only
    • Use Only show default email.
      Settings → In Meeting (Advanced) → activate Only show default email when sending email invites

    Hosting a Zoom-Meeting

    Setting up a Zoom meeting requires a host with a Zoom account. The host invites participants to the meeting. The participants do not need to have a Zoom account.

    For recurring meetings set up a meeting room once and then use this meeting room as often as you like:

    1. Define a topic for the meeting. Optionally you can also add a description.
    2. Select „Recurring meeting“ and under „recurrence“ select „No Fixed Time“. This way you can use the link that will be provided again and again.
    3. Video: Select „off“ for Host and Participant. During the meeting you can always set up video.
    4. Select „Mute participants upon entry“
    5. Optionally you can also select to record the meeting. For data protection it is recommended to only record locally.
    6. Save your settings; afterwards you will receive your Meeting-URL.
    7. Select „Copy invitation“ to copy all invitation details and send them to your participants. It is also possible to add this meeting to your calendar.

    There are several different ways how to start a Zoom meeting:

    • To start an instant meeting go to fau.zoom.us/ in your browser. Select : Start a meeting. You are now in a meeting with a randomly generated ID. Invite participants from within the meeting.
    • Starting an instant meeting with the Zoom client. This way you also have the possibility to host a meeting with your personal Meeting-ID (PMI). For this simply click on the arrow next to the icon „New Meeting“.
      The PMI is your personal meeting room. Everyone who knows your PMI has access to your meeting room. Additional information on how to use the PMI is available on the zoom documentation.
    • Starting a scheduled meeting using your Zoom account. Select „Meetings“, set up a scheduled meeting or select an already existing meeting and click on „Start“.
    • Starting a scheduled meeting via the Zoom client. Select „Meetings“ in the navigation bar and then select an already existing meeting or click on the plus icon on the upper right of the navigation pane to schedule a new meeting.

    Additional ways to start a meeting are also possible, for example from within your calendar. More information is available on the FAQ webpage of zoom.

    1. Select here the following desired background and save the image file locally → right click → Save Image As
    2. Start Zoom and click on the cogwheel icon on the upper right.
    3. On the left select „Virtual Background“ and then „Choose Virtual Background“. If you do not have any background to select we will show you how to add one in the next step.
    4. Click on the plus symbol and then on „Add Image“.
    5. Select the saved image file that you would like to add as background and click on „Open“.
    6. To change the background during a meeting, go to the little arrow next to „Stop Video“ and then click on „Choose Virtual Background“.
    Zoom Virtueller Background Nr.1
    Zoom Virtueller Background Nr.2
    Zoom Virtueller Background Nr.3

    Do you have problems with selecting your microphone or your camera? Then please check your settings at:

    • Windows 10: Settings → Privacy → Camera/Microphone → Allow access ON Zoom ON
    • MACOS: System Settings → Security → Privacy → Camera/Microphone → check box for Zoom

    When using Zoom via browser it may also be necessary to allow access to the microphone and/or camera.

    Joining a Zoom meeting

    To join a Zoom meeting it is not necessary to sign in as a user. It is enough to simply follow the meeting-URL in the email invitation of the host.

    1. In a current web browser follow the Meeting -URL that you have received from the host.
    2. If you are using Zoom for the first time on your device you will be asked to install the Zoom software.
      1. If you cannot install or run the software you have the opportunity to run Zoom in your browser. Additional information can be obtained here.
      2. If the Zoom software is already installed the Zoom client will open.
    3. Depending on the settings you will be asked to select an option for audio. Choose „Computer Audio“.
    4. After this step you will be in your meeting. Now you are able to enable camera and microphone.
    5. During the meeting you are able to control the main functions using the control bar at the bottom. It becomes visible whenever the mouse is within the window or when you tap onto the window.

    Hosting a Zoom Webinar

    To schedule a Zoom Webinar a host with a Zoom account and webinar license is required. The host invites all participants and guest participants to the webinar. The participants can join the webinar with video and audio and do not need a Zoom account. In addition, guest participants may watch a webinar either with or without registration. They can participate in the webinar via Chat.

    To obtain a webinar license, please contact schnell-digital@ili.fau.de.

    You can currently find information on webinars on the zoom documentation for the first steps to a webinar.

    Schedule your webinar with or without sign-in for participants and guest participants. You can currently find information here:

    planning a webinar with sign-in

    planning a webinar without sign-in

    General guidance on how to use meetings and webinars

    In order to keep acoustic interferences for all participants during a meeting at a minimum, it is recommended to mute the microphone when not being used.
    Built-in laptop microphones are only partially suitable for use. They transmit room and contact-bourne sound from keyboards which can lead to decreased clarity and unpleasant interferences. For recurring scheduling of meetings and especially of webinars it is recommended to use an external USB-microphone.
    The use of loud speakers should be avoided. It can lead to acoustic feedback. For this reason use a headset, or at least headphones; ideally use an audio-voice combination as it comes with every standard smartphone.
    Do not use VPN access.

    FAQ (english)

    Zur deutschen Version der FAQ

    General FAQ for Zoom:

    This manual shows how you can merge an already existing Zoom-account previously registered with your @fau.de email address at
    Zoom directly with your IdM account at the FAU.

    Merging with already existing Zoom accounts

    Joining meetings does not require a separate license.

    Only for organizing webinars and conducting live classes it is necessary to have appropriate licenses. The FAU obtained a limited number of such licenses and will distribute the licenses as needed.

    For webinars with up to 300 members you can use the standard zoom licence „Meeting“.
    If there are more than 300 members or the webinar needs special requirements (like streaming), you need to use the „webinar“ licence.
    In this case contact the Institut for Lern-Innovation (ILI) at schnell-digital@ili.fau.de with the subject „Zoomwebinar“.

    To sign in via the Zoom client, please read the following guide:
    SSO Registration with Zoom client

    For pseudonymous use you can define registration without submission of name or email address to Zoom.
    First log in at https//www.idm.fau.de using your IdM-ID and adjust the settings under „applications“ -> „apply for access“ – „FAU Zoom pseudonymization“
    as desired.
    Please note that activation of pseudonymization takes a certain amount of time and that this activation will remove all user data saved with Zoom irreversibly.
    In case you decided to reverse this pseudonymization at a later point in time you can do so at the same location (see above).

