CIP-Pool Remote Zugriff über VNC

Im RRZE-Betreuten CIP-Pool EEIWW kann mittels VNC die CIP-Pool Maschinen zugegriffen werden.
Hierzu wird folgende Software benötigt:

  • VPN Client – Empfohlen wird der CISO VPN Client im Splittunnel Betrieb
  • SSH Client – für Windows wird PuTTY empfohlen
  • TurboVNC Client – Clients für alle gängigen Betriebssysteme (Windows, Linux, MacOS) vorhanden

Nach der Installation der Programme sind folgende Schritte zum Starten des VNC Servers und Aufbau der Verbindung notwendig.

  1. Verbindung zum FAU-VPN (VPN Client im Splittunnel)
  2. Anmeldung per SSH und starten des VNC-Servers
  3. Starten des TurboVNC Clients und Aufbau der VNC Verbindung

Es muss zunächst eine Verbindung zum FAU-VPN bestehen, da die CIP-Pool Maschinen ohne VPN nicht von außerhalb des UNI-Netzes erreichbar sind. Mit vorhandener VPN-Verbindung kann nun mittels des SSH-Clients eine Verbindung zu einer CIP-Pool Maschine hergestellt werden. Die Anmeldung erfolgt den CIP-Anmeldedaten. Nach erfolgreichen Login kann mit „start_vnc“ der VPN Server gestartet werden. Zunächst muss einmalig ein Passwort für den Zugriff gesetzt werden (bitte nicht das IdM-Passwort). Nachdem der VNC Server erfolgreich gestartet wurde ist eine Ausgabe wie folgt zu sehen:

Desktop 'TurboVNC: cip114-23:1 (<kennung>)' started on display cip114-23:1

Starting applications specified in /home/eeiww/<kennung>/.vnc/xstartup.turbovnc
(Enabling VirtualGL)
Log file is /home/eeiww/<kennung>/.vnc/cip114-23:1.log

 

Jetzt kann mit dem TurboVNC Client die Verbindung zum Server aufgebaut werden. Hier sind Hostname und Display (siehe VNC-Server Log) notwendig. Z. B. cip114-23.ww.uni-erlangen.de:1. Daraufhin erfolgt die Authentifizierung mit dem vorher gesetzten Passwort.

Falls bereits eine VNC Session durch einen anderen Benutzer gestartet wurde, wird der nächste verfügbare Display z.B. :2 genutzt. Es wird empfohlen auf einer Maschine maximal 3 VNC Sessions zu nutzen. Falls ein Display größer :3 zugewiesen wird, sollte eine andere CIP-Pool Maschine genutzt werden.

Zum Schließen der Verbindung sollte ein Terminal geöffnet werden und der Befehl „stop_vnc“ abgesetzt werden.

Adressen der FAUMail-Server im Überblick

Der E-Mail-Dienst an der FAU wird vom RRZE sowie von institutseigenen E-Mail-Servern erbracht.

Informationen für FAUMail-Nutzer

Siehe auch Zugangsdaten

Postausgangsserver: Versenden von E-Mails

Protokoll  SMTP
Server smtp-auth.fau.de
Server erfordert Authentifizierung Ja
Sichere Verbindung (Verbindungsverschlüsselung) aktiviert
Sichere (Passwort-)Authentifizierung deaktiviert
Authentifizierungsmethode Klartext-Passwort
Port 465, SSL aktiviert (bevorzugt)

587, TLS bzw. STARTTLS aktiviert (alternativ)

Benutzername E-Mail-Adresse
Passwort IdM-Passwort

Posteingangsserver: Abrufen von E-Mails

Protokoll IMAP
Webmail
Server faumail.fau.de https://faumail.fau.de
Port 993, SSL aktiviert (bevorzugt)

143, TLS bzw. STARTTLS aktiviert (alternativ)

Benutzername E-Mail-Adresse E-Mail-Adresse
Passwort E-Mail-Passwort E-Mail-Passwort

Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, in den Einstellungen eines E-Mail-Programms das E-Mail-Passwort nicht zu speichern. Das E-Mail-Passwort sollte erst beim Starten des Programms eingegeben werden. Für E-Mail-Programme wird das Zugriffsprotokoll IMAP unterstützt.

Zoom (english)

Zur deutschsprachigen Version: Zoom Anleitung

The FAU offers Zoom video conferencing service as an alternative to DFNconf. You can use this tool to conduct video conference
calls, organize online workshops or provide live online classes.
The webpage with frequently asked questions offers various questions and answers on how to use Zoom. Additional information about Zoom can also be found on the general webpage for zoom (German)

General information

Joining meetings does not require a separate license.

Only for organizing webinars and conducting live classes it is necessary to have appropriate licenses. The FAU obtained a limited number of such licenses and will distribute the licenses as needed.

For webinars with up to 300 members you can use the standard zoom licence „Meeting“.
If there are more than 300 members or the webinar needs special requirements (like streaming), you need to use the „webinar“ licence.
In this case contact the Institut for Lern-Innovation (ILI) at schnell-digital@ili.fau.de with the subject „Zoomwebinar“.

Zoom-Clients are available for Mac, Windows or Linux, and also for iOS and Android. It is also possible to use Zoom in a limited fashion via a current browser. You can find information on operating system support and browsers on the support web page of Zoom

You will need a (good) microphone, headphones and a suitable web cam. For optimal audio quality the RRZE recommends the use of a headset.
Due to the current situation it is unfortunately very difficult to obtain suitable hardware, because supplies cannot meet demands.

In addition, these devices are currently also not available via IT-procurement frameworks.
For this reason, institutes may obtain suitable devices from a supplier of their choice, provided the IT procurement guidelines of the FAU are being followed.
It is necessary, however, to first seek approval from the RRZE. In case of further questions please contact the RRZE directly at rrze-hardware@fau.de.

For computers maintained by the RRZE the relevant IT-Support Center will help you.
If your computer is not maintained by the RRZE, then please contact your local system administrator or install the client yourself: Download Zoom.

How do I obtain a Zoom license that I can use for organizing a webinar?
Joining meetings does not require a separate license. Only for organizing webinars and conducting live classes it is necessary to have appropriate licenses. The FAU obtained a limited number of such licenses and will distribute the licenses as needed. For webinars with up to 300 members you can use the standard zoom licence „Meeting“. If there are more than 300 members or the webinar needs special requirements (like streaming), you need to use the „webinar“ licence. In this case contact the Institut for Lern-Innovation (ILI) at schnell-digital@ili.fau.de with the subject „Zoomwebinar“.
What do I need to install in order to be able to use Zoom?
Zoom-Clients are available for Mac, Windows or Linux, and also for iOS and Android. It is also possible to use Zoom in a limited fashion via a current browser. You can find information on operating system support and browsers on the support web page of Zoom
Which hardware is required for video calls?
You will need a (good) microphone, headphones and a suitable web cam. For optimal audio quality the RRZE recommends the use of a headset. Due to the current situation it is unfortunately very difficult to obtain suitable hardware, because supplies cannot meet demands. In addition, these devices are currently also not available via IT-procurement frameworks. For this reason, institutes may obtain suitable devices from a supplier of their choice, provided the IT procurement guidelines of the FAU are being followed. It is necessary, however, to first seek approval from the RRZE. In case of further questions please contact the RRZE directly at rrze-hardware@fau.de.
Who will install the Zoom client for me?
For computers maintained by the RRZE the relevant IT-Support Center will help you. If your computer is not maintained by the RRZE, then please contact your local system administrator or install the client yourself: Download Zoom.

Please refere to the complete list of all frequently asked questions.

Zoom settings

Open the page fau.zoom.us/ via a web browser and click on the button LOGIN.
Once you have signed in with your IdM-ID you will get to the settings of your account.

For security reasons we recommend the following settings:

  • Activate waiting room for all your meetings.
    Settings → In Meeting (Advanced) → Waiting room → All participants
  • Require passwords.
    Settings → Schedule Meeting → Activate Require a password when scheduling new meetings
    Settings → Schedule Meeting → Activate Require a password for instant meetings
    Settings → Schedule Meeting → Activate Require password for participants joining by phone
  • Use mute control functions
    Settings → Schedule Meeting → deactivate Host video
    Settings → Schedule Meeting → deactivate Participants video
    Settings → Schedule Meeting → activate Mute participants upon entry
  • Use restrictions on screen sharing.
    Settings → In Meeting (Basic) → activate Screen sharing – Host Only
  • Use Only show default email.
    Settings → In Meeting (Advanced) → activate Only show default email when sending email invites

Hosting a Zoom-Meeting

Setting up a Zoom meeting requires a host with a Zoom account. The host invites participants to the meeting. The participants do not need to have a Zoom account.

