Aufbewahrungsrichtlinien für persönliche Ordner richtig einrichten

Wie kann ich Aufbewahrungsrichtlinien für persönliche Ordner richtig einrichten?

Aufbewahrungsrichtlinien (engl. „retention policies“) sind Exchange-Regelsets, welche in Outlook und in der Outlook Web App (OWA) auf persönliche Ordner angewandt werden können.

Damit können E-Mails automatisch nach einer vom Benutzer vorgegebenen Zeit gelöscht werden. Auch eine automatisierte Archivierung von E-Mails in das persönliche Online-Archiv kann nach einer festgelegten Zeitspanne erfolgen.

Um die Vergabe von Aufbewahrungsrichtlinien für persönliche Ordner für ein Postfach aktiv zu schalten, müssen Sie diese im IdM-Portal im Bereich „Meine E-Mail-Dienstleistungen“ aktivieren. Bei Beantragung eines Online-Archivs wird die Funktion „Aufbewahrungsrichtlinien“ automatisch für ihr Postfach aktiviert.

Bitte klicken Sie dazu auf folgende rot markierte Schaltfläche („Aufräumregeln“), um die Aufbewahrungsrichtlinien-Einstellungen anzuzeigen.

"Persönliches Exchange-Postfach"

Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Aufbewahrungsrichtlinien für Ihr persönliches Exchange-Postfach aktivieren können. Dort können Sie auch die Regeln sehen, welche Sie gegebenenfalls bereits für Ihre Postfach- oder Archiv-Ordner angelegt haben.

Wichtig: Aufbewahrungsrichtlinien können nur in Microsoft Outlook oder in der Outlook Web App (OWA) auf Ordner vergeben werden. Die Ansicht im IdM-Portal dient nur Ihrer Übersicht:

"Aufräumregeln"

Bitte beachten Sie zudem folgende Sachverhalte:

  • Aufbewahrungsrichtlinien können nur auf persönliche Ordner (=selbst erstellte Ordner) angewandt werden.
  • Beim automatisierten Verschieben von E-Mails in das Online-Archiv wird durch Exchange im Online-Archiv die gleiche Ordnerstruktur wie im Postfach angelegt. Die für persönliche Ordner hinterlegten individuellen Regeln werden ebenfalls für die entsprechenden Archiv-Ordner hinterlegt. Dies bedeutet, dass eventuell vorhandene Löschregeln im Postfach auf persönliche Ordner auch im Archiv angewandt werden. Die vergebenen Regeln werden zudem täglich automatisch vom Postfach zum Online-Archiv synchronisiert.

 

Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Outlook einrichten:

Nach Einrichtung der Aufbewahrungsrichtlinien im IdM-Portal erscheint nach einem Neustart von Outlook ein neuer Reiter „Richtlinie“ bei den Eigenschaften persönlicher Ordner (Rechtsklick auf den Ordner):

Aufbewahrungsrichtlinien im Outlook
Aufbewahrungsrichtlinien im Outlook

Im Dropdown-Menü „Ordnerrichtlinie“ können Sie nun die gewünschte Verwahrdauer der E-Mails in diesem Ordner bis zur Löschung angeben. Besitzen Sie ein Onlinearchiv, so erscheint weiter unten beim Reiter „Richtlinie“ der Bereich „Onlinearchiv“. Hier können Sie die Verwahrdauer der E-Mails einstellen, also den Zeitraum, bis diese ins Onlinearchiv verschoben werden.

 

Aufbewahrungsrichtlinien in der Outlook Web App (OWA) einrichten:

Personen, die nicht mit dem „Microsoft Outlook“-Client arbeiten, können Regelsets auch über die Outlook Web App (OWA) verwalten.

Hier erfolgt die Zuweisung eines Regelsets für einen Ordner folgendermaßen: Bei Rechtsklick auf einen persönlichen Ordner erscheint die Auswahl „Richtlinie zuweisen“.

Wenn Sie auf diese Auswahl mit ihrer Maus fokussieren, erscheinen die Richtlinien, welche dem persönlichen Ordner zugewiesen werden können.

Aufbewahrungsrichtlinien im OWA
Aufbewahrungsrichtlinien im OWA

 

FAUMail-Postfach (Dovecot) in einem Microsoft Outlook Client einrichten

Wie kann ich ein FAUMail-Postfach (Dovecot) in einem Microsoft Outlook Client einrichten?

Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für ein FAUMail-Postfach (Dovecot) in Microsoft Outlook. Alternativ haben FAUMail-Benutzer auch die Möglichkeit, Ihre E-Mails über die FAUMail-Weboberfläche https://faumail.fau.de abzurufen. Als lokalen E-Mail-Client für FAUMail-Postfächer (Dovecot) unterstützt das RRZE aber ausschließlich Mozilla Thundbird.

