Zoom

This documentation is also available in English: Zoom (english)

Als Alternative zu DFNconf wird von der FAU der Dienst Zoom zur Verfügung gestellt. Sie können mit diesem Tool Videokonferenzen durchführen, Online-Seminare veranstalten sowie Online-Vorlesungen live abhalten.

Am 7. April 2021 hat die Universitätsleitung eine Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung des Video-Konferenzsystems Zoom an der FAU beschlossen.

Die wichtigsten Funktionen für den Einsatz von Zoom finden Sie in folgender Anleitung:

Außerdem enthält das Zoom Cheat Sheet eine Übersicht, welche Zoom-Funktionen unter welchem Betriebssystem zur Verfügung stehen:

Wichtigste FAQ zur Videokonferenzsoftware Zoom

Wenn Probleme bei der Verwendung des Zoom-Clients auftreten, dann können Sie übergangsweise auf die Browser-Version von Zoom ausweichen. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:

  1. Möglichkeit
    1. Klicken Sie den Link aus der Mail/dem Termin an und klicken Sie dann auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
      Das Bild zeigt in der ersten Zeile den Text "Haben Sie Zoom-Client installiert? - Jetzt herunterladen" und in der zweiten Zeile den Text "Haben Sie Probleme mit Zoom-Client? - Mit ihrem Browser anmelden". "Mit ihrem Browser anmelden" ist rot umkreist.
  2. Möglichkeit
    – Rufen Sie in einem Browser (z. B. Firefox) die Adresse https://fau.zoom.us/join auf.
    – Geben Sie Ihre Meeting ID ein
    – Klicken Sie auf „Beitreten“
    – Ignorieren Sie den Start des „Zoom Meeting“-Clients und klicken Sie stattdessen auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
    Das Bild zeigt in der ersten Zeile den Text "Haben Sie Zoom-Client installiert? - Jetzt herunterladen" und in der zweiten Zeile den Text "Haben Sie Probleme mit Zoom-Client? - Mit ihrem Browser anmelden". "Mit ihrem Browser anmelden" ist rot umkreist.

Sie können Zoom grundsätzlich in eingeschränktem Umfang mit einem aktuellen Browser durch Aufruf der Seite https://fau.zoom.us/ nutzen.

Zoom-Clients sind verfügbar für Mac, Windows oder Linux sowie iOS und Android. Die jeweils aktuelle Software für Ihr Betriebssystem finden Sie unter:
https://fau.zoom.us/download

  • Als Mitarbeiter der FAU mit einem vom RRZE betreuten Gerät: Sie können sich den Zoom-Client direkt über das Softwarecenter ohne Administrator-Rechte installieren.
    • Bei einem Windows-Rechner: Installieren Sie sich „Zoom“ über den Warenkorb. Eine Anleitung zum Warenkorb finden Sie unter https://www.anleitungen.rrze.fau.de/software/warenkorb/
    • Bei einem Mac: Wählen Sie über den FAUmac Self Service „Zoom“ aus und klicken Sie auf „Installieren“.
  • Als Mitarbeiter der FAU mit einem nicht vom RRZE betreuten Gerät: Wenden Sie sich bitte für die Installation der Software an Ihren lokalen IT-Administrator.
  • Als Beschäftigter der FAU mit ihrem privaten Endgerät oder als Studierender der FAU:
    Bitte installieren Sie sich die Software für Ihr Gerät nach folgender Anleitung

    oder nutzen Sie Zoom über die Adresse https://fau.zoom.us/.

Informationen zur Unterstützung von Betriebssystemen und Browsern erhalten Sie auf der Supportseite von Zoom.

Das Ziel einer Pseudonymisierung ist ja das Verschleiern von Nutzerdaten gegenüber Zoom. Daher wird bei einem pseudonymisierten Nutzer nicht der richtige Name angezeigt, sondern ein zufällig generierter Name. Seit Februar 2021 wird zusätzlich auch noch eine pseudonymisierte E-Mail-Adresse erzeugt. Sie hat ungefähr folgendes Format:

Um als pseudonymisierter Nutzer herauszufinden, welche E-Mail-Adresse Sie in Zoom haben, loggen Sie sich über SSO unter fau.zoom.us ein und klicken Sie auf „Profil“. Dort wird Ihnen Ihre E-Mail-Adresse angezeigt:

Auf diesem Bild ist zu sehen, wie unter "Profil" und unter "Anmelde-E-Mail" eine pseudonymisierte E-Mail-Adresse angezeigt wird. Dieser Bereich ist rot umkreist.

Wichtig: Diese E-Mail-Adresse ist nicht zustellbar. Sie können weder unter dieser Adresse E-Mails versenden, noch E-Mails empfangen. Sie dient einzig und allein für die Funktionen in Zoom, die eine E-Mail-Adresse voraussetzen (z. B. Eintragen als Alternativer Moderator).

Die folgenden Nutzterypen im Identity-Management-System der FAU können die Zoom-Lizenzen der FAU nutzen:

  • Abgeordnete/r Lehrer/in
  • Beauftragte Personen
  • Beschäftigte/r
  • Beschäftigte/r (vorab)
  • Ehrenamtlich Tätige/r
  • Entsandte Personen
  • Frühstudierende/r
  • Gastdozent/in
  • Gaststudierende/r
  • Gastwissenschaftler/in
  • Habilitand/in
  • Honorarprofessor/in
  • Kooperationsstudierende(r)
  • Lehrbeauftragte/r
  • Praktikant/in
  • Privatdozent/in
  • Promovierende/r
  • Stipendiat/in
  • Studentische Hilfskraft
  • Studierende/r
  • Wissenschaftler/in (UK)
  • Wissenschaftliche Hilfskraft

Nutzertypen, die nicht in dieser Liste auftauchen können keine Zoom-Lizenzen der FAU nutzen.

Für die Teilnahme an Meetings ist keine separate Lizenz notwendig.

Nur für die Veranstaltung von Webinaren und Live-Vorlesungen sind entsprechende Lizenzen notwendig. Die FAU hat davon eine begrenzte Anzahl beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu.

Webinare mit bis zu 300 Teilnehmern können in der Regel mit der Standard-Zoom-Lizenz „Meeting“ durchgeführt werden, die für alle Beschäftigte der FAU zur Verfügung steht. Informationen zu den entsprechenden Einstellungen finden Sie hier bei den Anleitungen zu Zoom.

Wenn mehr als 300 Teilnehmer zu erwarten sind, oder spezielle Anforderungen an die Veranstaltungen vorliegen (z.B. Live-Streaming, u.a.) dann wird die Zoom-Lizenz „Webinar“ benötigt, die Ihnen auf Anfrage zugewiesen wird. Rufen Sie dazu bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“.

Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (engl. End-to-End-Encryption, E2EE) bedeutet, dass die Inhalte (Töne, Bildschirminhalte, Video) des Zoom-Meetings nur von den Teilnehmern des Meetings gesehen und gehört werden können. Die Zoom-Server können diese Datenströme dagegen nicht entschlüsseln. Bitte beachten Sie: Auch bei einem E2EE-Meeting fallen sog. „Metadaten“ (Zeitpunkt, Teilnehmer, Dauer, Name des Meetings etc.) an, die in der Zoom-Cloud bekannt sind.

Um E2EE für ein geplantes Meeting zu aktivieren, legen Sie wie gewohnt unter „Meeting planen“ ein Meeting an und aktivieren Sie „Durchgehende Verschlüsselung“:

Hier wird gezeigt, dass unter "Meetings" und beim Punkt "Verschlüsselung" einerseits das Wort "Erweiterte Verschlüsselung" und andererseits das Wort "Durchgehende Verschlüsselung" steht. "Durchgehende Verschlüsselung" hat der Autor rot umkreist.

Um E2EE für von Ihnen gehostete Meetings zum Standard zu machen, legen Sie in Ihren Profileinstellungen unter „Sicherheit“ die Option „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ fest:

Hier wird gezeigt, dass unter der Kategorie "Sicherheit" einerseits "Erweiterte Verschlüsselung", andererseits "End-to-End-Verschlüsselung" steht. Der Autor hat "End-to-End-Verschlüsselung" rot umkreist.