For recurring meetings set up a meeting room once and then use this meeting room as often as you like:

  1. Define a topic for the meeting. Optionally you can also add a description.
  2. Select „Recurring meeting“ and under „recurrence“ select „No Fixed Time“. This way you can use the link that will be provided again and again.
  3. Video: Select „off“ for Host and Participant. During the meeting you can always set up video.
  4. Select „Mute participants upon entry“
  5. Optionally you can also select to record the meeting. For data protection it is recommended to only record locally.
  6. Save your settings; afterwards you will receive your Meeting-URL.
  7. Select „Copy invitation“ to copy all invitation details and send them to your participants. It is also possible to add this meeting to your calendar.

There are several different ways how to start a Zoom meeting:

  • To start an instant meeting go to fau.zoom.us/ in your browser. Select : Start a meeting. You are now in a meeting with a randomly generated ID. Invite participants from within the meeting.
  • Starting an instant meeting with the Zoom client. This way you also have the possibility to host a meeting with your personal Meeting-ID (PMI). For this simply click on the arrow next to the icon „New Meeting“.
    The PMI is your personal meeting room. Everyone who knows your PMI has access to your meeting room. Additional information on how to use the PMI is available on the zoom documentation.
  • Starting a scheduled meeting using your Zoom account. Select „Meetings“, set up a scheduled meeting or select an already existing meeting and click on „Start“.
  • Starting a scheduled meeting via the Zoom client. Select „Meetings“ in the navigation bar and then select an already existing meeting or click on the plus icon on the upper right of the navigation pane to schedule a new meeting.

Additional ways to start a meeting are also possible, for example from within your calendar. More information is available on the FAQ webpage of zoom.

  1. Select here the following desired background and save the image file locally → right click → Save Image As
  2. Start Zoom and click on the cogwheel icon on the upper right.
  3. On the left select „Virtual Background“ and then „Choose Virtual Background“. If you do not have any background to select we will show you how to add one in the next step.
  4. Click on the plus symbol and then on „Add Image“.
  5. Select the saved image file that you would like to add as background and click on „Open“.
  6. To change the background during a meeting, go to the little arrow next to „Stop Video“ and then click on „Choose Virtual Background“.
Zoom Virtueller Background Nr.1
Zoom Virtueller Background Nr.1
Zoom Virtueller Background Nr.2
Zoom Virtueller Background Nr.2
Zoom Virtueller Background Nr.3
Zoom Virtueller Background Nr.3

Do you have problems with selecting your microphone or your camera? Then please check your settings at:

  • Windows 10: Settings → Privacy → Camera/Microphone → Allow access ON Zoom ON
  • MACOS: System Settings → Security → Privacy → Camera/Microphone → check box for Zoom

When using Zoom via browser it may also be necessary to allow access to the microphone and/or camera.

Joining a Zoom meeting

To join a Zoom meeting it is not necessary to sign in as a user. It is enough to simply follow the meeting-URL in the email invitation of the host.

  1. In a current web browser follow the Meeting-URL that you have received from the host.
  2. If you are using Zoom for the first time on your device you will be asked to install the Zoom software.
    1. If you cannot install or run the software you have the opportunity to run Zoom in your browser. Additional information can be obtained here.
    2. If the Zoom software is already installed the Zoom client will open.
  3. Depending on the settings you will be asked to select an option for audio. Choose „Computer Audio“.
  4. After this step you will be in your meeting. Now you are able to enable camera and microphone.
  5. During the meeting you are able to control the main functions using the control bar at the bottom. It becomes visible whenever the mouse is within the window or when you tap onto the window.

Hosting a Zoom Webinar

To schedule a Zoom Webinar a host with a Zoom account and webinar license is required. The host invites all participants and guest participants to the webinar. The participants can join the webinar with video and audio and do not need a Zoom account. In addition, guest participants may watch a webinar either with or without registration. They can participate in the webinar via Chat.

To obtain a webinar license, please contact schnell-digital@ili.fau.de.

You can currently find information on webinars on the zoom documentation for the first steps to a webinar.

Schedule your webinar with or without sign-in for participants and guest participants. You can currently find information here:

planning a webinar with sign-in

planning a webinar without sign-in

General guidance on how to use meetings and webinars

In order to keep acoustic interferences for all participants during a meeting at a minimum, it is recommended to mute the microphone when not being used.
Built-in laptop microphones are only partially suitable for use. They transmit room and contact-bourne sound from keyboards which can lead to decreased clarity and unpleasant interferences. For recurring scheduling of meetings and especially of webinars it is recommended to use an external USB-microphone.
The use of loud speakers should be avoided. It can lead to acoustic feedback. For this reason use a headset, or at least headphones; ideally use an audio-voice combination as it comes with every standard smartphone.
Do not use VPN access.

Outlook-Profil

SystemsteuerungUm Ihre Outlook-Profile zu verwalten, müssen Sie zuerst über die Systemsteuerung alle Profile auflisten.

Suchen Sie in der Windows-Suche nach der Systemsteuerung und starten diese.

Wählen Sie in der Systemsteuerung den Punkt E-Mail aus. Sollten Sie diesen Punkt nicht finden, ändern Sie die Ansicht auf Kleine Symbole, damit Sie alle Einstellungen übersichtlich sehen können.

Wenn Sie im nächsten Fenster Profile anzeigen auswählen, erscheint die Auflistung aller Outlook-Profile.E-Mail & Profile anzeigen

Neues Profil anlegen

Ein neues Profil können Sie erstellen, indem Sie Hinzufügen auswählen. Daraufhin müssen Sie einen Namen für das Outlook-Profil eingeben. Es wird empfohlen, einen passenden Namen einzutragen.

Neues Outlook-Profil

Im Anschluss können Sie Ihr Exchange-Postfach einrichten. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Exchange-Postfach in Outlook 2016 unter Windows 10 hinzufügen.

Anderes Profil auswählen

In diesem Fenster können Sie auch aussuchen, welches Profil nach dem Start von Outlook genutzt werden soll.

Sie haben die Möglichkeit, bei Beim Start von Microsoft Outlook dieses Profil verwenden auszuwählen, ob Sie jedes mal gefragt werden sollen, welches Profil Sie verwenden möchten (Abbildung links). Wenn immer dasselbe Profil gestartet werden soll, können Sie hier auch das entsprechende Profil auswählen. (Abbildung rechts).

Am Ende können Sie die Einstellung mit OK speichern.

Outlook-Profil verwenden    Outlook-Profil auswählen

Profil löschen

Ein Outlook-Profil können Sie löschen, indem Sie zuerst das entsprechende Profil und anschließend Entfernen auswählen. Wählen Sie bei der nächsten Abfrage Ja aus, wenn Sie sich sicher sind, das Profil löschen zu wollen.

Alle Inhalte aus dem Exchange-Postfach werden nicht gelöscht, da diese auf einem zentralen Server liegen und Sie auf Ihr Postfach auch über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) weiterhin zugreifen können.

Achtung: Alle Elemente, die nicht auf dem Exchange-Postfach sind, sondern nur im Outlook eingebunden wurden, wie z. B. ein Offline-Archiv (PST-Dateien), gehen hierbei verloren.

Outlook Profil entfernen

Exchange-Postfach als IMAP-Konto in Thunderbird einrichten

Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für ein persönliches Exchange-Postfach in Thunderbird. Alternativ haben Exchange-Nutzer auch die Möglichkeit, Ihre E-Mails über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) abzurufen.

Beim erstmaligen Starten von Thunderbird wird gefragt, ob eine neue E-Mail-Adresse erstellt werden soll. Hier klicken Sie auf Überspringen und meine existierende E-Mail-Adresse verwenden. Falls bereits ein E-Mail-Konto eingebunden ist, können Sie über Datei -> Neu -> Existierendes E-Mail-Konto… ein weiteres Konto hinzufügen.

Dieses Bild zeigt das Dialogfenster "Wollen Sie eine neue E-Mail-Adresse haben?". Sie sollen hier "gandi.net" wählen und dann "Überspringen und meine existierende E-Mail-Adresse verwenden" klicken.