Microsoft Outlook 2016

Beim Anlegen eines Outlook-Profil müssen Sie zuerst Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen auswählen und mit Weiter voran schreiten.

Auf dem Bild wird gezeigt, dass Sie "Manuelle Konfiguration oder zusätzliche Servertypen" wählen und auf "Weiter" klicken sollen.

Wählen Sie hier POP oder IMAP aus und gehen erneut auf Weiter.

Auf dem Bild wird gezeigt, dass Sie "POP oder IMAP" wählen und dann "Weiter" klicken sollen.

Geben Sie nun folgende Server-Konfigurationen ein:

  • Ihr Name: <Ihr Name>
  • E-Mail-Adresse: <Ihre FAU-Adresse>
  • Kontotyp: IMAP
  • Posteingangsserver: faumail.fau.de
  • Postausgangsserver: smtp-auth.fau.de
  • Benutzername: <Ihre IdM-Kennung>
  • Kennwort: <Ihr IdM-Kennwort>

Der der Einfachheit halber können Sie das Kennwort speichern. Sobald Sie alle Konfigurationen eingetragen haben gehen Sie weiter auf Weitere Einstellungen.

Im Bild wird gezeigt, dass sie auf "Weitere Einstellungen" klicken sollen.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Wechseln Sie den Reiter zu Posteingangsserver und setzen Sie den Haken bei Der Postausgangserver (SMTP) erfordert Authentifizierung. Geben Sie bei Anmelden mit Ihren Benutzernamen (IdM-Kennung) und das entsprechende Kennwort an.

Dieses Bild zeigt, dass Sie den Reiter "Postausgangsserver" wählen sollen.

Wechseln Sie anschließend erneut den Reiter zu Erweitert und geben dort als Port für den Posteingangsserver (IMAP) bevorzugt 993 mit dem verschlüsselten Verbindungstyp SSL und, anders als im Screenshot dargestellt, für den Postausgangsserver (SMTP) den Port 465 an, sowie als verschlüsselten Verbindungstyp TLS. Um die Auswahl zu bestätigen gehen Sie auf OK.

 

Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf Weiter und zum Schluss auf Fertig stellen gehen.

Dieses Bild zeigt Ihnen, dass Sie auf "Weiter" klicken sollen, nachdem Sie alle Werte eingetragen haben.

Somit ist Ihr FAUMail-Postfach (Dovecot) in Ihrem Microsoft Outlook 2016 Client eingerichtet.

 

Microsoft Outlook 2019

Beim Anlegen eines Outlook-Profil müssen Sie zuerst Ihre FAU-Mail-Adresse angeben und anschließend auf Verbinden gehen.

Das Bild zeigt Ihnen, dass Sie im Fenster "Willkommen bei Outlook" Ihre E-Mail-Adresse eingeben.

Wählen Sie daraufhin als Kontotyp IMAP aus.

Das Bild zeigt Ihnen, dass Sie im Fenster "Kontotyp auswählen" den entsprechenden Typ auswählen.

Als nächstes müssen Sie bevorzugt folgende IMAP-Kontoeinstellungen eintragen:

  • Eingehende E-Mail
    • Server: faumail.fau.de
    • Port 993
    • Verschlüsselungsmethode: SSL/TLS
  • Ausgehende E-Mail
    • Server: smtp-auth.fau.de
    • Port: 465
    • Verschlüsselungsmethode: SSL/TTLS

Abschließend müssen Sie noch Ihre Konfigurationen mit Weiter bestätigen.

 

 

Somit ist Ihr FAUMail-Postfach (Dovecot) in Microsoft Outlook 2019 eingerichtet.

S/MIME-Zertifikat in Outlook 2016/2019 einbinden

Wie kann ich ein S/MIME-Zertifikat in Outlook 2016/2019 einbinden?

Für das Einbinden eines S/MIME-Nutzerzertifikats in Outlook benötigen Sie zunächst Ihr Zertifikat, welches Sie zuvor wie unter Nutzerzertifikate beschrieben beantragt haben.

Nachdem Sie Ihr Nutzerzertifikat erfolgreich beantragt und aus Ihrem Browser exportiert haben, befindet sich auf Ihrem Rechner das fertige Zertifikat als Datei.

Hinweis: Wenn Sie mehrere Outlook-Clients verwenden, müssen Sie das Zertifikat in jedem Client einzeln einrichten.

Um es in Outlook 2016/2019 einzubinden, öffnen Sie das Sicherheitscenter in Outlook.