    Please try first to regularly register via login with SSO on fau.zoom.us.

    You only have to take additional steps if you encounter problems:
    If your privately obtained Zoom license is still valid then please call the Zoom support hotline directly and ask for both accounts to be merged.

    If your privately obtained Zoom license is no longer valid, then please proceed as follows:

    1. Perform the pseudonymization of your Zoom account in your IdM account
      Please note: By doing this you also agree that all your current Zoom settings and data (Zoom groups, etc.) will be deleted!
    2. After that it should be possible for you to also set up a new Zoom account within the FAU via the web page FAU.ZOOM.US.

    Zoom-Clients are available for Mac, Windows or Linux, and also for iOS and Android. It is also possible to use Zoom in a limited fashion via a current browser. You can find information on operating system support and browsers on the support web page of Zoom

    On the web page https://fau.zoom.us/zoomconference Zoom lists the dial-in numbers for each country.

    Please note that these dial-in numbers appear to look like regular landline numbers, but may not always be subject to flat rates
    and additional charges may apply. It is impossible for the FAU to provide more detailed information as this may be dependent on your
    phone rates and contract and also on settings that the Zoom organization may put in effect.

    Currently the installation of any third party software is blocked. This is to ensure rapid availability of the system with all its basic functions and to enable FAU-wide use while safe guarding maintainability.
    It has not been ruled out that add-ons will be able to be installed at a later point in time, but currently this is not possible.
    We kindly ask for your understanding.

    You will need a (good) microphone, headphones and a suitable web cam. For optimal audio quality the RRZE recommends the use of a headset.
    Due to the current situation it is unfortunately very difficult to obtain suitable hardware, because supplies cannot meet demands.

    In addition, these devices are currently also not available via IT-procurement frameworks.
    For this reason, institutes may obtain suitable devices from a supplier of their choice, provided the IT procurement guidelines of the FAU are being followed.
    It is necessary, however, to first seek approval from the RRZE. In case of further questions please contact the RRZE directly at rrze-hardware@fau.de.

    For computers maintained by the RRZE the relevant IT-Support Center will help you.
    If your computer is not maintained by the RRZE, then please contact your local system administrator or install the client yourself: Download Zoom.

    How do I merge an already existing Zoom account with the IdM account of the FAU?
    This manual shows how you can merge an already existing Zoom-account previously registered with your @fau.de email address at Zoom directly with your IdM account at the FAU. Merging with already existing Zoom accounts
    How do I obtain a Zoom license that I can use for organizing a webinar?
    Joining meetings does not require a separate license. Only for organizing webinars and conducting live classes it is necessary to have appropriate licenses. The FAU obtained a limited number of such licenses and will distribute the licenses as needed. For webinars with up to 300 members you can use the standard zoom licence „Meeting“. If there are more than 300 members or the webinar needs special requirements (like streaming), you need to use the „webinar“ licence. In this case contact the Institut for Lern-Innovation (ILI) at schnell-digital@ili.fau.de with the subject „Zoomwebinar“.
    How do I sign in using the Zoom client?
    To sign in via the Zoom client, please read the following guide: SSO Registration with Zoom client
    How to use zoom pseudonymous?
    For pseudonymous use you can define registration without submission of name or email address to Zoom. First log in at https//www.idm.fau.de using your IdM-ID and adjust the settings under „applications“ -> „apply for access“ – „FAU Zoom pseudonymization“ as desired. Please note that activation of pseudonymization takes a certain amount of time and that this activation will remove all user data saved with Zoom irreversibly. In case you decided to reverse this pseudonymization at a later point in time you can do so at the same location (see above).
    What do I have to do if I currently have a private Zoom license and would now like to switch to the FAU license?
    Please try first to regularly register via login with SSO on fau.zoom.us. You only have to take additional steps if you encounter problems: If your privately obtained Zoom license is still valid then please call the Zoom support hotline directly and ask for both accounts to be merged. If your privately obtained Zoom license is no longer valid, then please proceed as follows: Perform the pseudonymization of your Zoom account in your IdM account Please note: By doing this you also agree that all your current Zoom settings and data (Zoom groups, etc.) will be deleted! After that it should be possible for you to also set up a new Zoom account within the FAU via the web page FAU.ZOOM.US.
    What do I need to install in order to be able to use Zoom?
    Zoom-Clients are available for Mac, Windows or Linux, and also for iOS and Android. It is also possible to use Zoom in a limited fashion via a current browser. You can find information on operating system support and browsers on the support web page of Zoom
    Where do I find dial-in information outside of the USA?
    On the web page https://fau.zoom.us/zoomconference Zoom lists the dial-in numbers for each country. Please note that these dial-in numbers appear to look like regular landline numbers, but may not always be subject to flat rates and additional charges may apply. It is impossible for the FAU to provide more detailed information as this may be dependent on your phone rates and contract and also on settings that the Zoom organization may put in effect.
    Which add-ons can be used under Zoom?
    Currently the installation of any third party software is blocked. This is to ensure rapid availability of the system with all its basic functions and to enable FAU-wide use while safe guarding maintainability. It has not been ruled out that add-ons will be able to be installed at a later point in time, but currently this is not possible. We kindly ask for your understanding.
    Which hardware is required for video calls?
    You will need a (good) microphone, headphones and a suitable web cam. For optimal audio quality the RRZE recommends the use of a headset. Due to the current situation it is unfortunately very difficult to obtain suitable hardware, because supplies cannot meet demands. In addition, these devices are currently also not available via IT-procurement frameworks. For this reason, institutes may obtain suitable devices from a supplier of their choice, provided the IT procurement guidelines of the FAU are being followed. It is necessary, however, to first seek approval from the RRZE. In case of further questions please contact the RRZE directly at rrze-hardware@fau.de.
    Who will install the Zoom client for me?
    For computers maintained by the RRZE the relevant IT-Support Center will help you. If your computer is not maintained by the RRZE, then please contact your local system administrator or install the client yourself: Download Zoom.