Daraufhin werden Sie aufgefordert, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie das zugehörige Passwort einzugeben. Danach wählen Sie Manuell bearbeiten.

Dieses Bild zeigt das Fenster zur Kontoeinrichtung mit einer bestehenden E-Mail-Adresse, wobei Sie Ihren Namen, die E-Mail-Adresse und das Passwort (Passwort merken aktivieren) eingeben sollen. Dann klicken Sie auf "Manuell bearbeiten".

Die Servereinstellungen tragen Sie wie folgt ein:

  • Posteingangs-Server: IMAP; groupware.fau.de
  • Postausgangs-Server: SMTP; groupware.fau.de
  • Benutzername: fauad\ex56hgaf

In unserem Beispiel lautet die Exchange-Benutzerkennung von Max Mustermann ex56hgaf. Also trägt er als Benutzername fauad\ex56hgaf ein.

Anders als im Screenshot dargestellt empfehlen wir für den Posteingangs-Server Port 993 – SSL/TLS.

Anschließend klicken Sie auf Erneut testen.

Das Bild zeigt, dass Sie auf "Erweiterte Einstellungen" klicken sollen.

Als Nächstes öffnen Sie über Erweiterte Einstellungen die Konten-Einstellungen. In diesem Fenster wählen Sie Postausgangs-Server (SMTP) aus und rechts Bearbeiten bzw. Hinzufügen aus.

Es erscheint ein weiteres Fenster. Hier geben Sie folgende Einstellungen ein:

  • Beschreibung: z.B. Ihre E-Mail-Adresse (optional, kann auch leer gelassen werden)
  • Server: groupware.fau.de
  • Port: 587
  • Verbindungssicherheit: STARTTLS
  • Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
  • Benutzername: fauad\ex56hgaf

Das Bild zeigt, dass Sie die genannten Werte wie beschrieben eingeben sollen.

Nachdem Sie die Angaben bestätigt haben, sind die restlichen Einstellungen automatisch richtig zugeordnet und Sie können auf Fertig klicken.

Das Bild zeigt, dass Sie abschließend auf "Fertig" klicken sollen.

Nun ist Ihr Exchange-Postfach in Thunderbird eingerichtet.

Shared Mailbox als IMAP-Konto in Thunderbird einrichten

Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für eine Shared Mailbox in Thunderbird. Alternativ haben Exchange-Nutzer auch die Möglichkeit, die Shared Mailbox über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) abzurufen.

Sie können über Datei -> Neu -> Existierendes E-Mail-Konto… ein weiteres Konto hinzufügen.

Daraufhin werden Sie aufgefordert, Name, E-Mail-Adresse und Passwort (Ihr persönliches IdM-Kennwort) einzugeben. Danach wählen Sie Manuell bearbeiten.

Fenster "Konto für eine bestehende E-Mail-Adresse einrichten"

Die Servereinstellungen tragen Sie wie folgt ein:

  • Posteingangs-Server: IMAP; groupware.fau.de
  • Postausgangs-Server: SMTP; groupware.fau.de
  • Benutzername:
    • Posteingangs-Server: fauad\ex56hgaf\ZZZ_SH_SMB
    • Postausgangs-Server: fauad\ex56hgaf

In unserem Beispiel lautet die Exchange-Benutzerkennung von Max Mustermann ex56hgaf. Beim Benutzernamen für den Posteingangs-Server müssen Sie zusätzlich den Alias der Shared Mailbox angeben. Falls Ihnen der Alias nicht bekannt ist, können Sie entweder im Adressbuch im Outlook nachsehen, indem Sie das Postfach auswählen oder wenden sich an den Manager des Postfachs.

Anders als im Screenshot dargestellt empfehlen wir für den Posteingangs-Server Port 993 – SSL/TLS. Anschließend klicken Sie auf Erneut testen.

Das Bild zeigt, dass Sie auf "Erweiterte Einstellungen" klicken sollen.

Als Nächstes öffnen Sie über Erweiterte Einstellungen die Konten-Einstellungen. In diesem Fenster wählen Sie Postausgangs-Server (SMTP) und rechts Bearbeiten bzw. Hinzufügen aus.

Es erscheint ein weiteres Fenster. Hier geben Sie folgende Einstellungen ein:

  • Beschreibung: z.B. Name der Shared Mailbox (optional, kann auch leer gelassen werden)
  • Server: groupware.fau.de
  • Port: 587
  • Verbindungssicherheit: STARTTLS
  • Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
  • Benutzername: fauad\ex56hgaf

Fenster "SMTP-Server"

Nach dem Sie die Angaben bestätigt haben, sind die restlichen Einstellungen automatisch richtig zugeordnet und Sie können auf Fertig klicken.

Das Bild zeigt, dass Sie im geöffneten Fenster ("Konto für eine bestehende E-Mail-Adresse einrichten") auf "Fertig" klicken sollen.

Nun ist Ihre Shared Mailbox in Thunderbird eingerichtet.

Zoom

This documentation is also available in English: Zoom (english)

Als Alternative zu DFNconf wird von der FAU der Dienst Zoom zur Verfügung gestellt. Sie können mit diesem Tool Videokonferenzen durchführen, Online-Seminare veranstalten sowie Online-Vorlesungen live abhalten.

Am 7. April 2021 hat die Universitätsleitung eine Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung des Video-Konferenzsystems Zoom an der FAU beschlossen.

Die wichtigsten Funktionen für den Einsatz von Zoom finden Sie in folgender Anleitung:

Außerdem enthält das Zoom Cheat Sheet eine Übersicht, welche Zoom-Funktionen unter welchem Betriebssystem zur Verfügung stehen:

Wichtigste FAQ zur Videokonferenzsoftware Zoom

Wenn Probleme bei der Verwendung des Zoom-Clients auftreten, dann können Sie übergangsweise auf die Browser-Version von Zoom ausweichen. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:

  1. Möglichkeit
    1. Klicken Sie den Link aus der Mail/dem Termin an und klicken Sie dann auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
      Das Bild zeigt in der ersten Zeile den Text "Haben Sie Zoom-Client installiert? - Jetzt herunterladen" und in der zweiten Zeile den Text "Haben Sie Probleme mit Zoom-Client? - Mit ihrem Browser anmelden". "Mit ihrem Browser anmelden" ist rot umkreist.
  2. Möglichkeit
    – Rufen Sie in einem Browser (z. B. Firefox) die Adresse https://fau.zoom.us/join auf.
    – Geben Sie Ihre Meeting ID ein
    – Klicken Sie auf „Beitreten“
    – Ignorieren Sie den Start des „Zoom Meeting“-Clients und klicken Sie stattdessen auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
    Das Bild zeigt in der ersten Zeile den Text "Haben Sie Zoom-Client installiert? - Jetzt herunterladen" und in der zweiten Zeile den Text "Haben Sie Probleme mit Zoom-Client? - Mit ihrem Browser anmelden". "Mit ihrem Browser anmelden" ist rot umkreist.

Sie können Zoom grundsätzlich in eingeschränktem Umfang mit einem aktuellen Browser durch Aufruf der Seite https://fau.zoom.us/ nutzen.

Zoom-Clients sind verfügbar für Mac, Windows oder Linux sowie iOS und Android. Die jeweils aktuelle Software für Ihr Betriebssystem finden Sie unter:
https://fau.zoom.us/download

  • Als Mitarbeiter der FAU mit einem vom RRZE betreuten Gerät: Sie können sich den Zoom-Client direkt über das Softwarecenter ohne Administrator-Rechte installieren.
    • Bei einem Windows-Rechner: Installieren Sie sich „Zoom“ über den Warenkorb. Eine Anleitung zum Warenkorb finden Sie unter https://www.anleitungen.rrze.fau.de/software/warenkorb/
    • Bei einem Mac: Wählen Sie über den FAUmac Self Service „Zoom“ aus und klicken Sie auf „Installieren“.
  • Als Mitarbeiter der FAU mit einem nicht vom RRZE betreuten Gerät: Wenden Sie sich bitte für die Installation der Software an Ihren lokalen IT-Administrator.
  • Als Beschäftigter der FAU mit ihrem privaten Endgerät oder als Studierender der FAU:
    Bitte installieren Sie sich die Software für Ihr Gerät nach folgender Anleitung

    oder nutzen Sie Zoom über die Adresse https://fau.zoom.us/.