Einige Features von Zoom Meetings sind nach aktuellem Stand nicht nutzbar, wenn E2EE aktiviert ist. Dazu zählen aktuell z. B. Beitritt vor Host, Streaming, Live-Transkription, Breakout-Räume, Umfragen, private Einzelchats, Telefon/SIP/H.323-Einwahl und Meeting-Reaktionen.

Weitere Details dazu hat Zoom unter dem folgenden Link bereitgestellt:

https://support.zoom.us/hc/de/articles/360048660871-End-to-End-Verschl%C3%BCsselung-E2E-f%C3%BCr-Meetings

Für eine pseudonymisierte Nutzung kann über das IdM-Portal der FAU eine Anmeldung ohne Übermittlung von Name und E-Mail-Adresse an Zoom festgelegt werden.

Loggen Sie sich dazu bitte unter https://www.idm.fau.de/ mit Ihrer IdM-Kennung ein und wählen Sie unter „Self-Service“ den Menüpunkt „Einstellungen und Anträge“ und dort den Punkt „Allgemeine Einstellungen“ aus. Dort können Sie die Pseudonymisierung aktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Umstellung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und bei der Aktivierung der Pseudonymisierung alle ggf. bei Zoom gespeicherten Benutzerdaten unwiderruflich gelöscht werden.

Falls Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, die Pseudonymisierung wieder rückgängig zu machen, können Sie das an gleicher Stelle (s. o.) tun.

Bitte beachten Sie, dass manche Funktionen von Zoom mit einer pseudonymisierten Kennung nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Dazu zählt u. a.:

    • Pseudonymisierte Nutzer können nicht als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden.
    • Pseudonymisierte Nutzer können nicht vorab als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Sie können nur innerhalb eines Meetings manuell zum Co-Host gemacht werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden.
    • Wenn ein Zoom-Meeting oder Webinar vom Host mit den Optionen „Registrierung erforderlich“ und „Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen“ gesetzt sind, müssen die Hosts den pseudonymisierten Nutzern die Links zur Veranstaltung auf einem anderen Weg zukommen lassen.
    • Pseudonymisierte Nutzer können keine E-Mails von Zoom empfangen, da ihre pseudonymisierte E-Mail-Adresse nicht zustellbar ist.

Um sich am Zoom Client anzumelden, lesen Sie bitte folgende Anleitung.

Was kann ich tun, wenn Zoom die Verbindung zu einem Meeting nicht aufbaut?
Wenn Probleme bei der Verwendung des Zoom-Clients auftreten, dann können Sie übergangsweise auf die Browser-Version von Zoom ausweichen. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten: Möglichkeit Klicken Sie den Link aus der Mail/dem Termin an und klicken Sie dann auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“. Möglichkeit – Rufen Sie in einem Browser (z. B. Firefox) die Adresse https://fau.zoom.us/join auf. – Geben Sie Ihre Meeting ID ein – Klicken Sie auf „Beitreten“ – Ignorieren Sie den Start des „Zoom Meeting“-Clients und klicken Sie stattdessen auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
Was muss ich installieren, um Zoom nutzen zu können und wer installiert das für mich?
Sie können Zoom grundsätzlich in eingeschränktem Umfang mit einem aktuellen Browser durch Aufruf der Seite https://fau.zoom.us/ nutzen. Zoom-Clients sind verfügbar für Mac, Windows oder Linux sowie iOS und Android. Die jeweils aktuelle Software für Ihr Betriebssystem finden Sie unter: https://fau.zoom.us/download Als Mitarbeiter der FAU mit einem vom RRZE betreuten Gerät: Sie können sich den Zoom-Client direkt über das Softwarecenter ohne Administrator-Rechte installieren. Bei einem Windows-Rechner: Installieren Sie sich „Zoom“ über den Warenkorb. Eine Anleitung zum Warenkorb finden Sie unter https://www.anleitungen.rrze.fau.de/software/warenkorb/ Bei einem Mac: Wählen Sie über den FAUmac Self Service „Zoom“ aus und klicken Sie auf „Installieren“. Als Mitarbeiter der FAU mit einem nicht vom RRZE betreuten Gerät: Wenden Sie sich bitte für die Installation der Software an Ihren lokalen IT-Administrator. Als Beschäftigter der FAU mit ihrem privaten Endgerät oder als Studierender der FAU: Bitte installieren Sie sich die Software für Ihr Gerät nach folgender Anleitung Installation des Zoom-Client oder nutzen Sie Zoom über die Adresse https://fau.zoom.us/. Informationen zur Unterstützung von Betriebssystemen und Browsern erhalten Sie auf der Supportseite von Zoom.
Welche E-Mail-Adresse haben pseudonymisierte Nutzer in Zoom?
Das Ziel einer Pseudonymisierung ist ja das Verschleiern von Nutzerdaten gegenüber Zoom. Daher wird bei einem pseudonymisierten Nutzer nicht der richtige Name angezeigt, sondern ein zufällig generierter Name. Seit Februar 2021 wird zusätzlich auch noch eine pseudonymisierte E-Mail-Adresse erzeugt. Sie hat ungefähr folgendes Format: pseudonym-ccaf46d36543b79558530000003c59dd00000@fau.de Um als pseudonymisierter Nutzer herauszufinden, welche E-Mail-Adresse Sie in Zoom haben, loggen Sie sich über SSO unter fau.zoom.us ein und klicken Sie auf „Profil“. Dort wird Ihnen Ihre E-Mail-Adresse angezeigt: Wichtig: Diese E-Mail-Adresse ist nicht zustellbar. Sie können weder unter dieser Adresse E-Mails versenden, noch E-Mails empfangen. Sie dient einzig und allein für die Funktionen in Zoom, die eine E-Mail-Adresse voraussetzen (z. B. Eintragen als Alternativer Moderator).
Welche IdM-Nutzertypen können die Zoom-Lizenzen der FAU nutzen?
Die folgenden Nutzterypen im Identity-Management-System der FAU können die Zoom-Lizenzen der FAU nutzen: Abgeordnete/r Lehrer/in Beauftragte Personen Beschäftigte/r Beschäftigte/r (vorab) Ehrenamtlich Tätige/r Entsandte Personen Frühstudierende/r Gastdozent/in Gaststudierende/r Gastwissenschaftler/in Habilitand/in Honorarprofessor/in Kooperationsstudierende(r) Lehrbeauftragte/r Praktikant/in Privatdozent/in Promovierende/r Stipendiat/in Studentische Hilfskraft Studierende/r Wissenschaftler/in (UK) Wissenschaftliche Hilfskraft Nutzertypen, die nicht in dieser Liste auftauchen können keine Zoom-Lizenzen der FAU nutzen.
Wie erhalte ich eine Zoom-Lizenz mit der ich ein Webinar veranstalten kann?
Für die Teilnahme an Meetings ist keine separate Lizenz notwendig. Nur für die Veranstaltung von Webinaren und Live-Vorlesungen sind entsprechende Lizenzen notwendig. Die FAU hat davon eine begrenzte Anzahl beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu. Webinare mit bis zu 300 Teilnehmern können in der Regel mit der Standard-Zoom-Lizenz „Meeting“ durchgeführt werden, die für alle Beschäftigte der FAU zur Verfügung steht. Informationen zu den entsprechenden Einstellungen finden Sie hier bei den Anleitungen zu Zoom. Wenn mehr als 300 Teilnehmer zu erwarten sind, oder spezielle Anforderungen an die Veranstaltungen vorliegen (z.B. Live-Streaming, u.a.) dann wird die Zoom-Lizenz „Webinar“ benötigt, die Ihnen auf Anfrage zugewiesen wird. Rufen Sie dazu bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“.
Wie kann ich ein Zoom Meeting Ende-zu-Ende (E2EE) verschlüsseln und welche Einschränkungen bedeutet das?
Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (engl. End-to-End-Encryption, E2EE) bedeutet, dass die Inhalte (Töne, Bildschirminhalte, Video) des Zoom-Meetings nur von den Teilnehmern des Meetings gesehen und gehört werden können. Die Zoom-Server können diese Datenströme dagegen nicht entschlüsseln. Bitte beachten Sie: Auch bei einem E2EE-Meeting fallen sog. „Metadaten“ (Zeitpunkt, Teilnehmer, Dauer, Name des Meetings etc.) an, die in der Zoom-Cloud bekannt sind. Um E2EE für ein geplantes Meeting zu aktivieren, legen Sie wie gewohnt unter „Meeting planen“ ein Meeting an und aktivieren Sie „Durchgehende Verschlüsselung“: Um E2EE für von Ihnen gehostete Meetings zum Standard zu machen, legen Sie in Ihren Profileinstellungen unter „Sicherheit“ die Option „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ fest: Einige Features von Zoom Meetings sind nach aktuellem Stand nicht nutzbar, wenn E2EE aktiviert ist. Dazu zählen aktuell z. B. Beitritt vor Host, Streaming, Live-Transkription, Breakout-Räume, Umfragen, private Einzelchats, Telefon/SIP/H.323-Einwahl und Meeting-Reaktionen. Weitere Details dazu hat Zoom unter dem folgenden Link bereitgestellt: https://support.zoom.us/hc/de/articles/360048660871-End-to-End-Verschl%C3%BCsselung-E2E-f%C3%BCr-Meetings
Wie kann ich Zoom ohne meinen Klarnamen nutzen (Möglichkeit zur pseudonymisierten Nutzung)
Für eine pseudonymisierte Nutzung kann über das IdM-Portal der FAU eine Anmeldung ohne Übermittlung von Name und E-Mail-Adresse an Zoom festgelegt werden. Loggen Sie sich dazu bitte unter https://www.idm.fau.de/ mit Ihrer IdM-Kennung ein und wählen Sie unter „Self-Service“ den Menüpunkt „Einstellungen und Anträge“ und dort den Punkt „Allgemeine Einstellungen“ aus. Dort können Sie die Pseudonymisierung aktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Umstellung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und bei der Aktivierung der Pseudonymisierung alle ggf. bei Zoom gespeicherten Benutzerdaten unwiderruflich gelöscht werden. Falls Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, die Pseudonymisierung wieder rückgängig zu machen, können Sie das an gleicher Stelle (s. o.) tun. Bitte beachten Sie, dass manche Funktionen von Zoom mit einer pseudonymisierten Kennung nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Dazu zählt u. a.: Pseudonymisierte Nutzer können nicht als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Pseudonymisierte Nutzer können nicht vorab als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Sie können nur innerhalb eines Meetings manuell zum Co-Host gemacht werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Wenn ein Zoom-Meeting oder Webinar vom Host mit den Optionen „Registrierung erforderlich“ und „Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen“ gesetzt sind, müssen die Hosts den pseudonymisierten Nutzern die Links zur Veranstaltung auf einem anderen Weg zukommen lassen. Pseudonymisierte Nutzer können keine E-Mails von Zoom empfangen, da ihre pseudonymisierte E-Mail-Adresse nicht zustellbar ist.
Wie melde ich mich am Zoom Client an?
Um sich am Zoom Client anzumelden, lesen Sie bitte folgende Anleitung. SSO-Anmeldung_Zoom_Client