    Upload – fau.tv Videoportal für Lehrende

    Sie können das Videoportal der FAU fau.tv nutzen, um Ihre Videos den Studierenden zugänglich zu machen. Nachdem Sie einen Zugang als Lehrende*r haben, erhalten Sie im Videoportal einen Verwaltungsbereich für Ihre Medien inklusive einer Upload-Möglichkeit. Wer die Videos schließlich im Videoportal sehen darf, entscheiden Sie. Folgende Optionen bzgl. des Zugangsschutzes gibt es:

    • Freier Zugang für die Öffentlichkeit
    • Zugang via IdM-Anmeldung für alle Angehörigen der FAU
    • Zugang via StudOn für Studierende einer bestimmten Vorlesung
    • Zugang via StudOn für Teilnehmende von VHB-Kursen
    • Zugang via Passwort für eine ausgewählte Nutzergruppe, auch außerhalb der FAU

    Um das Videoportal als Lehrende*r zu nutzen, müssen Sie als erstes einen Zugang als Lehrende*r beantragen. Anschließend erstellen Sie im Videoportal einen neuen Kurs oder wählen einen bereits von Ihnen erstellten Kurs. Legen Sie in der Kurs-Übersicht einen neuen Kurs-Clip an. In der Clip-Übersicht können Sie anschließend Ihre lokal gespeicherten Dateien hochladen.

    1. Öffnen Sie einen Browser und melden Sie sich auf der Webseite fau.tv über SSO an.
    2. Wählen Sie in der Navigation mein fau.tv
      Startseite des Videoportals. Hervorhebung für Mein fau.tvDen Zugang als Lehrender beantragen
    3. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen zum Speichern der von Ihnen getätigten Einstellungen. Die Beantragung ist für alle Mitarbeiter/innen der FAU (mit IdM-Kennung) möglich. Auch UK-Erlangen Mitarbeiterinnen sind willkommen ;.) Auch Studierende mit Hiwi-Status sind inkludiert. Sollten Sie diese Möglichkeit nicht angeboten bekommen, so melden Sie sich bitte per Email bei Multimedia@fau.de – in seltenen Fällen ist manuelles Eingreifen notwendig.
      Anleitung um den Zugang als Lehrender zu beantragenHiermit lösen Sie beim Videoportal ein Ticket aus, welches wir i.d.R. innerhalb kürzester Zeit auch bearbeiten.
    4. Melden Sie sich wieder ab. Ihr Antrag wird nun vom Multimediateam geprüft und Sie erhalten im Anschluss eine Bestätigungsemail. Nach Erhalt dieser Bestätigung melden Sie sich bitte wieder erneut auf fau.tv an.

      Beispiel einer Bestätigungsmail

    Haben Sie bereits einen Kurs für eine Vorlesungsreihe erstellt, brauchen Sie nicht für jede Datei einen neuen Kurs erstellen. Wechseln Sie zu Ihrem erstellten Kurs und führen anschließend den Schritt 3 durch.

    1. Öffnen Sie einen Browser und melden Sie sich auf der Webseite fau.tv über SSO an.
    2. Wählen Sie in der Navigation Administration
    3. Wählen Sie im linken Seitenmenü Kurse → Kurs anlegen

      Kurs anlegen: 1. Schritt

      Füllen Sie bitte nach Möglichkeit alle Eingabefelder aus – je mehr „Metadaten“ Sie eingeben, desto leichter fällt den Nutzer die Orientierung. Auch  die Suchfunktion arbeitet besser. Beachten Sie hierbei bitte die Hilfetexte der einzelnen Datenfelder.

      Kurs anlegen: 2. Schritt
      Kurs anlegen: 3. Schritt
      Kurs anlegen: 4. Schritt
      Kurs anlegen: 5. Schritt

    Überprüfen Sie Ihre Eingaben abschliessend und bestätigen Sie diese am Ende mit Kurs anlegen.

    Bitte laden Sie pro Clip nur eine Videoaufzeichnung hoch.

    1. Scrollen Sie an das Ende der Seite Kurs-Übersicht und  klicken Sie auf Neuer Kurs-Clip
    2. Füllen Sie Eingabefelder aus.
    3. Klicken Sie auf Kurs-Clip anlegen.
    4. Überprüfen Sie Ihre Eingaben, wenn Sie Änderungen durchführen, bestätigen Sie diese am Ende mit Speichern.
    5. Um Ihre lokale Datei hochzuladen wählen Sie Bestehende Datei(en) hinzufügen.
    6. Ein neues Fenster öffnet sich, Sie werden jetzt zur Video-Upload-Seite weiter geleitet → Melden Sie sich mit Ihrer IdM Kennung an.
    7. Folgen Sie den Anweisungen auf der Video-Upload-Seite.
    8. Nach erfolgreichen Hochladen Ihrer Datei erscheint ein Button, mit dem Sie zum Videoportal zurückkehren können.

    Nach erfolgreichem Upload wird ihr Video noch einmal transcodiert – dies kann je nach Größe Ihres Videos und der aktuellen Auslastung der Server einige Stunden in Anspruch nehmen. Nach erfolgter Bereitstellung auf dem Videoportal erhalten Sie eine Benachrichtigung per Email.

    Bitte behalten Sie die hochgeladene Datei noch einige Zeit auf Ihrem Rechner als Backup!

    Bitte beachten Sie: das von Ihnen erstellte Video wird von uns nicht mehr bearbeitet. Bitte verzichten Sie auf Vor- und Abspann sowie Wasserzeichen in Ihren Aufzeichnungen. Nach dem Hochladen werden automatisch Vor- und Abspann sowie ein Wasserzeichen ihren Videoclip hinzugefügt. Das von uns eingefügte Wasserzeichen befindet sich oben rechts.