Sie erreichen es unter dem Reiter Datei und dem Punkt Optionen.

Auf diesem Bild wird gezeigt, dass in Outlook "Datei" eingekreist ist. Auf diesem Bild ist gezeigt, dass "Optionen" rot eingekreist ist.

Wählen Sie an der linken Spalte Trust Center und danach Einstellungen für das Trust Center aus.

Trust Center

Wechseln Sie zum Punkt E-Mail-Sicherheit und gehen im Anschluss auf Importieren/Exportieren.

Outlook Importieren vom Zertifikat

In diesem Fenster können Sie über Durchsuchen, die entsprechende Zertifikats-Datei auswählen, die Sie vorher aus dem Browser gesichert haben.

Ergänzen Sie das Formular mit dem beim Sichern vergebenen Passwort des Zertifikatseigners und klicken Sie anschließend OK.

Outlook Zertifikat auswählen

Klicken Sie erneut auf OK, um den Schlüsselimport abzuschließen.

Import des privaten Austauschschlüssels

Aktivieren Sie die digitale Signatur, indem Sie den Haken bei Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen setzen. Wählen Sie zudem unter Standardeinstellungen Ihre S/Mime-Einstellung aus. Das Auswählen von In GAL veröffentlichen erleichtert anderen, Ihnen verschlüsselte E-Mails zu versenden.

Outlook Zertifikat veröffentlichen

Gehen Sie zusätzlich in den Einstellungen für Ihr S/MIME und wählen Sie hier als Hashalgorithmus SHA256. Bestätigen Sie zuletzt alle Einstellungen mit OK.

Auf diesem Bild ist gezeigt, dass "Hashalgorithmus" rot eingekreist ist.

(Falls Sie zusätzliche Zertifikate für Funktions-E-Mail-Adressen einrichten möchten, beachten Sie bitte auch: „S/MIME-Zertifikate in Outlook für mehrere Adressen„)

Falls Sie im Sicherheitscenter den Haken bei Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen nicht gesetzt haben, können Sie eine E-Mail signieren, indem Sie in der Karteikarte Optionen auf Signieren klicken.

Outlook Mail

Kurzbeschreibung zur Outlook Web App

Gibt es eine Kurzbeschreibung zur Outlook Web App?

Anleitung nach einzelnen Kategorien

Diese Anleitung soll als Hilfe für die Benutzung der Outlook Web App (OWA) dienen.

Anmelden

Um sich an der Weboberfläche anmelden zu können, müssen Sie in Ihrem Browser in der URL-Leiste die Seite https://groupware.fau.de aufrufen. Geben Sie bei Benutzername Ihre IdM-Kennung und bei Kennwort das dazugehörige Passwort ein und gehen danach auf Anmelden. In diesem Beispiel wird die IdM-Kennung ex56hgaf von Max Mustermann verwendet.

Das Bild zeigt das Outlook-Anmeldefenster mit den beiden Feldern für Benutzername und Kennwort sowie den Button "Anmelden" und zwei blaue und unterstrichene Links zu "Datenschutz" und "Impressum".

Nun befinden Sie sich in der Outlook Web App (OWA).

Das Bild zeigt den Posteingang der Outlook Web App.

Erstellen einer neuen E-Mail

Für das Erstellen einer neuen E-Mail müssen Sie auf Neu gehen.

Das Bild zeigt, dass Sie zum Erstellen einer neuen Mail auf "Neu" klicken müssen.

Es erscheint ein Fenster auf der rechten Seite, in welchem Sie Ihre E-Mail verfassen können.
Die wichtigsten Punkte dabei sind:

1. Hier geben Sie die Adresse des Adressaten ein. Darunter können Sie noch eine Kopie (CC) oder Blindkopie (BCC) der E-Mail an andere Empfänger vorsehen.

2. Diese Zeile ist für den Betreff vorhergesehen.

3. Dieses Feld ist das Eingabefeld für den eigentlichen Nachrichteninhalt.

4. Wenn Sie zusätzlich noch eine Datei versenden möchten, können Sie das über das Anfügen-Feld tun.

5. Sobald Ihre Nachricht fertig zum Abschicken ist, können Sie diese über die Schaltfläche Senden am oberen oder unteren Rand der Eingabemaske versenden.

6. Falls Sie die E-Mail lieber in einem eigenen Fenster bearbeiten möchten, können Sie den Entwurf auch abdocken. Dabei öffnet sich dann ein neues Fenster.

Das Bild zeigt das sich öffnende Fenster beim Verfassen einer neuen Mail mit "Senden", "Anfügen", "An", der Betreffzeile und dem Textfeld sowie rechts oben in der Ecke einen Button zum Öffnen in einem neuen Fenster.