Bitte beachten Sie auch unsere FAQ-Webseite mit weiteren häufigen Fragen und Antworten zur Videokonferenzsoftware Zoom.

Weitere Informationen zu Zoom finden Sie auf der RRZE-Webseite zur Videokonferenzsoftware Zoom. Wenn Sie außerdem Unterstützung bei der didaktischen Aufbereitung Ihres Lehrmaterials benötigen oder sich für eines der Zoom-Coachings interessieren, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf die Seite Schnell digital des Instituts für Lern-Innovation (ILI).

Zoom-Einstellungen

Rufen Sie über einen Webbrowser die Seite https://fau.zoom.us/ auf und wählen Sie den Button Login. Melden Sie sich mit Ihrer IdM-Kennung an und Sie befinden sich in den Einstellungen Ihres Zoom-Accounts.

Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, folgende Einstellungen vorzunehmen:

Verwenden Sie für all Ihre Meetings Warteräume.

Einstellungen → In Meeting (Erweitert) → Warteraum aktivieren – alle Teilnehmer

Verwenden Sie Kennwörter.

Einstellungen → Besprechung planen → Beim Anberaumen neuer Meetings: Kennwort verlangen aktivieren
Einstellungen → Besprechung planen → Kennwort für Sofort-Meetings verlangen aktivieren
Einstellungen → Besprechung planen → Kennwort für Telefonteilnehmer anfordern aktivieren

Verwenden Sie Stummschaltungskontrollen.

Einstellungen → Besprechung planen → Moderatorenvideo deaktivieren
Einstellungen → Besprechung planen → Teilnehmervideo deaktivieren
Einstellungen → Besprechung planen → Teilnehmer beim Beitritt stumm schalten aktivieren

Verwenden Sie Einschränkungen für Bildschirmfreigaben.

Einstellungen → In Meeting (Grundlagen) → Bildschirmübertragung aktivierennur Host

Verwenden Sie nur Standard-E-Mail anzeigen.

Einstellungen → In Meeting (Erweitert) → Nur Standard-E-Mail anzeigen, wenn E-Mail-Einladungen gesendet werden aktivieren

Teilnehmen an einem Zoom-Meeting

Um an einem Zoom-Meeting teilzunehmen, ist keine Nutzer-Registrierung erforderlich. Es reicht zur Teilnahme eine Einladung des Veranstalters per E-Mail mit der Meeting-URL aus.

  1. Öffnen Sie die Meeting-URL, die Sie vom Veranstalter erhalten haben in einem aktuellen Webbrowser.
  2. Bei der Erstnutzung von Zoom auf Ihrem Endgerät werden Sie aufgefordert, die Zoom-Software zu installieren.
    1. Falls Sie die Software nicht installieren oder ausführen können, haben Sie die Möglichkeit, Zoom in Ihrem Browser auszuführen. Weitere Information erhalten Sie hier.
    2. Ist die Zoom-Software bereits installiert, wird der Zoom-Client geöffnet.
  3. Je nach Einstellung werden Sie aufgefordert, eine Audio-Option auszuwählen. Wählen Sie „Computer Audio“.
  4. Sie befinden sich anschließend in Ihrem Meeting. Sie können jetzt Kamera und Mikrofon freigeben.
  5. Während der Konferenz können Sie die wesentlichen Funktionen über die untere Bedienleiste steuern. Diese wird dann angezeigt, wenn sich die Maus innerhalb des Fensters befindet oder Sie das Fenster antippen.

Veranstalten eines Zoom-Meetings

Zum Erstellen eines Zoom-Meetings wird ein Moderator mit einem Zoom-Account benötigt. Der Moderator lädt Teilnehmer zu einer Sitzung ein, die Teilnehmer selbst benötigen keinen Zoom-Account.