Informationen zur Unterstützung von Betriebssystemen und Browsern erhalten Sie auf der Supportseite von Zoom.

Das Ziel einer Pseudonymisierung ist ja das Verschleiern von Nutzerdaten gegenüber Zoom. Daher wird bei einem pseudonymisierten Nutzer nicht der richtige Name angezeigt, sondern ein zufällig generierter Name. Seit Februar 2021 wird zusätzlich auch noch eine pseudonymisierte E-Mail-Adresse erzeugt. Sie hat ungefähr folgendes Format:

Um als pseudonymisierter Nutzer herauszufinden, welche E-Mail-Adresse Sie in Zoom haben, loggen Sie sich über SSO unter fau.zoom.us ein und klicken Sie auf „Profil“. Dort wird Ihnen Ihre E-Mail-Adresse angezeigt:

Auf diesem Bild ist zu sehen, wie unter "Profil" und unter "Anmelde-E-Mail" eine pseudonymisierte E-Mail-Adresse angezeigt wird. Dieser Bereich ist rot umkreist.

Wichtig: Diese E-Mail-Adresse ist nicht zustellbar. Sie können weder unter dieser Adresse E-Mails versenden, noch E-Mails empfangen. Sie dient einzig und allein für die Funktionen in Zoom, die eine E-Mail-Adresse voraussetzen (z. B. Eintragen als Alternativer Moderator).

Die folgenden Nutzterypen im Identity-Management-System der FAU können die Zoom-Lizenzen der FAU nutzen:

  • Abgeordnete/r Lehrer/in
  • Beauftragte Personen
  • Beschäftigte/r
  • Beschäftigte/r (vorab)
  • Ehrenamtlich Tätige/r
  • Entsandte Personen
  • Frühstudierende/r
  • Gastdozent/in
  • Gaststudierende/r
  • Gastwissenschaftler/in
  • Habilitand/in
  • Honorarprofessor/in
  • Kooperationsstudierende(r)
  • Lehrbeauftragte/r
  • Praktikant/in
  • Privatdozent/in
  • Promovierende/r
  • Stipendiat/in
  • Studentische Hilfskraft
  • Studierende/r
  • Wissenschaftler/in (UK)
  • Wissenschaftliche Hilfskraft

Nutzertypen, die nicht in dieser Liste auftauchen können keine Zoom-Lizenzen der FAU nutzen.

Für die Teilnahme an Meetings ist keine separate Lizenz notwendig.

Nur für die Veranstaltung von Webinaren und Live-Vorlesungen sind entsprechende Lizenzen notwendig. Die FAU hat davon eine begrenzte Anzahl beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu.

Webinare mit bis zu 300 Teilnehmern können in der Regel mit der Standard-Zoom-Lizenz „Meeting“ durchgeführt werden, die für alle Beschäftigte der FAU zur Verfügung steht. Informationen zu den entsprechenden Einstellungen finden Sie hier bei den Anleitungen zu Zoom.

Wenn mehr als 300 Teilnehmer zu erwarten sind, oder spezielle Anforderungen an die Veranstaltungen vorliegen (z.B. Live-Streaming, u.a.) dann wird die Zoom-Lizenz „Webinar“ benötigt, die Ihnen auf Anfrage zugewiesen wird. Rufen Sie dazu bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“.

Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (engl. End-to-End-Encryption, E2EE) bedeutet, dass die Inhalte (Töne, Bildschirminhalte, Video) des Zoom-Meetings nur von den Teilnehmern des Meetings gesehen und gehört werden können. Die Zoom-Server können diese Datenströme dagegen nicht entschlüsseln. Bitte beachten Sie: Auch bei einem E2EE-Meeting fallen sog. „Metadaten“ (Zeitpunkt, Teilnehmer, Dauer, Name des Meetings etc.) an, die in der Zoom-Cloud bekannt sind.

Um E2EE für ein geplantes Meeting zu aktivieren, legen Sie wie gewohnt unter „Meeting planen“ ein Meeting an und aktivieren Sie „Durchgehende Verschlüsselung“:

Hier wird gezeigt, dass unter "Meetings" und beim Punkt "Verschlüsselung" einerseits das Wort "Erweiterte Verschlüsselung" und andererseits das Wort "Durchgehende Verschlüsselung" steht. "Durchgehende Verschlüsselung" hat der Autor rot umkreist.

Um E2EE für von Ihnen gehostete Meetings zum Standard zu machen, legen Sie in Ihren Profileinstellungen unter „Sicherheit“ die Option „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ fest:

Hier wird gezeigt, dass unter der Kategorie "Sicherheit" einerseits "Erweiterte Verschlüsselung", andererseits "End-to-End-Verschlüsselung" steht. Der Autor hat "End-to-End-Verschlüsselung" rot umkreist.

Einige Features von Zoom Meetings sind nach aktuellem Stand nicht nutzbar, wenn E2EE aktiviert ist. Dazu zählen aktuell z. B. Beitritt vor Host, Streaming, Live-Transkription, Breakout-Räume, Umfragen, private Einzelchats, Telefon/SIP/H.323-Einwahl und Meeting-Reaktionen.

Weitere Details dazu hat Zoom unter dem folgenden Link bereitgestellt:

https://support.zoom.us/hc/de/articles/360048660871-End-to-End-Verschl%C3%BCsselung-E2E-f%C3%BCr-Meetings

Für eine pseudonymisierte Nutzung kann über das IdM-Portal der FAU eine Anmeldung ohne Übermittlung von Name und E-Mail-Adresse an Zoom festgelegt werden.

Loggen Sie sich dazu bitte unter https://www.idm.fau.de/ mit Ihrer IdM-Kennung ein und wählen Sie unter „Self-Service“ den Menüpunkt „Einstellungen und Anträge“ und dort den Punkt „Allgemeine Einstellungen“ aus. Dort können Sie die Pseudonymisierung aktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Umstellung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und bei der Aktivierung der Pseudonymisierung alle ggf. bei Zoom gespeicherten Benutzerdaten unwiderruflich gelöscht werden.

Falls Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, die Pseudonymisierung wieder rückgängig zu machen, können Sie das an gleicher Stelle (s. o.) tun.

Bitte beachten Sie, dass manche Funktionen von Zoom mit einer pseudonymisierten Kennung nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Dazu zählt u. a.:

    • Pseudonymisierte Nutzer können nicht als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden.
    • Pseudonymisierte Nutzer können nicht vorab als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Sie können nur innerhalb eines Meetings manuell zum Co-Host gemacht werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden.
    • Wenn ein Zoom-Meeting oder Webinar vom Host mit den Optionen „Registrierung erforderlich“ und „Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen“ gesetzt sind, müssen die Hosts den pseudonymisierten Nutzern die Links zur Veranstaltung auf einem anderen Weg zukommen lassen.
    • Pseudonymisierte Nutzer können keine E-Mails von Zoom empfangen, da ihre pseudonymisierte E-Mail-Adresse nicht zustellbar ist.

Um sich am Zoom Client anzumelden, lesen Sie bitte folgende Anleitung.