Persönliche Signatur erstellen

Gehen Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen Optionen aus.

Das Bild zeigt, dass Sie rechts oben über das Symbol des Zahnrads zu den Optionen gelangen.

In den Optionen wählen Sie unter dem Bereich Layout den Punkt E-Mail-Signatur. Sie können nun die gewünschte Signatur ins Eingabefeld eintragen. Wenn Sie die Signatur automatisch beim Erstellen einer neuen E-Mail angefügt haben möchten, setzen Sie den Haken bei der oberen Auswahloption. Vergessen Sie nicht die Eingaben zu speichern, sonst gehen die Änderungen verloren.

Das Bild zeigt, dass Sie unter den Optionen und dem Unterpunkt Layout die E-Mail-Signatur festlegen können, wozu Sie nach dem Bearbeiten dieser auf "Speichern" drücken müssen.

Um wieder in Ihren Posteingang zu gelangen, gehen Sie links oben auf den linksgerichteten Pfeil bei Optionen.

Zugriff auf Kalender, Kontakte und Aufgaben

Selbstverständlich können Sie über die Weboberfläche auch auf den Kalender, das Adressbuch (Personen), Ihre Kontakte (Personen) oder Aufgaben zugreifen.  Über die neun Kacheln oben links kommen Sie ins Menü. Wählen Sie anschließend das gewünschte Feld aus, um in den entsprechenden Bereich zu gelangen.

Das Bild zeigt, dass Sie über ein Symbol links oben, welches neun kleine Kacheln beinhaltet, zum Menü gelangen.

 

Zugriff auf eine Shared Mailbox in der Outlook Web App

Hinweis: Auf Mobilgeräten gehen Sie bitte vor wie weiter unten im Abschnitt „Mobilgerät“ beschrieben.

Klicken Sie oben rechts auf das Profilbild-Symbol und wählen Weiteres Postfach öffnen aus.

Hier wird gezeigt, dass Sie über das Profilbild-Symbol, das kreisrunde Bild eines weißen anonymen Avatars vor grauem Hintergrund, zu dem Drop-Down-Feld gelangen, wo Sie ein weiteres Postfach öffnen können.

Es erscheint nun ein kleines Fenster. Geben Sie hier den Namen oder die E-Mail-Adresse der Shared Mailbox ein (im Beispiel hier ZZZ Muster SMB), wählen diese aus und klicken nach der Eingabe auf Öffnen.

Auf dem Bild wird gezeigt, dass Sie im geöffneten Fenster "Weiteres Postfach öffnen" Ihre Mail-Adresse der Shared Mailbox eintragen sollen.

Sie haben nun Zugriff auf das gewählte Postfach. Um erneut zu Ihrem persönlichen Postfach zu wechseln, wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte. Geben Sie statt der Shared Mailbox nun Ihren Namen ein.

In der Regel wird die Shared Mailbox dann in einem separaten Tab Ihres Browsers geöffnet. In der aktuellen OWA-Version gibt es allerdings die Möglichkeit, sich die Shared Mailbox im Bereich Mail einzubinden. Man klickt auf die oberste Ebene (Displayname) seines eigenen Postfachs, öffnet dann mit Rechtsklick das Kontextmenü, wählt Add shared folder … bzw. Freigegebenen Ordner hinzufügen … und kann so das freigegebene Postfach einbinden. Dabei werden alle Ordner des Postfachs eingebunden. Falls Sie weitere Elemente der Shared Mailbox (Kalender und Kontakte) benötigen, dann müssen Sie die Shared Mailbox über den weiter oben beschriebenen Weg öffnen.

Mobilgerät

Auf einem Mobilgerät wird die oben beschriebene Funktion nicht angeboten. Um dort das Postfach zu wechseln, geben Sie, wie in der folgenden Abbildung gezeigt, in der Suchleiste Ihres Browsers die E-Mail-Adresse des entsprechendem Postfachs hinter der URL an.

Das Bild zeigt, dass Sie in Ihrem mobilen Browser (Android) in der Suchleiste Ihres Browsers die E-Mail-Adresse des entsprechendem Postfachs hinter der URL angeben sollen.

Arbeiten mit S/MIME-Zertifikaten

OWA stellt lediglich die Basis-Funktionalität zur Verfügung, d.h. es werden nicht alle Features eines vollwertigen E-Mail-Clients angeboten bzw. machen im Browser Sinn. In der Vorschau wird zwar angezeigt, ob eine Nachricht digital signiert ist, jedoch können die meisten Browser die weiteren Signatur-Informationen nicht anzeigen. Verschlüsselte Nachrichten können nicht angezeigt werden, da im Browser der private Schlüssel des Benutzerzertifikats nicht importiert ist. Zum einen möchte man nur in seltenen Fällen den privaten Schlüssel dem Browser überlassen. Zum anderen werden Nachrichten nicht umsonst verschlüsselt. Man will unter anderem das Lesen auf nicht autorisierten Geräten unterbinden. Man nutzt die OWA oft auf fremden Geräten und in diesen Browsern wäre das Zertifikat definitiv fehl am Platz.