Veranstalten Sie regelmäßig ein Meeting, richten Sie sich einmalig einen Meetingraum ein und verwenden Sie diesen Raum so oft Sie möchten:

  1. Legen Sie einen Meeting-Namen fest. Optional können Sie auch eine Beschreibung hinzufügen.
  2. Wählen Sie „Wiederkehrendes Meeting“ aus und bei Wiederkehr „keine bestimmte Zeit“. So können Sie den später erstellten Link immer wieder benutzen.
  3. Video: Setzen Sie Moderator und Teilnehmer auf „Aus“.  Im Meeting können Sie das Video jederzeit freigeben.
  4. „Teilnehmer beim Beitritt stumm schalten“ auswählen.
  5. Sie können optional auch einstellen, ob Sie das Meeting aufzeichnen möchten. Aus Datenschutzgründen wird empfohlen, nur lokal aufzuzeichnen.
  6. Speichern Sie Ihre Einstellungen. Anschließend erhalten Sie Ihre Meeting-URL.
  7. Über „Die Einladung kopieren“ können Sie alle Einladungsdetails kopieren und sie dann Ihren Teilnehmern zur Verfügung stellen. Es ist auch möglich, das Meeting Ihrem Kalender hinzuzufügen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Zoom-Meeting zu starten:

  • Starten Sie ein Sofort-Meeting über den Browser und rufen Sie die Seite https://fau.zoom.us/ auf. Wählen Sie Host: Start a meeting. Sie befinden sich nun in einem Meeting mit zufällig generierter ID. Laden Sie aus dem Meeting heraus Teilnehmer ein.
  • Starten Sie ein Sofort-Meeting über den Zoom-Client. Sie haben dabei auch die Möglichkeit, ein Meeting mit Ihrer persönlichen Meeting-ID (PMI) durchzuführen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben dem Icon Neues Meeting.
    Die PMI ist ihr persönlicher Meeting-Raum. Jeder, der Ihre PMI kennt, hat Zugang zu Ihrem Meeting-Raum. Weitere Informationen zur Verwendung der PMI erhalten Sie hier.
  • Starten Sie ein geplantes Meeting von Ihrem Zoom-Account aus. Wählen Sie Meetings, erstellen Sie ein geplantes Meeting oder wählen Sie ein bereits erstelltes Meeting und wählen Sie „Starten“.
  • Starten Sie ein geplantes Meeting über den Zoom-Client. Wählen Sie in der Fußleiste Meetings und dort ein bereits vorhandenes Meeting aus oder erstellen Sie durch Drücken des Plus-Icons oben rechts ein neues Meeting.

Weitere Startmöglichkeiten eines Meetings sind möglich, zum Beispiel aus Ihrem Kalender. Informationen dazu erhalten Sie hier.

  1. Wählen Sie hier den folgenden gewünschten Hintergrund und speichern Sie die Bilddatei lokal → Rechtsklick → Bild speichern unter.
  2. Starten Sie Zoom und klicken Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol oben rechts.
  3. Gehen Sie auf der linken Seite auf „Virtueller Hintergrund“ und „Wählen Sie einen virtuellen Hintergrund“ aus. Sollten Sie keinen Hintergrund zur Auswahl haben, zeigen wir im nächsten Schritt, wie Sie einen hinzufügen können.
  4. Klicken Sie auf das Plus-Symbol und dann auf „Bild hinzufügen„.
  5. Suchen Sie die gespeicherte Bilddatei heraus, die Sie als Hintergrund einfügen möchten und klicken Sie abschließend auf „Öffnen„.
  6. Um den Hintergrund während eines Meetings zu ändern, gehen Sie auf den kleinen Pfeil neben „Video beenden“ und dann auf „Wählen Sie einen virtuellen Hintergrund„.
Das Bild zeigt einen dunkelblauen Hintergrund mit einem Farbverlauf, welcher im unteren Drittel des Bildes zu Himmelblau und im unteren Viertel des Bildes wieder zu Dunkelblau wechselt. In der rechten oberen Ecke ist das FAU-Logo zu sehen. Dieser Hintergrund kann als virtueller Hintergrund für Zoom genutzt werden.
Zoom Virtueller Hintergrund Nr.1
Das Bild zeigt einen dunkelblauen Hintergrund, welcher im Zentrum heller ist - vergleichbar mit einem Lichtkegel oder Spotlight auf das Zentrum gerichtet. In der rechten oberen Ecke ist das FAU-Logo zu sehen. Dieser Hintergrund kann als virtueller Hintergrund für Zoom genutzt werden.
Zoom Virtueller Hintergrund Nr.2
Das Bild zeigt einen dunkelblauen Hintergrund in der vorderen Ebene. In der hinteren Eben ist das Schloss mit der Universitätsverwaltung der FAU am Marktplatz zu sehen. In der rechten oberen Ecke ist das FAU-Logo zu sehen. Dieser Hintergrund kann als virtueller Hintergrund für Zoom genutzt werden.
Zoom Virtueller Hintergrund Nr.3

Haben Sie Probleme mit der Freigabe Ihres Mikrofons oder Ihrer Kamera? Dann prüfen Sie bitte Ihre Einstellungen unter:

  • Windows 10: Einstellungen → Datenschutz → Kamera/Mikrofon → Allgemeiner Zugriff AN Zoom AN
  • MAC OS: Systemeinstellungen → Sicherheit → Datenschutz → Kamera/Mikrofon → Zoom Häkchen setzen

Bei der Verwendung von Zoom mittels Browser kann es zusätzlich nötig sein, eine Freigabe des Mikrofons und/oder der Kamera zu erlauben.

Veranstalten eines Zoom-Webinars

Zum Erstellen eines Zoom-Webinars wird ein Moderator mit einem Zoom-Account mit Webinar-Lizenz benötigt. Der Moderator lädt Teilnehmer und Besucher zu einem Webinar ein. Die Teilnehmer können mit Video und Audio an einem Webinar teilnehmen und benötigen keinen Zoom-Account. Zusätzlich können Besucher entweder mit oder ohne Registrierung bei einem Webinar zusehen. Sie haben die Möglichkeit, sich per Chat am Webinar zu beteiligen.

Die FAU hat eine begrenzte Anzahl an Webinar-Lizenzen beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu. Die Zuweisung von Lizenzen für Webinare erfolgt durch das Institut für Lern-Innovation (ILI). Wenn mehr als 300 Teilnehmer zu erwarten sind, dann wird die Zoom-Lizenz „Webinar“ benötigt, die Ihnen auf Anfrage zugewiesen wird. Rufen Sie dazu bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“

Informationen zu Webinaren finden Sie vorerst hier.

Erstellen Sie Ihr Webinar mit oder ohne Registrierung für Teilnehmer und Besucher. Informationen finden Sie vorerst hier:

https://support.zoom.us/hc/de/articles/204619915-Ein-Webinar-mit-Registrierung-planen 

https://support.zoom.us/hc/de/articles/204619235-Webinar-ohne-Registrierung-planen

Wenn Sie konkrete Hilfestellung bei der Einrichtung Ihres Webinars benötigen oder Detailfragen dazu haben, wenden Sie sich bitte unter schnell-digital@ili.fau.de an die Mitarbeiter des ILI.

Hinweise zur Nutzung von Meetings und Webinaren

Um Störgeräusche für alle Teilnehmer während des Meetings gering zu halten, empfiehlt es sich, das Mikrofon stumm zu schalten, wenn nicht gesprochen wird.
Eingebaute Laptop-Mikrofone sind nur bedingt geeignet für die Nutzung. Sie übertragen den Raum und Kontaktschall von Tastaturen, was zu einer schlechten Sprachverständlichkeit und unangenehmen Störgeräuschen führen kann. Bei vielfachem Veranstalten von Meetings und vor allem Webinaren empfiehlt sich die Verwendung eines externen USB-Mikrofons.
Die Nutzung von Lautsprechern sollte vermieden werden. Sie kann zu Rückkopplungen führen. Benutzen Sie aus diesem Grund ein Headset oder mindestens einen Kopfhörer; idealerweise eine Hör-Sprech-Kombination wie sie jedem handelsüblichen Smartphone beiliegt.
Verwenden sie keinen VPN-Zugang.

Adobe Connect Online-Seminare

Als Alternative zu den derzeit nicht stattfindenden Vor-Ort-Veranstaltungen bietet das Multimediazentrum (MMZ) an, Ihre Vorlesung bzw. Ihr Seminar oder Ihren Vortrag vorab aufzuzeichnen und im Videoportal der FAU zu veröffentlichen.

Auf der Seite Vorlesungsaufzeichnung finden Sie darüber hinaus allgemeine Informationen zu diesem Thema sowie Kontakte und Ansprechpartner.