Was kann ich tun, wenn Zoom die Verbindung zu einem Meeting nicht aufbaut?
Wenn Probleme bei der Verwendung des Zoom-Clients auftreten, dann können Sie übergangsweise auf die Browser-Version von Zoom ausweichen. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten: Möglichkeit Klicken Sie den Link aus der Mail/dem Termin an und klicken Sie dann auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“. Möglichkeit – Rufen Sie in einem Browser (z. B. Firefox) die Adresse https://fau.zoom.us/join auf. – Geben Sie Ihre Meeting ID ein – Klicken Sie auf „Beitreten“ – Ignorieren Sie den Start des „Zoom Meeting“-Clients und klicken Sie stattdessen auf „Haben Sie Probleme mit Zoom Client? Mit Ihrem Browser anmelden“.
Was muss ich installieren, um Zoom nutzen zu können und wer installiert das für mich?
Sie können Zoom grundsätzlich in eingeschränktem Umfang mit einem aktuellen Browser durch Aufruf der Seite https://fau.zoom.us/ nutzen. Zoom-Clients sind verfügbar für Mac, Windows oder Linux sowie iOS und Android. Die jeweils aktuelle Software für Ihr Betriebssystem finden Sie unter: https://fau.zoom.us/download Als Mitarbeiter der FAU mit einem vom RRZE betreuten Gerät: Sie können sich den Zoom-Client direkt über das Softwarecenter ohne Administrator-Rechte installieren. Bei einem Windows-Rechner: Installieren Sie sich „Zoom“ über den Warenkorb. Eine Anleitung zum Warenkorb finden Sie unter https://www.anleitungen.rrze.fau.de/software/warenkorb/ Bei einem Mac: Wählen Sie über den FAUmac Self Service „Zoom“ aus und klicken Sie auf „Installieren“. Als Mitarbeiter der FAU mit einem nicht vom RRZE betreuten Gerät: Wenden Sie sich bitte für die Installation der Software an Ihren lokalen IT-Administrator. Als Beschäftigter der FAU mit ihrem privaten Endgerät oder als Studierender der FAU: Bitte installieren Sie sich die Software für Ihr Gerät nach folgender Anleitung Installation des Zoom-Client oder nutzen Sie Zoom über die Adresse https://fau.zoom.us/. Informationen zur Unterstützung von Betriebssystemen und Browsern erhalten Sie auf der Supportseite von Zoom.
Welche E-Mail-Adresse haben pseudonymisierte Nutzer in Zoom?
Das Ziel einer Pseudonymisierung ist ja das Verschleiern von Nutzerdaten gegenüber Zoom. Daher wird bei einem pseudonymisierten Nutzer nicht der richtige Name angezeigt, sondern ein zufällig generierter Name. Seit Februar 2021 wird zusätzlich auch noch eine pseudonymisierte E-Mail-Adresse erzeugt. Sie hat ungefähr folgendes Format: pseudonym-ccaf46d36543b79558530000003c59dd00000@fau.de Um als pseudonymisierter Nutzer herauszufinden, welche E-Mail-Adresse Sie in Zoom haben, loggen Sie sich über SSO unter fau.zoom.us ein und klicken Sie auf „Profil“. Dort wird Ihnen Ihre E-Mail-Adresse angezeigt: Wichtig: Diese E-Mail-Adresse ist nicht zustellbar. Sie können weder unter dieser Adresse E-Mails versenden, noch E-Mails empfangen. Sie dient einzig und allein für die Funktionen in Zoom, die eine E-Mail-Adresse voraussetzen (z. B. Eintragen als Alternativer Moderator).
Welche IdM-Nutzertypen können die Zoom-Lizenzen der FAU nutzen?
Die folgenden Nutzterypen im Identity-Management-System der FAU können die Zoom-Lizenzen der FAU nutzen: Abgeordnete/r Lehrer/in Beauftragte Personen Beschäftigte/r Beschäftigte/r (vorab) Ehrenamtlich Tätige/r Entsandte Personen Frühstudierende/r Gastdozent/in Gaststudierende/r Gastwissenschaftler/in Habilitand/in Honorarprofessor/in Kooperationsstudierende(r) Lehrbeauftragte/r Praktikant/in Privatdozent/in Promovierende/r Stipendiat/in Studentische Hilfskraft Studierende/r Wissenschaftler/in (UK) Wissenschaftliche Hilfskraft Nutzertypen, die nicht in dieser Liste auftauchen können keine Zoom-Lizenzen der FAU nutzen.
Wie erhalte ich eine Zoom-Lizenz mit der ich ein Webinar veranstalten kann?
Für die Teilnahme an Meetings ist keine separate Lizenz notwendig. Nur für die Veranstaltung von Webinaren und Live-Vorlesungen sind entsprechende Lizenzen notwendig. Die FAU hat davon eine begrenzte Anzahl beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu. Webinare mit bis zu 300 Teilnehmern können in der Regel mit der Standard-Zoom-Lizenz „Meeting“ durchgeführt werden, die für alle Beschäftigte der FAU zur Verfügung steht. Informationen zu den entsprechenden Einstellungen finden Sie hier bei den Anleitungen zu Zoom. Wenn mehr als 300 Teilnehmer zu erwarten sind, oder spezielle Anforderungen an die Veranstaltungen vorliegen (z.B. Live-Streaming, u.a.) dann wird die Zoom-Lizenz „Webinar“ benötigt, die Ihnen auf Anfrage zugewiesen wird. Rufen Sie dazu bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“.
Wie kann ich ein Zoom Meeting Ende-zu-Ende (E2EE) verschlüsseln und welche Einschränkungen bedeutet das?
Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (engl. End-to-End-Encryption, E2EE) bedeutet, dass die Inhalte (Töne, Bildschirminhalte, Video) des Zoom-Meetings nur von den Teilnehmern des Meetings gesehen und gehört werden können. Die Zoom-Server können diese Datenströme dagegen nicht entschlüsseln. Bitte beachten Sie: Auch bei einem E2EE-Meeting fallen sog. „Metadaten“ (Zeitpunkt, Teilnehmer, Dauer, Name des Meetings etc.) an, die in der Zoom-Cloud bekannt sind. Um E2EE für ein geplantes Meeting zu aktivieren, legen Sie wie gewohnt unter „Meeting planen“ ein Meeting an und aktivieren Sie „Durchgehende Verschlüsselung“: Um E2EE für von Ihnen gehostete Meetings zum Standard zu machen, legen Sie in Ihren Profileinstellungen unter „Sicherheit“ die Option „Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“ fest: Einige Features von Zoom Meetings sind nach aktuellem Stand nicht nutzbar, wenn E2EE aktiviert ist. Dazu zählen aktuell z. B. Beitritt vor Host, Streaming, Live-Transkription, Breakout-Räume, Umfragen, private Einzelchats, Telefon/SIP/H.323-Einwahl und Meeting-Reaktionen. Weitere Details dazu hat Zoom unter dem folgenden Link bereitgestellt: https://support.zoom.us/hc/de/articles/360048660871-End-to-End-Verschl%C3%BCsselung-E2E-f%C3%BCr-Meetings
Wie kann ich Zoom ohne meinen Klarnamen nutzen (Möglichkeit zur pseudonymisierten Nutzung)
Für eine pseudonymisierte Nutzung kann über das IdM-Portal der FAU eine Anmeldung ohne Übermittlung von Name und E-Mail-Adresse an Zoom festgelegt werden. Loggen Sie sich dazu bitte unter https://www.idm.fau.de/ mit Ihrer IdM-Kennung ein und wählen Sie unter „Self-Service“ den Menüpunkt „Einstellungen und Anträge“ und dort den Punkt „Allgemeine Einstellungen“ aus. Dort können Sie die Pseudonymisierung aktivieren. Bitte beachten Sie, dass die Umstellung eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und bei der Aktivierung der Pseudonymisierung alle ggf. bei Zoom gespeicherten Benutzerdaten unwiderruflich gelöscht werden. Falls Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheiden, die Pseudonymisierung wieder rückgängig zu machen, können Sie das an gleicher Stelle (s. o.) tun. Bitte beachten Sie, dass manche Funktionen von Zoom mit einer pseudonymisierten Kennung nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Dazu zählt u. a.: Pseudonymisierte Nutzer können nicht als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Alternative Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Pseudonymisierte Nutzer können nicht vorab als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Sie können nur innerhalb eines Meetings manuell zum Co-Host gemacht werden. Seit Februar 2021 haben auch pseudonymisierte Nutzer eine (nicht zustellbare) E-Mail-Adresse in Zoom und können somit als Co-Hosts zu einer Veranstaltung eingetragen werden. Wenn ein Zoom-Meeting oder Webinar vom Host mit den Optionen „Registrierung erforderlich“ und „Nur berechtigte Benutzer können teilnehmen“ gesetzt sind, müssen die Hosts den pseudonymisierten Nutzern die Links zur Veranstaltung auf einem anderen Weg zukommen lassen. Pseudonymisierte Nutzer können keine E-Mails von Zoom empfangen, da ihre pseudonymisierte E-Mail-Adresse nicht zustellbar ist.
Wie melde ich mich am Zoom Client an?
Um sich am Zoom Client anzumelden, lesen Sie bitte folgende Anleitung. SSO-Anmeldung_Zoom_Client

Bitte beachten Sie auch unsere FAQ-Webseite mit weiteren häufigen Fragen und Antworten zur Videokonferenzsoftware Zoom.