Falls Sie vollwertig mit S/MIME-Zertifikaten arbeiten möchten, empfehlen wir den Einsatz eines E-Mail-Clients. Manche Clients gibt es auch als portable Version (keine permanente Installation am Rechner und Möglichkeit, die Installation auf einem mobilen Datenträger ohne weiteres mitzunehmen), die ohne Administrator-Rechte installiert werden können.

Nutzung von Räumen

Um eine Raumreservierung vorzunehmen, gehen Sie in Outlook auf dem Feld Raum und wählen den Raum aus dem globalen Adressbuch aus. In der OWA werden allerdings nur 100 Einträge angezeigt. Somit ist es gut möglich, dass der gewünschte Raum nicht angezeigt wird. Dieses Verhalten basiert auf einer Design-Entscheidung von Microsoft. Die Lösung hierfür ist, den Raum direkt als Teilnehmer hinzuzufügen.

Schreiben von Nachrichten aus der Shared Mailbox

Manchmal ist es erwünscht, eine Nachricht mit Absender der Shared Mailbox zu verschicken, aber es wird als zu umständlich empfunden, in die Shared Mailbox zu wechseln.

Hierzu können Sie bei der OWA im Eingabefenster für eine neue Nachricht in der Menüleiste rechts oben auf „…“ klicken und haben dann die Möglichkeit, den Absender zu ändern. Erst beim Versenden wird geprüft, ob Sie tatsächlich über die Rechte zum Versand mit dieser E-Mail-Adresse verfügen. Sollte dies nicht der Fall sein, dann bekommen Sie die Nachricht mit einer Fehlermeldung (Non-Delivery Report, NDR) zurück.

Postfachauslastung einsehen

Nach der Anmeldung an der Outlook-Web-App (OWA) auf das Zahnrad (oben rechts) klicken und anschließend Optionen auswählen.

Darauf folgend müssen Sie den Punkt Allgemein ausklappen und Mein Konto auswählen. Unten rechts wird dann die Speicherkapazität sowie die aktuelle Auslastung des Postfaches angezeigt.

Abmelden

Um sich vom Postfach abzumelden, gehen Sie erneut oben rechts auf das Profilbild-Symbol und anschließend auf Abmelden.

Das Bild zeigt, dass Sie sich rechts oben durch das mit einem weißen anonymen Avatar vor grauem Hintergrund dargestellte Profilbild-Symbol im sich öffnenden Dropdown-Feld abmelden können.

Sollten Sie weitere Fragen zur Outlook Web App (OWA) haben, können Sie sich jederzeit an exchange@fau.de wenden.

Adressen der FAUMail-Server im Überblick

Wo finde ich die Adressen der FAUMail-Server im Überblick?

Der E-Mail-Dienst an der FAU wird vom RRZE sowie von institutseigenen E-Mail-Servern erbracht.

Informationen für FAUMail-Nutzer

Siehe auch Zugangsdaten

Postausgangsserver: Versenden von E-Mails

Protokoll SMTP
Server smtp-auth.fau.de
Server erfordert Authentifizierung Ja
Sichere Verbindung (Verbindungsverschlüsselung) aktiviert
Sichere (Passwort-)Authentifizierung deaktiviert
Authentifizierungsmethode Klartext-Passwort
Port 465, SSL aktiviert (bevorzugt)

587, TLS bzw. STARTTLS aktiviert (alternativ)

Benutzername E-Mail-Adresse
Passwort IdM-Passwort

Posteingangsserver: Abrufen von E-Mails

Protokoll IMAP
Webmail
Server faumail.fau.de https://faumail.fau.de
Port 993, SSL aktiviert (bevorzugt)

143, TLS bzw. STARTTLS aktiviert (alternativ)

Benutzername E-Mail-Adresse E-Mail-Adresse
Passwort E-Mail-Passwort E-Mail-Passwort

Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, in den Einstellungen eines E-Mail-Programms das E-Mail-Passwort nicht zu speichern. Das E-Mail-Passwort sollte erst beim Starten des Programms eingegeben werden. Für E-Mail-Programme wird das Zugriffsprotokoll IMAP unterstützt.

Massenantwort auf mehrere einzelne Nachrichten

Kann ich eine Massenantwort auf mehrere einzelne Nachrichten versenden?

