Kategorie: E-Mail

Inhalte aus öffentlichen Ordnern in Shared Mailbox migrieren

Wie kann ich Inhalte aus öffentlichen Ordnern in Shared Mailbox migrieren?

Inhalte aus öffentlichen Ordnern (Public Folders) können einfach in Shared Mailboxen migriert werden, indem man Sie einfach per Drag and Drop verschiebt.

Wechseln Sie hierfür in Ihrem Outlook-Client zum Reiter Ordner.

Klappen Sie den Listeneintrag Öffentliche Ordner auf und navigieren zum jeweiligen Ordner. Außerdem müssen Sie auch die gewünschte Ziel-„SharedMailbox“ aufklappen.

Wählen Sie den zu migrierenden Ordner und halten Sie diesen gedrückt. Verschieben Sie den Ordner nun zum entsprechenden Zielort, z.B. zum Posteingang.

Sie können selbstverständlich auch einzelne E-Mails aus den öffentlichen Ordnern in eine Shared Mailbox verschieben.

Bestätigen Sie die Meldung, ob Sie den Ordner wirklich verschieben möchten, mit Ja.

Dasselbe können Sie auch mit Adressbüchern durchführen. Verschieben Sie Adressbücher bitte immer in den Ordner Kontakte.

Alle Personen, die für die SharedMailbox zugriffsberechtigt sind, können nun unter dem Reiter Kontakte alle Adressbucheinträge als Kontakt finden.

Header (Kopf) einer E-Mail anzeigen

Wie kann ich den Header (Kopf) einer E-Mail anzeigen lassen?

Microsoft Outlook

Öffnen Sie die Mail mit einem Doppelklick und gehen Sie anschließend wie in der Abbildung über den Reiter Nachricht auf Markierungen.

Dabei öffnet sich ein weiteres Fenster mit dem E-Mail-Header bei Internetkopfzeile. Diesen Teil können Sie markieren (Strg. + A), kopieren (Strg. + C) und in einem beliebigen Editor (Editor, Wordpad, Notepad++) einfügen (Strg. + V).

Internetkopfzeile einfügen

Mozilla Thunderbird

Wählen Sie die E-Mail aus und geben Strg. + U in der Tastatur ein. Dadurch wir der Quelltext der gesamten Mail geöffnet (u.a. des Headers). Diesen können Sie ebenfalls mit Strg. + A markieren, kopieren und anschließend in einem beliebigen Editor einfügen.

E-Mail-Adresse von Absender überprüfen

Wie kann ich die E-Mail-Adresse eines Absenders überprüfen?

In Outlook wird statt der E-Mail-Adresse des Absenders der Anzeigename angezeigt. Das ist dann der Fall, wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger im selben Exchange-System sind. Das Problem dabei ist, dass sich viele Spammer das zu ihrem Nutzen machen, indem sie personalisierten Spam verschicken. Meist scheinen diese E-Mails auf den ersten Blick von bekannten Kontakten wie z.B. Mitarbeitern der FAU zu stammen, indem die Namen solcher Kontakte als Anzeigename im Absender verwendet werden. Viele E-Mail-Programme zeigen dem Empfänger, zumindest in der Standardeinstellung, lediglich den Anzeigenamen an und verbergen die eigentliche Absenderadresse. Bei genauerem Hinsehen lässt sich jedoch erkennen, dass besagte Spam-Mails meist von externen, unbekannten Absendern stammen.

Um die E-Mail-Adresse vom Absender im Outlook-Client zu überprüfen müssen Sie in der E-Mail mit dem Mauszeiger über den Absender schweben und anschließend auf den kleinen Pfeil klicken um das Kontaktfeld zu öffnen.

Kontaktfeld öffnen

Hier wird die E-Mail-Adresse angezeigt, von wo die E-Mail tatsächlich kam. Sollte die E-Mail nicht vom erwarteten Absender stammen, handelt es sich um eine Scam-Mail.