  1. Für den nachfolgenden DFNconf-Dienst müssen Sie sich zunächst im Veranstaltungsportal des DFN anmelden. Rufen Sie dazu die Seite https://www.conf.dfn.de/ auf und wählen Sie den Button „Veranstalter-Login“
  2. Wählen Sie als Einrichtung „Universität Erlangen-Nürnberg“ aus und melden Sie sich anschließend mit Ihrer IdM-Kennung an.
  3. Um einen Veranstaltungsraum für Adobe Connect zu erstellen, klicken Sie im DFN-Veranstaltungsportal bitte rechts oben auf Adobe Connect und folgen Sie dann nachstehender Anleitung.

Weitere ausführliche Informationen zu Adobe Connect erhalten Sie hier im Handbuch.

 

Empfehlungen zu Videokonferenzen

Damit eine Videokonferenz möglichst effizient und ohne große Probleme läuft, haben wir folgende Empfehlungen zusammen gefasst:

1. Die Teilnahme an einer Videokonferenz erfordert ständig Vorsicht und gegenseitige Rücksichtnahme.

2. Um Störgeräusche gering zu halten, empfiehlt sich die Nutzung der „Mute“-Funktion, wenn nicht gesprochen wird.

3. Eingebaute Laptop-Mikrofone sind nur bedingt geeignet für die Nutzung von Videokonferenzen. Sie übertragen den Raum und Kontaktschall von Tastaturen, was zu einer schlechten Sprachverständlichkeit und unangenehmen Störgeräuschen führen kann. Bei vielfachem Veranstalten von Videokonferenzen empfiehlt sich die Verwendung eines externen USB-Mikrofons/ Freisprecheinrichtung.

4. Die Nutzung von Lautsprechern sollte vermieden werden. Sie kann zu Rückkopplungen führen. Benutzen Sie aus diesem Grund ein Headset, oder mindestens einen Kopfhörer; idealerweise eine Hör-Sprech-Kombination wie sie jedem handelsüblichen Smartphone beiliegt.

5. Auch die Kamera kann zum Einsparen von Bandbreite deaktiviert werden, aber natürlich will man sich in einer Videokonferenz auch sehen. Für Klienten mit kleiner Internetanbindung sind Mehrfach-Video-Konferenzen jedoch problematisch. Durch Abschalten der Kamera lassen sich sehr viele Ressourcen einsparen, aber auch gewinnen, wie z.B. Batterielaufzeit bei mobilen Geräten. Nach Möglichkeit also die Konferenzen auf „Audio-Only“ setzten und auf Video verzichten.

6. Falls Sie eine webbasierte Videokonferenz nutzen, bei der die Verbindung bereits verschlüsselt ist, schalten Sie VPN aus. Die doppelte Verschlüsselung – über die Verbindung und zusätzlich über VPN – sorgt für ein Nadelöhr.

Empfehlungen Videokonferenzen

Da es während einer laufenden Videokonferenz oft schon zu spät ist, diese Verhaltensmaßnahmen zu verbreiten, haben wir hieraus eine kurze Karte gemacht, die man während einer Übertragung hochhalten kann.

Downloads:

Jitsi Videokonferenzen und Chat

Um schnell Videokonferenzen/Videochats über den eigenen Webbrowser für zum Beispiel Arbeitsgruppentreffen abzuhalten, kann der Jitsi-Server des RRZE verwendet werden. Dabei wird eine maximale Teilnehmeranzahl von etwa 8 Personen empfohlen.

Die Konferenzräume sind temporär und löschen sich nach Beendigung der Anrufe von alleine. Als Browser wird Chrome und Firefox empfohlen.

1. Einen Konferenzraum erstellen und hosten

Bitte verwenden Sie diesen Dienst nicht via VPN.

Wir empfehlen Google Chrome für die Verwendung dieses Webdienstes. (Alternativen: Firefox/Safari)

1. Öffnen Sie die Seite https://jitsi.rrze.fau.de/ mit einem geeigneten Browser.

Jitsu-Konfiguration Startseite
Jitsu-Konfiguration Startseite

2. Vergeben Sie einen Namen für Ihren Konferenzraum

Bedenken Sie bei der Wahl des Raumnamens, dass dieser für wiederkehrende Veranstaltungen unpopulär, also nur für Sie und Ihre Konferenzteilnehmer erkennbar sein sollte. Die Konferenzräume verschwinden, nachdem der letzte Teilnehmer diesen verlassen hat. Für eine nachfolgende muss der Konferenzraum erneut mit dem gleichen Namen geöffnet werden.


3. Erlauben Sie den Zugriff auf Kamera und Mikrofon

Auswahl des Mikrofons


4. Bestätigen Sie, dass Sie der Host sind

Host-Bestätigung
jitsi i am the host

5. Loggen Sie sich mit Ihrer gewohnten IdM-Kennung und dem zugehörigen Passwort ein.

idm-login
idm-login

6. Teilen Sie den Link zu Ihrem Konferenzraum

Hier können Sie auch ein Passwort für den Konferenzraum festlegen.

Konferenzraum link teilen
Konferenzraum link teilen

Benutzeroberfläche

Jitsi Übersicht
Übersicht über die Benutzeroberfläche

Raise your hand

Signalisiert den Teilnehmern anhand einer kleinen Nachricht am linken unteren Bildschirmrand, dass Sie eine Frage oder sonstige Wortmeldung haben.


Chat

Ermöglicht die Kommunikation via Chat, solange der Konferenzraum geöffnet ist.


Mikrofon An/Aus


Auflegen

Trennt die Verbindung zur Konferenz. Wenn alle Teilnehmer die Verbindung trennen, schließt sich der Konferenzraum und muss für eine erneute Verbindung neu erstellt werden.


Kamera An/Aus


Darstellung

Ändert die Anordnung der Teilnehmer-Bilder zu einer tabellarischen Darstellung.


Link teilen

Generiert einen teilbaren Link Ihres Konferenzraumes. Hier können Sie ebenfalls ein Passwort für den Konferenzraum hinzufügen.


Weitere Funktionen

jitsi more actions
jitsi more actions

 

Weitere Hinweise zur Nutzung

  • Die Teilnahme an einer Videokonferenz erfordert ständig Vorsicht und gegenseitige Rücksichtnahme.
  • Um Störgeräusche für alle Teilnehmer während des Meetings gering zu halten, empfiehlt es sich, das Mikrofon stumm zu schalten wenn nicht gesprochen wird.
  • Eingebaute Laptop-Mikrofone sind nur bedingt geeignet für die Nutzung. Sie übertragen den Raum und Kontaktschall von Tastaturen, was zu einer schlechten Sprachverständlichkeit und unangenehmen Störgeräuschen führen kann. Bei vielfachem Veranstalten von Meetings empfiehlt sich die Verwendung eines externen USB-Mikrofons/ Freisprecheinrichtung.
  • Die Nutzung von Lautsprechern sollte vermieden werden. Sie kann zu Rückkopplungen führen. Benutzen Sie aus diesem Grund ein Headset, oder mindestens einen Kopfhörer; idealerweise eine Hör-Sprech-Kombination wie sie jedem handelsüblichen Smartphone beiliegt.
  • Auch die Kamera kann zum Einsparen von Bandbreite deaktiviert werden, aber natürlich will man sich in einer Videokonferenz auch sehen. Für Klienten mit kleiner Internetanbindung sind Mehrfach-Video-Konferenzen jedoch problematisch. Durch Abschalten der Kamera lassen sich sehr viele Ressourcen einsparen, aber auch gewinnen, wie z.B.  Batterielaufzeit bei mobilen Geräten. Nach Möglichkeit also die Konferenzen auf „Audio-Only“ setzten und auf Video verzichten.
  • Bitte die Dienste nicht über VPN verwenden! VPN ist in diesem Fall ein Nadelöhr!

DFNConf – Vorlesungen und Seminare Live

Als Alternative zu den derzeit nicht stattfindenden Vor-Ort-Veranstaltungen bietet das Multimediazentrum (MMZ) an, Ihre Vorlesung bzw. Ihr Seminar oder Ihren Vortrag vorab aufzuzeichnen und im Videoportal der FAU zu veröffentlichen.