    Wenn Sie eine Aufzeichnung für das Videoportal der FAU machen, muss das hochzuladende Video folgende Eigenschaften haben:

    • kein Vor- und kein Abspann
    • kein Wasserzeichen – wir fügen ein Wasserzeichen ein. Oben rechts, oben links, unten links, unten rechts – Sie haben die Wahl.
    • Dateiformate: mp4, m4v, mov, mkv, avi, webm
    • Auflösung: 1920×1080 im Verhältnis 16:9  bei 25 Bildern pro Sekunde
    • Datenrate Video: 4-6 Mbit mit einem H.264 Codec
    • Datenrate Audio: 128 – 256kbps im Format aac, mp3

    Haben Sie Fragen zu den Einstellungen, kontaktieren Sie uns bitte!

    Für eine Aufzeichnung mit diesen Eigenschaften ergibt sich für ein 30minütiges Video mit Ton, eine Dateigröße von etwa 1,3GB. Bitte beachten Sie, dass ein vollständiger Upload ihrer Aufzeichnung, je nach Länge, mehrere Stunden dauern kann!

    1 GB mit 1.024 Kbit/s 2 Stunden und 10 Minuten
    1 GB mit 2.048 Kbit/s 1 Stunde und 5 Minuten durchschnittliche Upload-Geschwindigkeit bei DSL 16
    1 GB mit 4.096 Kbit/s 32 Minuten und 33 Sekunden
    1 GB mit 6 Mbit/s 22 Minuten und 13 Sekunden durchschnittliche Upload-Geschwindigkeit ab DSL 50
    1 GB mit 10 Mbit/s 13 Minuten und 20 Sekunden
    1 GB mit 40 Mbit/s 3 Minuten und 20 Sekunden durchschnittliche Upload-Geschwindigkeit ab DSL 100

    Möchten Sie Ihre Videos aus dem fau.tv Videoportal in Ihrer WordPressinstanz verknüpfen befolgen Sie bitte diese Anleitung.

    Möchten Sie Ihre Videos aus dem fau.tv Videoportal mit StudOn verknüpfen befolgen Sie bitte diese Anleitung.

    Zoom

    This documentation is also available in English: Zoom (english)

    Als Alternative zu DFNconf wird von der FAU der Dienst Zoom zur Verfügung gestellt. Sie können mit diesem Tool Videokonferenzen durchführen, Online-Seminare veranstalten sowie Online-Vorlesungen live abhalten.

    Die wichtigsten Funktionen für den Einsatz von Zoom finden Sie in folgender Anleitung:

    Außerdem enthält das Zoom Cheat Sheet eine Übersicht, welche Zoom-Funktionen unter welchem Betriebssystem zur Verfügung stehen:

    Wichtigste FAQ zur Videokonferenzsoftware Zoom

    Für besonders vertrauenswürdige Kommunikation gibt es eine spezielle Zoom On-Premise Lösung. Dabei erfolgt lediglich die Kontaktaufnahme über Server der Firma Zoom, die eigentlichen Sprach- und Video-Daten laufen nur über Systeme der FAU. Da diese Lösung in Bezug auf die Bandbreite beschränkt ist, können nicht alle Zoom-Meetings dafür freigeschaltet werden. Keinesfalls ist diese Lösung für große Meetings oder Vorlesungen geeignet.

    Alle Beschäftigten der FAU sowie Gastdozenten, Gastwissenschaftler, Entsandte Personen und Beauftragte Personen können direkt im Self Service „Zoom On-Premise“ aktivieren oder deaktivieren:

    • Loggen Sie sich im IdM-Portal unter www.idm.fau.de ein
    • Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Self Service“
    • Klicken Sie in der linken Menüleiste auf „Einstellungen & Anträge“->“Allgemeine Einstellungen“
    • Im unteren Bereich der Seite gibt es einen Menüpunkt „FAU Zoom On-Premise“. Klicken Sie hier auf „Aktivieren“ (bzw. auf „Deaktivieren“) und folgen Sie den weiteren Anweisungen.

    Für alle Personen, die diese Einstellungsmöglichkeit nicht haben, findet eine Einzelfallprüfung durch den CIO statt, ob eine Freischaltung „Zoom On-Premise“ möglich ist.  Bitte schreiben Sie daher an zoom@fau.de mit dem Betreff „Zoom On-Premise“ und geben Sie an:

    • für welchen Zweck Sie Zoom On-Premise nutzen möchten
    • mit wie vielen Teilnehmern Sie in den Meetings rechnen

    Das RRZE leitet diese Informationen dann zur Entscheidung weiter und informiert Sie über die weitere Vorgehensweise.

    Wenn Probleme bei der Verwendung des Zoom-Clients auftreten, dann können Sie übergangsweise auf die Browser-Version von Zoom ausweichen. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:

    1. Möglichkeit
      1. Klicken Sie den Link aus der Mail/dem Termin an und klicken Sie dann auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
    2. Möglichkeit
      – Rufen Sie in einem Browser (z. B. Firefox) die Adresse https://fau.zoom.us/join auf.
      – Geben Sie Ihre Meeting ID ein
      – Klicken Sie auf „Beitreten“
      – Ignorieren Sie den Start des „Zoom Meeting“-Clients und klicken Sie stattdessen auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.

    Sie können Zoom grundsätzlich in eingeschränktem Umfang mit einem aktuellen Browser durch Aufruf der Seite https://fau.zoom.us/ nutzen.

    Zoom-Clients sind verfügbar für Mac, Windows oder Linux sowie iOS und Android. Die jeweils aktuelle Software für Ihr Betriebssystem finden Sie unter:
    https://fau.zoom.us/download

    • Als Mitarbeiter der FAU mit einem vom RRZE betreuten Gerät: Sie können sich den Zoom-Client direkt über das Softwarecenter ohne Admin-Rechte installieren.
      • Bei einem Windows-Rechner: Installieren Sie sich „Zoom“ über den Warenkorb. Eine Anleitung zum Warenkorb finden Sie unter https://www.anleitungen.rrze.fau.de/software/warenkorb/
      • Bei einem Mac: Wählen Sie über den FAUmac Self Service „Zoom“ aus und klicken Sie auf „Installieren“.
    • Als Mitarbeiter der FAU mit einem nicht vom RRZE betreuten Gerät: Wenden Sie sich bitte für die Installation der Software an Ihren lokalen IT-Administrator.
    • Als Beschäftigter der FAU mit ihrem privaten Endgerät oder als Studierender der FAU:
      Bitte installieren Sie sich die Software für Ihr Gerät nach folgender Anleitung

      oder nutzen Sie Zoom über die Adresse https://fau.zoom.us/.