Absender prüfen

In der Outlook Web App (OWA) genügt es auf den Absender zu klicken, um das Kontaktfeld zu öffnen.

Kontaktfeld öffnen

Das Feld <E-Mail-Adresse> alleine hinter dem Anzeigenamen ist kein zuverlässiges Mittel zum überprüfen des wahren Absenders. Bitte gehen Sie die obigen Schritte durch, um sicher zu gehen, dass Sie keine Scam-Mail erhalten haben.

Shared-Mailbox als zusätzliches Postfach in Outlook öffnen

Falls Berechtigungen auf eine Shared-Mailbox über eine Distribution List (DL) vergeben werden, dann tauchen die Shared-Mailboxen nicht automatisch im Outlook-Profil der Mitglieder dieser DL auf.

Daher muss folgende Konfiguration im Outlook-Profil getätigt werden, damit diese im Outlook zusammen mit dem persönlichen Postfach auftaucht:

Wechseln Sie im Outlook-Client zum Reiter Datei.

Reiter Datei

Öffnen Sie im Menü Informationen, die Kontoeinstellungen und anschließend erneut Kontoeinstellungen.

Kontoeinstellungen

Wählen Sie in den Kontoeinstellungen Ihre E-Mail-Adresse und anschließend Ändern aus.

E-Mail einrichten: Ändern auswählen

Danach wählen Sie Weitere Einstellungen aus.

Fenster "Konto ändern"

Wechseln Sie zum Reiter Erweitert und wählen Sie Hinzufügen.

Fenster "Microsoft Exchange"

Es öffnet sich ein kleines Fenster. Hier geben Sie bitte die E-Mail-Adresse der Shared-Mailbox ein bestätigen mit OK.

Fenster "Postfach hinzufügen"

Im folgenden Fenster wird nun die Shared-Mailbox gelistet. Sie müssen nur noch mit OK bestätigen. Schließen Sie danach die Masken wie im Folgenden gezeigt.

Fenster "Microsoft Exchange"

Servereinstellungen

Erfolgsmeldung Einstellungen abgeschlossen

Jetzt sollte in der Mailbox-Ansicht in der linken Leiste von Outlook zusätzlich die Shared-Mailbox anwählbar sein.

Gelöschte Elemente aus dem Dumpster wiederherstellen

Wie kann ich gelöschte Elemente aus dem Dumpster wiederherstellen?

Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie gelöschte Elemente eines bestimmten Postfachs in der Outlook Web App (OWA) und in Microsoft Outlook aus dem „Dumpster“ wiederherstellen können.

Elemente wie z.B. E-Mails, Aufgaben, Kontakte und Termine landen nach der Löschung zunächst für 14 Tage im sogenannten „Dumpster“. Erst nach Ablauf dieser Zeit werden diese Elemente endgültig von den Servern gelöscht. Sollten Sie innerhalb dieser Zeitspanne etwas versehentlich gelöscht haben und nicht mehr im Ordner „Gelöschte Elemente“ finden, so können Sie versuchen, diese Elemente im sogenannten „Dumpster“ zu finden und daraus wiederherzustellen.

Outlook

Zum „Dumpster“ gelangen Sie hierbei über die folgenden Schaltflächen:

Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen

 

Outlook Web App

In der Outlook Web App gelangen Sie über folgende Schaltflächen zum „Dumpster“:

Gelöschte Elemente wiederherstellen

Anschließend können Sie die Elemente wählen, welche Sie wiederherstellen möchten.

S/MIME-Zertifikat in Thunderbird einbinden

Wie kann ich ein S/MIME-Zertifikat in Thunderbird einbinden?

Für das Einbinden eines S/MIME-Nutzerzertifikats in Thunderbird benötigen Sie zunächst Ihr Zertifikat, welches Sie zuvor wie unter Nutzerzertifikate beschrieben beantragt haben.