Weitere Informationen zu Zoom finden Sie auf der RRZE-Webseite zur Videokonferenzsoftware Zoom. Wenn Sie außerdem Unterstützung bei der didaktischen Aufbereitung Ihres Lehrmaterials benötigen oder sich für eines der Zoom-Coachings interessieren, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf die Seite Schnell digital des Instituts für Lern-Innovation (ILI).

Zoom-Einstellungen

Rufen Sie über einen Webbrowser die Seite https://fau.zoom.us/ auf und wählen Sie den Button Login. Melden Sie sich mit Ihrer IdM-Kennung an und Sie befinden sich in den Einstellungen Ihres Zoom-Accounts.

Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, folgende Einstellungen vorzunehmen:

Verwenden Sie für all Ihre Meetings Warteräume.

Einstellungen → In Meeting (Erweitert) → Warteraum aktivieren – alle Teilnehmer

Verwenden Sie Kennwörter.

Einstellungen → Besprechung planen → Beim Anberaumen neuer Meetings: Kennwort verlangen aktivieren
Einstellungen → Besprechung planen → Kennwort für Sofort-Meetings verlangen aktivieren
Einstellungen → Besprechung planen → Kennwort für Telefonteilnehmer anfordern aktivieren

Verwenden Sie Stummschaltungskontrollen.

Einstellungen → Besprechung planen → Moderatorenvideo deaktivieren
Einstellungen → Besprechung planen → Teilnehmervideo deaktivieren
Einstellungen → Besprechung planen → Teilnehmer beim Beitritt stumm schalten aktivieren

Verwenden Sie Einschränkungen für Bildschirmfreigaben.

Einstellungen → In Meeting (Grundlagen) → Bildschirmübertragung aktivierennur Host

Verwenden Sie nur Standard-E-Mail anzeigen.

Einstellungen → In Meeting (Erweitert) → Nur Standard-E-Mail anzeigen, wenn E-Mail-Einladungen gesendet werden aktivieren

Teilnehmen an einem Zoom-Meeting

Um an einem Zoom-Meeting teilzunehmen, ist keine Nutzer-Registrierung erforderlich. Es reicht zur Teilnahme eine Einladung des Veranstalters per E-Mail mit der Meeting-URL aus.

  1. Öffnen Sie die Meeting-URL, die Sie vom Veranstalter erhalten haben in einem aktuellen Webbrowser.
  2. Bei der Erstnutzung von Zoom auf Ihrem Endgerät werden Sie aufgefordert, die Zoom-Software zu installieren.
    1. Falls Sie die Software nicht installieren oder ausführen können, haben Sie die Möglichkeit, Zoom in Ihrem Browser auszuführen. Weitere Information erhalten Sie hier.
    2. Ist die Zoom-Software bereits installiert, wird der Zoom-Client geöffnet.
  3. Je nach Einstellung werden Sie aufgefordert, eine Audio-Option auszuwählen. Wählen Sie „Computer Audio“.
  4. Sie befinden sich anschließend in Ihrem Meeting. Sie können jetzt Kamera und Mikrofon freigeben.
  5. Während der Konferenz können Sie die wesentlichen Funktionen über die untere Bedienleiste steuern. Diese wird dann angezeigt, wenn sich die Maus innerhalb des Fensters befindet oder Sie das Fenster antippen.

Veranstalten eines Zoom-Meetings

Zum Erstellen eines Zoom-Meetings wird ein Moderator mit einem Zoom-Account benötigt. Der Moderator lädt Teilnehmer zu einer Sitzung ein, die Teilnehmer selbst benötigen keinen Zoom-Account.

Veranstalten Sie regelmäßig ein Meeting, richten Sie sich einmalig einen Meetingraum ein und verwenden Sie diesen Raum so oft Sie möchten:

  1. Legen Sie einen Meeting-Namen fest. Optional können Sie auch eine Beschreibung hinzufügen.
  2. Wählen Sie „Wiederkehrendes Meeting“ aus und bei Wiederkehr „keine bestimmte Zeit“. So können Sie den später erstellten Link immer wieder benutzen.
  3. Video: Setzen Sie Moderator und Teilnehmer auf „Aus“.  Im Meeting können Sie das Video jederzeit freigeben.
  4. „Teilnehmer beim Beitritt stumm schalten“ auswählen.
  5. Sie können optional auch einstellen, ob Sie das Meeting aufzeichnen möchten. Aus Datenschutzgründen wird empfohlen, nur lokal aufzuzeichnen.
  6. Speichern Sie Ihre Einstellungen. Anschließend erhalten Sie Ihre Meeting-URL.
  7. Über „Die Einladung kopieren“ können Sie alle Einladungsdetails kopieren und sie dann Ihren Teilnehmern zur Verfügung stellen. Es ist auch möglich, das Meeting Ihrem Kalender hinzuzufügen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Zoom-Meeting zu starten:

  • Starten Sie ein Sofort-Meeting über den Browser und rufen Sie die Seite https://fau.zoom.us/ auf. Wählen Sie Host: Start a meeting. Sie befinden sich nun in einem Meeting mit zufällig generierter ID. Laden Sie aus dem Meeting heraus Teilnehmer ein.
  • Starten Sie ein Sofort-Meeting über den Zoom-Client. Sie haben dabei auch die Möglichkeit, ein Meeting mit Ihrer persönlichen Meeting-ID (PMI) durchzuführen. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben dem Icon Neues Meeting.
    Die PMI ist ihr persönlicher Meeting-Raum. Jeder, der Ihre PMI kennt, hat Zugang zu Ihrem Meeting-Raum. Weitere Informationen zur Verwendung der PMI erhalten Sie hier.
  • Starten Sie ein geplantes Meeting von Ihrem Zoom-Account aus. Wählen Sie Meetings, erstellen Sie ein geplantes Meeting oder wählen Sie ein bereits erstelltes Meeting und wählen Sie „Starten“.
  • Starten Sie ein geplantes Meeting über den Zoom-Client. Wählen Sie in der Fußleiste Meetings und dort ein bereits vorhandenes Meeting aus oder erstellen Sie durch Drücken des Plus-Icons oben rechts ein neues Meeting.

Weitere Startmöglichkeiten eines Meetings sind möglich, zum Beispiel aus Ihrem Kalender. Informationen dazu erhalten Sie hier.

  1. Wählen Sie hier den folgenden gewünschten Hintergrund und speichern Sie die Bilddatei lokal → Rechtsklick → Bild speichern unter.
  2. Starten Sie Zoom und klicken Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol oben rechts.
  3. Gehen Sie auf der linken Seite auf „Virtueller Hintergrund“ und „Wählen Sie einen virtuellen Hintergrund“ aus. Sollten Sie keinen Hintergrund zur Auswahl haben, zeigen wir im nächsten Schritt, wie Sie einen hinzufügen können.
  4. Klicken Sie auf das Plus-Symbol und dann auf „Bild hinzufügen„.
  5. Suchen Sie die gespeicherte Bilddatei heraus, die Sie als Hintergrund einfügen möchten und klicken Sie abschließend auf „Öffnen„.
  6. Um den Hintergrund während eines Meetings zu ändern, gehen Sie auf den kleinen Pfeil neben „Video beenden“ und dann auf „Wählen Sie einen virtuellen Hintergrund„.
Das Bild zeigt einen dunkelblauen Hintergrund mit einem Farbverlauf, welcher im unteren Drittel des Bildes zu Himmelblau und im unteren Viertel des Bildes wieder zu Dunkelblau wechselt. In der rechten oberen Ecke ist das FAU-Logo zu sehen. Dieser Hintergrund kann als virtueller Hintergrund für Zoom genutzt werden.
Zoom Virtueller Hintergrund Nr.1
Das Bild zeigt einen dunkelblauen Hintergrund, welcher im Zentrum heller ist - vergleichbar mit einem Lichtkegel oder Spotlight auf das Zentrum gerichtet. In der rechten oberen Ecke ist das FAU-Logo zu sehen. Dieser Hintergrund kann als virtueller Hintergrund für Zoom genutzt werden.
Zoom Virtueller Hintergrund Nr.2
Das Bild zeigt einen dunkelblauen Hintergrund in der vorderen Ebene. In der hinteren Eben ist das Schloss mit der Universitätsverwaltung der FAU am Marktplatz zu sehen. In der rechten oberen Ecke ist das FAU-Logo zu sehen. Dieser Hintergrund kann als virtueller Hintergrund für Zoom genutzt werden.
Zoom Virtueller Hintergrund Nr.3

Haben Sie Probleme mit der Freigabe Ihres Mikrofons oder Ihrer Kamera? Dann prüfen Sie bitte Ihre Einstellungen unter:

  • Windows 10: Einstellungen → Datenschutz → Kamera/Mikrofon → Allgemeiner Zugriff AN Zoom AN
  • MAC OS: Systemeinstellungen → Sicherheit → Datenschutz → Kamera/Mikrofon → Zoom Häkchen setzen

Bei der Verwendung von Zoom mittels Browser kann es zusätzlich nötig sein, eine Freigabe des Mikrofons und/oder der Kamera zu erlauben.