    Informationen zur Unterstützung von Betriebssystemen und Browsern erhalten Sie auf der Supportseite von Zoom.

    Ob ein Meeting On-Premise stattfindet oder nicht, hängt von den Einstellungen des Hosts ab, der das Meeting startet. Dabei sind Einschränkungen zu berücksichtigen. Einige davon sind im Folgenden aufgeführt. Diese Liste ist nicht abschließend:

    Findet ein Meeting über Zoom On-Premise statt und wird statt des Zoom-Clients der Webclient von Zoom verwendet, wird das Signal einmal von Zoom geöffnet und umkodiert.

    Die folgenden Nutzterypen im Identity-Management-System der FAU können die Zoom-Lizenzen der FAU nutzen:

    • Abgeordnete/r Lehrer/in
    • Beauftragte Personen
    • Beschäftigte/r
    • Beschäftigte/r (vorab)
    • Ehrenamtlich Tätige/r
    • Entsandte Personen
    • Frühstudierende/r
    • Gastdozent/in
    • Gaststudierende/r
    • Gastwissenschaftler/in
    • Habilitand/in
    • Honorarprofessor/in
    • Kooperationsstudierende(r)
    • Lehrbeauftragte/r
    • Praktikant/in
    • Privatdozent/in
    • Promovierende/r
    • Stipendiat/in
    • Studentische Hilfskraft
    • Studierende/r
    • Wissenschaftler/in (UK)
    • Wissenschaftliche Hilfskraft

    Nutzertypen, die nicht in dieser Liste auftauchen können keine Zoom-Lizenzen der FAU nutzen.

    Für die Teilnahme an Meetings ist keine separate Lizenz notwendig.

    Nur für die Veranstaltung von Webinaren und Live-Vorlesungen sind entsprechende Lizenzen notwendig. Die FAU hat davon eine begrenzte Anzahl beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu.

    Webinare mit bis zu 300 Teilnehmern können in der Regel mit der Standard-Zoom-Lizenz „Meeting“ durchgeführt werden, die für alle Beschäftigte der FAU zur Verfügung steht. Informationen zu den entsprechenden Einstellungen finden Sie hier bei den Anleitungen zu Zoom.

    Wenn mehr als 300 Teilnehmer zu erwarten sind, oder spezielle Anforderungen an die Veranstaltungen vorliegen (z.B. Live-Streaming, u.a.) dann wird die Zoom-Lizenz „Webinar“ benötigt, die Ihnen auf Anfrage zugewiesen wird. Rufen Sie dazu bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“.

    Für eine pseudonymisierte Nutzung kann über das IdM-Portal der FAU eine Anmeldung ohne Übermittlung von Name und E-Mail-Adresse an Zoom festgelegt werden.

    Loggen Sie sich dazu bitte unter https://www.idm.fau.de/ mit Ihrer IdM-Kennung ein und wählen Sie unter „Self-Service“ den Menüpunkt „Einstellungen und Anträge“ und dort den Punkt „Allgemeine Einstellungen“ aus. Dort können Sie die Pseudonymisierung aktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Umstellung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und bei der Aktivierung der Pseudonymisierung alle ggf. bei Zoom gespeicherten Benutzerdaten unwiderruflich gelöscht werden.

    Falls Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, die Pseudonymisierung wieder rückgängig zu machen, können Sie das an gleicher Stelle (s. o.) tun.

    Bitte beachten Sie, dass manche Funktionen von Zoom mit einer pseudonymisierten Kennung nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Dazu zählt u. a.:

    • Pseudonymisierte Nutzer können nicht als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden.
    • Pseudonymisierte Nutzer können nicht vorab als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Sie können nur innerhalb eines Meetings manuell zum Co-Host gemacht werden.
    • Wenn ein Zoom-Meeting oder Webinar vom Host mit den Optionen „Registrierung erforderlich“ und „Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen“ gesetzt sind, müssen die Hosts den pseudonymisierten Nutzern die Links zur Veranstaltung auf einem anderen Weg zukommen lassen.

    Um sich am Zoom Client anzumelden, lesen Sie bitte folgende Anleitung.