Nachdem Sie Ihr Nutzerzertifikat erfolgreich beantragt und aus Ihrem Browser exportiert haben, befindet sich auf Ihrem Rechner das fertige Zertifikat als Datei.

Zuerst wählen Sie Ihre E-Mail-Adresse und anschließend die Einstellungen aus.

Einstellungen Mozilla Thunderbird

Über den Punkt S/MIME-Sicherheit können Sie in den Einstellungen Zertifikate verwalten auswählen.

S/MIME-Sicherheit und Zertifikate verwalten

Gehen Sie im Fenster Zertifikatsverwaltung auf Importieren.

Importieren

Geben Sie nun das Passwort ein, das zur Verschlüsselung dieses Zertifikatsbackups verwendet wurde und fahren Sie mit OK fort.

Passwort eingeben

Daraufhin wird Ihr Zertifikat in der Zertifikatsverwaltung angezeigt. Bestätigen Sie das Fenster mit OK.

Mit OK bestätigen

Gehen Sie als nächstes bei Digitale Unterschrift auf Auswählen.

Digitale Unterschrift über "Auswählen"

Wählen Sie Ihr Zertifikat aus und bestätigen Sie mit OK.

Mit OK bestätigen

Als nächstes werden Sie gefragt, ob Sie das gleiche Zertifikat auch für das Ver- und Entschlüsseln verwenden möchten. Wählen Sie hier Ja aus (Optional).

"Ja" auswählen

Ihr Zertifikat wird nun auch in den Konto-Einstellungen angezeigt. Setzen Sie den Punkt bei Nachrichten digital unterschreiben (als Standard) und bestätigen Sie den Vorgang mit OK.

Nachrichten digital unterschreiben (als Standard) wählen und OK klicken

Ihr Zertifikat ist somit in Ihrem Thunderbird eingebunden und Ihre Nachrichten werden signiert.

Aufbewahrungsrichtlinien für persönliche Ordner richtig einrichten

Wie kann ich Aufbewahrungsrichtlinien für persönliche Ordner richtig einrichten?

Aufbewahrungsrichtlinien (engl. „retention policies“) sind Exchange-Regelsets, welche in Outlook und in der Outlook Web App (OWA) auf persönliche Ordner angewandt werden können.

Damit können E-Mails automatisch nach einer vom Benutzer vorgegebenen Zeit gelöscht werden. Auch eine automatisierte Archivierung von E-Mails in das persönliche Online-Archiv kann nach einer festgelegten Zeitspanne erfolgen.

Um die Vergabe von Aufbewahrungsrichtlinien für persönliche Ordner für ein Postfach aktiv zu schalten, müssen Sie diese im IdM-Portal im Bereich „Meine E-Mail-Dienstleistungen“ aktivieren. Bei Beantragung eines Online-Archivs wird die Funktion „Aufbewahrungsrichtlinien“ automatisch für ihr Postfach aktiviert.

Bitte klicken Sie dazu auf folgende rot markierte Schaltfläche („Aufräumregeln“), um die Aufbewahrungsrichtlinien-Einstellungen anzuzeigen.

"Persönliches Exchange-Postfach"

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Aufbewahrungsrichtlinien für Ihr persönliches Exchange-Postfach aktivieren können. Dort können Sie auch die Regeln sehen, welche Sie gegebenenfalls bereits für Ihre Postfach- oder Archiv-Ordner angelegt haben.