Die jetzige Situation erfordert es manchmal, eine Antwort an mehrere Empfänger zu verfassen, die aus verschiedenen Rückmeldungen stammen. An dieser Stelle ist es irrelevant, ob die Nachricht an eine Mailingliste, einen Verteiler oder einfach eine Ansammlung von Einzeladressen ging.

In allen Fällen gilt:

Falls Sie diesen Personenkreis über Einzeladressen anschreiben, überlegen Sie sich bitte, ob es zwingend notwendig ist, dass die Adressaten Ihre E-Mail-Adressen gegenseitig sehen können (To/An oder Cc/Kopie an) oder ob dies definitiv unerwünscht ist (Bcc/Blindkopie an). Für große Adressatenkreise empfehlen wir aus Datenschutzgründen in jedem Fall die Bcc-Adressierung. Bitte beachten Sie auch die weiteren Hinweise auf unserer Seite E-Mail-Versand an große Adressatenkreise.

Falls Sie diesen Personenkreis öfter anschreiben müssen, empfehlen wir Ihnen, hierfür bei postmaster@fau.de eine Mailingliste einrichten zu lassen, welche Sie dann mit diesen Adressen über eine Weboberfläche befüllen können. Je nach Einstellung der Mailingliste kann den Personen die Möglichkeit eingeräumt werden, sich selbst aus der Liste wieder auszutragen oder auch an die Liste zu antworten.

Lösungsweg

Microsoft Outlook

Standardmäßig hat Outlook keine Lösung für dieses Problem. Jedoch scheint es Wege über VB Skripten, kostenpflichtige AddIns oder nicht triviale Agenten in Outlook zu geben. Wir werden auf diese Möglichkeiten hier nicht eingehen, da wir keine Unterstützung in diesen Bereichen leisten können.

Es gibt jedoch zwei Wege, die auf Outlook basieren und durchaus mit vertretbarem Aufwand verbunden sind.

1. Möglichkeit:

Wenn die Liste primär aus FAU-Mitarbeitern besteht und nicht sehr umfangreich ist, dann können Sie den schnellen Weg ausprobieren. Dafür müssen Sie die gewünschten Nachrichten kopieren und anschließend diese Inhalte in eine Excel-Tabelle einfügen. Somit bekommen Sie den Anzeigenamen in eine Spalte und es kann diese wieder in eine Outlook-Nachricht eingefügt werden. Mittels der Funktion „Adressen prüfen“ (Alt+K) können Sie versuchen, die Adressen aufzulösen. Wenn die Adressen aus einem Exchange-Postfach stammen und die Empfänger keine Namensvetter haben, dann haben Sie gute Erfolgsaussichten. Wir reden über Namensvetter, wenn der Vorname, Nachname und eventueller Namenszusatz nicht eindeutig sind. Wenn zu viele solcher Fälle auftreten oder Ihnen der Aufwand zu groß erscheint, dann können Sie sich den weiteren Weg weiter unten ansehen.

2. Möglichkeit:

Für Fälle, bei den die Nachrichten von Personen, die nicht im Adressbuch stehen oder E-Mail-Clients ohne Unterstützung bei der Konto-Einrichtung kommen, dann müssen Sie diesen Weg gehen. Zunächst müssen sich alle Nachrichten, auf die Sie antworten möchten, in einem Verzeichnis befinden. Sie müssen zuerst über den Reiter Datei auf Importieren/Exportieren gehen.

Office - "Öffnen"-Menü - "Importieren/Exportieren" wählen

Daraufhin In Datei exportieren auswählen.

Fenster "Import/Export-Assistent"

In diesem Schritt wählen Sie bitte Durch Trennzeichen getrennte Werte aus.

Fenster "In eine Datei exportieren"

Wählen Sie hier den entsprechenden Ordner aus, in dem die betroffenen Nachrichten sind.

Fenster "In eine Datei exportieren" - "Weiter" wählen

Hier können Sie den Speicherort der CSV-Datei angeben. Sie können auch den Standardpfad belassen.

Dateipfad eingeben

Im nächsten Schritt müssen Sie auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen oder falls es ausgegraut sein sollte, das Häkchen setzen.

"Benutzerdefinierte Felder zuordnen" wählen

Im letzten Schritt müssen Sie zuerst die bestehende Zuordnung löschen und den Eintrag „Von: (Adresse)“ in die rechte Spalte übertragen.

Fenster "Benutzerdefinierte Felder zuordnen" - "Zuordnung löschen" wählen

Im rechten Bereich sehen Sie, wie es aussehen soll. Anschließend müssen Sie den Vorgang noch bestätigen und fertig stellen.