Auf der Seite Vorlesungsaufzeichnung finden Sie darüber hinaus allgemeine Informationen zu diesem Thema sowie Kontakte und Ansprechpartner.

Für die nachfolgenden DFNconf-Dienste müssen Sie sich zunächst im entsprechenden Veranstaltungsportal des DFN anmelden.

Einen Veranstaltungsraum erstellen

Schritt 1: Login

Rufen Sie die Seite https://www.conf.dfn.de/ auf und wählen Sie den Button „Veranstalter-Login“

Schritt 2: Einrichtung auswählen und anmelden

Wählen Sie als Einrichtung „Universität Erlangen-Nürnberg“ aus und melden Sie sich anschließend mit Ihrer IdM-Kennung an.

Schritt 3: Veranstaltungsraum erstellen

Nach der erfolgreichen Anmeldung befinden Sie sich im Veranstalterportal. Wählen Sie das passende Profil und erstellen Sie hier einen neuen Veranstaltungsraum. Sie haben die Wahl zwischen folgenden Profilen:

  • Meetingraum: Video + Audio + Bildschirmfreigabe + Dateifreigabe (pdf) + Chat
  • Vorlesung: wie Meetingraum + Gäste (Gäste können sich durch Handheben im Chat bemerkbar machen; Gäste sehen keine anderen Gäste)

Legen Sie einen Namen und eine Zugangs-PIN für Ihren Raum fest.

Schritt 4: Raumeinstellungen konfigurieren

Unter dem Punkt mehr Einstellungen müssen folgende Punkte aktiviert sein:

  • Aktiviert Streaming-Funktion unter https://www.conf.dfn.de/streaming
  • Aktiviert Chat zwischen Meeting-Veranstalter und Streaming-Teilnehmer
  • Full-Screen main speaker only – Das Layout, das die Teilnehmer sehen (kann im Adminbereich der WebApp geändert werden)

Schritt 5: Den Veranstaltungsraum teilen

Nachdem Sie Ihren Veranstaltungsraum erstellt haben, stellen Sie Ihren Studierenden den Streaming-Link zur Verfügung. Weitere Dozenten für den Veranstaltungsraum laden Sie über die Textvorlage ein. Darin enthalten sind die Zugangsdaten zum Veranstaltungsraum und mögliche Zugangswege.

Schritt 4: Raumeinstellungen konfigurieren

Unter dem Punkt mehr Einstellungen sollten folgende Punkte aktiviert sein:

  • Ja: Im Meeting sind Veranstalter und Gäste zugelassen. Optional kann für den Zugang von Gästen eine PIN vergeben werden. Ohne PIN können Gäste den Meetingraum zwar betreten, aber das Meeting startet erst, wenn der Veranstalter den Meetingraum betritt.
  • Nein: Alle Teilnehmer haben Veranstalterrechte. Informationen über PINs, Veranstalter und Gäste.
  • Ja: alle Gäste sind standardmäßig stummgeschaltet. Das Audio kann über die WebAPP als Veranstalter aktiviert werden.
  • präsentierender Veranstalter wird als Hauptsprecher im Layout gezeigt (Lecture Mode) und es findet kein Umschalten zwischen verschiedenen Sprechern statt (voice-switching).

Schritt 5: Den Veranstaltungsraum teilen

Nachdem Sie Ihren Veranstaltungsraum erstellt haben können Sie Ihren Studierenden und weiteren Dozenten eine Einladung mit den Zugangsdaten zu Ihrem Raum zukommen lassen. Dazu kopieren Sie die Textvorlage unter Einladung oder Invitation mit den Zugangsdaten und fügen diese zum Beispiel in eine E-Mail für die Teilnehmer ein.

Um einen Veranstaltungsraum für Adobe Connect zu erstellen, klicken Sie im DFN-Veranstaltungsportal bitte rechts oben auf Adobe Connect und folgen Sie dann nachstehender Anleitung.

Eine Anleitung zu Adobe Connect finden Sie vorerst  hier.

Ausführliche Informationen zu Adobe Connect erhalten Sie hier.

Vorlesung oder Seminare als Veranstalter durchführen

Schritt 1: Technische Voraussetzungen und Empfehlungen

Damit Sie Ihren Studierenden einen reibungslosen Live-Stream garantieren, sollten Sie folgenden Hinweisen folgen.
Um Ihre Veranstaltung durchzuführen, sollten Sie einen Laptop nutzen, welcher über ein Netzwerkkabel mit dem Internet verbunden ist. (Von einer W-LAN Verbindung raten wir ab, da diese störanfällig ist).
Des Weiteren sollten Sie ein externes Mikrofon, zum Beispiel auch ein Headset, nutzen und am Laptop anschließen, um eine gute Sprachverständlichkeit zu erreichen. (Intern eingebaute Mikrofone in Laptops nehmen alle Umgebungsgeräusche mit auf, wodurch die Sprachverständlichkeit auf Empfängerseite leidet.)

Weitere technische Empfehlungen finden Sie hier.

Es ist keine Software für diesen DFNconf -Dienst zu installieren. Ein aktueller Internet-Browser wie Chrome oder Firefox ist für diesen Dienst völlig ausreichend. In dem Browser arbeiten Sie mit einer WebApp.
Beachten Sie bitte trotzdem die folgenden Hinweise: https://www.conf.dfn.de/anleitungen-und-dokumentation/pexip/zugangswege/web-zugang/

Schritt 2.1: WebApp starten

Folgen Sie der folgenden Adresse: https://conf.dfn.de/webapp/home

Geben Sie einen Anzeigenamen ein.

Schritt 2.2: WebApp konfigurieren

Mikrofon und Kamera für den Browser freigeben

Erlauben Sie dem Browser auf Ihr Mikrofon und/oder Ihre Kamera zuzugreifen. Bei Firefox mit einem iOS-Betriebssystem erscheint hierzu bei Seitenaufruf nach Eingabe Ihres Anzeigenamens ein kleines Popup-Fenster am oberen Seitenrand. Bei anderen Browsern und anderen Betriebssystemen kann der Freigabe-Vorgang anders ablaufen.

Bandbreite auf Maximum setzen

Sie finden rechts unten unter dem Videofenster drei Punkte, welche Sie zu den Einstellungen bringen.
Wählen Sie in den Einstellungen unter „Bandwidth – “ die Option „Maximal“ und verlassen Sie anschließend die Einstellung wieder.

Schritt 3: Betreten des Veranstaltungsraums mit der WebApp

Bevor Sie den Veranstaltungsraum betreten, sollten Sie das Mikrofon muten. Danach wählen Sie einen der drei Zugangsbuttons.

Raumnummer und Veranstalter-PIN eingeben

Geben Sie die Raumnummer Ihres Veranstaltungsraums ein und anschließend die PIN im nächsten, sich öffnenden Fenster. Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter

Schritt 4: Die WebApp im Überblick

Sie befinden sich nun in der WebApp und können alle weiteren Einstellungen am unteren Bildschirmrand durch Icons vornehmen.
Die Funktionen am unteren Bildschirmrand von links nach rechts:

  • Lautsprecher ein/ausschalten
  • Kamera ein/ausschalten
  • Mikrofon ein/ausschalten
  • Disconnect – Trennt Ihre Verbindung mit dem Veranstaltungsraum
  • Screen sharing – Teilt Ihren Bildschirm mit allen Teilnehmern; dabei kann gewählt werden, ob nur ein Fenster (z.B. eine geöffnete Power-Point-Präsentation) oder der ganze Bildschirm geteilt werden soll
  • Dateifreigabe – Anzeigen einzelner Dateien z.B. pdf-Dateien
  • Add participant – Hinzufügen weiterer Teilnehmer
  • Stream starten/stoppen – Startet den Stream und die Übertragung zu Ihren Teilnehmern

Am linken Rand ist das Side-Panel positioniert. Dort finden sich auch  Admin-Bereich und Chat. Eine ausführliche Beschreibung der WebApp finden Sie hier.