Wichtig: Aufbewahrungsrichtlinien können nur in Microsoft Outlook oder in der Outlook Web App (OWA) auf Ordner vergeben werden. Die Ansicht im IdM-Portal dient nur Ihrer Übersicht:

"Aufräumregeln"

Bitte beachten Sie zudem folgende Sachverhalte:

  • Aufbewahrungsrichtlinien können nur auf persönliche Ordner (=selbst erstellte Ordner) angewandt werden.
  • Beim automatisierten Verschieben von E-Mails in das Online-Archiv wird durch Exchange im Online-Archiv die gleiche Ordnerstruktur wie im Postfach angelegt. Die für persönliche Ordner hinterlegten individuellen Regeln werden ebenfalls für die entsprechenden Archiv-Ordner hinterlegt. Dies bedeutet, dass eventuell vorhandene Löschregeln im Postfach auf persönliche Ordner auch im Archiv angewandt werden. Die vergebenen Regeln werden zudem täglich automatisch vom Postfach zum Online-Archiv synchronisiert.

 

Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Outlook einrichten:

Nach Einrichtung der Aufbewahrungsrichtlinien im IdM-Portal erscheint nach einem Neustart von Outlook ein neuer Reiter „Richtlinie“ bei den Eigenschaften persönlicher Ordner (Rechtsklick auf den Ordner):

Aufbewahrungsrichtlinien im Outlook
Aufbewahrungsrichtlinien im Outlook

Im Dropdown-Menü „Ordnerrichtlinie“ können Sie nun die gewünschte Verwahrdauer der E-Mails in diesem Ordner bis zur Löschung angeben. Besitzen Sie ein Onlinearchiv, so erscheint weiter unten beim Reiter „Richtlinie“ der Bereich „Onlinearchiv“. Hier können Sie die Verwahrdauer der E-Mails einstellen, also den Zeitraum, bis diese ins Onlinearchiv verschoben werden.

 

Aufbewahrungsrichtlinien in der Outlook Web App (OWA) einrichten:

Personen, die nicht mit dem „Microsoft Outlook“-Client arbeiten, können Regelsets auch über die Outlook Web App (OWA) verwalten.

Hier erfolgt die Zuweisung eines Regelsets für einen Ordner folgendermaßen: Bei Rechtsklick auf einen persönlichen Ordner erscheint die Auswahl „Richtlinie zuweisen“.

Wenn Sie auf diese Auswahl mit ihrer Maus fokussieren, erscheinen die Richtlinien, welche dem persönlichen Ordner zugewiesen werden können.

Aufbewahrungsrichtlinien im OWA
Aufbewahrungsrichtlinien im OWA

 

FAUMail-Postfach (Dovecot) in einem Microsoft Outlook Client einrichten

Wie kann ich ein FAUMail-Postfach (Dovecot) in einem Microsoft Outlook Client einrichten?

Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für ein FAUMail-Postfach (Dovecot) in Microsoft Outlook. Alternativ haben FAUMail-Benutzer auch die Möglichkeit, Ihre E-Mails über die FAUMail-Weboberfläche https://faumail.fau.de abzurufen. Als lokalen E-Mail-Client für FAUMail-Postfächer (Dovecot) unterstützt das RRZE aber ausschließlich Mozilla Thundbird.

Microsoft Outlook 2016

Beim Anlegen eines Outlook-Profil müssen Sie zuerst Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen auswählen und mit Weiter voran schreiten.

Auf dem Bild wird gezeigt, dass Sie "Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen" wählen und auf "Weiter" klicken sollen.

Wählen Sie hier POP oder IMAP aus und gehen erneut auf Weiter.

Auf dem Bild wird gezeigt, dass Sie "POP oder IMAP" wählen und dann "Weiter" klicken sollen.

Geben Sie nun folgende Server-Konfigurationen ein:

  • Ihr Name: <Ihr Name>
  • E-Mail-Adresse: <Ihre FAU-Adresse>
  • Kontotyp: IMAP
  • Posteingangsserver: faumail.fau.de
  • Postausgangsserver: smtp-auth.fau.de
  • Benutzername: <Ihre IdM-Kennung>
  • Kennwort: <Ihr IdM-Kennwort>

Der der Einfachheit halber können Sie das Kennwort speichern. Sobald Sie alle Konfigurationen eingetragen haben gehen Sie weiter auf Weitere Einstellungen.