    Von wem und wie kann Zoom „On-Premise“ verwendet werden?
    Für besonders vertrauenswürdige Kommunikation gibt es eine spezielle Zoom On-Premise Lösung. Dabei erfolgt lediglich die Kontaktaufnahme über Server der Firma Zoom, die eigentlichen Sprach- und Video-Daten laufen nur über Systeme der FAU. Da diese Lösung in Bezug auf die Bandbreite beschränkt ist, können nicht alle Zoom-Meetings dafür freigeschaltet werden. Keinesfalls ist diese Lösung für große Meetings oder Vorlesungen geeignet. Alle Beschäftigten der FAU sowie Gastdozenten, Gastwissenschaftler, Entsandte Personen und Beauftragte Personen können direkt im Self Service „Zoom On-Premise“ aktivieren oder deaktivieren: Loggen Sie sich im IdM-Portal unter www.idm.fau.de ein Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Self Service“ Klicken Sie in der linken Menüleiste auf „Einstellungen & Anträge“->“Allgemeine Einstellungen“ Im unteren Bereich der Seite gibt es einen Menüpunkt „FAU Zoom On-Premise“. Klicken Sie hier auf „Aktivieren“ (bzw. auf „Deaktivieren“) und folgen Sie den weiteren Anweisungen. Für alle Personen, die diese Einstellungsmöglichkeit nicht haben, findet eine Einzelfallprüfung durch den CIO statt, ob eine Freischaltung „Zoom On-Premise“ möglich ist.  Bitte schreiben Sie daher an zoom@fau.de mit dem Betreff „Zoom On-Premise“ und geben Sie an: für welchen Zweck Sie Zoom On-Premise nutzen möchten mit wie vielen Teilnehmern Sie in den Meetings rechnen Das RRZE leitet diese Informationen dann zur Entscheidung weiter und informiert Sie über die weitere Vorgehensweise.
    Was kann ich tun, wenn Zoom die Verbindung zu einem Meeting nicht aufbaut?
    Wenn Probleme bei der Verwendung des Zoom-Clients auftreten, dann können Sie übergangsweise auf die Browser-Version von Zoom ausweichen. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten: Möglichkeit Klicken Sie den Link aus der Mail/dem Termin an und klicken Sie dann auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“. Möglichkeit – Rufen Sie in einem Browser (z. B. Firefox) die Adresse https://fau.zoom.us/join auf. – Geben Sie Ihre Meeting ID ein – Klicken Sie auf „Beitreten“ – Ignorieren Sie den Start des „Zoom Meeting“-Clients und klicken Sie stattdessen auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
    Was muss ich installieren, um Zoom nutzen zu können und wer installiert das für mich?
    Sie können Zoom grundsätzlich in eingeschränktem Umfang mit einem aktuellen Browser durch Aufruf der Seite https://fau.zoom.us/ nutzen. Zoom-Clients sind verfügbar für Mac, Windows oder Linux sowie iOS und Android. Die jeweils aktuelle Software für Ihr Betriebssystem finden Sie unter: https://fau.zoom.us/download Als Mitarbeiter der FAU mit einem vom RRZE betreuten Gerät: Sie können sich den Zoom-Client direkt über das Softwarecenter ohne Admin-Rechte installieren. Bei einem Windows-Rechner: Installieren Sie sich „Zoom“ über den Warenkorb. Eine Anleitung zum Warenkorb finden Sie unter https://www.anleitungen.rrze.fau.de/software/warenkorb/ Bei einem Mac: Wählen Sie über den FAUmac Self Service „Zoom“ aus und klicken Sie auf „Installieren“. Als Mitarbeiter der FAU mit einem nicht vom RRZE betreuten Gerät: Wenden Sie sich bitte für die Installation der Software an Ihren lokalen IT-Administrator. Als Beschäftigter der FAU mit ihrem privaten Endgerät oder als Studierender der FAU: Bitte installieren Sie sich die Software für Ihr Gerät nach folgender Anleitung Installation des Zoom-Client oder nutzen Sie Zoom über die Adresse https://fau.zoom.us/. Informationen zur Unterstützung von Betriebssystemen und Browsern erhalten Sie auf der Supportseite von Zoom.
    Welche Einschränkungen gelten bei der Verwendung von Zoom „On-Premise“?
    Ob ein Meeting On-Premise stattfindet oder nicht, hängt von den Einstellungen des Hosts ab, der das Meeting startet. Dabei sind Einschränkungen zu berücksichtigen. Einige davon sind im Folgenden aufgeführt. Diese Liste ist nicht abschließend: On-Premise darf nicht ohne Rücksprache für große Veranstaltungen (50 Teilnehmer oder mehr) genutzt werden. Es kann kein Co-Host benannt werden. Stattdessen können sog. „Alternative Hosts“ bei der Planung des Treffens festgelegt werden (s. https://support.zoom.us/hc/de/articles/360040324512-Rollen-bei-einem-Meeting) oder während des Meetings Berechtigungen vergeben werden. Es kann keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) genutzt werden (s. https://blog.zoom.us/de/zoom-rolling-out-end-to-end-encryption-offering/). Findet ein Meeting über Zoom On-Premise statt und wird statt des Zoom-Clients der Webclient von Zoom verwendet, wird das Signal einmal von Zoom geöffnet und umkodiert.
    Welche IdM-Nutzertypen können die Zoom-Lizenzen der FAU nutzen?
    Die folgenden Nutzterypen im Identity-Management-System der FAU können die Zoom-Lizenzen der FAU nutzen: Abgeordnete/r Lehrer/in Beauftragte Personen Beschäftigte/r Beschäftigte/r (vorab) Ehrenamtlich Tätige/r Entsandte Personen Frühstudierende/r Gastdozent/in Gaststudierende/r Gastwissenschaftler/in Habilitand/in Honorarprofessor/in Kooperationsstudierende(r) Lehrbeauftragte/r Praktikant/in Privatdozent/in Promovierende/r Stipendiat/in Studentische Hilfskraft Studierende/r Wissenschaftler/in (UK) Wissenschaftliche Hilfskraft Nutzertypen, die nicht in dieser Liste auftauchen können keine Zoom-Lizenzen der FAU nutzen.
    Wie erhalte ich eine Zoom-Lizenz mit der ich ein Webinar veranstalten kann?
    Für die Teilnahme an Meetings ist keine separate Lizenz notwendig. Nur für die Veranstaltung von Webinaren und Live-Vorlesungen sind entsprechende Lizenzen notwendig. Die FAU hat davon eine begrenzte Anzahl beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu. Webinare mit bis zu 300 Teilnehmern können in der Regel mit der Standard-Zoom-Lizenz „Meeting“ durchgeführt werden, die für alle Beschäftigte der FAU zur Verfügung steht. Informationen zu den entsprechenden Einstellungen finden Sie hier bei den Anleitungen zu Zoom. Wenn mehr als 300 Teilnehmer zu erwarten sind, oder spezielle Anforderungen an die Veranstaltungen vorliegen (z.B. Live-Streaming, u.a.) dann wird die Zoom-Lizenz „Webinar“ benötigt, die Ihnen auf Anfrage zugewiesen wird. Rufen Sie dazu bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“.
    Wie kann ich Zoom ohne meinen Klarnamen nutzen (Möglichkeit zur pseudonymisierten Nutzung)
    Für eine pseudonymisierte Nutzung kann über das IdM-Portal der FAU eine Anmeldung ohne Übermittlung von Name und E-Mail-Adresse an Zoom festgelegt werden. Loggen Sie sich dazu bitte unter https://www.idm.fau.de/ mit Ihrer IdM-Kennung ein und wählen Sie unter „Self-Service“ den Menüpunkt „Einstellungen und Anträge“ und dort den Punkt „Allgemeine Einstellungen“ aus. Dort können Sie die Pseudonymisierung aktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Umstellung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und bei der Aktivierung der Pseudonymisierung alle ggf. bei Zoom gespeicherten Benutzerdaten unwiderruflich gelöscht werden. Falls Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, die Pseudonymisierung wieder rückgängig zu machen, können Sie das an gleicher Stelle (s. o.) tun. Bitte beachten Sie, dass manche Funktionen von Zoom mit einer pseudonymisierten Kennung nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Dazu zählt u. a.: Pseudonymisierte Nutzer können nicht als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Pseudonymisierte Nutzer können nicht vorab als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Sie können nur innerhalb eines Meetings manuell zum Co-Host gemacht werden. Wenn ein Zoom-Meeting oder Webinar vom Host mit den Optionen „Registrierung erforderlich“ und „Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen“ gesetzt sind, müssen die Hosts den pseudonymisierten Nutzern die Links zur Veranstaltung auf einem anderen Weg zukommen lassen.
    Wie melde ich mich am Zoom Client an?
    Um sich am Zoom Client anzumelden, lesen Sie bitte folgende Anleitung. SSO-Anmeldung_Zoom_Client