Den Live-Stream starten

Starten Sie den Live-Stream durch Drücken des Icons in der WebApp ganz rechts. Der Stream wird auf der DFN-Plattform aufgezeichnet. Die Aufzeichnung steht dem Ersteller des Veranstaltungsraums 14 Tage lang zum Download im Veranstaltungsportal zur Verfügung.

Der Live-Stream hat eine Versatz von etwa 15 Sekunden.

Chat-Funktion

Ist die Chat-Option für Streaming aktiviert, kann über ein separates Fenster mit den Teilnehmern zusätzlich kommuniziert werden. Bitte lesen Sie hierzu den letzten Abschnitt folgender Seite: https://www.conf.dfn.de/anleitungen-und-dokumentation/pexip/aufzeichnung-und-streaming/

Der Chat im Side-Panel der WebApp steht nur Teilnehmern im Veranstaltungsraum zur Verfügung.

DFNConf Video-, Telefonkonferenzen und Chat

Um Besprechungen über Video- und Telefonkonferenzen durchzuführen, können Sie den Dienst DFNconf nutzen. Jeder Mitarbeiter der FAU kann diesen Dienst kostenlos nutzen und eigene Video- und Konferenzräume einrichten.
Der Dienst ist für etwa 20 Teilnehmer gedacht, die sich vom Büro aus, von daheim aus oder aus einem der 16 an der FAU vorhandenen Videokonferenzräume beteiligen können. Um diesen Dienst zu nutzen gehen Sie wie folgt vor:

1. Veranstalten und erstellen Sie eine Video -oder Telefonkonferenz

Schritt 1: DFNConf Webseite aufrufen

Rufen Sie die Seite https://www.conf.dfn.de/ auf
und wählen Sie den Button „Veranstalter-Login“

DFN-Config-Startseite-1
DFNConf Startseite

Schritt 2: Anmelden

Wählen Sie als Einrichtung „Universität Erlangen-Nürnberg“ aus und melden Sie sich anschließend mit Ihrer IdM-Kennung an.

DFN-Config Einrichtung waehlen

Schritt 3: Veranstaltungsraum erstellen

Nach der erfolgreichen Anmeldung befinden Sie sich im Veranstalterportal. Hier erstellen Sie nun entweder

  • einen neuen Meeting-Raum für Videokonferenzen oder
  • eine neue Telefonkonferenz

DFN-Config Meetingraum anlegen

Legen Sie nun einen Namen und eine Zugangs-PIN für ihren Raum fest.

DFN-Config Meetingraum anlegen-2

Schritt 4: Teilnehmer einladen

Nachdem Sie ihren Veranstaltungsraum erstellt haben können Sie den Teilnehmern  eine Einladung mit den Zugangsdaten zu Ihrem Raum zukommen lassen. Dazu kopieren Sie die Textvorlage unter Einladung oder Invitation mit den Zugangsdaten und fügen diese zum Beispiel in eine E-Mail für die Teilnehmer ein.

DFN-Config Meetingraum anlegen-5

2.A Teilnahme an einer Telefonkonferenz

Wählen Sie über Festnetz oder Mobiltelefon folgende Telefon-Nummer 0049 (0)30 200 979 – (X)XXXXX – setzen Sie die letzten 5 oder 6 Ziffern des Veranstaltungsraumes hier ein. Die Nummer erhalten Sie vom Veranstalter in einer Einladung.

Warten Sie auf eine automatische Ansage (in englischer Sprache).

Geben Sie auf Verlangen die Veranstaltungs-PIN auf ihrem Ziffernfeld ein und bestätigen Sie mit # .

2.B Teilnahme an einer Videokonferenz

Empfehlung Konferenztechnik

  • Nutzen Sie eine Freisprecheinrichtung oder ein Headset für bessere Sprachverständlichkeit.
  • Nutzen Sie eine externe Kamera bei mehr als 2 Personen.
  • Nutzen Sie eine kabelgebundene Verbindung zum Internet.

Sie benötigen keine zusätzliche Software, Sie können den Dienst über einen aktuellen Internet-Browser in einer WebApp nutzen.

Empfehlung Internet-Browser

Vom DFN werden die aktuellen Browser Chrome, Firefox, Edge oder Safari empfohlen (nicht unterstützt wird Microsoft Internet Explorer) weitere Informationen: https://www.conf.dfn.de/anleitungen-und-dokumentation/pexip/zugangswege/web-zugang/

Verwendung der Web-App

Schauen Sie sich die Videoanleitung an:

  • Öffnen Sie in einem Internet-Browser die Seite: https://conf.dfn.de/webapp/home
  • Geben Sie Ihren Namen ein.
  • Geben Sie im Browser die Kamera und das Mikrofon frei.
  • Öffnen Sie die Einstellungen und maximieren Sie die Bandbreite.
  • Treten Sie dem Veranstaltungsraum bei indem Sie die Raumnummer und die Zugangs-PIN eingeben.

Eine englische Dokumentation zur weiteren Verwendung der WebApp finden sie unter folgendem Link: https://docs.pexip.com/clients/using_webapp.htm

Benutzen Sie einen unserer dezentralen Videokonferenzräume  https://www.rrze.fau.de/medien-entwicklung/mmz/audio-und-videokonferenzen/#collapse_0

Vor Ort befinden sich Kurz-Anleitungen zur Verwendung der Anlage:

  • Schalten Sie die Videokonferenz-Anlage mit dem Fußschalter ein.
  • Wählen Sie am Monitor die Quelle aus.
  • Geben Sie die Zugangsdaten für den Veranstaltungsraum auf dem Touchpanel oder mit der Fernbedienung ein.

Tipp

Führen Sie vor der eigentlichen Konferenz einen Test mit den Teilnehmern durch: Sehen, Hören, Freigeben funktioniert auf beiden Seiten?  – Benötigen Sie Hilfe: videokonferenz@fau.de

Weitere Hinweise zur Nutzung

  • Die Teilnahme an einer Videokonferenz erfordert ständig Vorsicht und gegenseitige Rücksichtnahme.
  • Um Störgeräusche für alle Teilnehmer während des Meetings gering zu halten, empfiehlt es sich, das Mikrofon stumm zu schalten wenn nicht gesprochen wird.
  • Eingebaute Laptop-Mikrofone sind nur bedingt geeignet für die Nutzung. Sie übertragen den Raum und Kontaktschall von Tastaturen, was zu einer schlechten Sprachverständlichkeit und unangenehmen Störgeräuschen führen kann. Bei vielfachem Veranstalten von Meetings empfiehlt sich die Verwendung eines externen USB-Mikrofons/ Freisprecheinrichtung.
  • Die Nutzung von Lautsprechern sollte vermieden werden. Sie kann zu Rückkopplungen führen. Benutzen Sie aus diesem Grund ein Headset, oder mindestens einen Kopfhörer; idealerweise eine Hör-Sprech-Kombination wie sie jedem handelsüblichen Smartphone beiliegt.
  • Auch die Kamera kann zum Einsparen von Bandbreite deaktiviert werden, aber natürlich will man sich in einer Videokonferenz auch sehen. Für Klienten mit kleiner Internetanbindung sind Mehrfach-Video-Konferenzen jedoch problematisch. Durch Abschalten der Kamera lassen sich sehr viele Ressourcen einsparen, aber auch gewinnen, wie z.B.  Batterielaufzeit bei mobilen Geräten. Nach Möglichkeit also die Konferenzen auf „Audio-Only“ setzten und auf Video verzichten.
  • Bitte die Dienste nicht über VPN verwenden! VPN ist in diesem Fall ein Nadelöhr!