Im Bild wird gezeigt, dass sie auf "Weitere Einstellungen" klicken sollen.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Wechseln Sie den Reiter zu Posteingangsserver und setzen Sie den Haken bei Der Postausgangserver (SMTP) erfordert Authentifizierung. Geben Sie bei Anmelden mit Ihren Benutzernamen (IdM-Kennung) und das entsprechende Kennwort an.

Dieses Bild zeigt, dass Sie den Reiter "Postausgangsserver" wählen sollen.

Wechseln Sie anschließend erneut den Reiter zu Erweitert und geben dort als Port für den Posteingangsserver (IMAP) bevorzugt 993 mit dem verschlüsselten Verbindungstyp SSL und, anders als im Screenshot dargestellt, für den Postausgangsserver (SMTP) den Port 465 an, sowie als verschlüsselten Verbindungstyp TLS. Um die Auswahl zu bestätigen gehen Sie auf OK.

Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf Weiter und zum Schluss auf Fertig stellen gehen.

Dieses Bild zeigt Ihnen, dass Sie auf "Weiter" klicken sollen, nachdem Sie alle Werte eingetragen haben.

Somit ist Ihr FAUMail-Postfach (Dovecot) in Ihrem Microsoft Outlook 2016 Client eingerichtet.

 

Microsoft Outlook 2019

Beim Anlegen eines Outlook-Profil müssen Sie zuerst Ihre FAU-Mail-Adresse angeben und anschließend auf Verbinden gehen.

Das Bild zeigt Ihnen, dass Sie im Fenster "Willkommen bei Outlook" Ihre E-Mail-Adresse eingeben.

Wählen Sie daraufhin als Kontotyp IMAP aus.

Das Bild zeigt Ihnen, dass Sie im Fenster "Kontotyp auswählen" den entsprechenden Typ auswählen.

Als nächstes müssen Sie bevorzugt folgende IMAP-Kontoeinstellungen eintragen:

  • Eingehende E-Mail
    • Server: faumail.fau.de
    • Port 993
    • Verschlüsselungsmethode: SSL/TLS
  • Ausgehende E-Mail
    • Server: smtp-auth.fau.de
    • Port: 465
    • Verschlüsselungsmethode: SSL/TTLS

Abschließend müssen Sie noch Ihre Konfigurationen mit Weiter bestätigen.

 

 

Somit ist Ihr FAUMail-Postfach (Dovecot) in Microsoft Outlook 2019 eingerichtet.

S/MIME-Zertifikat in Outlook 2016/2019 einbinden

Wie kann ich ein S/MIME-Zertifikat in Outlook 2016/2019 einbinden?

Für das Einbinden eines S/MIME-Nutzerzertifikats in Outlook benötigen Sie zunächst Ihr Zertifikat, welches Sie zuvor wie unter Nutzerzertifikate beschrieben beantragt haben.

Nachdem Sie Ihr Nutzerzertifikat erfolgreich beantragt und aus Ihrem Browser exportiert haben, befindet sich auf Ihrem Rechner das fertige Zertifikat als Datei.

Um es in Outlook 2016/2019 einzubinden, öffnen Sie das Sicherheitscenter in Outlook.

Sie erreichen es unter dem Reiter Datei und dem Punkt Optionen.

Auf diesem Bild wird gezeigt, dass in Outlook "Datei" eingekreist ist. Auf diesem Bild ist gezeigt, dass "Optionen" rot eingekreist ist.

Wählen Sie an der linken Spalte Trust Center und danach Einstellungen für das Trust Center aus.

Trust Center

Wechseln Sie zum Punkt E-Mail-Sicherheit und gehen im Anschluss auf Importieren/Exportieren.

Outlook Importieren vom Zertifikat

In diesem Fenster können Sie über Durchsuchen, die entsprechende Zertifikats-Datei auswählen, die Sie vorher aus dem Browser gesichert haben.