Veranstalten eines Zoom-Webinars

Zum Erstellen eines Zoom-Webinars wird ein Moderator mit einem Zoom-Account mit Webinar-Lizenz benötigt. Der Moderator lädt Teilnehmer und Besucher zu einem Webinar ein. Die Teilnehmer können mit Video und Audio an einem Webinar teilnehmen und benötigen keinen Zoom-Account. Zusätzlich können Besucher entweder mit oder ohne Registrierung bei einem Webinar zusehen. Sie haben die Möglichkeit, sich per Chat am Webinar zu beteiligen.

Die FAU hat eine begrenzte Anzahl an Webinar-Lizenzen beschafft und teilt Lizenzen nach Bedarf zu. Die Zuweisung von Lizenzen für Webinare erfolgt durch das Institut für Lern-Innovation (ILI). Wenn mehr als 300 Teilnehmer zu erwarten sind, dann wird die Zoom-Lizenz „Webinar“ benötigt, die Ihnen auf Anfrage zugewiesen wird. Rufen Sie dazu bitte das IdM-Portal auf und wählen Sie unter „Anfragen/Aufgaben“ in der Sektion „Dienstleistungen“ den Punkt „Beantragung von FAU Zoom-Optionen“

Informationen zu Webinaren finden Sie vorerst hier.

Erstellen Sie Ihr Webinar mit oder ohne Registrierung für Teilnehmer und Besucher. Informationen finden Sie vorerst hier:

https://support.zoom.us/hc/de/articles/204619915-Ein-Webinar-mit-Registrierung-planen 

https://support.zoom.us/hc/de/articles/204619235-Webinar-ohne-Registrierung-planen

Wenn Sie konkrete Hilfestellung bei der Einrichtung Ihres Webinars benötigen oder Detailfragen dazu haben, wenden Sie sich bitte unter schnell-digital@ili.fau.de an die Mitarbeiter des ILI.

Hinweise zur Nutzung von Meetings und Webinaren

Um Störgeräusche für alle Teilnehmer während des Meetings gering zu halten, empfiehlt es sich, das Mikrofon stumm zu schalten, wenn nicht gesprochen wird.
Eingebaute Laptop-Mikrofone sind nur bedingt geeignet für die Nutzung. Sie übertragen den Raum und Kontaktschall von Tastaturen, was zu einer schlechten Sprachverständlichkeit und unangenehmen Störgeräuschen führen kann. Bei vielfachem Veranstalten von Meetings und vor allem Webinaren empfiehlt sich die Verwendung eines externen USB-Mikrofons.
Die Nutzung von Lautsprechern sollte vermieden werden. Sie kann zu Rückkopplungen führen. Benutzen Sie aus diesem Grund ein Headset oder mindestens einen Kopfhörer; idealerweise eine Hör-Sprech-Kombination wie sie jedem handelsüblichen Smartphone beiliegt.
Verwenden sie keinen VPN-Zugang.

Anleitung für temporäre Heimarbeit der ZUV während Corona-Maßnahmen

Die folgende Anleitung betrifft ausschließlich Mitarbeiter der Zentralen Universitätsverwaltung, die vom IZH betreut werden:

Mit der folgenden Anleitung können Sie temporär während der Corona-Maßnahmen übliche Verwaltungsaufgaben in Telearbeit durchführen:

Anleitung temporäre Telearbeit ZUV während Corona-Maßnahmen

Ob Sie temporär in Telearbeit arbeiten dürfen, klären Sie bitte vorab über Ihren Dienstvorgesetzten.

 

 

 

 

LDAP-Gruppen

Das RRZE stellt LDAP-Server zur Authentifizierung von Linux-Systemen, die von IT-Betreuern in Eigenverantwortung genutzt werden können (siehe auch Installation des rrzelinux CLI Tools). Um ebenfalls eine sinnvolle Autorisierung basierend auf Gruppenmitgliedschaften nutzen zu können, bietet das RRZE die Möglichkeit Gruppen nach Ihren Vorgaben einzurichten und zu befüllen (automatisch oder manuell).

Weitere Informationen zu diesem Thema enthält auch der passende BI-Artikel unter
https://www.rrze.fau.de/2020/01/rechteverwaltung-im-idm-grueppchenbildung-leicht-gemacht/.

Beantragung

Neue Gruppen oder Änderungen bestehender Gruppen können von einem IT-Betreuer (siehe https://www.rrze.fau.de/infocenter/rahmenbedingungen/it-beauftragte/) per E-Mail an rrze-linux@fau.de beantragt werden.

Bitte senden Sie zur Beantragung einer neuen Gruppe immer die folgenden Angaben mit:

  1. Gruppenname nach Namensschema
  2. Regelwerk zur Befüllung der Gruppe
  3. Zu aktivierende Zielsysteme — Windows (FAUAD) und/oder Linux (linuxldap)

Wir werden Ihre Anfrage dann schnellstmöglich bearbeiten.
Genauere Erläuterungen zu den einzelnen Punkten finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Um die Übersicht für IT-Betreuer an dieser Stelle zu verbessern, ist bereits eine Weboberfläche in Entwicklung, um die bestehenden Gruppen samt Regelwerken sichtbar zu machen.
Es ist ebenfalls geplant, die Möglichkeit für IT-Betreuer zu schaffen, einfache Änderungen selbst durchzuführen.

Beispiele/Vorlagen

Hier werden kurz einige E-Mail-Beispiele aufgeführt, die Sie gerne als Vorlage verwenden können, um eine neue Gruppe oder Änderungen an einer bestehenden Gruppe an uns zu übermitteln.

Gruppe für alle Beschäftigten an Einrichtung/Präfix XYZ (Windows+Linux)

Gruppenname: xyz_employee
Regel zu Befüllung: 
    - Nutzergruppe: "Beschäftigte"
    - OrgEinheit: 1011120000 RRZE und darunter
Zielsysteme: Windows, Linux

Gruppe für alle Hilfskräfte an Einrichtung/Präfix XYZ (nur Windows)

Gruppenname: xyz_assistant
Regel zu Befüllung: 
    - Nutzertypen: 
        - "Studentische Hilfskräfte" 
        - "Wissenschaftliche Hilfskräfte"
    - OrgEinheit: 1011120000 RRZE und darunter
Zielsysteme: Windows

Gruppe für Whitelist zusammen mit OrgEinheit (nur Linux)

Gruppenname: xyz_project_x
Regel zu Befüllung: 
    - Whitelist: abcdefg, hijklmn, opqrst, uvwxyz
    - OrgEinheit: 1011120000 RRZE und darunter
Zielsysteme: Linux

1.Name

Alle Gruppennamen müssen der Bildungsregel [PRÄFIX]_[GRUPPENNAME] folgen.

Präfixe

Es handelt sich dabei um dieselben Präfixe, die auch zur Bildung von E-Mail-Adressen und im Active Directory der FAU (FAUAD) zum Einsatz kommen.
Weitere Informationen zum Einsatz und zur Beantragung von Präfixen finden Sie unter https://www.rrze.fau.de/internet-e-mail/e-mail/funktionsadressen/nicht-personenbezogene-e-mail-adressen/.
Nur in dieser Form beim RRZE beantragte und genehmigte Präfixe sind zur Anlage von Gruppen verwendbar.

Sollten Sie noch kein Präfix besitzen, das zur Verwaltung Ihrer Gruppen verwendet werden kann, muss dieses noch beantragt werden.