Somit haben Sie alle Adressen in einer Excel-Tabelle. Diese Adressen können Sie dann für den Adressatenkreis Ihren Antwort nehmen.

Outlook-Profil

Wie kann ich Outlook-Profile verwalten?

SystemsteuerungUm Ihre Outlook-Profile zu verwalten, müssen Sie zuerst über die Systemsteuerung alle Profile auflisten.

Suchen Sie in der Windows-Suche nach der Systemsteuerung und starten diese.

Wählen Sie in der Systemsteuerung den Punkt E-Mail aus. Sollten Sie diesen Punkt nicht finden, ändern Sie die Ansicht auf Kleine Symbole, damit Sie alle Einstellungen übersichtlich sehen können.

Wenn Sie im nächsten Fenster Profile anzeigen auswählen, erscheint die Auflistung aller Outlook-Profile.E-Mail & Profile anzeigen

Neues Profil anlegen

Ein neues Profil können Sie erstellen, indem Sie Hinzufügen auswählen. Daraufhin müssen Sie einen Namen für das Outlook-Profil eingeben. Es wird empfohlen, einen passenden Namen einzutragen.

Neues Outlook-Profil

Im Anschluss können Sie Ihr Exchange-Postfach einrichten.

Anderes Profil auswählen

In diesem Fenster können Sie auch aussuchen, welches Profil nach dem Start von Outlook genutzt werden soll.

Sie haben die Möglichkeit, bei Beim Start von Microsoft Outlook dieses Profil verwenden auszuwählen, ob Sie jedes mal gefragt werden sollen, welches Profil Sie verwenden möchten (Abbildung links). Wenn immer dasselbe Profil gestartet werden soll, können Sie hier auch das entsprechende Profil auswählen. (Abbildung rechts).

Am Ende können Sie die Einstellung mit OK speichern.

Outlook-Profil verwenden    Outlook-Profil auswählen

Profil löschen

Ein Outlook-Profil können Sie löschen, indem Sie zuerst das entsprechende Profil und anschließend Entfernen auswählen. Wählen Sie bei der nächsten Abfrage Ja aus, wenn Sie sich sicher sind, das Profil löschen zu wollen.

Alle Inhalte aus dem Exchange-Postfach werden nicht gelöscht, da diese auf einem zentralen Server liegen und Sie auf Ihr Postfach auch über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) weiterhin zugreifen können.

Achtung: Alle Elemente, die nicht auf dem Exchange-Postfach sind, sondern nur im Outlook eingebunden wurden, wie z. B. ein Offline-Archiv (PST-Dateien), gehen hierbei verloren.

Outlook Profil entfernen

Exchange-Postfach als IMAP-Konto in Thunderbird einrichten

Wie kann ich in Thunderbird ein Exchange-Postfach als IMAP-Konto einrichten?

Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für ein persönliches Exchange-Postfach in Thunderbird. Alternativ haben Exchange-Nutzer auch die Möglichkeit, Ihre E-Mails über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) abzurufen.

Starten Sie Outlook wie gewohnt und folgen Sie jetzt einfach den Anweisungen, wie in den folgenden Bildern beschrieben.

Tragen Sie zuerst Ihren Namen, E-Mail-Adresse und das dazugehörende Passwort ein. Gehen Sie anschließend auf Manuell einrichten.

 

Die Servereinstellungen tragen Sie wie folgt ein:

  • Posteingangsserver
    • Protokoll: IMAP
    • Hostname: groupware.fau.de
    • Port: 993
    • Verbindungssicherheit: SSL/TLS
    • Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
    • Benutzername: fauad\<IdM-Kennung>
  • Postausgangsserver
    • Hostname: groupware.fau.de
    • Port: 587
    • Verbindungssicherheit: STARTTLS
    • Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
    • Benutzername: fauad\<IdM-Kennung>

In unserem Beispiel lautet die Exchange-Benutzerkennung von Max Mustermann ex56hgaf. Also trägt er als Benutzername fauad\ex56hgaf ein. Anschließend klicken Sie auf Erneut testen und daraufhin auf Fertig.

 

 

Nun ist Ihr Exchange-Postfach erfolgreich in Thunderbird eingerichtet.

Shared Mailbox als IMAP-Konto in Thunderbird einrichten

Wie kann ich eine Shared Mailbox als IMAP-Konto in Thunderbird einrichten?

Kurzanleitung zur Einrichtung eines IMAP-Kontos für eine Shared Mailbox in Thunderbird. Alternativ haben Exchange-Nutzer auch die Möglichkeit, die Shared Mailbox über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA) abzurufen.