Ergänzen Sie das Formular mit dem beim Sichern vergebenen Passwort des Zertifikatseigners und klicken Sie anschließend OK.

Outlook Zertifikat auswählen

Klicken Sie erneut auf OK, um den Schlüsselimport abzuschließen.

Import des privaten Austauschschlüssels

Aktivieren Sie die digitale Signatur, indem Sie den Haken bei Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen setzen. Wählen Sie zudem unter Standardeinstellungen Ihre S/Mime-Einstellung aus. Das Auswählen von In GAL veröffentlichen erleichtert anderen, Ihnen verschlüsselte E-Mails zu versenden.

Outlook Zertifikat veröffentlichen

Gehen Sie zusätzlich in den Einstellungen für Ihr S/MIME und wählen Sie hier als Hashalgorithmus SHA256. Bestätigen Sie zuletzt alle Einstellungen mit OK.

Auf diesem Bild ist gezeigt, dass "Hashalgorithmus" rot eingekreist ist.

(Falls Sie zusätzliche Zertifikate für Funktions-E-Mail-Adressen einrichten möchten, beachten Sie bitte auch: „S/MIME-Zertifikate in Outlook für mehrere Adressen„)

Falls Sie im Sicherheitscenter den Haken bei Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen nicht gesetzt haben, können Sie eine E-Mail signieren, indem Sie in der Karteikarte Optionen auf Signieren klicken.

Outlook Mail

Kurzbeschreibung zur Outlook Web App

Gibt es eine Kurzbeschreibung zur Outlook Web App?

Anleitung nach einzelnen Kategorien

Diese Anleitung soll als Hilfe für die Benutzung der Outlook Web App (OWA) dienen.

Anmelden

Um sich an der Weboberfläche anmelden zu können, müssen Sie in Ihrem Browser in der URL-Leiste die Seite https://groupware.fau.de aufrufen. Geben Sie bei Benutzername Ihre IdM-Kennung und bei Kennwort das dazugehörige Passwort ein und gehen danach auf Anmelden. In diesem Beispiel wird die IdM-Kennung ex56hgaf von Max Mustermann verwendet.

Das Bild zeigt das Outlook-Anmeldefenster mit den beiden Feldern für Benutzername und Kennwort sowie den Button "Anmelden" und zwei blaue und unterstrichene Links zu "Datenschutz" und "Impressum".

Nun befinden Sie sich in der Outlook Web App (OWA).

Das Bild zeigt den Posteingang der Outlook Web App.

Erstellen einer neuen E-Mail

Für das Erstellen einer neuen E-Mail müssen Sie auf Neu gehen.

Das Bild zeigt, dass Sie zum Erstellen einer neuen Mail auf "Neu" klicken müssen.

Es erscheint ein Fenster auf der rechten Seite, in welchem Sie Ihre E-Mail verfassen können.
Die wichtigsten Punkte dabei sind:

1. Hier geben Sie die Adresse des Adressaten ein. Darunter können Sie noch eine Kopie (CC) oder Blindkopie (BCC) der E-Mail an andere Empfänger vorsehen.

2. Diese Zeile ist für den Betreff vorhergesehen.

3. Dieses Feld ist das Eingabefeld für den eigentlichen Nachrichteninhalt.

4. Wenn Sie zusätzlich noch eine Datei versenden möchten, können Sie das über das Anfügen-Feld tun.

5. Sobald Ihre Nachricht fertig zum Abschicken ist, können Sie diese über die Schaltfläche Senden am oberen oder unteren Rand der Eingabemaske versenden.

6. Falls Sie die E-Mail lieber in einem eigenen Fenster bearbeiten möchten, können Sie den Entwurf auch abdocken. Dabei öffnet sich dann ein neues Fenster.

Das Bild zeigt das sich öffnende Fenster beim Verfassen einer neuen Mail mit "Senden", "Anfügen", "An", der Betreffzeile und dem Textfeld sowie rechts oben in der Ecke einen Button zum Öffnen in einem neuen Fenster.