Gruppenname

Der Namensteil kann grundsätzlich frei gewählt werden, unterliegt aber folgenden Einschränkungen

  • Die Gesamtlänge (Präfix + ‚_‘ + Gruppenname) darf 80 Zeichen nicht überschreiten
  • Es dürfen keine Leer- oder Sonderzeichen verwendet werden
    Sonderzeichen sind: * \ $ ! \* ' " & ( ) \[ ] { } / # + = : ; | < > ? , ä ö ü (Umlaute), ß (scharfes s)

Gruppennamen sind jederzeit änderbar.
Die Attribute gidNumber und Windows SID werden sich bei einer Umbenennung nicht ändern.

3.Regelwerk

Das Regelwerk bestimmt, welche Kennungen der Gruppe hinzugefügt werden sollen.
Die Auswertung der hinterlegten Regeln wird durch unser IdM-System im Hintergrund erledigt und Ihre Gruppenmitgliedschaften somit automatisch aktuell gehalten.
Grundsätzlich können auch komplexe Regelwerke hinterlegt werden, in der Praxis lassen sich die meisten Anforderungen aber mit wenigen Bausteinen abdecken.
Im Folgenden werden einige der am häufigsten verwendeten Bausteine kurz vorgestellt.
Sollten Sie komplexere Anforderungen haben, besprechen Sie diese gerne mit uns persönlich oder stellen Sie Ihre Frage per E-Mail an rrze-linux@fau.de.

Organisationseinheiten

Ein grundlegender Baustein betrifft die Einschränkung auf Personen mit einer Zugehörigkeit zu Ihrer Organisationseinheit.
Gemeint ist hier letztendlich die FAU.org Nummer Ihrer Organisationseinheit (siehe auch https://www.rrze.fau.de/medien-entwicklung/daten-systemintegration/fau-org/). Manchmal wird als Synonym auch „Kostenstelle“ verwendet (obwohl das nicht ganz dasselbe ist).
Am besten ist es uns direkt Ihre FAU.org Nummer zu nennen, falls Sie diese kennen.
Normalerweise können wir auch über den Namen Ihrer Einrichtung an der FAU selbst herausfinden, wie die entsprechende FAU.org Nummer lautet.
Falls Sie sicher gehen möchten nennen Sie uns am besten beides:
  • Einrichtungsname und
  • FAU.org Nummer (falls bekannt)

Da die Organisationsstruktur an der FAU hierarchisch organisiert ist, ist es zudem wichtig anzugeben, ob jeweils die exakte Organisationseinheit oder auch alle darunter gemeint sind.

Nutzergruppen/-typen

Nach Festlegung der Organisationseinheit ist eigentlich immer eine zusätzliche Einschränkung auf einen bestimmten Personenkreis gewünscht, um beispielsweise Gruppen mit allen Mitarbeitern oder den Hilfskräften zu erstellen.
Bitte beachten Sie dazu die Übersicht der verfügbaren Nutzergruppen/Nutzertypen unter
https://www.idm.fau.de/dsms/docs/affiliations

Beachten Sie bitte die Unterscheidung zwischen Nutzergruppe (grob) und Nutzertyp (fein).

Spezialfall: Studierende

Mitglieder der Nutzergruppe „Studierende“ sind im FAU.org-Baum der Einheit „(90 00 00 00 00) Studierende“ zugeordnet.
Falls Sie eine Gruppe mit Studierenden erstellen möchten, ist eine Filterung derzeit meist nur auf Studiengänge möglich.

Kontaktieren Sie uns in jedem Fall gerne mit Ihrem Anliegen (rrze-linux@fau.de), damit wir Sie entsprechend beraten können und eine Lösung finden.

Whitelists

Hier können Sie uns eine Liste von Kennungen geben, die wir einfach als Mitglieder der Gruppe eintragen.
Das ist die unschönste Variante, da hier ständige manuelle Pflege erforderlich ist, aber manchmal lässt sich wohl nicht vermeiden.

Verknüpfen Sie die Whitelist mit zusätzlichen Kriterien, wie der Organisationseinheit und/oder den Nutzergruppen/-typen, so werden Kennungen wenigstens trotzdem automatisch aus der Gruppe entfernt, sobald beispielsweise ein Mitarbeiter Ihre Einrichtung verlässt.

Da es leider noch keine Möglichkeit gibt, als „IT-Betreuer“ die Whitelist selbst pflegen zu können, müssen Sie uns Änderungen per E-Mail an rrze-linux@fau.de mitteilen. Alle Änderungen werden dann gewöhnlich binnen einer Stunde von uns eingepflegt.

3.Zielsysteme

Alle Gruppen werden zentral in unserem IdM-System verwaltet und nach den jeweilig verknüpften Regelwerken befüllt. Das Ergebnis dieser Berechnung wird dann in den ausgewählten Zielsystemen aktualisiert.

Als Zielsysteme stehen Ihnen aktuell

  • die FAUAD für Windows-Systeme (ActiveDirectory) und
  • der LINUXLDAP für Linux-Systeme (OpenLDAP)

zur Auswahl.

Die Provisionierung der Gruppen kann nach Ihren Vorgaben in beide Zielsystem oder auch nur in ein Zielsystem erfolgen.
Diese Einstellung kann jederzeit angepasst werden.

Bitte beachten Sie, dass ein Deaktivieren und späteres Reaktivieren des Zielsystems FAUAD zur Neuanlage der Gruppe führt, wobei sich die Windows SID ändert.

Kalender eines anderen Postfachs öffnen

Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie einen Kalender eines bestimmten Postfachs in der Outlook Web App (OWA) und in Microsoft Outlook öffnen können.

Im unserem Beispiel öffnen wir den RRZE Veranstaltungskalender.

Outlook Web App (OWA)

Nachdem Sie sich an Ihrem Exchange-Postfach über die Outlook Web App (OWA)  angemeldet haben, wechseln Sie in der OWA in die Kalenderansicht, indem Sie oben links die Kacheln und im Anschluss Kalender auswählen.

Das Bild zeigt, dass Sie über das Kachel-Symbol (links oben) auf "Kalender" zugreifen können.

Über Kalender hinzufügen können Sie Aus dem Verzeichnis wählen und dann nach dem entsprechenden Postfach suchen und den Kalender öffnen. Sollte das Postfach bei der Suche nicht zur Auswahl erscheinen, müssen Sie Verzeichnis durchsuchen auswählen.

Das Bild zeigt, dass man über "Kalender hinzufügen" das Feld "Aus dem Verzeichnis" wählen soll.                        Das Bild zeigt, dass Se den RRZE Veranstaltungskalender wählen sollen.

Microsoft Outlook

Im Outlook müssen Sie ebenfalls in die Kalenderansicht wechseln und im Reiter Start den Punkt Kalender öffnen wählen. Im Klappmenü können Sie dann Aus Adressbuch auswählen.

Über "Kalender öffnen" das Feld "Aus Adressbuch" wählen

Anschließend öffnet sich die Globale Adressliste. Wählen Sie hier den entsprechenden Kalender aus und bestätigen die Auswahl mit OK.

Aus Liste wählen und bestätigen

Daraufhin öffnet sich der Kalender und ist mit Ihrem Outlook-Konto verknüpft. Der Kalender kann ab sofort in der linken Spalte an- bzw. abgewählt werden.

Anderer Client

Sollten Sie einen anderen Client verwenden, müssen Sie den Kalender über einen ICS-Link einfügen. Den ICS-Link erhalten Sie vom Inhaber des Postfachs.

In diesem Beispiel fügen wir den ICS-Link im E-Mail-Client Mozilla Thunderbird ein.

Als Erstes müssen Sie bei Thunderbird in die Kalenderansicht wechseln. Mit Rechtsklick in der linken Spalte können Sie einen neuen Kalender erstellen.

"Neuer Kalender" wählen

Wählen Sie im nächsten Fenster Im Netzwerk aus.

"Im Netzwerk" auswählen und auf "Weiter"

Nun können Sie den ICS-Link einfach im Feld Adresse einfügen. Achten Sie bitte darauf, dass als Format iCalender (ICS) ausgewählt ist.

Fenster "Neuen Kalender erstellen"

Im letzten Schritt können Sie dem Kalender einen passenden Namen und eine Farbe vergeben. Dieser Schritt ist jedoch optional.

Im Fenster "Neuen Kalender erstellen" den RRZE Veranstaltungskalender wählen und bestätigen

Wenn Sie alles korrekt eingegeben haben, können Sie mit Weiter und anschließend Fertig stellen den Kalender einbinden.