Arbeiten mit dem CMS – Medien-Ordner, Medien-Elemente

Medien-Ordner erstellen, Medien-Elemente hinzufügen

  • Bevor eine Playlist mit Medien-Elementen versehen werden kann, müssen die Medien zunächst in das CMS hochgeladen werden
  • Anlegen eines Medien-Ordners:
    1. Im Menüpunkt Medien → Dateien und Ordner auswählen
    2. Das Verzeichnis media auswählen
    3. Das Verzeichnis seines Institutes auswählen
    4. Den Reiter Dateien Hochladen auswählen
    5. Im Feld Ordnernamen den gewünschten Titel für den Ordner eintragen
    6. Auf den Button Ordner erstellen klicken
  • Der erstellte Ordner befindet sich nun im Verzeichnis media/Institutsname/erstellter Ordner
  • Die schnellste Möglichkeit Medien in das CMS zu laden ist per Drag n Drop
  • Media-Files per Drag n Drop hochladen:
    1. Unter dem Menüpunkt Medien → Dateien und Ordner im Verzeichnis media/Institutsname seinen Unterordner auswählen
    2. Medien-Dateien per Drag n Drop hier hinein ziehen.
  • ACHTUNG: Drag n Drop bitte nicht in einer Playlist anwenden. Es werden automatisch Unterordner im Verzeichnis media erstellt (benannt nach der bearbeiteten Playliste). Dadurch würde die Übersicht im Ordner media verloren gehen.

Arbeiten mit dem CMS – Layouts

Layouts

Beim Erstellen eines Layouts gibt es 3 Möglichkeiten:

Manage Layouts (Layouts verwalten) öffnen, am besten in einem neuen Tab (Rechtsklick)

Es existiert eine Layout-Vorlage die zur freien Verfügung steht. Das Layout nennt sich _Default_Vorlage. Ausgehend von dieser Vorlage können eigene Layouts erstellt werden. Im Layout bereits enthalten sind:

  • Ein Hintergrundbild mit FAU-Logo – Dieses sollte an die eigene Einrichtung/Instituts-Farbe angepasst werden. Die passenden Hintergründe für Einrichtungen/Institute befinden sich im Medienordner media/FAU-allgemein/Hintergruende.
  • Layout-Zone für Einrichtungs-/Instituts-Logo
  • Datum und Uhrzeit
  • Eine Content Layout-Zone

Um aus der Vorlage sein eigenes Layout zu erstellen geht man wie folgt vor:

  1. Layout _Default_Vorlage auswählen
  2. Auf Kopieren Symbol klicken. Im oberen Bereich des Browsers öffnet sich ein Bereich.
  3. Den gewünschten Namen des eigenen Layouts in das Feld eintragen
  4. Auf den Button Layout kopieren klicken

Das Layout wurde nun erstellt und kann bearbeitet werden (siehe Layout selber erstellen).

ACHTUNG: Prinzipiell ist es auch möglich, andere Layouts zu kopieren. Dabei sollte man aber darauf achten, dass beim Kopieren eines Layouts auch alle zugehörigen Playlisten und deren Inhalte mit kopiert werden.

  • Namen eintragen und Auflösung auswählen (vertikal 1080×1920 oder horizontal 1920×1080) – da der Player eine Auflösung von maximal 1920×1080 ausgibt, werden höhere Auflösungen nur skaliert dargestellt
  • Zum Bearbeiten des Layouts auf das Stift-Symbol oder den Layout-Namen klicken

  • Layout-Zonen hinzufügen

  • Über den Button Zone hinzufügen werden Layout-Zonen erstellt
  • Die erste Zone eines Layouts die man erstellt, ist immer die Hintergrund-Zone. Sie wird systemseitig mit einem Hintergrundbild verknüpft. Das Hintergrundbild kann nachträglich in der Playlist geändert werden (siehe …)
  • Die Layout-Zone legt den oder die Medien-Typen fest, welcher in der Zone angezeigt werden soll. Er wird in den Eigenschaften der Zonen ausgewählt.

  • Die Auswahl des Medien-Typs hat Einfluss auf die Wiedergabe von Medien-Elementen und auf die Auswahl von Spezial-Elementen in der Playliste der Layout-Zone (siehe …)

Movie: Filme (maximal 2 Layout-Zonen im Layout mit derzeitiger Lizenz) – unterstützt: .avi, .mov, .mp4, .mkv mit H.264, MPEG-2, MPEG-4, WMV9

HTML: interne und externe Webseiten, Tabellen-Elemente, Flash Animationen

Image: Grafiken, Fotos, PDF – unterstützt: .png, .jpg, .gif, .bmp, .pdf

Text: Text, Newsfeed-Elemente

  • <Medien-Typen können auch nachträglich hinzugefügt oder abgewählt werden
  • Es können beliebig viele Layout-Zonen erstellt werden
  • Durch jede neue Layout-Zone erhält man eine neue Playliste
  • Wenn das Layout fertig erstellt wurde, muss es gespeichert werden
  • Alle Änderungen speichern und Wiedergabeliste bearbeiten wählen, um direkt zu der Playliste der ausgewählten Layout-Zone zu gelangen (hier in der unteren Abbildung würde man zur Playliste der Layout-Zone Content gelangen).

Corporate Design

 

Das Layout der Public Displays soll ein universitätsweites, einheitliches Erscheinungsbild besitzen. Dies wird durch eine Layout-Vorlage der Abteilung Marketing und Kommunikation erreicht. Diese Layout-Vorlage wird durch das Corporate Design der FAU an die jeweilige Einrichtung oder das Institut, sowie nach individuellen Bedürfnissen der Inhalte angepasst.

Im oberen Teil des Layouts befinden sich Datum und Uhrzeit, das Logo der Einrichtung/Institutes und das Logo der Universität. Der hellere blaue Bereich ist der Bereich für die Inhalte. Dieser kann frei durch Layout-Zonen gestaltet werden.

Arbeiten mit dem CMS – Playlisten

Playliste erstellen und bearbeiten

Durch Erstellen einer Layout-Zone wird gleichfalls eine leere Playliste erstellt. In einer Playliste werden Medien-Elemente hinzugefügt und in der Reihenfolge von oben nach unten wiedergegeben. Playlisten erreicht man entweder über den Tab Playlisten, oder über das Layout (im Bereich Manage Layouts), durch das Anwählen der Layout-Zone.

 

ACHTUNG: Beim Hinzufügen von Medien-Elementen bitte kein Drag n Drop anwenden. Es werden dadurch automatisch Unterordner im Verzeichnis media erstellt (benannt nach der bearbeiteten Playliste). Hierdurch würde die Übersicht im Ordner media schnell verloren gehen.

 

 

Arbeiten mit dem CMS – Tipps und Tricks

Mit Filtern zur Übersicht

Um gezielt eigene oder gesuchte Layouts und Kanäle zu finden, bietet sich die Benutzung des Filters an. Im Eingabefeld des Filters den Namen des eigenen Institutes/Einrichtung  oder des Kanals eingeben und bestätigen. Anschließend werden nur noch die gefilterten Inhalte angezeigt.

Um die Filter rückgängig zu machen oder zu ändern, wieder auf den Filter gehen und den Button Alle anzeigen drücken oder einen neuen Filterbegriff eingeben.

Einen Playlist-Loop erstellen

Um einen Playlist-Loop, zum Beispiel mit Bildern, zu erstellen, benötigt man aus den Spezial-Elementen der Playlist, die Elemente Rendezvous-Point und Gehe zu (Advance to).

Zuerst wird ein Rendezvous-Point erstellt und mit einem passendem Namen versehen, z.B.: Institut_Playlistname_Start. Dabei ist es wichtig den Instituts- oder Einrichtungsnamen voran zu stellen und einen eindeutigen Namen zu vergeben, da Rendezvous-Points von allen Nutzern gesehen werden können.

Der erstellte Rendezvous-Point wird am Anfang der Playliste hinzugefügt. Als nächstes werden alle Bilder, entweder einzeln, oder in einem Ordner befindlich, zur Playliste hinzugefügt, die innerhalb des Loops zu sehen sein sollen.

Am Ende der Playliste wird das Spezial-Element Advance-to hinzugefügt. In diesem Element wird auf den Rendezvous-Point Institut_Playlistname_Start verwiesen und damit zum Anfang der Playliste gesprungen. Dadurch kommt der Playlist-Loop zustande.

Die Dauer des Loops kann man durch die Anzeigelänge des Layouts in den Zeitplänen festlegen.