Persönliche Signatur erstellen

Gehen Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen Optionen aus.

Das Bild zeigt, dass Sie rechts oben über das Symbol des Zahnrads zu den Optionen gelangen.

In den Optionen wählen Sie unter dem Bereich Layout den Punkt E-Mail-Signatur. Sie können nun die gewünschte Signatur ins Eingabefeld eintragen. Wenn Sie die Signatur automatisch beim Erstellen einer neuen E-Mail angefügt haben möchten, setzen Sie den Haken bei der oberen Auswahloption. Vergessen Sie nicht die Eingaben zu speichern, sonst gehen die Änderungen verloren.

Das Bild zeigt, dass Sie unter den Optionen und dem Unterpunkt Layout die E-Mail-Signatur festlegen können, wozu Sie nach dem Bearbeiten dieser auf "Speichern" drücken müssen.

Um wieder in Ihren Posteingang zu gelangen, gehen Sie links oben auf den linksgerichteten Pfeil bei Optionen.

Zugriff auf Kalender, Kontakte und Aufgaben

Selbstverständlich können Sie über die Weboberfläche auch auf den Kalender, das Adressbuch (Personen), Ihre Kontakte (Personen) oder Aufgaben zugreifen.  Über die neun Kacheln oben links kommen Sie ins Menü. Wählen Sie anschließend das gewünschte Feld aus, um in den entsprechenden Bereich zu gelangen.

Das Bild zeigt, dass Sie über ein Symbol links oben, welches neun kleine Kacheln beinhaltet, zum Menü gelangen.

 

Zugriff auf eine Shared Mailbox in der Outlook Web App

Hinweis: Auf Mobilgeräten gehen Sie bitte vor wie weiter unten im Abschnitt „Mobilgerät“ beschrieben.

Klicken Sie oben rechts auf das Profilbild-Symbol und wählen Weiteres Postfach öffnen aus.

Hier wird gezeigt, dass Sie über das Profilbild-Symbol, das kreisrunde Bild eines weißen anonymen Avatars vor grauem Hintergrund, zu dem Drop-Down-Feld gelangen, wo Sie ein weiteres Postfach öffnen können.

Es erscheint nun ein kleines Fenster. Geben Sie hier den Namen oder die E-Mail-Adresse der Shared Mailbox ein (im Beispiel hier ZZZ Muster SMB), wählen diese aus und klicken nach der Eingabe auf Öffnen.

Auf dem Bild wird gezeigt, dass Sie im geöffneten Fenster "Weiteres Postfach öffnen" Ihre Mail-Adresse der Shared Mailbox eintragen sollen.

Sie haben nun Zugriff auf das gewählte Postfach. Um erneut zu Ihrem persönlichen Postfach zu wechseln, wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte. Geben Sie statt der Shared Mailbox nun Ihren Namen ein.

In der Regel wird die Shared Mailbox dann in einem separaten Tab Ihres Browsers geöffnet. In der aktuellen OWA-Version gibt es allerdings die Möglichkeit, sich die Shared Mailbox im Bereich Mail einzubinden. Man klickt auf die oberste Ebene (Displayname) seines eigenen Postfachs, öffnet dann mit Rechtsklick das Kontextmenü, wählt Add shared folder … bzw. Freigegebenen Ordner hinzufügen … und kann so das freigegebene Postfach einbinden. Dabei werden alle Ordner des Postfachs eingebunden. Falls Sie weitere Elemente der Shared Mailbox (Kalender und Kontakte) benötigen, dann müssen Sie die Shared Mailbox über den weiter oben beschriebenen Weg öffnen.

Mobilgerät

Auf einem Mobilgerät wird die oben beschriebene Funktion nicht angeboten. Um dort das Postfach zu wechseln, geben Sie, wie in der folgenden Abbildung gezeigt, in der Suchleiste Ihres Browsers die E-Mail-Adresse des entsprechendem Postfachs hinter der URL an.