    Bitte beachten Sie auch unsere FAQ-Webseite mit weiteren häufigen Fragen und Antworten zur Videokonferenzsoftware Zoom.

    Weitere Informationen zu Zoom finden Sie auf der RRZE-Webseite zur Videokonferenzsoftware Zoom. Wenn Sie außerdem Unterstützung bei der didaktischen Aufbereitung Ihres Lehrmaterials benötigen oder sich für eines der Zoom-Coachings interessieren, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf die Seite Schnell digital des Instituts für Lern-Innovation (ILI).

    Zoom-Einstellungen

    Rufen Sie über einen Webbrowser die Seite https://fau.zoom.us/ auf und wählen Sie den Button Login. Melden Sie sich mit Ihrer IdM-Kennung an und Sie befinden sich in den Einstellungen Ihres Zoom-Accounts.

    Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, folgende Einstellungen vorzunehmen:

    Verwenden Sie für all Ihre Meetings Warteräume.

    Einstellungen → In Meeting (Erweitert) → Warteraum aktivieren – alle Teilnehmer

    Verwenden Sie Kennwörter.

    Einstellungen → Besprechung planen → Beim Anberaumen neuer Meetings: Kennwort verlangen aktivieren
    Einstellungen → Besprechung planen → Kennwort für Sofort-Meetings verlangen aktivieren
    Einstellungen → Besprechung planen → Kennwort für Telefonteilnehmer anfordern aktivieren

    Verwenden Sie Stummschaltungskontrollen.

    Einstellungen → Besprechung planen → Moderatorenvideo deaktivieren
    Einstellungen → Besprechung planen → Teilnehmervideo deaktivieren
    Einstellungen → Besprechung planen → Teilnehmer beim Beitritt stumm schalten aktivieren

    Verwenden Sie Einschränkungen für Bildschirmfreigaben.

    Einstellungen → In Meeting (Grundlagen) → Bildschirmübertragung aktivierennur Host

    Verwenden Sie nur Standard-E-Mail anzeigen.

    Einstellungen → In Meeting (Erweitert) → Nur Standard-E-Mail anzeigen, wenn E-Mail-Einladungen gesendet werden aktivieren

    Teilnehmen an einem Zoom-Meeting

    Um an einem Zoom-Meeting teilzunehmen, ist keine Nutzer-Registrierung erforderlich. Es reicht zur Teilnahme eine Einladung des Veranstalters per E-Mail mit der Meeting-URL aus.

    1. Öffnen Sie die Meeting-URL, die Sie vom Veranstalter erhalten haben in einem aktuellen Webbrowser.
    2. Bei der Erstnutzung von Zoom auf Ihrem Endgerät werden Sie aufgefordert, die Zoom-Software zu installieren.
      1. Falls Sie die Software nicht installieren oder ausführen können, haben Sie die Möglichkeit, Zoom in Ihrem Browser auszuführen. Weitere Information erhalten Sie hier.
      2. Ist die Zoom-Software bereits installiert, wird der Zoom-Client geöffnet.
    3. Je nach Einstellung werden Sie aufgefordert, eine Audio-Option auszuwählen. Wählen Sie „Computer Audio“.
    4. Sie befinden sich anschließend in Ihrem Meeting. Sie können jetzt Kamera und Mikrofon freigeben.
    5. Während der Konferenz können Sie die wesentlichen Funktionen über die untere Bedienleiste steuern. Diese wird dann angezeigt, wenn sich die Maus innerhalb des Fensters befindet oder Sie das Fenster antippen.

    Veranstalten eines Zoom-Meetings

    Zum Erstellen eines Zoom-Meetings wird ein Moderator mit einem Zoom-Account benötigt. Der Moderator lädt Teilnehmer zu einer Sitzung ein, die Teilnehmer selbst benötigen keinen Zoom-Account.

    Veranstalten Sie regelmäßig ein Meeting, richten Sie sich einmalig einen Meetingraum ein und verwenden Sie diesen Raum so oft Sie möchten:

    1. Legen Sie einen Meeting-Namen fest. Optional können Sie auch eine Beschreibung hinzufügen.
    2. Wählen Sie „Wiederkehrendes Meeting“ aus und bei Wiederkehr „keine bestimmte Zeit“. So können Sie den später erstellten Link immer wieder benutzen.
    3. Video: Setzen Sie Moderator und Teilnehmer auf „Aus“.  Im Meeting können Sie das Video jederzeit freigeben.
    4. „Teilnehmer beim Beitritt stumm schalten“ auswählen.
    5. Sie können optional auch einstellen, ob Sie das Meeting aufzeichnen möchten. Aus Datenschutzgründen wird empfohlen, nur lokal aufzuzeichnen.
    6. Speichern Sie Ihre Einstellungen. Anschließend erhalten Sie Ihre Meeting-URL.
    7. Über „Die Einladung kopieren“ können Sie alle Einladungsdetails kopieren und sie dann Ihren Teilnehmern zur Verfügung stellen. Es ist auch möglich, das Meeting Ihrem Kalender hinzuzufügen.

    Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Zoom-Meeting zu starten:

    • Starten Sie ein Sofort-Meeting über den Browser und rufen Sie die Seite https://fau.zoom.us/ auf. Wählen Sie Host: Start a meeting. Sie befinden sich nun in einem Meeting mit zufällig generierter ID. Laden Sie aus dem Meeting heraus Teilnehmer ein.
    • Starten Sie ein Sofort-Meeting über den Zoom-Client. Sie haben dabei auch die Möglichkeit, ein Meeting mit Ihrer persönlichen Meeting-ID (PMI) durchzuführen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben dem Icon Neues Meeting.
      Die PMI ist ihr persönlicher Meeting-Raum. Jeder, der Ihre PMI kennt, hat Zugang zu Ihrem Meeting-Raum. Weitere Informationen zur Verwendung der PMI erhalten Sie hier.
    • Starten Sie ein geplantes Meeting von Ihrem Zoom-Account aus. Wählen Sie Meetings, erstellen Sie ein geplantes Meeting oder wählen Sie ein bereits erstelltes Meeting und wählen Sie „Starten“.
    • Starten Sie ein geplantes Meeting über den Zoom-Client. Wählen Sie in der Fußleiste Meetings und dort ein bereits vorhandenes Meeting aus oder erstellen Sie durch Drücken des Plus-Icons oben rechts ein neues Meeting.

    Weitere Startmöglichkeiten eines Meetings sind möglich, zum Beispiel aus Ihrem Kalender. Informationen dazu erhalten Sie hier.

    1. Wählen Sie hier den folgenden gewünschten Hintergrund und speichern Sie die Bilddatei lokal → Rechtsklick → Bild speichern unter.
    2. Starten Sie Zoom und klicken Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol oben rechts.
    3. Gehen Sie auf der linken Seite auf „Virtueller Hintergrund“ und „Wählen Sie einen virtuellen Hintergrund“ aus. Sollten Sie keinen Hintergrund zur Auswahl haben, zeigen wir im nächsten Schritt, wie Sie einen hinzufügen können.
    4. Klicken Sie auf das Plus-Symbol und dann auf „Bild hinzufügen„.
    5. Suchen Sie die gespeicherte Bilddatei heraus, die Sie als Hintergrund einfügen möchten und klicken Sie abschließend auf „Öffnen„.
    6. Um den Hintergrund während eines Meetings zu ändern, gehen Sie auf den kleinen Pfeil neben „Video beenden“ und dann auf „Wählen Sie einen virtuellen Hintergrund„.
    Zoom Virtueller Hintergrund Nr.1
    Zoom Virtueller Hintergrund Nr.2
    Zoom Virtueller Hintergrund Nr.3

    Haben Sie Probleme mit der Freigabe Ihres Mikrofons oder Ihrer Kamera? Dann prüfen Sie bitte Ihre Einstellungen unter:

    • Windows 10: Einstellungen → Datenschutz → Kamera/Mikrofon → Allgemeiner Zugriff AN Zoom AN
    • MAC OS: Systemeinstellungen → Sicherheit → Datenschutz → Kamera/Mikrofon → Zoom Häkchen setzen

    Bei der Verwendung von Zoom mittels Browser kann es zusätzlich nötig sein, eine Freigabe des Mikrofons und/oder der Kamera zu erlauben.

    Veranstalten eines Zoom-Webinars

    Zum Erstellen eines Zoom-Webinars wird ein Moderator mit einem Zoom-Account mit Webinar-Lizenz benötigt. Der Moderator lädt Teilnehmer und Besucher zu einem Webinar ein. Die Teilnehmer können mit Video und Audio an einem Webinar teilnehmen und benötigen keinen Zoom-Account. Zusätzlich können Besucher entweder mit oder ohne Registrierung bei einem Webinar zusehen. Sie haben die Möglichkeit, sich per Chat am Webinar zu beteiligen.

    Die FAU hat eine begrenzte Anzahl an Webinar-Lizenzen beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu. Die Zuweisung von Lizenzen für Webinare erfolgt durch das Institut für Lern-Innovation (ILI). Wenn mehr als 300 Teilnehmer zu erwarten sind, dann wird die Zoom-Lizenz „Webinar“ benötigt, die Ihnen auf Anfrage zugewiesen wird. Rufen Sie dazu bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“

    Informationen zu Webinaren finden Sie vorerst hier.

    Erstellen Sie Ihr Webinar mit oder ohne Registrierung für Teilnehmer und Besucher. Informationen finden Sie vorerst hier:

    https://support.zoom.us/hc/de/articles/204619915-Ein-Webinar-mit-Registrierung-planen 

    https://support.zoom.us/hc/de/articles/204619235-Webinar-ohne-Registrierung-planen

    Wenn Sie konkrete Hilfestellung bei der Einrichtung Ihres Webinars benötigen oder Detailfragen dazu haben, wenden Sie sich bitte unter schnell-digital@ili.fau.de an die Mitarbeiter des ILI.

    Hinweise zur Nutzung von Meetings und Webinaren

    Um Störgeräusche für alle Teilnehmer während des Meetings gering zu halten, empfiehlt es sich, das Mikrofon stumm zu schalten, wenn nicht gesprochen wird.
    Eingebaute Laptop-Mikrofone sind nur bedingt geeignet für die Nutzung. Sie übertragen den Raum und Kontaktschall von Tastaturen, was zu einer schlechten Sprachverständlichkeit und unangenehmen Störgeräuschen führen kann. Bei vielfachem Veranstalten von Meetings und vor allem Webinaren empfiehlt sich die Verwendung eines externen USB-Mikrofons.
    Die Nutzung von Lautsprechern sollte vermieden werden. Sie kann zu Rückkopplungen führen. Benutzen Sie aus diesem Grund ein Headset oder mindestens einen Kopfhörer; idealerweise eine Hör-Sprech-Kombination wie sie jedem handelsüblichen Smartphone beiliegt.
    Verwenden sie keinen VPN-Zugang.