Tragen Sie zuerst den Namen, die E-Mail-Adresse des Postfachs ein und das dazu Ihr IdM-Passwort ein. Gehen Sie anschließend auf Manuell einrichten.

 

Die Servereinstellungen tragen Sie wie folgt ein:

  • Posteingangsserver
    • Protokoll: IMAP
    • Hostname: groupware.fau.de
    • Port: 993
    • Verbindungssicherheit: SSL/TLS
    • Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
    • Benutzername: fauad\<IdM-Kennung>\ZZZ_SH_SMB
  • Postausgangsserver
    • Hostname: groupware.fau.de
    • Port: 587
    • Verbindungssicherheit: STARTTLS
    • Authentifizierungsmethode: Passwort, normal
    • Benutzername: fauad\<IdM-Kennung>

In unserem Beispiel lautet die Exchange-Benutzerkennung von Max Mustermann ex56hgaf. Beim Benutzernamen für den Posteingangs-Server müssen Sie zusätzlich den Alias der Shared Mailbox angeben. Falls Ihnen der Alias nicht bekannt ist, können Sie entweder im Adressbuch im Outlook nachsehen, indem Sie das Postfach auswählen oder wenden sich an den Manager des Postfachs.

Gehen Sie zuletzt auf Erneut testen und daraufhin auf Fertig.

 

Nun ist Ihre Shared Mailbox erfolgreich in Thunderbird eingerichtet.

Kalender eines anderen Postfachs öffnen

Outlook: Wie kann ich den Kalender eines anderen Postfachs öffnen?

Diese Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie einen Kalender eines bestimmten Postfachs in der Outlook Web App (OWA) und in Microsoft Outlook öffnen können.

Im unserem Beispiel öffnen wir den RRZE Veranstaltungskalender.

Outlook Web App (OWA)

Nachdem Sie sich an Ihrem Exchange-Postfach über die Outlook Web App (OWA)  angemeldet haben, wechseln Sie in der OWA in die Kalenderansicht, indem Sie oben links die Kacheln und im Anschluss Kalender auswählen.

Das Bild zeigt, dass Sie über das Kachel-Symbol (links oben) auf "Kalender" zugreifen können.

Über Kalender hinzufügen können Sie Aus dem Verzeichnis wählen und dann nach dem entsprechenden Postfach suchen und den Kalender öffnen. Sollte das Postfach bei der Suche nicht zur Auswahl erscheinen, müssen Sie Verzeichnis durchsuchen auswählen.

Das Bild zeigt, dass man über "Kalender hinzufügen" das Feld "Aus dem Verzeichnis" wählen soll.                        Das Bild zeigt, dass Se den RRZE Veranstaltungskalender wählen sollen.

Microsoft Outlook

Im Outlook müssen Sie ebenfalls in die Kalenderansicht wechseln und im Reiter Start den Punkt Kalender öffnen wählen. Im Klappmenü können Sie dann Aus Adressbuch auswählen.

Über "Kalender öffnen" das Feld "Aus Adressbuch" wählen

Anschließend öffnet sich die Globale Adressliste. Wählen Sie hier den entsprechenden Kalender aus und bestätigen die Auswahl mit OK.

Aus Liste wählen und bestätigen

Daraufhin öffnet sich der Kalender und ist mit Ihrem Outlook-Konto verknüpft. Der Kalender kann ab sofort in der linken Spalte an- bzw. abgewählt werden.

Anderer Client

Sollten Sie einen anderen Client verwenden, müssen Sie den Kalender über einen ICS-Link einfügen. Den ICS-Link erhalten Sie vom Inhaber des Postfachs.

In diesem Beispiel fügen wir den ICS-Link im E-Mail-Client Mozilla Thunderbird ein.

Als Erstes müssen Sie bei Thunderbird in die Kalenderansicht wechseln. Mit Rechtsklick in der linken Spalte können Sie einen neuen Kalender erstellen.

"Neuer Kalender" wählen

Wählen Sie im nächsten Fenster Im Netzwerk aus.

"Im Netzwerk" auswählen und auf "Weiter"

Nun können Sie den ICS-Link einfach im Feld Adresse einfügen. Achten Sie bitte darauf, dass als Format iCalender (ICS) ausgewählt ist.

Fenster "Neuen Kalender erstellen"

Im letzten Schritt können Sie dem Kalender einen passenden Namen und eine Farbe vergeben. Dieser Schritt ist jedoch optional.

Im Fenster "Neuen Kalender erstellen" den RRZE Veranstaltungskalender wählen und bestätigen

Wenn Sie alles korrekt eingegeben haben, können Sie mit Weiter und anschließend Fertig stellen den Kalender einbinden.