Das Bild zeigt, dass Sie in Ihrem mobilen Browser (Android) in der Suchleiste Ihres Browsers die E-Mail-Adresse des entsprechendem Postfachs hinter der URL angeben sollen.

Arbeiten mit S/MIME-Zertifikaten

OWA stellt lediglich die Basis-Funktionalität zur Verfügung, d.h. es werden nicht alle Features eines vollwertigen E-Mail-Clients angeboten bzw. machen im Browser Sinn. In der Vorschau wird zwar angezeigt, ob eine Nachricht digital signiert ist, jedoch können die meisten Browser die weiteren Signatur-Informationen nicht anzeigen. Verschlüsselte Nachrichten können nicht angezeigt werden, da im Browser der private Schlüssel des Benutzerzertifikats nicht importiert ist. Zum einen möchte man nur in seltenen Fällen den privaten Schlüssel dem Browser überlassen. Zum anderen werden Nachrichten nicht umsonst verschlüsselt. Man will unter anderem das Lesen auf nicht autorisierten Geräten unterbinden. Man nutzt die OWA oft auf fremden Geräten und in diesen Browsern wäre das Zertifikat definitiv fehl am Platz.

Falls Sie vollwertig mit S/MIME-Zertifikaten arbeiten möchten, empfehlen wir den Einsatz eines E-Mail-Clients. Manche Clients gibt es auch als portable Version (keine permanente Installation am Rechner und Möglichkeit, die Installation auf einem mobilen Datenträger ohne weiteres mitzunehmen), die ohne Administrator-Rechte installiert werden können.

Nutzung von Räumen

Um eine Raumreservierung vorzunehmen, gehen Sie in Outlook auf dem Feld Raum und wählen den Raum aus dem globalen Adressbuch aus. In der OWA werden allerdings nur 100 Einträge angezeigt. Somit ist es gut möglich, dass der gewünschte Raum nicht angezeigt wird. Dieses Verhalten basiert auf einer Design-Entscheidung von Microsoft. Die Lösung hierfür ist, den Raum direkt als Teilnehmer hinzuzufügen.

Schreiben von Nachrichten aus der Shared Mailbox

Manchmal ist es erwünscht, eine Nachricht mit Absender der Shared Mailbox zu verschicken, aber es wird als zu umständlich empfunden, in die Shared Mailbox zu wechseln.

Hierzu können Sie bei der OWA im Eingabefenster für eine neue Nachricht in der Menüleiste rechts oben auf „…“ klicken und haben dann die Möglichkeit, den Absender zu ändern. Erst beim Versenden wird geprüft, ob Sie tatsächlich über die Rechte zum Versand mit dieser E-Mail-Adresse verfügen. Sollte dies nicht der Fall sein, dann bekommen Sie die Nachricht mit einer Fehlermeldung (Non-Delivery Report, NDR) zurück.

Postfachauslastung einsehen

Nach der Anmeldung an der Outlook-Web-App (OWA) auf das Zahnrad (oben rechts) klicken und anschließend Optionen auswählen.

Darauf folgend müssen Sie den Punkt Allgemein ausklappen und Mein Konto auswählen. Unten rechts wird dann die Speicherkapazität sowie die aktuelle Auslastung des Postfaches angezeigt.

Abmelden

Um sich vom Postfach abzumelden, gehen Sie erneut oben rechts auf das Profilbild-Symbol und anschließend auf Abmelden.

Das Bild zeigt, dass Sie sich rechts oben durch das mit einem weißen anonymen Avatar vor grauem Hintergrund dargestellte Profilbild-Symbol im sich öffnenden Dropdown-Feld abmelden können.

Sollten Sie weitere Fragen zur Outlook Web App (OWA) haben, können Sie sich jederzeit an exchange@fau.de wenden.